Eine private Überweisung der Praxisinhaberin auf das Praxiskonto ist bei einer Einzelpraxis eine Privateinlage und keine Betriebseinnahme. Eine spätere Überweisung für den eigenen Haushalt ist eine Privatentnahme und keine Betriebsausgabe. Auch wenn alle Beträge auf demselben Kontoauszug stehen, gehören sie zu unterschiedlichen Vorgängen.
Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung übergibt easymed abgeschlossene Praxisrechnungen automatisch an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer; easymed übernimmt sie für das Rechnungsdokument. Dieser Weg ordnet die Behandlungseinnahme ihrer Rechnung zu. Private Einlagen und Entnahmen bleiben eigene Geldbewegungen in der Buchhaltung.
Den privaten Geldeingang mit seinem Ursprung zuordnen
Im Beispiel überweist eine Physiotherapeutin, die ihren Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, 2.000 Euro von ihrem privaten Konto auf das Praxiskonto. Der Kontoauszug zeigt den Betrag, das Datum und das Ausgangskonto. Eine kurze Buchungsnotiz wie „Privateinlage der Inhaberin“ hält den Anlass fest.
Für die Zuordnung notieren Sie den tatsächlichen Ursprung, den Betrag und den Zahlungsbezug. Der Überweisungs- oder Kontoauszug belegt den Geldfluss; die Notiz verbindet ihn mit der privaten Geldzuführung. Wenn die Patientin Geld für eine Behandlung überweist, gehört der Eingang dagegen zur zugehörigen Praxisrechnung.
Für die Einzahlung aus privaten Mitteln ist keine Patientenrechnung auszustellen, denn damit wird keine Behandlung bezahlt. Entscheidend ist, warum das Geld auf dem Praxiskonto eingeht. Verwenden Sie dafür die Zuordnung, die in Ihrer Buchhaltung für private Einlagen eingerichtet ist.
Die EÜR trennt Einlage und Praxisumsatz
§ 4 Absatz 1 des Einkommensteuergesetzes zählt Bareinzahlungen zu den Einlagen. Geld oder andere Wirtschaftsgüter, die die Inhaberin dem Betrieb zuführt, erhalten damit einen anderen Bezug als ein Honorar. Absatz 3 beschreibt die EÜR als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben.
Die amtliche ELSTER-Anleitung zur Anlage EÜR führt Geld-Einlagen und Geld-Entnahmen als eigene Angaben auf. Für die Praxis bedeutet das: Ein Zahlungseingang wird nach seiner Herkunft zugeordnet und nicht allein deshalb als Honorar behandelt, weil der Kontostand steigt.
Auf dem Praxiskonto kommen im Beispiel 2.000 Euro private Einlage und 120 Euro aus einer bezahlten Praxisrechnung an. Der Bankeingang beträgt zusammen 2.120 Euro. Die 120 Euro gehören zur Rechnung; die 2.000 Euro bleiben eine private Geldzuführung. So stimmen Kontostand und Zuordnung überein, ohne den gesamten Eingang als Behandlungserlös zu erfassen.
Wenn private und betriebliche Zahlungen über ein gemeinsames Konto laufen, weist ELSTER darauf hin, dass Betriebseinnahmen zugleich als Entnahmen und Betriebsausgaben zugleich als Einlagen gelten. Bei einem gemischten Konto hält die Zuordnung deshalb den privaten oder betrieblichen Anlass jedes Vorgangs sichtbar.
Die Lieferantenzahlung als eigenen Vorgang festhalten
Einlage und Einkauf sind zwei Vorgänge. Die Einzahlung erklärt, woher das Geld kommt; die Lieferantenrechnung zeigt, was die Praxis gekauft oder beauftragt hat. Die Herkunft der Mittel ersetzt daher nicht den Einkaufsbeleg.
Im Beispiel überweist die Physiotherapeutin zunächst 2.000 Euro auf das Praxiskonto und bezahlt danach eine Lieferantenrechnung über 800 Euro. Betrachtet man nur diese beiden Bewegungen, bleiben nach der Zahlung 1.200 Euro auf dem Konto. Das ist der Saldo aus Einlage und Lieferantenzahlung; die 120 Euro aus dem vorherigen Beispiel sind in dieser Teilrechnung nicht enthalten.
Die Rechnung beschreibt die Anschaffung oder Leistung und ist die Grundlage für deren übliche Zuordnung in der EÜR. Ein Gerät oder eine Fremdleistung wird anhand des Beleginhalts eingeordnet. Dass das Praxiskonto zuvor durch private Mittel gedeckt wurde, ändert nicht, was die Praxis gekauft hat.
Eine private Haushaltsüberweisung als Entnahme zuordnen
Überweist die Inhaberin später 500 Euro vom Praxiskonto auf ihr privates Konto, ist der Anlass ein anderer: Sie verwendet das Geld für den eigenen Haushalt. § 4 Absatz 1 EStG beschreibt Entnahmen als Wirtschaftsgüter, die der Betrieb für die Inhaberin, ihren Haushalt oder andere betriebsfremde Zwecke verlassen. Die Geldüberweisung ist deshalb eine Privatentnahme und keine Betriebsausgabe.
Bei 2.000 Euro Einlage und 500 Euro Haushaltsentnahme beträgt der Saldo dieser beiden privaten Bewegungen 1.500 Euro. Die Lieferantenzahlung bleibt davon getrennt und wird anhand ihrer Rechnung zugeordnet. Erfassen Sie Einlage und Entnahme einzeln, damit der jeweilige private Anlass am Zahlungsbezug erkennbar bleibt.
Den Zuordnungsweg für wiederkehrende Zahlungen nutzen
Für eine private Einlage halten Sie Datum, Betrag und Herkunft fest; bei einer privaten Entnahme notieren Sie den privaten Zweck. Ergänzen Sie jeweils den vorhandenen Kontoauszug oder Überweisungsnachweis. Die Angaben helfen der Buchhaltung, eine private Geldbewegung vom Behandlungseingang und vom Einkaufsbeleg zu unterscheiden.
Wenn diese Buchungsart zum ersten Mal vorkommt, klären Sie die passende Kategorie mit der zuständigen Buchhaltung oder Kanzlei anhand des konkreten Vorgangs. Danach verwenden Sie für gleichartige Einlagen und Entnahmen denselben eingerichteten Weg. Ihre Praxisrechnungen laufen daneben über den Rechnungsabschluss in easymed und bei aktivierter Anbindung weiter zu Lexware Office.
