Wenn Softwarefunktionen in der Praxis ungenutzt bleiben, beginnen Sie bei der Aufgabe: Welcher konkrete Arbeitsschritt soll damit leichter werden? Fehlt ein wiederkehrender Einsatzfall, kann die Funktion zurückgestellt werden. Gibt es den Fall, zeigt ein Blick auf den tatsächlichen Ablauf, ob Bedarf, Bedienung oder die Weitergabe des Ergebnisses offen ist. So erhält das Team eine passende Erklärung statt einer allgemeinen Wiederholung.
In easymed sind Kalender, Patientenakte und Dokumentation verbunden. Befund und Verlauf werden je Termin festgehalten. Im 3D-Körpermodell wählt die behandelnde Person eine anatomische Struktur aus; ICD-Code, Leistungsziffer und Text werden in der Leistungserfassung vorbelegt. Das Team prüft den Vorschlag und wählt die zum tatsächlichen Vorgang passende Angabe. So knüpft die Arbeit direkt an der Patientenakte und dem Termin an, statt Angaben aus einer getrennten Notiz erneut zu übertragen.
Klären Sie Aufgabe und Ergebnis
Beschreiben Sie zuerst, bei welchem Vorgang die Funktion helfen soll. Fragen Sie: Wann tritt dieser Vorgang auf? Wer führt ihn aus? Welche Information oder Handlung soll am Ende verfügbar sein? Eine Funktion, die selten gebraucht wird oder dieselbe Aufgabe wie ein bereits passender Weg erfüllt, muss nicht allein wegen ihrer Verfügbarkeit zum Standard werden.
Vergleichen Sie die Funktion mit dem heutigen Arbeitsweg. Wo wird eine Information eingetragen, wer braucht sie danach und an welcher Stelle findet diese Person sie wieder? Wenn der Nutzen nur während einer Vorführung sichtbar war, der nächste Schritt im Alltag aber offenbleibt, fehlt der Funktion noch ein klarer Anschluss.
Eine Untersuchung in sieben US-amerikanischen Community Health Centers betrachtete die Einführung eines in die elektronische Patientenakte eingebetteten Unterstützungstools. Die Einrichtungen verwendeten es unterschiedlich: Einige sahen einen konkreten Vorteil für ihre Arbeit, andere blieben bei einem bereits genutzten Werkzeug, das besser zum Zugriff ihrer Mitarbeitenden passte. Die Mixed-Methods-Studie zur Nutzung des EHR-Tools zeigt, warum sich eine Funktion an der tatsächlichen Aufgabe und am vorhandenen Arbeitsweg messen lässt. Fragen Sie deshalb nicht nur, ob jemand das Menü kennt, sondern ob das Ergebnis gebraucht wird und den nächsten Arbeitsschritt unterstützt.
Lassen Sie das Team den Arbeitsweg zeigen
Bitten Sie die beteiligte Person, einen typischen Vorgang so zu zeigen, wie sie ihn heute erledigt. Gehen Sie gemeinsam vom Anlass bis zur Weitergabe des Ergebnisses: Wo beginnt die Aufgabe? Welche Bereiche werden geöffnet? Welche Information wird an anderer Stelle noch einmal notiert? Wer übernimmt den nächsten Schritt? Die Reihenfolge macht sichtbar, ob die Funktion an der passenden Stelle liegt oder ein Wechsel im Ablauf unklar ist.
Fragen Sie nach dem Grund eines einzelnen Schritts, bevor Sie eine Lösung vorgeben. Eine bekannte Alternative kann gut funktionieren; eine neue Funktion kann aber auch einen zusätzlichen Handgriff erfordern, weil das Team ihren Platz im Ablauf noch nicht gefunden hat. Wenn Sie die Aufgabe und ihre Übergabe kennen, können Sie gemeinsam einen konkreten Einsatzfall auswählen. Eine solche kurze Ablaufbesprechung richtet sich auf die vorhandene Arbeit und braucht keine vollständige Neuplanung der Praxisabläufe.
Unterscheiden Sie Bedarf und Bedienung
Wenn für eine Funktion kein wiederkehrender Einsatzfall besteht, kann die Funktion zurückgestellt werden. Besteht der Einsatzfall und ist der Bedienweg klar, führen Sie den passenden Arbeitsschritt weiter. Besteht Bedarf, aber der Weg ist unklar, zeigen Sie die konkrete Stelle. Diese Ursachen führen zu unterschiedlichen nächsten Schritten; eine allgemeine weitere Vorführung beantwortet eine offene Aufgabe nur begrenzt.
Halten Sie fest, woran es genau hakt. Fehlt ein Begriff, eine Einstellung oder ein einzelner Bedienungsschritt? Oder ist die Funktion in der aktuellen Konfiguration nicht verfügbar? Die Person kann die Frage dann am Vorgang selbst zeigen. Falls eine Einstellung oder Freischaltung fehlt, klären Sie genau diesen Punkt; andernfalls üben Sie den offenen Schritt und führen anschließend die Aufgabe fort.
Erklären Sie die konkrete Bedienung
Eine gezielte Erklärung folgt der Aufgabe, die im Team tatsächlich vorkommt. Zeigen Sie den Einstieg und die wenigen Schritte, die zu dem benötigten Ergebnis führen. Lassen Sie die Person den Vorgang danach selbst ausführen und benennen, woran sie erkennt, dass der nächste Schritt erledigt ist. Wenn eine Frage offenbleibt, notieren Sie genau diese Stelle als Einarbeitungshinweis. Eine kurze Anleitung kann sich so auf den tatsächlichen Arbeitsweg beziehen.
In einer kleinen Studie mit 18 Hausärztinnen und Hausärzten in British Columbia stieg nach vier kurzen, auf konkrete Diabetesabläufe zugeschnittenen Videos die Nutzung der behandelten Funktionen in der elektronischen Patientenakte. Die Forschenden betonen, dass die Untersuchung ohne Kontrollgruppe stattfand und größere Studien nötig sind. Die Studie zur nachträglichen Einarbeitung in eine Patientenakte liefert daher keinen allgemeinen Erfolgswert für jede Praxissoftware. Sie stützt aber einen praktischen Ansatz: eine konkrete Aufgabe erklären, die Bedienung daran zeigen und die Funktion anschließend anwenden lassen.
Sichern Sie die anschließende Verwendung
Eine Funktion ist dann in den Arbeitsweg eingebunden, wenn klar ist, wer ihr Ergebnis wann braucht. Bei einer Befunddokumentation kann die Information beispielsweise beim Folgetermin hilfreich sein. In easymed gehören Befund und Verlauf zum jeweiligen Termin in der Patientenakte. Beim 3D-Körpermodell werden ICD-Code, Leistungsziffer und Text in der Leistungserfassung vorbelegt; die behandelnde Person wählt die passende Angabe aus und dokumentiert den tatsächlichen Termin. Diese Verbindung macht den nächsten Arbeitsschritt am vorhandenen Verlauf anschlussfähig.
Ergänzen Sie für die Einarbeitung einen konkreten Anlass und die Zuständigkeit für den nächsten Schritt. An einem Beispiel lässt sich etwa festhalten: „Bei der Befunderfassung am Termin wählt die behandelnde Person die passende Struktur und prüft die vorgeschlagenen Angaben; beim nächsten Kontakt wird der Verlauf am Termin wieder aufgegriffen.“ So ist erkennbar, wann die Funktion passt und worauf die nächste Person aufbaut.
Entscheiden Sie über den passenden Platz
Führen Sie den Ablauf zunächst an einem wiederkehrenden Vorgang durch. Prüfen Sie danach gemeinsam, ob das erwartete Ergebnis dort angekommen ist, wo es gebraucht wird, und ob ein bisheriger Zwischenschritt entfallen kann. Wenn die Funktion die Aufgabe unterstützt, nehmen Sie den Ablauf in die Einarbeitung auf. Wenn der Einsatzfall fehlt oder ein bestehender Weg besser passt, priorisieren Sie andere Aufgaben. Bleibt eine Bedienfrage offen, halten Sie die konkrete Stelle fest und erklären Sie sie gezielt.
Mit easymed führt das Team Befund und Verlauf am jeweiligen Termin weiter; das 3D-Körpermodell übernimmt ausgewählte Angaben in die Leistungserfassung. Sehen Sie sich die Funktionen für Ihren Praxisalltag an und prüfen Sie, an welcher konkreten Aufgabe eine davon Ihrem Team hilft.
