Eine private Ergotherapieserie wird nachvollziehbar abgerechnet, wenn Sie Angebot, tatsächlich erbrachte Behandlung und separat vereinbarte Zusatzleistungen auseinanderhalten. In easymed erstellen Sie Privatrechnungen aus den erfassten Leistungen. Leistungstag, Leistungsname und gewählte Preisgrundlage bleiben mit dem Patientenbezug verbunden; Sie übertragen sie nicht noch einmal aus dem Kalender in eine separate Rechnungsvorlage.
Auch Angehörigengespräche, Hausbesuche und Therapieberichte lassen sich der bestehenden Patientenakte zuordnen. Nutzen Sie die optionale KI-Therapiebericht-Funktion mit eingerichtetem KI-Zugang, wählen Sie die betreffenden Sitzungen und Ihre Vorlage aus und prüfen den Entwurf vor der Freigabe. Die folgenden Schritte zeigen, wie geplante Termine, tatsächliche Leistungen und neue Aufträge im selben Abrechnungsweg zusammenpassen.
Die Serie vor dem Start besprechen
Erklären Sie vor der ersten Sitzung, welche Leistungen die Serie umfasst, wie viele Termine geplant sind und welcher Preis je Leistung gilt. Bei Hausbesuchen nennen Sie den vereinbarten Behandlungsort. Ein möglicher Bericht oder ein zusätzliches Angehörigengespräch steht als eigener, wählbarer Auftrag in der Kostenübersicht, sobald Umfang und Preis dafür feststehen.
Grundsätzlich gilt: Wenn eine vollständige Kostenübernahme durch einen Dritten nicht gesichert ist oder dafür ausreichende Anhaltspunkte bestehen, müssen Behandelnde die voraussichtlichen Behandlungskosten vor Behandlungsbeginn in Textform mitteilen (§ 630c Abs. 3 BGB). § 126b BGB beschreibt Textform als lesbare Erklärung mit genanntem Absender auf einem dauerhaft speicherbaren Datenträger (§ 126b BGB). Senden Sie der Familie die lesbare, mit Absender versehene Kosteninformation auf einem dauerhaft speicherbaren Datenträger und legen Sie dieselbe Fassung im Vorgang ab. Ein interner Aktenvermerk allein dokumentiert die Absprache, ersetzt aber nicht automatisch die Mitteilung an den Patienten. Ein gespeicherter Kostenplan hält für Patient und Team fest, was die Serie einschließt und welche Zusatzleistungen separat angeboten werden.
In easymed wählen Sie den passenden Privatkatalog; eine individuelle Preisgrundlage lässt sich beim Patienten hinterlegen oder für eine einzelne Rechnung auswählen. So stimmen die spätere Rechnung und die vorab erläuterte Kosteninformation auf derselben Preisbasis überein. Wird aus einer möglichen Zusatzleistung ein konkreter Wunsch, vereinbaren Sie deren Umfang und Preis vor der Ausführung und ergänzen die Absprache bei der Patientenakte.
Leistungen und Zeiten einfach zusammenführen
Serientermine zeigen im Kalender den geplanten Behandlungsrhythmus. Nach der Sitzung erfassen Sie die tatsächlich erbrachte Leistung am Termin. Befund und Verlauf ergänzen denselben Behandlungsbezug; Textvorschläge unterstützen die Formulierung Ihrer Dokumentation.
Verwenden Sie einen Leistungsnamen, den Patient und Team wiedererkennen. Wenn ein Termin verschoben wird, aktualisieren Sie den Kalendereintrag und dokumentieren die Leistung am tatsächlichen Behandlungstag. Ein Planungsblock für Raum oder Fahrt dient der Organisation; auf die Rechnung gehören die vereinbarten und tatsächlich erfassten Leistungen. So bleiben eine Absage und eine durchgeführte Behandlung auch nach einer Terminänderung klar unterscheidbar.
Hausbesuche im privaten Ablauf berücksichtigen
Bei einem Hausbesuch gehören Termin und vereinbarter Ort zusammen. Halten Sie eine wichtige Ankunftsinformation bei der Patientenakte fest und dokumentieren Sie die Sitzung am zugehörigen Termin. So sieht das Team den aktuellen Behandlungsbezug.
easymed läuft im Browser auch auf Tablets und Smartphones. Sie können unterwegs dieselbe Patientenakte öffnen und den Hausbesuch direkt beim Termin dokumentieren. Der Eintrag ist anschließend für Empfang und Behandlungsteam im Verlauf erreichbar, ohne eine handschriftliche Nebenakte später übertragen zu müssen.
Eine Rechnung, die zur Serie passt
In easymed entsteht die Privatrechnung aus den erfassten Leistungen. Der gewählte Katalog oder die beim Patienten hinterlegte Preisgrundlage liefert den vereinbarten Ansatz; einen anderen Katalog können Sie bei Bedarf für eine einzelne Rechnung auswählen. Leistungstag und Behandlungsbezug liegen bereits vor, sodass Sie die Sitzung nicht nochmals in eine Rechnungsvorlage übertragen.
Auf der Rechnung soll die Familie die Leistung und den dazugehörigen Termin wiedererkennen. Ein gesondert vereinbartes Gespräch oder ein Bericht wird erst dann als zusätzliche Position berücksichtigt, wenn der Auftrag feststeht und die Leistung erbracht wurde. Die Absprache zu Umfang und Kosten hilft, die Position aus dem Vorgang heraus zu erläutern.
Für Kartenzahlungen am Empfang lässt sich das SumUp-Terminal mit dem Empfangs-Tablet verbinden. Die Zahlung wird der Rechnung zugeordnet; der Patient bezahlt am Terminal selbst. So schließt die Zahlung an denselben Abrechnungsweg an.
Absprachen im Team einfach weiterführen
Die gemeinsame Patientenakte verbindet Kosteninformation, Behandlungseintrag und zusätzliche Aufträge mit derselben Person. Der Empfang kann die vorab besprochene Kosteninformation erläutern, während die behandelnde Fachkraft den tatsächlichen Umfang einer Sitzung oder eines Berichts dokumentiert. Mitarbeiterrechte ordnen den Zugriff der Rollenverteilung Ihrer Praxis zu.
Ein kurzer, konkreter Vermerk reicht für die Übergabe, etwa: „Gespräch zum häuslichen Alltag: 20 Minuten besprochen; bei Bedarf als eigener Termin nach Rücksprache.“ Die nächste Kollegin erkennt, ob es sich um eine Option oder einen bereits erteilten Auftrag handelt und kann daran anknüpfen.
Die Praxissoftware für Ergotherapie verbindet Serienplanung, Dokumentation und Privatabrechnung. Damit kann Ihr Team Anpassungen innerhalb einer laufenden Serie im vorhandenen Patientenbezug weiterführen.
Eine private Ergotherapieserie mit wechselnden Leistungen durchspielen
Im Beispiel vereinbart eine Familie sechs Behandlungstermine. Zusätzlich besprechen Therapeutin und Familie ein mögliches Angehörigengespräch und halten einen Bericht als Option fest. Der Kalender bildet die Terminplanung ab; die Behandlung und weitere Aufträge ergänzt das Team im Verlauf am Patienten.
Nach dem dritten Termin bittet die Familie um den Bericht. Vor der Erstellung klären beide Seiten Umfang und Kosten und ergänzen den Auftrag bei der bestehenden Serie. Die Therapeutin wählt anschließend die betreffenden Sitzungen und ihre Vorlage aus, statt den Verlauf erneut zusammenzustellen.
Am Ende wurden fünf Behandlungstermine wahrgenommen, einer wurde abgesagt und der Bericht wurde erstellt. Im Beispiel unterscheidet die Abrechnung die fünf tatsächlich erbrachten Sitzungen von der Absage. Den Bericht führt sie nur dann als eigene Position, wenn er gesondert beauftragt, bepreist und erstellt wurde.
Zusatzaufwand in der Ergotherapie vor einer Änderung besprechen
Eine Bezugsperson bittet um ein zusätzliches Gespräch zur Organisation des häuslichen Alltags. Beschreiben Sie den Anlass und den vorgesehenen Umfang. Halten Sie dabei auseinander, was bereits zum vereinbarten Behandlungskontakt gehört und was Sie als eigene Leistung anbieten.
KI Generiert
Bevor Sie das zusätzliche Gespräch vorbereiten, erläutern Sie seinen Preis und lassen die Familie entscheiden. Erst wenn der Auftrag bestätigt ist, ergänzen Sie die Absprache in der Patientenakte. Nach dem Gespräch erfassen Sie die tatsächlich erbrachte Leistung; daraus kann easymed die Rechnungsposition übernehmen.
Einen Bericht aus der vorhandenen Dokumentation erstellen
Mit der optionalen KI-Therapiebericht-Funktion wählen Sie in easymed die betreffenden Sitzungen und eine passende Vorlage aus. Die KI erstellt aus den vorhandenen Behandlungstexten einen Entwurf, zum Beispiel mit Abschnitten für Untersuchung, Befund, Verlauf und Empfehlung. Dadurch schreiben Sie den Serienverlauf nicht ein zweites Mal ab.
Sie prüfen den Entwurf fachlich, ändern bei Bedarf einzelne Formulierungen und geben ihn frei. Erst mit dieser Prüfung wird aus dem Entwurf das Dokument für die Patientenakte. Der benötigte KI-Zugang und die Entscheidung, welche Sitzungen in den Bericht gehören, bleiben Teil Ihres Arbeitsablaufs.
Eine Vorlage nach Ihrer Arbeitsweise erleichtert wiederkehrende Berichtsaufträge. Die ausgewählten Sitzungen und der dokumentierte Verlauf geben dem Entwurf seinen Bezug. Mehr zum Ablauf erläutert die Seite zum Therapiebericht für Ergotherapie.
Private Hausbesuche in der Ergotherapie mit der richtigen Vereinbarung verbinden
Eine Serie kann in der Praxis beginnen und einzelne Sitzungen am Wohnort umfassen. Beschreiben Sie den vereinbarten Ort in der Kosteninformation und dokumentieren Sie die tatsächlich durchgeführte Sitzung beim passenden Termin. Das verbindet den Behandlungsort mit der erfassten Leistung.
Wird ein ausgefallener Hausbesuch in der Praxis nachgeholt, aktualisieren Sie den Kalender und halten den tatsächlichen Ort der Behandlung fest. Die Leistung knüpft dann an die Sitzung am neuen Ort an; der nächste Termin bleibt mit der bestehenden Serie verbunden.
Rechnungspositionen einer Ergotherapieserie aus der Erfassung übernehmen
Die erfassten Leistungen bilden in easymed die Grundlage der Rechnung. Leistungstag, Leistungsname und gewählte Preisgrundlage gehören zum bestehenden Vorgang. Ein separat vereinbartes Angehörigengespräch erfassen Sie nach seiner Durchführung und können es danach in den Rechnungsweg übernehmen.
Bei einer Rückfrage öffnen Sie die zugehörige Sitzung und die besprochene Kosteninformation. Damit lässt sich eine Position aus dem konkreten Vorgang erklären, ohne den Serienverlauf aus getrennten Listen neu zusammenzustellen. Für die weitere Verwaltung steht auch der DATEV-Export bereit.
Was tun, wenn die Versicherung eine Rechnungsposition hinterfragt?
Greifen Sie die konkrete Frage auf: Geht es um Leistungsbezeichnung, Behandlungstag oder Umfang der tatsächlich erbrachten Sitzung? Die Leistungserfassung, Dokumentation und Kosteninformation zeigen, was mit der Familie vereinbart und durchgeführt wurde. Daraus können Sie die eigene Rechnung sachlich erläutern.
Die Frage nach der Erstattung ist ein eigener Punkt. Für die Bundesbeihilfe nennt die Anlage 9 der BBhV Höchstbeträge für beihilfefähige Heilmittel, darunter Ergotherapie. Diese Beträge betreffen die Beihilfe; die konkrete Erstattung prüft die zuständige Stelle anhand der individuellen Voraussetzungen. Wenn eine Rechnungsangabe korrigiert werden muss, bearbeiten Sie genau diese Position im bestehenden Vorgang.
