Eine Privatpraxis digital organisieren heißt, Termin, Patientenakte, tatsächlich erbrachte Leistung und Rechnung als zusammenhängenden Vorgang zu führen. In easymed buchen Patienten im Praxisportal; der gemeinsame Kalender zeigt den Termin, während Unterlagen und Behandlungsverlauf in der Patientenakte bleiben. Nach der Sitzung erfassen Sie die tatsächlich erbrachten Leistungen und erstellen daraus die Privatrechnung. Stammdaten und Leistungspositionen müssen so nicht an jeder Station erneut eingetragen werden.
Am Empfang können Patienten ihre Rechnung auf Wunsch selbst am Tablet bezahlen: Das Empfangsterminal als Zusatzmodul nutzt den integrierten SumUp-Kartenleser. Optional lässt sich Lexware Office als separates Zusatzmodul anbinden. easymed übernimmt dann die dort vergebene Rechnungsnummer; vollständig ausgeglichene Rechnungen erhalten in der täglichen Rückmeldung den Status „bezahlt“. Kartenzahlung und Buchhaltungsabgleich erledigen unterschiedliche Schritte derselben Rechnung.
Die Anfrage dem richtigen Fall zuordnen
Das Praxis-Postfach in easymed ordnet E-Mails dem Patienten zu. Bei einer bekannten Person findet das berechtigte Team Kontaktangaben, Dokumente und Hinweise in der gemeinsamen Akte. Eine neue Nachricht bleibt dadurch dem vorhandenen Zusammenhang zugeordnet.
Bei einer neuen Person beginnt die Aufnahme mit den erforderlichen Stammdaten. Die Online-Buchung unterscheidet Neu- und Bestandspatienten. Bereits bekannte Personen können ihre Termine im Portal buchen, verschieben oder absagen; für neue Patienten sieht die Praxis den vorgesehenen Buchungsweg vor.
Für eine noch offene Frage halten Sie drei Punkte fest: Was möchte die Person wissen, wer antwortet und welcher nächste Schritt ist vereinbart? Das Team entscheidet über die Zuständigkeit. Die gemeinsame Akte liefert berechtigten Mitarbeitenden die dazugehörige Informationsgrundlage, auch wenn eine Vertretung übernimmt.
Die Buchung mit Ihrem Angebot verbinden
Eine verständliche Terminart beschreibt das Angebot aus Patientensicht. Interne Kürzel können in der Praxis ihren Zweck erfüllen; im Buchungsportal hilft ein klarer Name. Dazu gehören ein passender Zeitbedarf und die Behandler, die diese Leistung anbieten.
Im gemeinsamen easymed-Kalender lassen sich Arbeitszeiten, Leistungen, Behandler, Räume und Pufferzeiten planen. Prüfen Sie vor der Freigabe einer Terminart, ob diese Angaben zur tatsächlichen Organisation passen. So buchen Patienten nur Zeiten, die für das angebotene Format vorgesehen sind.
Wenn ein Anliegen zunächst fachlich eingeordnet werden soll, erklären Sie den persönlichen Rückfrageweg direkt am Buchungsangebot. Die Online-Buchung erleichtert die Terminorganisation; die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen. Ein kurzer Hinweis zeigt Patienten, wie sie die Praxis erreichen, bevor sie eine unpassende Terminart auswählen.
Aufnahme und Kontaktrollen klar gestalten
Wer wird behandelt, wer vereinbart Termine und wer erhält die Rechnung? Diese Rollen können bei Familien oder unterstützenden Angehörigen auseinanderfallen. Für Kinder bietet easymed die Verknüpfung mit einer Bezugsperson, deren Kontakt und Portalzugang für die Kinder gilt.
Patienten können benötigte Unterlagen hochladen und die digitale Anamnese bei der Buchung, im Portal oder am Empfang ausfüllen. Die Antworten stehen in der Akte. Prüfen Sie vor dem Einsatz des Fragebogens jedes Feld: Wird die Angabe für die konkrete Aufnahme oder Behandlung gebraucht? Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO verlangt, personenbezogene Daten auf das für ihren Zweck notwendige Maß zu beschränken. Fragen, die erst im persönlichen Gespräch sinnvoll sind, können Sie dort klären. Den Grundsatz der Datenminimierung finden Sie in der DSGVO.
Ein Familienfall macht die Zuordnung greifbar: Das Kind wird behandelt, ein Elternteil stimmt Termine ab und der vereinbarte Rechnungsempfänger erhält den Beleg. Halten Sie die drei Kontakte beim ersten Vorgang passend fest. Eine spätere Terminfrage geht so an die richtige Person, während der fachliche Verlauf beim behandelten Kind bleibt.
Durchführung und Planung auseinanderhalten
Der Kalender beschreibt den vereinbarten Termin. Nach der Behandlung halten Sie den tatsächlichen Befund, Verlauf und nächsten fachlichen Schritt fest. easymed bietet Befund und Verlauf je Termin sowie Textvorschläge aus Ihren bisherigen Formulierungen. § 630f BGB sieht eine zeitnahe Behandlungsakte in Papierform oder elektronisch vor; dokumentiert werden die aus fachlicher Sicht wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse. Den Gesetzestext zu § 630f BGB lesen Sie hier.
Eine geplante Folgesitzung und eine bereits erbrachte Leistung haben unterschiedliche Bedeutungen. Erfassen Sie nach dem Termin, was tatsächlich stattgefunden hat, und planen Sie anschließend den nächsten Schritt. Wenn die Behandlung vom gebuchten Angebot abweicht, muss die Leistung für die Rechnung aus dem tatsächlichen Eintrag hervorgehen. Die nächste Sitzung bleibt ein neuer Kalendereintrag.
Die Rechnung aus den erfassten Leistungen erstellen
Für Privatpatienten und Selbstzahler führt easymed private Tarife und Leistungen mit eigenen Preisen. Aus den erfassten Leistungen entsteht die Rechnung. Behandlungstage, Bezeichnungen und vereinbarte Preise stehen im selben Ablauf; dieselben Angaben müssen nicht in eine zweite Rechnungsvorlage übertragen werden.
Für die passende Privatabrechnung bietet easymed Tarifdatenbanken, GOÄ-Analogkataloge und Beihilfeträger. Der passende Katalog wird je Tarif vorgeschlagen. Besprechen Sie mit Patienten das konkrete Angebot und die vereinbarten Kosten; die Tarifauswahl unterstützt die Abrechnung, sie ersetzt nicht diese Vereinbarung.
§ 14 Absatz 3 UStG verlangt, Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit einer Rechnung zu gewährleisten. Als innerbetriebliche Kontrolle kann ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung dienen. Vor dem Versand lässt sich praktisch abgleichen, ob Behandlungstag, erbrachte Leistung, vereinbarter Rechnungsempfänger und Preis zusammenpassen. Die Vorgaben zur Rechnungsausstellung stehen in § 14 UStG.
Legen Sie bei der Aufnahme außerdem fest, wer die Rechnung erhält und auf welchem Weg sie versendet wird. Entsteht später eine Rückfrage, kann die berechtigte Person die Rechnung und den dazugehörigen Praxisvorgang im selben System aufrufen. Welche organisatorischen oder fachlichen Auskünfte Mitarbeitende geben, richtet sich nach den jeweiligen Mitarbeiterrechten.
Zahlung und Rückfrage in denselben Zusammenhang bringen
Am Empfang verbindet der integrierte SumUp-Zahlungsweg die Kartenzahlung mit der Rechnung. Mit dem Empfangs-Tablet bezahlen Patienten selbst. Der Zahlungsvorgang gehört zur Rechnung, sodass Ihr Team dafür keine getrennte Zahlungsliste führen muss.
Für die Buchhaltung ist die optionale Lexware-Office-Anbindung ein eigener Weg. Beim Abschließen geht der Beleg an Lexware Office; dessen Rechnungsnummer kommt nach easymed zurück. PDF und Versand verwenden diese Nummer. Die tägliche Rückmeldung vollständig ausgeglichener Rechnungen setzt den Status „bezahlt“.
Offene Rechnungen bleiben in easymed sichtbar, und eine Zahlungserinnerung lässt sich per Klick senden. Beantworten Sie eine Rückfrage direkt an der passenden Rechnung. Bei einem Familienfall helfen die vorher geklärten Kontaktrollen, den richtigen Empfänger anzusprechen.
Die Privatabrechnung mit easymed und die Online-Terminbuchung zeigen diese Abläufe im Detail. Sie legen Angebot, Kontaktrollen und fachliche Inhalte fest. easymed führt Buchung, Akte, erfasste Leistungen und Rechnung im gemeinsamen Praxisalltag zusammen.
