Bei einem Privatrezept für Physiotherapie gehören die Verordnung, die Preisabsprache und die tatsächlich erbrachten Termine zum selben Fall. Sie beantworten aber unterschiedliche Fragen: Die Verordnung beschreibt die vorgesehene Behandlung, die Vereinbarung mit der Praxis hält die vereinbarte Leistung und Vergütung fest, und die Behandlungsdokumentation zeigt, was wann stattgefunden hat. Diese Trennung macht parallele Serien derselben Person bis zur Rechnung nachvollziehbar.
In easymed stehen Stammdaten, Dokumente und Hinweise in einer gemeinsamen Patientenakte. Der Teamkalender organisiert die Besuche; private Rechnungen entstehen aus den erfassten Leistungen und den eigenen Praxispreisen. Das Team hält damit die Unterlagen, Termine und Rechnungspositionen am gleichen Patientenfall zusammen und trägt bei der Leistungserfassung ein, was tatsächlich behandelt wurde.
Ordnen Sie die Verordnung einem eigenen Vorgang zu
Im Beispiel hat eine Person zwei private Behandlungsserien. Zu jeder Serie gehört eine eigene Unterlage. Die erste Serie ist bereits bekannt; auf der Unterlage zur zweiten ist eine einzelne Angabe schwer lesbar. Die Rückfrage nennt genau diese Stelle auf dem zweiten Dokument. Die vollständigen Angaben der ersten Serie bleiben weiter nutzbar.
Bisheriger Stand bleibt erhalten.
Genau diese Angabe klären.
Geben Sie jeder Verordnung eine klare Bezeichnung, zum Beispiel mit Ausstellungsdatum und dem für die Praxis relevanten Behandlungsanlass. Ergänzende Unterlagen erhalten eine sichtbare Zuordnung zur passenden Serie. So bleibt erkennbar, ob ein Schreiben Angaben ergänzt oder eine weitere Behandlung begründet. Die Bezeichnung soll dem Team beim Wiederfinden helfen, ohne mehr Gesundheitsdetails zu enthalten als für die Zuordnung nötig.
Eine Rückfrage wird konkret, wenn sie die betroffene Unterlage, das Datum und das gesuchte Feld nennt. Aus „Das Rezept fehlt“ wird etwa: „Auf der Verordnung vom 12. Mai ist die Frequenz nicht lesbar; können Sie diese Angabe bitte bestätigen?“ Die angesprochene Person weiß, welche Information gemeint ist. Die vollständige erste Verordnung bleibt währenddessen für ihre eigene Serie verfügbar.
Die easymed-Patientenakte hält Dokumente und Hinweise zusammen. Eine eindeutige Benennung macht die Unterlagen der beiden Serien dort wiedererkennbar. Das Team kann am gemeinsamen Patientenfall weiterarbeiten und zugleich sehen, welcher fachliche Anlass zu welchem Dokument gehört. Die digitale Ablage hilft beim Wiederfinden; sie entscheidet nicht selbst, wie die Verordnung fachlich einzuordnen ist.
Verbinden Sie Verordnung und Preisabsprache
Die Verordnung beschreibt die vorgesehene Behandlung, die Honorarvereinbarung die vereinbarte Vergütung. Im Beispiel werden beide Grundlagen bei derselben privaten Serie wiedergefunden. Eine ergänzende Unterlage zur Behandlung ändert nicht für sich allein die Preisvereinbarung. Für eine spätere Rechnungsfrage sind deshalb beide Informationen hilfreich.
Der Behandlungsvertrag ordnet die versprochene Behandlung und die vereinbarte Vergütung dem Verhältnis zwischen Praxis und Patient zu. So beschreibt es § 630a BGB; die ärztliche Verordnung und die Vereinbarung mit der Praxis bleiben daher zwei verschiedene Unterlagen. Für private physiotherapeutische Leistungen empfiehlt Physio Deutschland, Preis und Leistung vor Behandlungsbeginn mit dem Patienten zu vereinbaren. Die mögliche Erstattung durch Beihilfe oder private Versicherung ist eine eigene Frage; die Beihilfe kann nur einen Teil der Kosten erstatten.
Wenn eine vollständige Kostenübernahme durch einen Dritten nicht gesichert ist oder es dafür ausreichende Hinweise gibt, verlangt § 630c Absatz 3 BGB eine Information über die voraussichtlichen Behandlungskosten in Textform vor Beginn. Für den Praxisalltag heißt das: Halten Sie die vorgesehene Leistung, ihren Preis und – soweit schon absehbar – den Umfang der Serie verständlich fest. Ändert sich der Umfang, erläutern Sie auch die aktualisierte Kostenerwartung. So kann der Patient Preisvereinbarung und mögliche Erstattung getrennt einordnen.
easymed führt private Tarife und Selbstzahlerleistungen mit eigenen Praxispreisen; Rechnungen entstehen aus den erfassten Leistungen. Das Team ordnet die tatsächlich erbrachte Behandlung der passenden Leistung zu und verwendet den dafür geltenden Preis. Die schriftliche Vereinbarung mit dem Patienten bleibt die Grundlage dafür, welchen Preis die Praxis abgesprochen hat.
Halten Sie den Bezug bei der Terminplanung aufrecht
Eine Sitzung aus der zweiten Serie wird im Beispiel auf einen neuen Zeitpunkt verschoben. Die bestätigte Änderung betrifft genau diese ausgewählte Sitzung. Ihr Bezug zur zweiten Serie bleibt verständlich; die anderen Sitzungen behalten ihren bisherigen bestätigten Stand. Ein zusätzlicher Wunsch zur ganzen Serie ist noch eine offene Anfrage.
Kommunizieren Sie deshalb getrennt, ob sich nur ein Termin ändert oder ob die Person die gesamte Serie neu planen möchte. Bei einer bestätigten Einzelverschiebung nennen Sie den alten und neuen Zeitpunkt sowie die betroffene Sitzung. Eine Anfrage für mehrere Besuche bleibt als Wunsch erkennbar, bis Praxis und Patient die Termine abgestimmt haben.
Der Teamkalender in easymed bietet eine Spalte je Behandler sowie Tages-, Wochen- und Monatsansichten. Serientermine und die Raumansicht unterstützen die gemeinsame Planung. Wenn eine Kollegin eine Sitzung verschiebt, kann das Team den bestätigten Stand an derselben Kalendergrundlage weiterführen.
Dokumentieren Sie die tatsächlich erbrachten Leistungen
Für eine private Rechnung ist wichtig, was in der Behandlung tatsächlich stattgefunden hat. Der geplante Kalendertermin beschreibt die Organisation; Befund, Verlauf und erfasste Leistung dokumentieren den Behandlungsfall. § 630f BGB sieht eine Behandlungsakte in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung sowie die Aufzeichnung fachlich wesentlicher Maßnahmen und Ergebnisse vor.
Wird eine für Mittwoch geplante Sitzung auf Freitag verlegt und an diesem Freitag durchgeführt, ist der Freitag der tatsächliche Behandlungstag. Der Mittwoch erklärt nur den früheren Planungsstand. Im Behandlungsverlauf stehen die durchgeführte Maßnahme und ihre wesentlichen Ergebnisse; eine Terminverschiebung allein belegt nicht, dass die Sitzung stattgefunden hat.
In easymed lassen sich Befund und Verlauf je Termin dokumentieren. Für die Rechnung erfasst das Team die erbrachte private Leistung am passenden Termin; die Rechnung wird aus diesen Leistungen und den hinterlegten Preisen erstellt. Dadurch kann eine Rückfrage von der Rechnungsposition zum Behandlungsdatum und zum zugehörigen Vorgang führen, ohne den gesamten Serienplan erneut zusammenzustellen.
Erklären Sie die Rechnung entlang des Vorgangs
Bei einer Rückfrage zu einer Position hilft eine kurze Zuordnung: Welcher tatsächliche Behandlungstag, welche Leistung und welche Preisvereinbarung gehören dazu? Wenn die Verordnung mehrere Angaben enthält, nennen Sie den für die Position relevanten Bezug. Das macht die Auskunft verständlich, auch wenn mehrere private Serien gleichzeitig laufen.
Bei einer Kinderbehandlung können behandelte Person und Rechnungsempfänger auseinanderfallen. Bezeichnen Sie beide Rollen klar, wenn eine Bezugsperson eine Frage zur Rechnung stellt. So bleibt die Behandlung des Kindes von der Kommunikation mit dem Elternteil unterscheidbar, ohne dass ein zweiter Patientenfall für dieselbe Serie angelegt werden muss.
Die private Rechnung entsteht in easymed aus den erfassten Leistungen und Praxispreisen. Das PDF kann per E-Mail versendet werden; der Zahlungsstand bleibt an der Rechnung sichtbar. Für einen offenen Betrag kann das Team eine Zahlungserinnerung versenden. Eine konkrete Leistungsfrage und der Zahlungsstand werden damit am vorhandenen Fall weitergeführt.
Zwei private Serien mit ihren Unterlagen auseinanderhalten
Die zwei Serien des Beispiels bleiben im gemeinsamen Patientenfall verständlich benannt. Unterlage, Anlass und Preisabsprache lassen erkennen, auf welche Serie sich eine Rückfrage bezieht. Die erste Serie bleibt unverändert; die schwer lesbare Angabe der zweiten wird gezielt ergänzt. Eine Kollegin kann deshalb dort fortfahren, wo die Information benötigt wird.
Das Motiv mit einer blauen und einer grünen Mappe veranschaulicht diese zwei Unterlagenbezüge. In der digitalen Patientenakte übernimmt die klare Bezeichnung der Dokumente diese Orientierung. Die Farben verdeutlichen die Unterscheidung der beiden Serien im Beispiel.
KI Generiert
Kommt später eine weitere Unterlage hinzu, prüfen Sie zuerst ihren Inhalt und Bezug. Sie kann eine vorhandene Information ergänzen oder zu einem weiteren Behandlungsanlass gehören. Dokumentieren Sie Eingang und Zuordnung so, dass die frühere Verordnung und die damalige Preisabsprache auffindbar bleiben. Das spätere Eingangsdatum beantwortet allein noch nicht, ob eine frühere Angabe ersetzt wurde.
Für eine Rückfrage zur Verordnung nennt das Team die betroffene Unterlage und die konkret benötigte Angabe. Für eine Preisfrage verwendet es die dazugehörige Vereinbarung. Für einen Verschiebungswunsch betrachtet es den passenden Termin. Für eine Rechnungsposition führt der Weg über die tatsächlich erbrachte und dokumentierte Leistung. So wird aus einer Sammlung von Papieren ein verständlicher Zusammenhang für den Praxisalltag.
Die gemeinsame Patientenakte und der Teamkalender in easymed verbinden Unterlagen, Termine, erfasste private Leistungen und Rechnung am selben Patientenfall. Das Team kann an den vorhandenen Informationen weiterarbeiten und muss für eine Rückfrage nicht erst eine zweite Ablage neben dem Praxisalltag zusammensuchen.
