Eine Privatrechnung Physiotherapie ist nachvollziehbar, wenn die vereinbarte Leistung, ihr Preis und der tatsächliche Behandlungstag zusammenpassen. Für physiotherapeutische Privatleistungen gibt es keine amtliche Gebührenordnung wie die GOÄ für ärztliche Leistungen (Physio Deutschland: Honorarvereinbarung für Privatpatienten, Stand 2024). Der PKV-Verband weist darauf hin, dass es für Heilmittel wie Physiotherapie keine einheitlichen Preislisten gibt und Versicherer eigene Erstattungsbeträge festlegen können (PKV-Verband: Leistungen und Erstattung). Privatversicherte begleichen Rechnungen grundsätzlich selbst und reichen sie zur Erstattung bei ihrem Versicherer ein (Bundesgesundheitsministerium zum Kostenerstattungsprinzip).
Für easymed-Praxen stehen ein GOÄ-Analogkatalog, eine PKV-Tarifdatenbank und Beihilfe-Kataloge bereit. Anhand des beim Patienten hinterlegten Tarifs schlägt easymed den passenden Katalog vor; Sie prüfen die tatsächlich erbrachten Leistungen und erstellen daraus den Praxisbeleg. Ein GOÄ-Analogkatalog ist dabei ein Abrechnungsweg, keine amtliche Gebührenordnung für Physiotherapie. So bleiben Honorarvereinbarung, erfasste Behandlung und Rechnung in einem Ablauf verbunden.
Vor der ersten Behandlung Preis und Kosten klären
Vereinbaren Sie mit dem Patienten, welche Leistungen angeboten werden und welcher Preis dafür gilt. Der Deutsche Verband für Physiotherapie empfiehlt, Preis und Leistung vor Behandlungsbeginn vertraglich festzuhalten (Physio Deutschland: Honorarvereinbarung für Privatpatienten). Eine Honorarvereinbarung kann außerdem Art der Leistung, Behandlungsdauer und Zahlungsziel nach Rechnungserhalt aufführen (Physio Deutschland: Abrechnung mit Privatpatienten). Ist die Höhe nicht vereinbart, verweist § 612 BGB auf die übliche Vergütung, soweit keine Taxe besteht (§ 612 BGB).
Wenn Sie wissen, dass eine vollständige Kostenübernahme durch PKV, Beihilfe oder einen anderen Dritten nicht gesichert ist, oder sich dafür hinreichende Anhaltspunkte ergeben, müssen Sie den Patienten vor Behandlungsbeginn in Textform über die voraussichtlichen Behandlungskosten informieren (§ 630c Abs. 3 BGB; Gesetzestext). Eine kurze Kostenübersicht kann dafür die geplanten Leistungen und Preise je Termin sowie den voraussichtlichen Gesamtbetrag zeigen. § 630c Abs. 4 BGB nennt besondere Fälle, in denen die Information entbehrlich sein kann, etwa eine unaufschiebbare Behandlung oder einen ausdrücklichen Verzicht des Patienten. Ändert sich der Umfang einer längeren Serie, besprechen Sie die neue Leistung und ihren Preis, bevor Sie sie erbringen, und halten Sie den gültigen Stand fest.
Die vereinbarte Praxisvergütung und die spätere Erstattung sind zwei verschiedene Beträge. Eine Versicherung kann abhängig vom Tarif eigene Erstattungsgrenzen anwenden; die Beihilfe erstattet ebenfalls nach ihren geltenden Regeln. Wenn Patienten wissen möchten, welchen Anteil ihr Vertrag voraussichtlich übernimmt, kann die Praxis die vereinbarten Leistungs- und Preisangaben bereitstellen. Die Tarifauskunft klärt der Patient mit seiner Versicherung oder Beihilfestelle. Das verhindert, dass ein Beihilfe-Höchstbetrag mit dem vereinbarten Praxispreis verwechselt wird.
Bei einer Kinderbehandlung können die behandelte Person und der Rechnungsempfänger auseinanderfallen. Halten Sie deshalb fest, welcher Elternteil als Kontakt und Rechnungsempfänger vorgesehen ist. Die Familienverwaltung von easymed verbindet Bezugspersonen mit den jeweiligen Patientenakten; das hilft, wenn mehrere Familienmitglieder dieselbe Praxis besuchen.
Leistungspositionen aus tatsächlichen Terminen bilden
In easymed gehört die Leistungserfassung zur jeweiligen Patientenakte. Die Rechnung verwendet die erfassten Leistungen und den dafür hinterlegten Preisstand. Einheitliche, verständliche Leistungsbezeichnungen machen den Zusammenhang zwischen Vereinbarung und Privatbeleg leicht lesbar. Ein intern vertrautes Kürzel kann durch eine verständliche Bezeichnung für die empfangende Person ergänzt werden.
Das Leistungsdatum bezeichnet den tatsächlichen Behandlungstag. Wird ein ursprünglich für Mittwoch geplanter Termin auf Freitag verschoben und am Freitag durchgeführt, gehört Freitag zur berechneten Behandlung. Der Kalender zeigt die Planung, die erfasste Leistung den tatsächlich durchgeführten Termin. Dieser konkrete Bezug macht spätere Fragen zu einer Terminverschiebung einfach erklärbar.
Bei mehreren Leistungen an einem Tag können unterschiedliche Positionen mit ihrer jeweiligen Menge sichtbar werden. Für die Privatrechnung Physiotherapie sind solche Leistungsangaben hilfreicher als eine einzige allgemeine Sammelbezeichnung. Die Rechnung bleibt dadurch mit dem Verlauf verbunden, selbst wenn sich die Inhalte während einer Serie verändern.
Drei Behandlungstage verständlich auf einer Rechnung darstellen
Im Beispiel hat eine Patientin drei Termine wahrgenommen. Beim ersten Termin wurde eine andere Leistung erbracht als bei den beiden Folgeterminen. Die Rechnung zeigt deshalb den ersten Behandlungstag mit seiner eigenen Leistungsbezeichnung und die beiden weiteren Tage mit der jeweiligen Folgeleistung. Die vereinbarten Einzelpreise erklären den Gesamtbetrag.
Die drei Behandlungstage sind bereits in der gemeinsamen Grundlage vorhanden. Sie brauchen für die Rechnung keine neue Liste aus verschiedenen Ablagen zusammenzustellen. Eine Kollegin kann bei einer Rückfrage die betreffende Position und den zugehörigen Termin aufrufen. Die Privatrechnung lässt sich so einer Behandlungsserie zuordnen, ohne den vollständigen klinischen Verlauf auf den Beleg zu übernehmen.
Eine Preisänderung für künftige Behandlungen erhält ihren eigenen Geltungsbeginn. Für einen früheren Termin bleibt die zu diesem Vorgang gehörende Honorarvereinbarung aussagekräftig. So können Sie erklären, warum zwei Behandlungsfälle mit unterschiedlichen Preisständen abgerechnet wurden, auch wenn die Leistungsbezeichnung gleich ist.
Rechnung und klinische Dokumentation passend verbinden
Auf der Rechnung stehen die Angaben, die den abgerechneten Vorgang verständlich machen. Die ausführliche klinische Dokumentation bleibt in der Patientenakte. Ein Bericht, eine Verlaufsnotiz und eine Rechnungsposition haben unterschiedliche Zwecke, gehören aber zur selben behandelten Person und zum entsprechenden Zeitpunkt.
Bei easymed lassen sich Dokumentation und vorhandene Unterlagen am Behandlungsfall aufrufen. Das erleichtert die Zuordnung bei Rückfragen, ohne vertrauliche Verlaufsnotizen in den Rechnungsversand zu übernehmen. Für die Privatrechnung verwenden Sie die passenden Leistungsangaben und den vorgesehenen Rechnungskontakt.
Versand und Zahlungsstand im gleichen Ablauf nutzen
Die Privatabrechnung mit easymed führt erfasste Leistungen und Rechnungserstellung zusammen. Das fertige Dokument lässt sich als PDF per E-Mail versenden. Der vereinbarte Rechnungsempfang erhält damit die Rechnung aus demselben Praxisablauf, in dem die Behandlung erfasst wurde.
Auch der Zahlungsstand bleibt an der Rechnung sichtbar. Ist ein Betrag offen, kann eine Zahlungserinnerung per Klick versendet werden. Für eine Rückmeldung zu einer einzelnen Position ist deshalb klar, ob sich die Frage auf die berechnete Leistung, den Preis oder eine bereits zugeordnete Zahlung bezieht.
Wenn Ihre Praxis die Lexware-Office-Anbindung als Zusatzmodul verwendet, werden Praxisrechnungen als Belege dorthin übergeben und vollständig bezahlte Rechnungen täglich abgeglichen. So lässt sich der Rechnungsbezug auch in der Buchhaltung weiterführen.
Eine einzelne Position der privaten Physiotherapierechnung prüfen
Wenn Sie einen Physiotherapie-Privatbeleg prüfen möchten, beginnen Sie bei der konkreten Rückfrage. Geht es um die Leistungsbezeichnung, die Anzahl oder den Betrag? Das Anliegen bestimmt, welche bereits vorhandene Angabe die Antwort erklärt.
Die dokumentierte Durchführung erklärt die Leistung und ihr Datum. Die Honorarvereinbarung erklärt den verwendeten Preisstand. Der Rechnungskontakt zeigt, an wen der Beleg gehört. Eine kurze Rechnungsprüfung an dieser einen Position ist damit gezielt möglich; eine erneute Kontrolle der gesamten Serie ist für jede Verständnisfrage nicht nötig.
Erklären Sie den passenden Zusammenhang in verständlichen Worten und halten Sie die Rückmeldung beim Rechnungsfall fest. Eine spätere Kollegin findet dann die bereits beantwortete Frage mit ihrem Bezug wieder. Ergibt sich eine notwendige Rechnungskorrektur, bleibt diese nachvollziehbar mit dem ausgestellten Dokument verbunden. Betrifft die Rückfrage dagegen eine Erstattung, hilft die Praxis mit ihren Leistungsangaben und Preisen; die Tarifauskunft gehört zur zuständigen Versicherung oder Beihilfestelle.
Eine verständliche Privatrechnung macht den tatsächlichen Behandlungstag, die erbrachte Leistung und den vereinbarten Preis für jede Position greifbar. Die Erstattung bleibt davon getrennt und richtet sich nach dem Vertrag des Patienten.
