Die Privatabrechnung in der Physiotherapie folgt einem klaren Ablauf: vereinbarten Preis und Umfang dokumentieren, tatsächlich durchgeführte Leistung erfassen, daraus die Rechnung erstellen und den Zahlungseingang dem Beleg zuordnen. easymed führt private Tarife und Selbstzahler-Leistungen mit eigenen Preisen. Die Rechnung entsteht aus den erfassten Leistungen und lässt sich als PDF per E-Mail versenden. Am Empfang ist Kartenzahlung über den angebundenen SumUp-Kartenleser möglich; offene Rechnungen und Zahlungserinnerungen bleiben in easymed im Blick.
Der verbundene Ablauf für Physiotherapie führt Terminplan, Patientenakte, Leistungserfassung und Rechnung in einer Software zusammen. So muss eine durchgeführte Leistung nicht für ein zweites Rechnungsprogramm erneut übertragen werden. Die folgenden Schritte zeigen, wo Honorarvereinbarung, tatsächlicher Behandlungstag und Zahlung zusammengehören.
Aufnahme und Honorar beim Patienten zusammenführen
Legen Sie ein vorliegendes Privatrezept und die Angaben zur vorgesehenen physiotherapeutischen Behandlung beim Patienten ab. Bei privaten Angeboten halten Sie Leistung, Umfang und Preis vor der Durchführung fest. So ist klar, welche Leistung vereinbart ist und welche Kosten dem Patienten entstehen.
Die Honorarvereinbarung gehört zum betreffenden Behandlungsfall. easymed unterstützt digitale Vereinbarungen und Aufklärung mit Unterschrift auf dem Tablet. Eine Selbstauskunft kann schon vor dem Besuch per Link ausgefüllt werden. Die Patientenakte hält die dazugehörigen Dokumente und Hinweise zusammen, sodass Ihr Team beim nächsten Termin mit den vorhandenen Informationen weiterarbeiten kann.
Eine Kostenerstattung durch eine private Versicherung richtet sich nach den Bedingungen des jeweiligen Vertrags. Für das Patientengespräch erklärt die Praxis zuerst ihr eigenes Angebot. Die ausgestellte Rechnung gibt dem Patienten anschließend die passenden Angaben für eine Erstattungsfrage. Ein verständlicher Leistungsname und der vereinbarte Preis machen diesen Weg leichter.
Eine verschobene Sitzung direkt weiterführen
Bei einer Terminverschiebung in der Physiotherapie ist der tatsächliche Behandlungstag der einfache Bezug für die Privatrechnung. Im Beispiel wird eine Sitzung von Montag auf Mittwoch verlegt und am Mittwoch durchgeführt. Die Leistungserfassung hält die erbrachte Sitzung fest; daraus entsteht die betreffende Rechnungsposition.
Die Terminorganisation läuft im gemeinsamen Kalender weiter. Eine Nachfrage zum früheren Montag lässt sich mit der Verschiebung und dem tatsächlichen Mittwoch beantworten. Beide Daten beschreiben die Organisation derselben Sitzung. Die private Rechnung erhält den Bezug zur durchgeführten Leistung.
Ein einzelner Ersatztermin verändert zunächst diesen Besuch. Wenn der Patient dagegen künftig immer mittwochs kommen möchte, vereinbaren Sie die weitere Terminfolge entsprechend. Der Kalender mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht sowie Serienterminen unterstützt beide Situationen. Das Team arbeitet am gemeinsamen Plan und braucht keine zusätzliche Nebenliste der Änderungen.
Die Behandlungsakte und der Kalender beantworten unterschiedliche Fragen: Fachlich wesentliche Maßnahmen und Ergebnisse hält die Praxis zeitnah in der Akte fest; das verlangt § 630f Abs. 1 und 2 BGB. Für die Rechnungsposition vergleichen Sie anschließend die erfasste Leistung mit dem Termin, an dem die Sitzung tatsächlich stattgefunden hat.
Vereinbarte Preise für den konkreten Fall verwenden
Für den Preisstand bei der Privatabrechnung in Ihrer Physiotherapiepraxis zählt die Vereinbarung zum jeweiligen Angebot. easymed führt private Tarife und Leistungen mit eigenen Preisen. Die dazugehörige Honorarunterlage beim Patienten erklärt, welcher Umfang und Preis für dessen Behandlung vereinbart wurden.
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Nach dem Behandlungsvertrag schuldet der Patient die vereinbarte Vergütung, soweit kein Dritter zur Zahlung verpflichtet ist (§ 630a Abs. 1 BGB). Ist eine vollständige Kostenübernahme durch einen Dritten nicht gesichert oder gibt es dafür hinreichende Anhaltspunkte, informieren Sie den Patienten vor Behandlungsbeginn in Textform über die voraussichtlichen Kosten (§ 630c Abs. 3 BGB). Halten Sie in der Honorarunterlage fest, welche Leistung mit welchem Umfang und Preis angeboten wird. So lässt sich eine spätere Rechnung mit der Vereinbarung abgleichen.
Ein Beispiel: Ein Patient bringt eine ältere Kostenübersicht mit, während Ihre Praxis inzwischen eine aktuelle Übersicht für neue Angebote verwendet. Besprechen Sie den Preis der vorgesehenen Leistung anhand seiner vorhandenen Vereinbarung. Für ein neu gewünschtes Zusatzangebot erklären Sie den dazugehörigen aktuellen Preis vor der Durchführung.
So bleiben beide Zusammenhänge verständlich: Die Unterlage der bisherigen Serie erklärt deren Preis; das neue Angebot erhält seine eigene klare Kosteninformation. Das hilft auch dem Empfang bei einer späteren Frage. Er kann die betreffende Position direkt mit dem vorhandenen Dokument beim Patienten verbinden.
Rechnungen aus den erfassten Leistungen erstellen
In easymed entsteht die Rechnung aus den erfassten Leistungen. Der Behandlungstag, die Position und ihr Preis bleiben im Bezug zum Patientenfall. Vor dem Versand können Sie abgleichen, ob Datum, Leistungsumfang und Honorar zur Vereinbarung passen. Das fertige PDF lässt sich per E-Mail an den Patienten senden.
Für Serien legen Sie einen nachvollziehbaren Rechnungsrhythmus fest. Benennen Sie, welche durchgeführten Besuche die nächste Rechnung umfasst, etwa alle Termine bis zu einem vereinbarten Abschnitt. Wenn sich der Leistungsumfang ändert, erfassen Sie die zusätzliche Leistung als eigene Position zum vorher besprochenen Preis.
Am Empfang kann der Patient mit dem an easymed angebundenen SumUp-Kartenleser bezahlen. Für später eingehende Zahlungen behalten Sie offene Rechnungen in easymed im Blick und können Zahlungserinnerungen versenden. So bleibt der Zahlungsstand mit dem zugehörigen Patientenfall verbunden.
Eine Zahlung mit der Rechnungsnummer zuordnen
Für die Zuordnung einer Zahlung zu einer Physiotherapie-Rechnung hilft vor allem die Rechnungsnummer. Im Beispiel sind zwei Rechnungen über jeweils 120 Euro offen, und eine Überweisung über 120 Euro geht ein. Die Rechnungsnummer im Zahlungsbezug führt zur richtigen Rechnung. Damit lässt sich die Zahlung dem betreffenden Dokument zuordnen.
Wenn der Bezug bei diesem einen Eingang fehlt, fragen Sie gezielt nach der Rechnungsnummer oder dem betreffenden Patientenfall. Eine kurze Antwort ergänzt die benötigte Information. Die offenen Posten in easymed geben die Übersicht über die noch zu bearbeitenden Rechnungen; die konkrete Nummer stellt den Bezug für diesen Zahlungsvorgang her.
Ein zweites Rechenbeispiel: Die Rechnung beträgt 120 Euro, der zugeordnete Eingang 80 Euro. Die rechnerische Differenz beträgt 40 Euro. Benennen Sie in einer Rückfrage die Rechnung, den vorhandenen Eingang und die noch offene Differenz. Der Patient kann damit direkt sagen, ob eine weitere Zahlung folgt oder ob er eine bestimmte Position besprechen möchte.
Rechnungsrückfragen mit der passenden Information beantworten
Eine Frage zum Behandlungstag beantwortet der zugehörige Termin. Für eine Preisfrage verwenden Sie die vereinbarte Leistung und ihre Honorarunterlage. Bei einer Zahlungsfrage helfen Rechnungsnummer und bestätigter Eingang. Der jeweilige Bezug zeigt schnell, welche Information für die Antwort gebraucht wird.
Ein Beispiel: Der Patient fragt, warum die Rechnung einen Mittwoch nennt. Die Sitzung wurde von Montag auf Mittwoch verschoben und dort durchgeführt. Diese kurze Erklärung reicht für das konkrete Anliegen. Fragt er nach dem Preis eines neuen Angebots, verwenden Sie dessen vorher besprochene Kosteninformation.
Falls eine Rückmeldung später fortgesetzt wird, halten Sie die konkrete Frage und den vereinbarten nächsten Schritt beim Patienten fest. Die berechtigte Vertretung findet dort den vorhandenen Zusammenhang. Mit easymed bleiben private Tarife, Leistungserfassung, Rechnungs-PDF und offene Posten verbunden. Eine persönliche Vorführung zeigt Ihnen den Weg vom Termin bis zur privaten Rechnung.
