Eine Excel-Alternative für die Therapiepraxis wird dann praktisch, wenn neue Privatrechnungen aus dokumentierten Behandlungen und den erfassten Leistungen entstehen. easymed verbindet dafür Kalender, Patientenakte, Leistungserfassung und Privatabrechnung. Rechnungen lassen sich als PDF per E-Mail bereitstellen; offene Rechnungen bleiben sichtbar, und eine Zahlungserinnerung ist per Klick möglich. Für frühere Rechnungen und noch offene Altbeträge braucht der Wechsel einen eigenen Übergabepunkt. So laufen neue Rechnungen im gemeinsamen System, während alte Belege und Restbeträge ihrem bisherigen Vorgang zugeordnet bleiben.
Der Softwarewechsel muss dabei nicht den gesamten Altbestand neu aufbauen. Für Patientendaten bietet easymed eigene Übernahmeassistenten für Simplimed, etermin und Billfox; für andere Quellen sind CSV oder API vorgesehen. Welche Daten aus Ihrer bisherigen Tabellenorganisation mitkommen sollen, wird am vorhandenen Export festgelegt. Die folgenden Schritte zeigen einen verständlichen Übergang: neue Vorgänge im gemeinsamen System führen und frühere Rechnungen mit ihrem ursprünglichen Bezug erhalten.
Den neuen Rechnungsweg festlegen
Bestimmen Sie einen klaren Startpunkt für neue private Rechnungen. Ab diesem Zeitpunkt führt das Team die vereinbarten neuen Vorgänge in easymed. Die Behandlung wird am Termin dokumentiert, die tatsächlich erbrachten Leistungen werden erfasst und bilden die Grundlage der Privatabrechnung. Der Kalender unterstützt die Planung, während die Rechnung am erfassten Leistungsstand anknüpft.
Das ist ein praktischer Unterschied zur Tabelle: Termine, Leistungen und Rechnungsstand müssen im täglichen Ablauf nicht in getrennten Zeilenlisten erneut zusammengeführt werden. Für den Empfang ist die vorhandene Rechnung der Ausgangspunkt einer Auskunft. Die zuständige Person findet dort den passenden Vorgang und führt die konkrete Frage weiter.
Teilen Sie dem Team mit, wo neue Rechnungen entstehen und wo frühere Unterlagen erreichbar bleiben. Eine kurze Vereinbarung zum Startpunkt gibt Orientierung. Während eines Übergangs kann der Altbestand noch für laufende alte Vorgänge genutzt werden; für neue Rechnungen gilt der vereinbarte Arbeitsweg.
Datenübernahme mit dem vorhandenen Export verbinden
Für den Wechsel aus Rechnungslisten sind vor allem eindeutige Kontakte und vorhandene Vorgangsbezüge hilfreich. Legen Sie fest, welche Patientendaten Sie übernehmen möchten und welche zusätzlichen Informationen dazu gehören. Der bestehende Export bestimmt, wie die Datenübernahme vorbereitet wird. Eine Rechnungsnummer oder ein anderer eindeutiger Bezug hilft, einen Altvorgang später wiederzufinden.
easymed bietet Übernahmeassistenten mit Zuordnung von Behandlern und Leistungen sowie eine Vorschau der Daten. Für andere Quellen steht der CSV- beziehungsweise API-Weg zur Verfügung. Die ausgewählte Übernahme wird mit dem vorhandenen Datenformat abgestimmt. So lässt sich die neue Patientenorganisation auf dem bisherigen Bestand aufbauen.
Wenn eine Angabe in der Quelle offen ist, ergänzen Sie gezielt diese Information. Ein nicht eindeutig zugeordneter Kontakt braucht beispielsweise die passende Personenangabe. Bereits verständliche Datensätze können als Grundlage genutzt werden. Der Aufwand richtet sich damit auf die tatsächliche Lücke im Altbestand.
Führen Sie die Rechnungsübersicht daneben als eigenen Arbeitsbestand: Notieren Sie für offene Posten die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, den noch offenen Betrag und die nächste Zuständigkeit. Gleichen Sie vor dem Stichtag die Summe dieser Restbeträge mit der bisherigen Liste ab. So weiß das Team, wo ein späterer Zahlungseingang eingetragen wird, und führt denselben Altbetrag nicht parallel an zwei Stellen weiter.
Die Datenübernahme ersetzt dabei keine Rechnungsarchivierung: Bei den Imports aus Simplimed und Billfox werden bereits gestellte Rechnungen und ihre Abrechnungspositionen nicht übernommen. Planen Sie diese Altbelege und die dazugehörigen offenen Posten deshalb als eigenen Bestand ein. Für einen Tabellenexport gilt dasselbe Prinzip: Klären Sie anhand des tatsächlichen Formats, welche Felder übernommen werden und welche Unterlagen separat erreichbar bleiben müssen.
Alte Unterlagen im ursprünglichen Zusammenhang erhalten
Bereits ausgegebene Rechnungen bleiben als ursprüngliche Dokumente erreichbar. Bewahren Sie die frühere PDF-Fassung mit ihrer Rechnungsnummer und dem zugehörigen Vorgang auf. Eine spätere Rückfrage zu dieser Rechnung lässt sich dann anhand des tatsächlich ausgegebenen Dokuments beantworten.
Daneben kann eine neue Vorlage für künftige Rechnungen verwendet werden. Sie betrifft die neuen Vorgänge ab dem vereinbarten Startpunkt. Wenn sich Briefkopf, Darstellung oder ergänzende Angaben ändern, bleibt der frühere Rechnungsstand trotzdem verständlich. Das Team findet bei einer Rückfrage direkt zur passenden Fassung.
Offene Altbeträge behalten ihren bisherigen Bezug. Für diese Vorgänge ist klar, wo der ausstehende Betrag geführt wird und wer die nächste Zahlung oder Rückfrage weiterbearbeitet. Eine kurze Übersicht der noch offenen Altfälle reicht für den Übergang; erledigte Rechnungen bleiben im zugänglichen Bestand.
Für Unternehmer gilt nach § 14b UStG, dass sie ein Doppel jeder Rechnung aufbewahren müssen, die sie selbst oder ein Dritter in ihrem Namen und für ihre Rechnung ausgestellt hat. Die Frist beträgt acht Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Klären Sie deshalb vor dem Abschalten der bisherigen Ablage, wie Sie für jede alte Rechnung die Kopie, ihre Nummer und den zugehörigen Vorgang während dieser Zeit wiederfinden.
Auch steuerlich relevante elektronische Aufzeichnungen müssen nach § 147 AO während ihrer Aufbewahrungsfrist verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Daraus folgt für den Wechsel: Prüfen Sie, ob die exportierten Rechnungsdaten und die dazugehörigen Belege auch nach dem Stichtag erreichbar sind. Ein einmaliger Tabellenexport hilft beim Überblick, ersetzt aber nicht automatisch den Zugang zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.
Drei Termine und eine Änderung im neuen Ablauf nutzen
Ein Fallbeispiel macht den neuen Arbeitsweg anschaulich: Für eine private Behandlung sind drei Termine vereinbart, einer davon wird verschoben. Die Änderung betrifft den ausgewählten Kontakt im Kalender. Die anderen Termine behalten ihre Vereinbarung. Der vorhandene Patientenbezug begleitet die gesamte Folge.
Nach einer durchgeführten Behandlung werden die tatsächlichen Leistungen am Kontakt erfasst. Diese Angaben gehen in die Rechnung ein; noch bevorstehende Kontakte bleiben geplante Termine. So wird die Terminübersicht für die Organisation genutzt und der erbrachte Leistungsstand für die Abrechnung.
Kommt später eine Frage zum Leistungsdatum, knüpft das Team an der vorhandenen Rechnung und dem zugehörigen Termin an. Für einen offenen Betrag stehen Zahlungsverfolgung und Zahlungserinnerung bereit. Der Vorgang lässt sich damit im gemeinsamen System weiterführen, ohne eine zusätzliche Liste für jeden Bearbeitungsstand anzulegen.
Zuständigkeiten für die tägliche Weiterarbeit nutzen
Mitarbeiterrechte in easymed bestimmen, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf. Stimmen Sie diese Zugänge auf die Aufgaben in Empfang, Behandlung und Verwaltung ab. Die zuständige Person nutzt anschließend die vorhandenen Informationen für ihren Arbeitsschritt. Eine Vertretung erhält die für ihre Rolle benötigte Berechtigung.
Bei einer Übergabe genügt der Bezug auf den konkreten Vorgang und die nächste Handlung. Eine Rechnungsfrage gehört zur vorhandenen Rechnung, eine Terminänderung zum Kalendereintrag. So übernimmt die Kollegin den Anschluss, ohne erst mehrere Tabellen und zusätzliche mündliche Erläuterungen zusammensuchen zu müssen.
Mit easymed beim Softwarewechsel entsteht ein verständlicher neuer Ablauf. Der Startpunkt ist bekannt, alte Rechnungen bleiben erreichbar und neue Leistungen werden im gemeinsamen System abgerechnet. Die Datenübernahme unterstützt den Einstieg; die tägliche Entlastung entsteht durch die miteinander verbundenen Arbeitsbereiche.
