Eine gemischte Privatpraxis führt verschiedene Behandlungs- und Abrechnungswege unter einem Dach. Bei derselben Person kann Physiotherapie auf Verordnung in einer Heilmittelserie stattfinden; ein osteopathischer Termin als Selbstzahlerangebot hat eine eigene Dauer, Dokumentation und Rechnung. easymed verbindet beide Fachbereiche in einem gemeinsamen Kalender und einer Patientenakte. Die passende Leistung bestimmt, welcher Behandler angezeigt wird und welcher Abrechnungsweg zum Termin gehört.
Für den Alltag sollten Sie gemeinsame Verwaltungsangaben und fachliche Arbeit auseinanderhalten: Kontakt und Terminkoordination können zusammenlaufen; Verordnung, Befund und Rechnung bleiben am konkreten Behandlungstermin. Die folgenden Beispiele zeigen, wie Sie eine Person mit zwei Anliegen organisieren, einen gemeinsam genutzten Raum planen und eine Rechnungsfrage der richtigen Leistung zuordnen.
Leistungen und Team im gemeinsamen Kalender organisieren
Legen Sie jede Leistung mit passender Dauer und den Behandlern an, die sie anbieten. In easymed sind Leistungen, Arbeitszeiten und Behandler im gemeinsamen Kalender verbunden. Bei der Online-Terminbuchung erscheinen zur gewählten Leistung die dafür vorgesehenen Behandler. So passt das Terminangebot zur Qualifikation und zum tatsächlichen Angebot der Praxis. Die gemeinsame Organisation von Physiotherapie und Osteopathie verbindet diese Fachrichtungen in einer Software.
Für eine Physiotherapie auf Verordnung können Sie eine Terminserie abbilden, bei der jeder Termin eine Einheit der Verordnung zählt. Die osteopathische Selbstzahlerleistung erhält eine eigene Terminart mit ihrer passenden Dauer. So sieht der Empfang im gemeinsamen Kalender, ob eine Anfrage zum verordneten Behandlungsweg oder zum privaten Angebot gehört und wer dafür Termine übernimmt.
Wenn mehrere Fachrichtungen einen Raum nutzen, müssen Raumzeit und Behandlerzeit zugleich passen. In der Raumansicht lässt sich die vorhandene Belegung mit dem Terminangebot abgleichen. Eine freie Stunde im Kalender einer Fachkraft reicht nicht, wenn der benötigte Raum bereits eingeplant ist. Pufferzeiten helfen außerdem, den Wechsel zwischen zwei aufeinanderfolgenden Nutzungen zu berücksichtigen.
Eine Person in zwei Fachbereichen aufnehmen
Im Fallbeispiel kommt dieselbe Person zunächst zur Physiotherapie und später mit einem anderen Anliegen zur Osteopathie. Die gemeinsamen Stammdaten gehören zu einem Kontakt. Für jeden Termin wählen Sie die passende Leistung und dokumentieren den fachlichen Anlass bei der zuständigen Person. So bleiben Kontaktangaben gemeinsam verfügbar, während der Behandlungsbezug des jeweiligen Termins erkennbar bleibt.
Der Zugriff auf eine gemeinsame Patientenakte sollte zur Aufgabe passen. Die DSGVO ordnet Gesundheitsdaten besonderen Kategorien personenbezogener Daten zu und verlangt Zweckbindung und Datenminimierung (Artikel 5 und 9 der DSGVO). In easymed lassen sich Mitarbeiterrechte für die Bereiche festlegen, die jemand sehen oder bearbeiten darf. Vereinbaren Sie im Team, wer Termine koordiniert, wer fachliche Einträge führt und wer Rechnungsfragen bearbeitet, und richten Sie die Zugriffe daran aus.
Das erleichtert die Übergabe im Alltag: Die behandelnde Person findet den eigenen Termin und die zugehörigen Unterlagen in der Patientenakte; der Empfang kann die nächste organisatorische Aufgabe anhand des Kalenders zuordnen. Gemeinsame Kontaktangaben müssen dafür nicht in getrennten Verwaltungslisten doppelt gepflegt werden.
Einen gemeinsamen Raum bei einer Verschiebung weiterplanen
Eine Physiotherapiepraxis und ein osteopathischer Bereich nutzen im Beispiel denselben Raum nacheinander. Termin A gehört zum ersten Bereich, Termin B zum zweiten. Wird A verschoben, betrifft die Änderung zunächst diesen Termin. Die bestätigte Vereinbarung zu B bleibt der Ausgangspunkt für die weitere Raumplanung.
KI Generiert
In der gemeinsamen Raumansicht wird sichtbar, wann der Raum bereits genutzt wird. Eine zusätzliche Anfrage kann deshalb eine Zeit betreffen, zu der die Fachkraft frei ist, der Raum aber belegt ist. Wählen Sie für diese Anfrage ein passendes gemeinsames Zeitfenster. Verfügbare Behandlerzeit und Raumzeit gehören zum selben Terminangebot; ein Blick in den gemeinsamen Kalender verbindet beide Angaben.
Die neue Vereinbarung zu A wird dem betroffenen Patienten mitgeteilt. Für B gibt es nur dann eine neue Mitteilung, wenn dessen Termin tatsächlich verändert wird. Das hält die Kommunikation verständlich und erspart dem Empfang unnötige Rückfragen zu weiterhin bestätigten Vereinbarungen. Pufferzeiten berücksichtigen den vorgesehenen Wechsel zwischen den Nutzungen.
Fachspezifische Dokumentation am Termin weiterführen
Die Dokumentation beantwortet die Frage des jeweiligen Fachbereichs. Halten Sie beim aktuellen Termin die fachlich wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse fest. § 630f BGB beschreibt eine Behandlungsakte, die in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung geführt wird und die fachlich wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse umfasst (§ 630f BGB). Ein physiotherapeutischer Befund kann andere Schwerpunkte setzen als ein osteopathischer. Ein früherer Eintrag kann den Zusammenhang erklären, ersetzt aber nicht die fachliche Einordnung des aktuellen Kontakts.
In easymed werden Leistungen und Behandlungstexte am Termin erfasst und in der Verlaufstimeline der Patientenakte zusammengeführt. Die behandelnde Person ergänzt die Angaben zum aktuellen Termin und prüft sie fachlich im Zusammenhang. Für die nächste Behandlung ist so erkennbar, welcher Eintrag zu welchem Anliegen gehört und welche Unterlagen dazugehören.
Eine Kollegin kann den dokumentierten Verlauf innerhalb der eingerichteten Zugriffsrechte für die Fortsetzung nutzen. Bei einer fachlichen Rückfrage wendet sie sich an die zuständige Person. Der aktuelle Befund und die durchgeführten Maßnahmen bleiben bei der behandelnden Person, die sie verantwortet.
Eine Rechnungsfrage dem richtigen privaten Angebot zuordnen
Im Rechnungsbeispiel wurde der physiotherapeutische Termin bereits bezahlt. Eine spätere Frage betrifft nur die Rechnung des osteopathischen Bereichs. Öffnen Sie die zweite Rechnung und erläutern Sie die betreffende Leistung. Der erste bezahlte Vorgang ist dafür nicht noch einmal zusammenzustellen. Die Rechnung nennt den Bezug, an den die Erklärung anschließt.
Die beiden Fachbereiche nutzen unterschiedliche Abrechnungswege: easymed bildet die Physiotherapie auf Verordnung bis zur Kassenrechnung ab; eine Zuzahlung wird als eigene Rechnung geführt. Eine osteopathische Selbstzahlerbehandlung erhält eine Rechnung nach GVO. So lässt sich die Anfrage zunächst der passenden Leistung, dem Termin und dem Rechnungsweg zuordnen.
Der Empfang beantwortet organisatorische Fragen zum Rechnungsbezug. Eine fachliche Erklärung zur Leistung kommt von der zuständigen behandelnden Person. Diese kurze Aufgabenverteilung verbindet die vorhandenen Informationen mit dem tatsächlichen Anliegen. Patienten müssen dafür nicht bei mehreren Stellen dieselbe Frage vollständig wiederholen.
Das Angebot mit einem gemeinsamen Arbeitsweg erweitern
Wenn eine weitere Fachrichtung oder ein neuer Behandler hinzukommt, legen Sie zuerst fest, welche Leistungen angeboten werden, wie lange sie dauern, wer sie erbringen darf und welche Räume dafür verfügbar sind. Ordnen Sie anschließend die passende Dokumentation und den Rechnungsweg zu. Bei der Online-Terminbuchung können so die vorgesehenen Behandler zur jeweiligen Leistung erscheinen.
Eine gemeinsame Praxisverwaltung hält Kontakt und Terminübersicht zusammen. Die fachlichen Einträge bleiben am jeweiligen Termin und die Abrechnung folgt dem gebuchten Angebot. easymed verbindet diese Schritte im gemeinsamen Kalender und in der Patientenakte; das Team legt Zuständigkeiten und Zugriffsrechte passend zu seinen Aufgaben fest.
