Praxissoftware zu modernisieren lohnt sich, wenn ein konkreter, häufiger Ablauf im Praxisalltag einfacher werden soll. Schreiben Sie den Wechselgrund als betroffenen Handgriff auf und prüfen Sie diesen Fall in der Demo, bei der Datenübernahme und im Einführungsplan. easymed verbindet Kalender, Patientenakte, Dokumentation und Privatabrechnung in einer Browser-Praxisverwaltung. So nutzt Ihr Team an PC, Mac oder Tablet denselben aktuellen Stand.
Einen Wechselgrund bis zum betroffenen Handgriff verfolgen
Bei einer früheren Organisation mit getrennten Ablagen wurden Terminänderungen mehrfach übertragen: Eine Patientin ruft an, der Empfang ändert den Kalender und informiert die Behandlung zusätzlich. In einer separaten Liste findet die behandelnde Person später noch den früheren Terminstand. Genau diesen Umweg kann ein gemeinsamer Kalender ersetzen.
Mit easymed ändern Sie den Termin im gemeinsamen Kalender. Die nächste berechtigte Person findet nach der Änderung dieselbe bestätigte Vereinbarung. Die Terminverwaltung ist mit der Patientenakte verbunden; für die Rückfrage stehen die vorhandenen Kontaktangaben am Patienten bereit.
Legen Sie im Team kurz fest, wo Änderungen verbindlich gepflegt werden: direkt am zugehörigen Termin im easymed-Kalender. Die nächste Person nutzt diesen gemeinsamen Eintrag. Eine zweite interne Übertragung in eine persönliche Terminliste entfällt.
Notieren Sie für jede Reibung, wie häufig sie auftritt und welche Teamaufgaben betroffen sind. Ein täglicher Übergabeschritt kann wichtiger sein als eine seltene Komfortfrage. Prüfen Sie mit dem Team, ob der Engpass aus einer Softwarelücke oder einer unklaren Zuständigkeit entsteht. Die KBV empfiehlt bei ärztlichen Praxisverwaltungssystemen ebenfalls, die Erwartungen und Erfahrungen des ganzen Teams einzubeziehen (KBV-Ratgeber zum PVS-Wechsel). Für Ihre Auswahl heißt das: Jede Rolle benennt ihren konkreten Arbeitsfall.
Ihr Praxisprofil eindeutig beschreiben
Stellen Sie Fachrichtungen, Standorte und angebotene Leistungen zusammen. Ergänzen Sie die tatsächlich benötigten Abrechnungswege und vorhandenen technischen Dienste. Unterschiedliche Praxisprofile benötigen unterschiedliche Voraussetzungen.
Vergleichen Sie die Funktionen anhand Ihres Angebots: Welche Fachrichtungen, Abrechnungswege und Teamaufgaben benötigen Sie? In easymed stehen unter anderem der gemeinsame Kalender, Patientenakte, Dokumentation und Privatabrechnung bereit. Für ergänzende Module und Anbindungen wählen Sie den Umfang passend zu Ihrer Praxis.
Halten Sie unverzichtbare Anforderungen getrennt von gewünschten Verbesserungen. So erkennen Sie, welche Lösung grundsätzlich geprüft werden kann und welche trotz interessanter Einzelmöglichkeiten nicht zu Ihrem Gesamtbedarf passt.
Das Betriebsmodell anhand der Arbeitsplätze prüfen
Überlegen Sie, wo Mitarbeitende arbeiten und welche Geräte genutzt werden. Eine Praxis mit mehreren Arbeitsplätzen oder Hausbesuchen hat andere organisatorische Fragen als ein einzelner fest eingerichteter Raum. Beschreiben Sie die tatsächlichen Situationen.
easymed läuft im Browser auf PC, Mac und Tablet. Ihr Team öffnet dieselbe Praxisverwaltung an den vorgesehenen Arbeitsplätzen; eine lokale Programminstallation und ein eigener Praxisserver sind dafür nicht erforderlich. Ordnen Sie die Rechte den jeweiligen Teamaufgaben zu.
Fragen Sie auch nach Ausfall- und Supportwegen. Wer übernimmt die erste Prüfung und wie bleibt das Team über den Bearbeitungsstand informiert? Ein geeignetes Betriebsmodell sollte mit Ihrer verfügbaren technischen Unterstützung zusammenpassen.
Die Demo auf den häufigsten Reibungspunkt ausrichten
Lernen Sie den Änderungsfall mit Beispielangaben kennen: Die Empfangskraft führt die Verschiebung im gemeinsamen easymed-Kalender durch. Eine Kollegin übernimmt danach die Rückfrage zum bestätigten Termin und nutzt denselben aktuellen Eintrag. Kalender und Patientenakte halten Termin und Kontakt zusammen.
Notieren Sie eine offene Bedienfrage direkt beim jeweiligen Handgriff. Die Rechte werden passend zu den Aufgaben des Teams eingerichtet. So konzentriert sich die Einführung auf die Funktionen, die Ihre Praxis täglich braucht.
Vergleichen Sie weitere Lösungen anhand derselben Aufgabe. Unterschiedliche Präsentationen können sonst verschiedene Stärken zeigen, ohne die ursprüngliche Frage zu beantworten. Die gemeinsame Testgrundlage hilft, beobachtete Ergebnisse und offene Voraussetzungen nachvollziehbar gegenüberzustellen.
Ergänzen Sie bei Bedarf zwei weitere wiederkehrende Aufgaben, etwa eine Aufnahme und eine Musterrechnung. Mit denselben Beispielangaben sehen Sie, ob der Wechselgrund im Zusammenspiel mit den angrenzenden Arbeitsschritten gelöst wird.
Datenübernahme früh besprechen
Die Datenübernahme zu easymed wird begleitet. Für Simplimed, etermin und Billfox gibt es einen Migrationsassistenten; bei anderen Systemen wird der passende Weg über CSV oder API abgestimmt. Besprechen Sie früh Ihr bisheriges System und die Datenbereiche, die Sie zum Start benötigen.
Für den Start betrachten Sie gezielt die vereinbarten Datenbereiche. Vereinbaren Sie den konkreten Übernahmeumfang und stellen Sie den dafür vorgesehenen Export bereit. An einem passenden Ausschnitt lässt sich die Zuordnung der vereinbarten Daten nachvollziehen. Die Begleitung unterstützt Sie dabei, statt Ihrem Team eine eigene technische Importstrecke aufzuerlegen.
Der KBV-Ratgeber zum Wechsel ärztlicher Praxisverwaltungssysteme empfiehlt, früh die Schnittstellen beider Anbieter und einen Testlauf zu klären. Er stellt außerdem die Frage, ob ältere Daten mitwandern oder der Zugriff auf das bisherige System genügt. Nutzen Sie diese Punkte als Planungshilfe und prüfen Sie die tatsächlich angebotenen Formate für Ihre Praxissoftware (KBV: Praxissoftware wechseln).
Legen Sie fest, wie alte Unterlagen während des Übergangs zugänglich bleiben. Vermeiden Sie einen unklaren Parallelbetrieb, in dem niemand weiß, welches System den aktuellen Stand enthält. Ein Stichtag und eine verständliche Arbeitsanweisung helfen.
Die Datenübernahme am Startbedarf prüfen
Für eine laufende Praxis zählt beim Wechsel, dass die zum ersten Arbeitstag benötigten Vorgänge wieder auffindbar sind. Benennen Sie die Datenbereiche zum Start konkret: anstehende Termine, passende Kontaktdaten und die benötigten Dokumentationsbezüge.
Die Migrationsbegleitung stimmt mit Ihnen ab, welche Bereiche aus Ihrem bisherigen System übernommen werden. Betrachten Sie danach ausgewählte vereinbarte Einträge im neuen Arbeitskontext. Eine konkrete Zuordnungsfrage lässt sich direkt am betroffenen Datensatz klären.
Gehören bestehende Termine zum vereinbarten Übernahmeumfang, wählen Sie als Beispiel eine Terminserie mit einer einzelnen Ausnahme. Das regelmäßige Muster und der abweichende Kontakt werden mit dem vorbereiteten Stand verglichen. Eine Rückfrage benennt die konkrete Woche, bevor der betreffende Fall im regulären Betrieb weitergeführt wird. Dieses Beispiel richtet sich nach dem Umfang, der für Ihr bisheriges System abgestimmt wurde.
§ 630f Abs. 3 BGB sieht für Behandlungsakten grundsätzlich eine Aufbewahrung von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung vor, sofern andere Vorschriften keine abweichende Frist festlegen. Wenn historische Unterlagen nicht mitwandern, planen Sie deshalb, wo das Team sie während der Aufbewahrungszeit lesbar vorfindet (§ 630f BGB).
Kosten und Einführungsarbeit zusammen betrachten
Vergleichen Sie laufende Kosten, benötigte Zusatzbestandteile und den Aufwand für Einrichtung sowie Schulung. Fragen Sie nach aktuellen Konditionen für Ihr konkretes Team und Angebot. Allgemeine Beispielpreise reichen dafür nicht aus.
KI Generiert
Die KBV empfiehlt für ärztliche PVS-Wechsel, Angebote nach Installation, Datenübernahme, Betrieb und Vertragslaufzeit aufzuschlüsseln und Supportzeiten zu klären. Fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach denselben Positionen sowie nach Kündigungsfristen und der Zuständigkeit für die Datenübernahme (KBV-Ratgeber zum PVS-Wechsel).
Berücksichtigen Sie die Zeit Ihrer Mitarbeitenden. Auch eine gute Lösung benötigt Einarbeitung und Anpassung der Arbeitsregeln. Planen Sie den Start so, dass normale Aufgaben und Schulung nicht unbemerkt denselben Zeitblock belegen.
Die Wechsel- und Migrationsbegleitung mit easymed verbindet Ihr bisheriges System mit dem vereinbarten Startumfang. Für die tägliche Arbeit kommen Kalender, Patientenakte, Dokumentation und Privatabrechnung zusammen. Sie wählen die benötigten Funktionen und lernen die passenden Handgriffe kennen.
Bringen Sie Ihren wichtigsten Wechselgrund in die easymed-Demo ein. Am Ende sollte Ihre Entscheidung auf drei konkreten Ergebnissen beruhen: einem geprüften Arbeitsbeispiel, einem vereinbarten Datenweg und einem realistischen Einführungsplan.
