Eine Datenmigration in der Therapiepraxis wird überschaubarer, wenn Zuständigkeiten, Datenbereiche und Übergaben vor dem Softwarewechsel feststehen. easymed führt Praxen mit eigenen Assistenten durch den Import aus Simplimed, etermin und Billfox; bei anderen Ausgangssystemen stehen CSV- oder API-Import zur Verfügung. Der jeweilige Assistent berücksichtigt das Exportformat, unterstützt die Zuordnung von Behandelnden und Leistungen, zeigt eine Vorschau und fasst den Lauf in einem Bericht mit importierten und übersprungenen Datensätzen sowie Hinweisen zusammen. Ihre Praxis stellt den Export bereit, erklärt die tatsächliche Nutzung der Angaben und stimmt mit dem Migrationsteam ab, was zum Start gebraucht wird. So läuft die Datenübernahme in easymed.
Bestimmen Sie eine Ansprechperson in der Praxis
Eine zentrale Ansprechperson sammelt organisatorische Fragen und verteilt Aufgaben an die zuständigen Rollen. Sie muss keine Datenbankexpertin sein. Wichtig ist, dass sie den Praxisablauf kennt und für Rückfragen erreichbar ist. Bestimmen Sie auch eine Vertretung, falls diese Person während der Vorbereitung ausfällt.
Die Praxisleitung entscheidet über den Zeitplan und notwendige Ressourcen. Der Empfang beschreibt die Terminorganisation und Kontaktangaben. Behandelnde erklären, welche Dokumentation sie für die Fortführung einer Behandlung benötigen. Halten Sie diese Beiträge getrennt fest. So bleibt erkennbar, ob eine Frage zur Technik, zur fachlichen Nutzung oder zur Organisation des Übergangs gehört. Die zentrale Ansprechperson führt die Antworten anschließend wieder zusammen.
Erstellen Sie eine Übersicht der Datenbereiche
Notieren Sie, welche Informationen im bisherigen System liegen und wie Sie diese im Alltag nutzen. Dazu können Patientenstammdaten, Termine, Dokumentation und Dokumente gehören. Ergänzen Sie, wo weitere Unterlagen außerhalb des Systems aufbewahrt werden. Eine separate Ablage wird bei der Vorbereitung leicht vergessen, obwohl das Team sie täglich benötigt.
Besprechen Sie mit dem Migrationsteam, welche Bereiche übernommen werden können und welche gesondert behandelt werden müssen. Gehen Sie nicht automatisch davon aus, dass jede Darstellung des Altsystems genauso im neuen System erscheint. Auch historische Rechnungen und angehängte Dokumente sind unterschiedliche Datenbereiche. Die Übersicht hilft Ihnen, diese Fragen präzise zu stellen und nachvollziehbare Antworten für die späteren Nutzer festzuhalten.
Eine Ergotherapiepraxis kann die Liste etwa mit Stammdaten, Kalender, Dokumentation, Anhängen und einer getrennten Ablage für Bezugspersonen oder Terminabsprachen beginnen. Schreiben Sie je Bereich die heutige Quelle, die benötigte Nutzung nach dem Wechsel und den gewünschten Weg auf: importieren, separat zuordnen oder im alten System lesbar halten. So wird aus einer allgemeinen Frage wie „Kommt alles mit?“ eine konkrete Klärung zu einem bestimmten Bereich.
Die KBV empfiehlt beim Wechsel ärztlicher und psychotherapeutischer Praxisverwaltungssysteme, früh die unterstützten Schnittstellen und einen möglichen Testlauf zu klären. Sie nennt außerdem die Abwägung, ob ältere Daten übertragen werden sollen oder ein Zugriff auf das bisherige System genügt. Für Ihre eigene Software gilt: Lassen Sie diese Entscheidung je Datenbereich dokumentieren, statt aus einer erfolgreichen Stammdatenübernahme auf die Vollständigkeit aller Dokumente zu schließen (siehe KBV: Praxissoftware wechseln).
Bei Behandlungsakten sollten Sie außerdem festhalten, wie die Unterlagen im benötigten Zeitraum verfügbar bleiben. § 630f BGB sieht grundsätzlich eine Aufbewahrung von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung vor; andere Vorschriften können abweichende Fristen bestimmen. Klären Sie deshalb vor dem Abschalten des bisherigen Systems, wie ältere Akten und relevante Anhänge lesbar bleiben (siehe § 630f BGB).
Klären Sie Export und Übergabe
Bestimmen Sie, wer den Export auslöst, wo die bereitgestellten Dateien abgelegt werden und wie das Migrationsteam Zugriff erhält. Vereinbaren Sie dafür einen geeigneten Übertragungsweg. Patientenunterlagen sollten nicht nebenbei auf private Nachrichtenkanäle verteilt werden, nur weil eine Rückfrage eilt.
Dokumentieren Sie den Stand des Exports: aus welchem System er stammt, wann er erstellt wurde und welche Bereiche enthalten sind. Wenn eine neue Version geliefert wird, kennzeichnen Sie sie eindeutig. Halten Sie außerdem fest, wer die Übergabe freigibt und welche Person beim Anbieter den Empfang bestätigt. So kann auch eine Vertretung erkennen, welche Exportfassung für den nächsten Schritt maßgeblich ist.
Gesundheitsdaten brauchen einen zur Übermittlung passenden Schutz. Artikel 32 DSGVO verlangt technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, und nennt Verschlüsselung als mögliche Maßnahme. Nutzen Sie daher den mit dem Anbieter vereinbarten geschützten Übertragungsweg und klären Sie, wie Zugangsdaten getrennt davon weitergegeben werden (siehe DSGVO, Artikel 32).
Formulieren Sie Rückfragen anhand konkreter Fälle
Allgemeine Hinweise wie „Die Kontakte stimmen nicht“ lassen wenig erkennen. Beschreiben Sie stattdessen, welches Feld erwartet wird und wie es im betreffenden Vorgang verwendet wird. Geht es um die Rechnungsempfängerin, die Bezugsperson eines Kindes oder den Kontakt für eine Terminabsprache? Diese Unterscheidung kann für die Zuordnung wichtig sein.
Verwenden Sie für die gemeinsame Besprechung einen abgestimmten, geeigneten Beispielsatz oder eine neutral beschriebene Konstellation. Halten Sie die Antwort so fest, dass Ihr Team den späteren Umgang versteht. Eine technische Erklärung zum Dateiformat ist hilfreich für die Übernahme; die Praxis benötigt zusätzlich eine Antwort darauf, wo die Information nach dem Wechsel im Arbeitsablauf zu finden ist.
Wenn ein Feld offen ist, notieren Sie den exakten Exportnamen, den erwarteten Zweck und die Stelle, an der die Angabe künftig gebraucht wird. So kann das Migrationsteam die technische Zuordnung beantworten und das Praxisteam zugleich prüfen, ob die Information für Empfang oder Behandlung verständlich auffindbar ist.
Planen Sie den Übergang im laufenden Betrieb
Zwischen Export und Start können neue Termine oder Angaben entstehen. Klären Sie vorab, wie diese Änderungen erfasst und zum neuen Stand abgeglichen werden. Benennen Sie einen Zeitpunkt, ab dem ein bestimmter Arbeitsbereich im neuen System geführt wird. Unterschiedliche Aussagen im Team können sonst zwei parallele Datenstände erzeugen.
Die Importvorschau in easymed macht die zugeordneten Datensätze vor der vollständigen Übernahme sichtbar. Der anschließende Bericht zeigt importierte und übersprungene Datensätze sowie Hinweise. Richten Sie die gemeinsame Vorbereitung auf Ihre tatsächliche Praxiswoche aus: Welche Termine werden zuerst bearbeitet, welche Dokumente werden direkt gebraucht? Für die ersten Aufgaben und die Einweisung reservieren Sie ein passendes Zeitfenster.
Prüfen Sie in der Vorschau gezielt die Zuordnungen, die den Start des Teams beeinflussen: Sind Behandelnde und Leistungen passend zugeordnet, sind benötigte Termine und Kontaktangaben erkennbar und erscheinen Dokumente dort, wo sie erwartet werden? Nach dem Lauf hilft der Bericht, offene Hinweise nach Datenbereich einzuordnen. Eine konkrete Rückfrage lässt sich dann mit Exportfassung, betroffenem Bereich und gewünschtem Ergebnis beschreiben.
Die KBV nennt bei einem PVS-Wechsel außerdem das rechtzeitige Testen von Export und Import, ein aktuelles Backup sowie Tests wichtiger Funktionen vor dem Umschalten. Für die Teamplanung lässt sich das auf die eigenen ersten Praxisaufgaben übertragen: Legen Sie fest, woran Empfang und Behandlung den erfolgreichen Start erkennen, und halten Sie offene Zuordnungen im Aufgabenplan fest. (KBV: Praxissoftware wechseln).
Zwischen Export und Start entstandene Änderungen zuordnen
Angenommen, der erste Export wurde am Dienstag vorbereitet, der reguläre Start ist für die folgende Woche vorgesehen. Am Mittwoch wird ein Termin verschoben und am Donnerstag eine Kontaktangabe geändert. Diese beiden Vorgänge brauchen den vorab vereinbarten Änderungsweg. Halten Sie fest, wo sie während der Übergangszeit verbindlich gepflegt und wie sie zum neuen Stand abgeglichen werden.
Ein erneuter Import in easymed ergänzt fehlende Datensätze und erkennt bereits vorhandene Angaben. Bestehende Datensätze werden dabei übersprungen. Eine Terminverschiebung oder geänderte Kontaktangabe wird deshalb über den mit dem Migrationsteam vereinbarten Änderungsweg nachgeführt. Wenn ein weiterer Export gebraucht wird, erhält er eine eindeutige Versionsbezeichnung und einen nachvollziehbaren Bezug zum vorgesehenen Schritt.
Eine lange Phase ungeklärter Doppelpflege erschwert diesen Abgleich. Der Aufgabenplan benennt deshalb für jeden betroffenen Bereich den gültigen Arbeitsort und den Zeitpunkt der Umstellung. Eine offene technische Frage wird gesondert weitergeführt, damit das Team seinen organisatorischen Auftrag trotzdem versteht.
Mit den ersten Praxisaufgaben gut starten
Nach der vereinbarten Übernahme beginnt der Empfang mit der Patientensuche und einer Terminaufgabe aus der Praxiswoche. Eine behandelnde Person öffnet einen geeigneten Dokumentationsfall. Beide nutzen damit direkt die für ihren Start benötigten Angaben und melden konkrete offene Fragen zurück. Die Rückmeldung nennt den betroffenen Bereich und die Information, die für die Fortsetzung gebraucht wird.
Die zuständige Ansprechperson sammelt die offenen Punkte mit ihrer jeweiligen Rolle. Eine fehlende Zuordnung wird mit dem betroffenen Bereich beschrieben; eine Bedienfrage bekommt einen passenden Einarbeitungsschritt. So vermischen sich Datenübernahme und Schulung nicht zu einer allgemeinen Meldung, dass etwas nicht funktioniert.
Machen Sie offene Punkte und Abschluss sichtbar
Führen Sie eine übersichtliche Liste der offenen Aufgaben mit Zuständigkeit und nächstem Schritt. Eine Frage gilt erst als erledigt, wenn die Antwort bei der Person angekommen ist, die sie für ihre Arbeit benötigt. Technische Fertigstellung und organisatorische Einsatzbereitschaft sind deshalb getrennte Rückmeldungen.
Nach dem Start sammeln Sie Rückfragen an einem vereinbarten Ort. So erkennt das Migrationsteam zusammengehörige Anliegen, und Ihre Praxis erhält einen Überblick über die Bearbeitung. Halten Sie zum Abschluss fest, welche Datenbereiche übernommen wurden, wo ältere Unterlagen weiterhin gelesen werden können und ab wann der neue Arbeitsort gilt.
Der Aufgabenplan verbindet die unterstützte Datenübernahme mit den tatsächlichen Aufgaben Ihrer Praxis. Leitung, Empfang, Behandlung und Migrationsteam wissen, welche Zuordnung oder Antwort sie beitragen. easymed übernimmt die geführte Import- und Zuordnungsarbeit; Ihr Team bringt den Praxisbedarf ein, prüft die Vorschau und startet mit den für den Alltag wichtigen Bereichen.
