Ein klarer Monatsablauf für die Privatabrechnung in der Physiotherapie verbindet Aufnahme, erfasste Leistung, Rechnung und Zahlungsstand. In easymed sind Patientenakte, Termine, private Leistungen und eigene Praxispreise verbunden. Aus den erfassten Leistungen entsteht der Beleg; das PDF kann per E-Mail versendet werden. Am Monatsende prüft das Team offene Vorgänge nach ihrem konkreten nächsten Schritt: eine fehlende Angabe zur Vereinbarung, ein ausstehender Betrag oder eine Rückfrage zu einer Position. Der Monatswechsel ändert weder den Behandlungstag noch den Bezug zur ursprünglichen Leistung. Der folgende Ablauf zeigt, wie diese Schritte zusammenhängen.
Legen Sie die Grundlagen bei der Aufnahme fest
Person, vereinbarte Leistung, Preisgrundlage und Rechnungsempfänger bilden die Grundlage des privaten Falls. Bei einer Kinderbehandlung können behandelte Person und Rechnungsempfänger auseinanderfallen; klären Sie die Zuordnung direkt bei der Aufnahme. In der gemeinsamen easymed-Patientenakte stehen Stammdaten, Versicherung, Dokumente und Hinweise am passenden Ort. So kann auch eine Kollegin die fallbezogenen Angaben nutzen, wenn sie später den Beleg vorbereitet.
Ihre Praxisleistungen und Preise werden im System hinterlegt. Halten Sie die Honorarvereinbarung zur konkreten Serie so fest, dass die vereinbarte Preisgrundlage bei einer späteren Rechnung sichtbar bleibt. Werden allgemeine Praxispreise geändert, notieren Sie die Grundlage für laufende Serien am zugehörigen Fall. So lässt sich der Betrag aus dem Preisstand der Behandlung nachvollziehen.
Wenn eine vollständige Kostenübernahme durch einen Dritten nicht gesichert ist oder dafür konkrete Anhaltspunkte bestehen, informieren Sie den Patienten vor Beginn der Behandlung in Textform über die voraussichtlichen Kosten. Das verlangt § 630c Absatz 3 BGB. Für eine geplante Serie hilft eine klare Übersicht über Umfang, vereinbarte Preise und erwartete Gesamtkosten. § 630c BGB
Für den Rechnungsempfang brauchen Sie den passenden Namen und die aktuelle Anschrift oder den vorgesehenen E-Mail-Kontakt. Halten Sie die geklärte Zuordnung am Patientenfall fest, damit eine Vertretung die Rechnung an die vereinbarte Person richten kann.
Erfassen Sie Leistungen im laufenden Betrieb
Nach einem durchgeführten Termin wird die tatsächlich erbrachte Leistung zum Behandlungsfall erfasst. Befund und Verlauf können in easymed je Termin dokumentiert werden. Ein abgesagter Besuch ist dagegen keine durchgeführte Behandlung. Ändert sich der vereinbarte Leistungsumfang, erklärt die passende Angabe, was tatsächlich erbracht wurde.
Der Kalender organisiert die Zeit, die Leistungserfassung liefert die Grundlage und die Rechnung fasst die passenden privaten Leistungen zusammen. Diese drei Schritte bilden den gemeinsamen Praxisweg. Ein beendetes Zeitfenster allein beschreibt noch keine erbrachte Leistung; die konkrete Erfassung macht den Behandlungsbezug nachvollziehbar.
Für das Team ist diese Aufgabenteilung leicht verständlich: Die behandelnde Person hält die Durchführung fest, die private Rechnung entsteht aus den vorhandenen Leistungen. Eine zusätzliche monatliche Abschrift der gleichen Behandlungstage entfällt. Eine Kollegin kann beim betreffenden Patientenfall fortfahren.
Bereiten Sie Rechnungen nachvollziehbar vor
Die Rechnungspositionen sollten Behandlungstag, Art und Umfang der tatsächlich erbrachten Leistung sowie das vereinbarte Entgelt nachvollziehbar wiedergeben. Aus der Leistungserfassung in easymed wird die Praxisrechnung erstellt. Für den Monatscheck gleichen Sie Namen und Anschrift von Praxis und Rechnungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Betrag und Steuerangabe mit dem Behandlungsfall ab. § 14 Absatz 4 UStG nennt diese und weitere Pflichtangaben; bei Steuerbefreiung gehört ein Hinweis darauf in die Rechnung. § 14 UStG Eine noch offene Information wird genau benannt, damit nicht der gesamte Fall zurück an die Aufnahme wandert.
Ein sinnvoller Zeitpunkt für die Rechnung kann das Ende der vereinbarten Serie oder ein passender Abrechnungsabschnitt sein. Entscheidend ist, welche Leistungen tatsächlich erbracht wurden. Das Behandlungsgeschehen und der Rechnungsanlass bleiben verständlich verbunden, auch wenn mehrere private Serien parallel laufen.
Mit der optionalen Lexware-Office-Anbindung geht die abgeschlossene Rechnung als Beleg an Lexware Office. Dort wird die Rechnungsnummer vergeben und von easymed übernommen; anschließend entstehen PDF, Druck und Versand mit dieser Nummer. Das verbindet Praxisrechnung und Buchhaltungsbeleg, ohne einen zweiten Nummernkreis nachzuführen. Der DATEV-Export ist ein eigener Weg für die Übergabe der Praxisrechnungen.
Eine erbrachte Leistung bleibt am Monatsende noch offen
Im Musterfall ist die private Behandlung durchgeführt und fachlich dokumentiert. Für die Rechnung fehlt eine organisatorische Angabe zur Vereinbarung. Die ursprüngliche Leistung und diese konkrete offene Frage bleiben zusammen. Im nächsten Monat wird am vorhandenen Fall weitergearbeitet; derselbe Besuch wird nicht als neue Behandlung erfasst.
Eine kurze Notiz nennt, welche Angabe ergänzt wird und wer die Rückmeldung übernimmt. Beispielsweise soll der vorgesehene Rechnungsempfang für die Serie bestätigt werden. Die Kollegin kann die gezielte Information ergänzen und anschließend den Rechnungsweg am ursprünglichen Fall fortsetzen.
Der Behandlungstag bleibt im Vormonat, der Bearbeitungsstand ist aktuell. Diese Unterscheidung hilft bei erbrachten, noch nicht abgerechneten Leistungen am Monatsende: Sie erklärt, weshalb ein vorhandener Fall im nächsten Durchlauf wieder aufgenommen wird. Eine neue Monatsüberschrift ist keine neue Leistung.
Bearbeiten Sie Zahlungen und Rückfragen getrennt
In easymed bleibt der Zahlungsstand bei der Rechnung sichtbar. Ein offener Betrag kann mit einer Zahlungserinnerung per Klick angesprochen werden. Mit der optionalen Lexware-Office-Anbindung werden dort ausgeglichene Rechnungen täglich als bezahlt übernommen. Für diese Zahlungseingänge entfällt das erneute manuelle Abhaken in der Praxis.
Eine Rückfrage zum Beleg hat daneben ihren eigenen Gegenstand. Sie kann die Leistung, den verwendeten Preisstand oder ein ergänzendes Dokument betreffen. Die Praxis beantwortet den konkreten Punkt anhand der vorhandenen Unterlagen. Eine versandte Antwort erklärt den Informationsstand, eine zugeordnete Zahlung den finanziellen Stand.
Bei einer Teilzahlung ist deren tatsächlicher Bezug zur Rechnung hilfreich. Daraus ergibt sich, welcher Betrag noch offen ist. Die Antwort auf eine Leistungsfrage ersetzt diese Zuordnung nicht; beide Informationen lassen sich am gleichen Fall verständlich weiterführen.
Drei offene Rechnungen mit verschiedenen Ursachen
Das Monatsbeispiel enthält drei Rechnungen: Bei der ersten steht die Zahlung noch aus. Bei der zweiten liegt eine Teilzahlung vor, deren Zuordnung offen ist. Bei der dritten wird eine einzelne Position beanstandet. Diese drei Fälle brauchen unterschiedliche nächste Schritte, obwohl sie in einer Übersicht alle noch offen erscheinen können.
Für die erste Rechnung passt eine Zahlungserinnerung zum aktuellen Stand. Bei der zweiten wird der vorhandene Eingang mit seinem Belegbezug geklärt. Für die dritte führt die konkrete Positionsfrage zur dokumentierten Leistung und zur Vereinbarung. Das Schaubild zeigt diese drei Anlässe und ihre jeweilige Fortsetzung.
Eine kurze Übergabe benennt den Fall und seinen nächsten Schritt. Sie sagt beispielsweise „Teilzahlung zur genannten Rechnung zuordnen“ oder „angefragte Leistungsbezeichnung erläutern“. Die Kollegin erhält damit einen verständlichen Anlass und muss keine vollständige Behandlungsgeschichte neu aufbereiten.
Eine Korrektur erreicht auch die Zahlungsbearbeitung
Eine Rechnungskorrektur bleibt mit der ursprünglichen Referenz verbunden. Aktueller Belegstand und vorhandene Zahlung erklären zusammen die weitere Bearbeitung. Die Person, die eine Rückfrage beantwortet, und die Kollegin für den Zahlungsstand verwenden denselben Bezug zum Rechnungsfall.
Aktueller Belegstand und zugeordneter Eingang erklären die weitere Bearbeitung.
Wurde nur ein Entwurf geändert, beschreibt das die Vorbereitung vor der Ausgabe. Hat die Patientin bereits eine Rechnung erhalten, gehört deren ausgegebene Fassung zum Korrekturvorgang. Ursprünglicher Beleg und zugehörige Korrektur erklären, welcher Punkt geändert wurde. Mehrere Dokumentstände werden dadurch als zusammengehöriger Verlauf behandelt.
Eine vorhandene Teilzahlung wird mit ihrem tatsächlichen Rechnungsbezug berücksichtigt. Das Team kann den noch offenen Betrag erklären und die nächste Nachricht auf den aktuellen Stand beziehen. Eine informative Notiz zur Änderung erleichtert zugleich spätere Rückfragen.
Wenn sich auch die Behandlungsdokumentation ändert, halten Sie diesen Schritt getrennt von der Rechnungskorrektur fest. § 630f BGB verlangt eine Behandlungsakte im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung und die Aufzeichnung fachlich wesentlicher Maßnahmen und Ergebnisse. Spätere Änderungen müssen den ursprünglichen Inhalt erkennen lassen und zeigen, wann sie vorgenommen wurden. Bei einer Rechnungskorrektur bleibt zusätzlich der Bezug zur bereits ausgegebenen Fassung wichtig. So lassen sich Behandlungsdokumentation, Rechnungsstand und Zahlung am selben Patientenfall zuordnen. § 630f BGB
Offene Aufgaben mit Zusammenhang in den nächsten Monat nehmen
Am Monatsende bleiben die wenigen offenen Privatabrechnungsvorgänge mit ihrer Referenz und dem konkreten Anlass auffindbar. Eine noch fehlende Vereinbarungsangabe, eine Teilzahlung und eine Rechnungsfrage sind verständliche Aufgaben. Bereits geklärte Leistungen werden dabei nicht erneut zusammengesucht.
easymed verbindet den laufenden Behandlungsalltag mit dem Rechnungsweg. Die gemeinsame Patientenakte, Leistungserfassung und sichtbaren Zahlungsstände bilden die Grundlage für den nächsten Monatsdurchlauf. Ihr Team ergänzt gezielt die noch benötigte Information und arbeitet am vorhandenen Vorgang weiter.
