Beim Verhandeln eines Praxisverkaufs hilft eine einfache Unterscheidung: Was gehört genau zum Kauf, was ist nur Planungsstand und welche Bedingung muss vor dem Stichtag erfüllt sein? In einer Physiotherapiepraxis betreffen diese Fragen meist Mieträume, Ausstattung, Team, laufende Verträge, GKV-Zulassung und die Übergabe der Behandlungsdokumentation.
Ordnen Sie den Prozess in Vertraulichkeitsabrede, Letter of Intent (LOI), Due Diligence, Kaufvertrag (Signing) und Vollzug (Closing). Jede Etappe schließt mit einer Entscheidung oder einem konkreten Ergebnis. So wird aus ersten Preisgesprächen ein nachvollziehbarer Weg bis zur tatsächlichen Verantwortungsübergabe.
Den Verhandlungsweg in fünf Etappen beschreiben
Die IHK Halle-Dessau gliedert die Unternehmensnachfolge in Früh-, Planungs-, Realisierungs- und Startphase. Für die Verhandlung eines Praxisverkaufs lässt sich daraus eine klare Arbeitsfolge ableiten: Geheimhaltung, gemeinsame Absichten im LOI, Due Diligence, Kaufvertrag und Closing mit Vollzugsvoraussetzungen. Benennen Sie am Ende jeder Etappe das erwartete Ergebnis und passen Sie den Zeitplan an das Vorhaben an.
Legen Sie eine Kontaktperson je Seite, Zuständigkeiten für Zahlen, Personal, Räume und Vertragsfragen sowie einen gemeinsamen Zeitplan fest. Für jeden Termin halten Sie fest, welche Unterlage oder Entscheidung gebraucht wird. Eine Besichtigung, ein indikatives Angebot und der unterschriebene Kaufvertrag bleiben unterschiedliche Arbeitsstände.
Kaufgegenstand und Preisgrundlage vor der Prüfung beschreiben
Bevor Sie einen Preis vergleichen, beschreiben Sie den Kaufgegenstand. Bei einem Einzelunternehmen kann es um einzelne Vermögenswerte und Verträge gehen; bei einer Gesellschaft kann auch die Beteiligung selbst übertragen werden. Ordnen Sie Therapieliegen, Geräte, Einrichtung, Vorräte, Marke und Domain einzeln zu. Vermerken Sie, was verkauft, geleast, gemietet oder von Dritten bereitgestellt wird. So beruht ein Angebot nicht auf der Annahme, eine mitgenutzte Sache gehöre automatisch zur Praxis.
Stellen Sie für beide Seiten dieselbe wirtschaftliche Grundlage zusammen: Umsatz und Kosten über vergleichbare Zeiträume, offene Forderungen, wiederkehrende Verpflichtungen sowie nötige Ersatzanschaffungen. Bei einer Physiotherapiepraxis helfen zusätzlich Auslastung, Zahlungen nach Leistungsart und die Abhängigkeit von der persönlichen Mitarbeit der bisherigen Inhaberin oder des bisherigen Inhabers. Trennen Sie belegte Beträge von Planannahmen.
Halten Sie anschließend in einer Übersicht fest, was im Preis enthalten ist, welche Verträge weiterlaufen sollen und welche Punkte noch geprüft werden. Die IHK Halle-Dessau beschreibt Due Diligence als Grundlage der Kaufpreisverhandlungen. Ein aktualisiertes Angebot sollte die geänderte Annahme und ihre Wirkung auf Preis, Umfang oder Zeitplan einzeln benennen.
Vertrauliche Informationen stufenweise freigeben
Vor der vertieften Prüfung vereinbaren Käufer und Verkäufer, zu welchem Zweck Informationen genutzt werden, wer sie erhält und wie lange der Zugang besteht. Legen Sie die Freigabe nach Prüfphase fest: erst die für das indikative Angebot nötigen zusammengefassten Kennzahlen, später gezielte Vertrags- und Ausstattungsunterlagen. Ein Zugriffsprotokoll mit Unterlagenstand, Datum und berechtigtem Empfängerkreis erleichtert es, Korrekturen an alle Beteiligten weiterzugeben.
Patientenbezogene Unterlagen gehören in einen eigenen, geklärten Ablauf. Für die erste wirtschaftliche Prüfung reichen aggregierte Fallzahlen oder anonymisierte Zusammenfassungen; Behandlungsakten werden nicht als gewöhnlicher Verkaufsordner für Interessenten freigeschaltet. Gesundheitsdaten unterliegen besonderen Datenschutzregeln, und § 203 StGB schützt anvertraute Geheimnisse von Angehörigen eines staatlich geregelten Heilberufs. Der Grundsatz der Datenminimierung spricht dafür, nur die für den jeweiligen Prüfschritt notwendigen Informationen bereitzustellen.
Planen Sie außerdem, wer nach dem Stichtag Behandlungsdokumentation aufbewahrt und Patientenanfragen bearbeitet. § 630f BGB sieht für Behandlungsakten grundsätzlich eine Aufbewahrung von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung vor; § 630g regelt das Einsichtsrecht der Patientinnen und Patienten. Weisen Sie diese Aufgaben im Übergabeplan einer zuständigen Stelle zu und halten Sie Zugriff sowie Ablageort verständlich fest.
Eine Absichtserklärung mit konkretem Inhalt vorbereiten
Ein LOI hält fest, auf welcher gemeinsamen Basis Käufer und Verkäufer weiterprüfen wollen. Beschreiben Sie den vorgesehenen Umfang des Kaufs, die Preisgrundlage, den Zeitplan, die nächsten Unterlagen und offene Voraussetzungen. Dazu können die Fortführung der Räume, die Finanzierung oder die Zulassung des neuen Praxisinhabers für GKV-Leistungen gehören. Trennen Sie bestätigte Angaben von Punkten, die noch verhandelt werden.
Der Begriff „Absichtserklärung“ entscheidet nicht allein über die rechtliche Wirkung. Die IHK Halle-Dessau beschreibt den LOI als Vorvereinbarung bis zum endgültigen Kaufvertrag und empfiehlt rechtliche Beratung. Nach § 311 BGB können bereits Vertragsverhandlungen Pflichten begründen; ein konkretes Vertragsangebot kann nach § 145 BGB bindend sein, wenn die Bindung nicht ausgeschlossen wurde. Kennzeichnen Sie deshalb im LOI ausdrücklich, welche Teile unverbindliche Verhandlungsgrundlage sind und welche Regelungen bereits gelten sollen, etwa Vertraulichkeit, Exklusivität, Kostenteilung oder der Umgang mit Unterlagen. Stimmen Sie den Wortlaut vor der Unterschrift ab.
Wenn die Gespräche exklusiv laufen sollen, ergänzen Sie Anfang und Ende des Zeitfensters sowie die dafür erwarteten Schritte. Zum Beispiel kann der Käufer bis zu einem vereinbarten Datum die Finanzierung prüfen und eine Rückmeldung zu den benannten Unterlagen geben. Ein fester Prüfauftrag macht die Exklusivität für beide Seiten nachvollziehbar.
Die Prüfung auf den laufenden Praxisbetrieb ausrichten
Ordnen Sie die Due Diligence nach vier Bereichen: Zahlen und Auslastung, Räume und Mietvertrag, Personal und Verträge sowie Zulassung und Ausstattung. Schreiben Sie zu jedem Bereich die benötigten Belege, die zuständige Person und die mögliche Auswirkung auf Kaufpreis oder Übergabetermin.
Für die wirtschaftliche Prüfung vergleichen Sie Einnahmen und Ausgaben über denselben Zeitraum. Ergänzen Sie offene Forderungen, laufende Kosten, geplante größere Anschaffungen und vereinbarte Abrechnungswege. Eine Abweichung wird mit ihrem Beleg und ihrer Wirkung notiert, damit Käufer und Verkäufer nicht wegen unterschiedlicher Rechenstände verhandeln.
Bei Räumen und Ausstattung sind Laufzeit, Kosten, Nutzungszweck und die tatsächlich verfügbaren Zimmer entscheidend. Prüfen Sie, ob der Mietvertrag mit der geplanten Übernahme fortgeführt werden kann oder eine neue Vereinbarung nötig ist. Erstellen Sie außerdem ein Inventar mit Eigentümer, Zustand und gegebenenfalls Leasing- oder Wartungsvertrag. Ein Gerät, das in den Räumen steht, muss nicht automatisch Teil des Kaufgegenstands sein.
Beim Personal gehören Beschäftigungsumfang, Qualifikation, Vergütung, offene Urlaubs- oder Zeitkonten und vorgesehene Aufgaben in die Prüfung. Geht ein Betrieb oder Betriebsteil durch Rechtsgeschäft auf einen anderen Inhaber über, tritt dieser nach § 613a BGB in die bestehenden Rechte und Pflichten aus Arbeitsverhältnissen ein; die betroffenen Beschäftigten sind vor dem Übergang in Textform zu unterrichten. Planen Sie die Information des Teams vor dem tatsächlichen Übergang; je nach Zeitplan liegt sie zwischen Signing und Closing.
Für GKV-Leistungen ist die Zulassung ein eigener Prüfpunkt. Nach § 124 SGB V dürfen Heilmittel wie Physiotherapie zulasten der gesetzlichen Krankenversicherung nur von zugelassenen Leistungserbringern abgegeben werden. Der aktuelle Physiotherapievertrag des GKV-Spitzenverbands sieht vor, dass die Zulassung beim Verkauf der Praxis endet. Derselbe Paragraf nennt eine wichtige Ausnahme: Werden Personen in eine Personen- oder juristische Gesellschaft aufgenommen oder scheiden sie aus, endet die Zulassung nicht. Ob ein Käufer eine neue Zulassung benötigt, hängt daher davon ab, wer der zugelassene Leistungserbringer ist und wie die Praxis übertragen wird. Klären Sie die konkrete Rechtsform und die notwendigen Nachweise rechtzeitig mit der zuständigen Arbeitsgemeinschaft nach § 124 SGB V. Beim Verkauf ohne Verlegung werden die persönlichen Voraussetzungen des neuen Praxisinhabers und die Pflichtausstattung geprüft. Behandeln Sie das als Termin- und Closing-Thema, nicht als beiläufige Formalität.
Neue Informationen konkret in Preis und Bedingungen zurückführen
Nach der Prüfung sortieren Sie Rückmeldungen in drei Gruppen: bestätigt, änderungsbedürftig und offen. Eine belegte Kostenposition kann die Fortführungsrechnung verändern. Ein geleastes Gerät kann aus dem Kaufumfang herausgenommen oder mit einer gesonderten Lösung versehen werden. Eine noch ausstehende Genehmigung bleibt eine Bedingung mit Zuständigkeit und Zieldatum, keine bestätigte Tatsache.
Wenn sich das Angebot ändert, vergleichen Sie es mit der letzten Fassung. Schreiben Sie dazu, welche neue Information vorliegt und wie sie Preis, Umfang, Zahlungsweise oder Übergabetermin beeinflusst. Bei Raten oder erfolgsabhängigen Teilen vereinbaren Sie zusätzlich Betrag, Fälligkeit und das messbare Ereignis, an das die Zahlung gebunden ist.
Eine geplante Mitarbeit der bisherigen Inhaberin oder des bisherigen Inhabers sollte ein eigenes Aufgabenpaket sein. Legen Sie Dauer, Zeitumfang, konkrete Übergabethemen und Vergütung fest. So lässt sich die Unterstützung bei Teamfragen, laufenden Abläufen oder der Einführung der Nachfolgerin beziehungsweise des Nachfolgers von einer bloßen Erwartung unterscheiden.
Signing und Closing an feste Ergebnisse binden
Signing bezeichnet die Unterzeichnung des Kaufvertrags. Closing ist der vereinbarte Vollzug, bei dem die Übertragung unter den vorgesehenen Bedingungen umgesetzt wird. Beide Termine können zusammenfallen oder auseinanderliegen. Der Vertrag sollte deshalb erkennen lassen, wann Zahlung, Besitz, laufende Aufgaben und tatsächliche Verantwortung wechseln.
Ordnen Sie jeder Closing-Bedingung einen Nachweis und eine zuständige Person zu. Je nach Kauf können dazu die Finanzierung, eine tragfähige Vereinbarung für die Praxisräume, die Zulassung des neuen GKV-Leistungserbringers sowie die Übernahme der im Vertrag einzeln aufgeführten Ausstattung gehören. Stimmen Sie den Zeitplan für Beschäftigteninformation, offene Abrechnungen, Schlüssel und Zugänge auf diesen Stichtag ab.
Wenn eine Bedingung offenbleibt, regeln Sie den nächsten Schritt: Wer meldet den Stand, bis wann wird nachgearbeitet und was geschieht, wenn der Termin nicht erreicht wird? Ein öffentlicher Übergabetermin sollte erst kommuniziert werden, wenn die maßgeblichen Voraussetzungen und die Aufgaben für den ersten Praxistag zusammenpassen.
Beispiel: Die GKV-Zulassung vor dem Übergabetermin klären
Eine Inhaberin will ihre Physiotherapiepraxis als Einzelpraxis an einen Käufer übertragen und plant den Vollzug zum Monatsanfang. Der Käufer rechnet zunächst damit, die bestehende Zulassung für gesetzliche Kassenleistungen mit der Praxis zu übernehmen. Bei der Prüfung des aktuellen Physiotherapievertrags zeigt sich jedoch: Mit dem Verkauf der Praxis endet diese Zulassung; für den neuen Inhaber werden die persönlichen Voraussetzungen und die Pflichtausstattung geprüft.
Beide Seiten nehmen die eigene Zulassung des Käufers in den Zeitplan auf und klären die erforderlichen Unterlagen früh mit der zuständigen Arbeitsgemeinschaft. Im LOI und später im Kaufvertrag wird sichtbar, welche Schritte bis zum Closing erledigt sein müssen und wie mit einer Verzögerung umgegangen wird. Der vereinbarte Preis bleibt an denselben Gegenstand geknüpft; Termin und Bedingung werden nachvollziehbar angepasst, falls ein Nachweis noch aussteht.
Die operative Übergabe an Aufgaben knüpfen
Zum Closing übergeben Sie das vereinbarte Inventar mit einer unterschriebenen Liste, benannte Schlüssel und Geschäftszugänge nach Rollen sowie die aktuellen Vertrags- und Ansprechpersonen. Für die Patientenversorgung braucht es zusätzlich einen geklärten Zuständigkeitsplan für laufende Behandlungen, Dokumentation, Aufbewahrung und Anfragen. Erst wenn diese Aufgaben einer Person zugeordnet sind, ist der Kalender für den ersten Tag mehr als ein Datum im Vertrag.
Für die tägliche Organisation nach dem Wechsel stehen dem berechtigten Team ein gemeinsamer Kalender und die Patientenakte zur Verfügung; Mitarbeiterrechte bestimmen, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten kann. Wenn die Praxissoftware ebenfalls wechselt, unterstützt der Datenimport von easymed die Übernahme aus dem bisherigen System. Je nach System erfolgt sie mit einem Importassistenten oder über CSV und API. So kann das Team Termine und Patienteninformationen in der neuen Arbeitsumgebung verwalten, während Umfang und Zugriffsrahmen der Datenübernahme vorab abgestimmt werden.
Eine kurze Übergabeübersicht hält den letzten Stand zusammen: Kaufgegenstand, offene Bedingungen, verantwortliche Kontakte, erster Arbeitstag und die nächsten Rückmeldetermine. Damit können beide Seiten nach dem Closing gezielt an den vereinbarten Aufgaben weiterarbeiten.
