Beim KI-Therapiebericht in easymed ist die Namenspseudonymisierung bereits integriert. Sie wählen die Behandlungstexte und Dokumentationseinträge für den Bericht aus. Vor der KI-Anfrage ersetzt easymed den Patientennamen im vorbereiteten Text durch „Muster Patient“. In der Antwort wird der Name wieder eingesetzt; der erzeugte Therapiebericht wird in der zugehörigen Patientenakte abgelegt. Ihr Team muss für diesen Ablauf keine separate Zuordnungstabelle anlegen oder Texte zwischen Anwendungen kopieren.
Für weitere Textweitergaben an externe Dienste hilft eine klare Unterscheidung: direkte Personenangaben, indirekte Hinweise und der vorgesehene Empfänger. Ein Kürzel wie P41 kann einen Namen ersetzen; Tätigkeit, Ereignisdatum und mögliches Zusatzwissen bestimmen, welche weitere Bearbeitung für diesen Verwendungsweg sinnvoll ist. Die folgenden Beispiele erklären diese Zusammenhänge und die Auswahl eines passenden zusätzlichen Verfahrens.
Zuerst klären, welche Zuordnung noch möglich bleibt
Pseudonymisierung verändert den Bezug zu einer Person, ohne ihn zwangsläufig aufzuheben. Artikel 4 Nummer 5 DSGVO beschreibt ein Verfahren, bei dem die Daten ohne zusätzliche Informationen nicht mehr einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Diese zusätzlichen Informationen müssen gesondert aufbewahrt und durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden. Eine bloße Umbenennung der Datei erfüllt diesen beschriebenen Zusammenhang noch nicht.
Im Beispiel trägt der vorbereitete Verlauf das Kürzel P41. Die Praxis behält eine gesonderte Zuordnung, die P41 mit der betreffenden Person verbindet. Der Verlauf und diese Zuordnung gehören in unterschiedliche, passend geschützte Ablagen. Wer beide Informationen erhält, kann die Verbindung wiederherstellen. Für die Praxis mit diesem Zuordnungswissen bleibt der Personenbezug bestehen; das Kürzel macht den Text nicht automatisch anonym.
Auch die Perspektive eines Empfängers ist konkret zu beurteilen. In einem Urteil zum Datenschutz bei EU-Organen hat der Europäische Gerichtshof eine ähnlich formulierte Regel angewandt: Für den Verantwortlichen, der die Zuordnung hält, bleiben die Daten personenbezogen. Für den Empfänger kann die Einordnung anders ausfallen, wenn Schutzmaßnahmen eine Zuordnung tatsächlich verhindern. Dabei zählt auch, ob er die Angaben mit weiteren Informationen abgleichen kann, die ihm zur Verfügung stehen. Prüfen Sie deshalb den konkreten Empfänger, sein Zusatzwissen und die Schutzmaßnahmen für den vorgesehenen Datenweg. Der Europäische Gerichtshof erläutert dies im Urteil C‑413/23 P, Randnummern 76 bis 87.
Notieren Sie für Ihren geplanten Weg, wer den vorbereiteten Text bekommt, welche weiteren Informationen dort verfügbar sein könnten und wer in Ihrer Praxis die Zuordnung verwaltet. Prüfen Sie auch, ob dieselbe Kennung in mehreren Dokumenten benutzt wird. Sie kann Verläufe verbinden, obwohl der Name in keinem einzelnen Absatz mehr erscheint. Genau dieser beabsichtigte oder unbeabsichtigte Zusammenhang gehört zur Prüfung.
Direkte Personenangaben im gesamten Material suchen
Beginnen Sie mit Angaben, die eine Person unmittelbar benennen oder einen eindeutigen Bezug ermöglichen: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder eine tatsächlich zuordenbare Kennung. Suchen Sie nicht nur im laufenden Absatz. Eine Anrede, eine Unterschriftszeile oder eine kopierte Kontaktangabe kann dieselbe Information noch einmal enthalten. Bei einem Bericht mit mehreren Seiten genügt es nicht, die erste Seite zu kontrollieren.
Ein Beispielbericht enthält im Kopf „Mara Sommer“, im Text das Kürzel P41 und am Ende eine Rückrufnummer. Das Verfahren ersetzt den Namen im Kopf, lässt die Rückrufnummer aber stehen. Die erste sichtbare Änderung sieht überzeugend aus, der vollständige Bericht enthält weiterhin eine direkte Kontaktangabe. Die Prüffrage lautet deshalb: Welche Fundstellen hätten bearbeitet werden sollen, und welche davon wurden tatsächlich verändert?
Beziehen Sie die Datei selbst ein. Kontrollieren Sie den Namen der exportierten Datei, enthaltene Kommentare und tatsächlich vorhandene Dokumenteigenschaften. Bei einer PDF-Datei kann außerdem ein sichtbarer Scan anders verarbeitet werden als eine eingebettete Textschicht. Prüfen Sie das Material in der Form, die Sie später weitergeben wollen. Ein korrekt bearbeiteter Textauszug sagt noch nichts über einen zusätzlich beigefügten unveränderten Anhang aus.
Legen Sie fest, wie die bearbeitete Fassung eindeutig vom ursprünglichen Bericht unterschieden wird. Eine Kollegin sollte erkennen können, welche Datei geprüft wurde. Wird danach erneut aus der ursprünglichen Akte exportiert, ist das ein anderer Stand. Die Prüfung der ersten Fassung lässt sich nicht allein über denselben Dateinamen auf die neue übertragen.
Indirekte Hinweise als Kombination betrachten
Ein Text kann ohne Namen einen Personenbezug enthalten. Artikel 4 Nummer 1 DSGVO berücksichtigt ausdrücklich die direkte und indirekte Identifizierbarkeit. Ein Hinweis wird dabei im Zusammenhang mit anderen Angaben und möglichen Identifizierungsmitteln beurteilt. Nicht jeder Beruf und jedes Datum identifiziert für sich eine Person; ihre Kombination kann jedoch wesentlich mehr verraten als die einzelnen Wörter.
Für die Prüfung wird ein Beispieltext vorbereitet: „P41 arbeitet als einzige Klavierlehrerin an der Musikschule im Ort. Nach dem öffentlich angekündigten Konzert am 12. Mai berichtet sie über Beschwerden beim längeren Spielen.“ Die Kennung P41 ist der ersetzte Personenbezug. Die Kombination aus Tätigkeit, Einrichtung und Ereignisdatum enthält weitere Hinweise. Das Beispiel macht sichtbar, weshalb die Kontrolle nicht nach dem Ersetzen des Namens enden darf.
BEISPIELTEXT MIT MARKIERTEN HINWEISEN
P41 arbeitet als einzige Klavierlehrerin an der Musikschule im Ort. Nach dem öffentlich angekündigten Konzert am 12. Mai berichtet sie über Beschwerden beim längeren Spielen.
- Ersetzter Personenbezug
- Die Kennung P41 bleibt über die Zuordnung verbindbar.
- Kontext gemeinsam prüfen
- Tätigkeit, Einrichtung und Ereignisdatum bilden zusammen weitere Hinweise.
Fragen Sie, welcher Inhalt für den geplanten Zweck benötigt wird. Soll ein Testverfahren lediglich erkennen, dass Beschwerden bei einer beruflichen Tätigkeit auftreten, sind der konkrete Ortsbezug und das Konzertdatum möglicherweise entbehrlich. Wird dagegen ein zeitlicher Verlauf geprüft, muss dessen fachlich benötigte Reihenfolge erhalten bleiben. Entscheiden Sie am Zweck, welche Information Sie weglassen, verallgemeinern oder beibehalten; verändern Sie den ursprünglichen Behandlungsbericht dafür nicht unbemerkt.
Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu KI und Datenschutz, Abschnitt 3.1, weist auf solche Personenbezüge über den Kontext hin. Halten Sie in Ihrer Prüfung daher auch Kombinationen fest: Welche Angaben ergeben gemeinsam einen Hinweis, und warum ist dieser für den vorgesehenen Empfänger relevant? Eine bloße Liste gefundener Namen kann diese Frage nicht beantworten.
Ein Verfahren mit bekannten Fundstellen prüfen
Wenn Sie für eine zusätzliche externe Textweitergabe ein Verfahren auswählen, hilft ein Vergleich mit bekannten Beispielen. Bereiten Sie dafür Testtexte vor, in denen die zu prüfenden direkten Angaben und indirekten Kombinationen bekannt sind. Kennzeichnen Sie die erwarteten Fundstellen getrennt vom Text, den das Verfahren erhält. So können Sie anschließend vergleichen, welche erwartete Änderung eingetreten ist und wo eine Stelle unverändert geblieben ist.
Im Testfall A stehen ein Name und eine Rückrufnummer. Erwartet wird die Bearbeitung beider Angaben. Im Testfall B ist der Name bereits durch P41 ersetzt; geprüft wird die Kombination aus Tätigkeit, Einrichtung und Ereignisdatum. Das Ergebnisprotokoll unterscheidet damit eine stehen gebliebene direkte Angabe von einer nicht bearbeiteten Kontextkombination. Es bezeichnet jeweils die konkrete Fundstelle statt nur „Test nicht bestanden“ zu notieren.
Name und Rückrufnummer
Wurden beide Angaben bearbeitet? Eine stehen gebliebene Nummer gesondert notieren.
Tätigkeit, Einrichtung und Ereignisdatum bei ersetztem Namen P41
Die nicht bearbeitete Kombination mit ihren konkreten Fundstellen notieren.
Prüfen Sie ebenso die andere Richtung: Hat das Verfahren eine für den Zweck benötigte Aussage verändert? Wenn aus „Beschwerden beim längeren Spielen“ nur noch „Beschwerden“ wird, fehlt im Beispiel die relevante Tätigkeit. Die Zahl ersetzter Wörter beschreibt diesen Verlust nicht. Vergleichen Sie daher sowohl verbliebene Identifizierungshinweise als auch den Erhalt der benötigten Aussage.
Ein einzelner bearbeiteter Absatz belegt nicht die Qualität für alle späteren Texte. Variieren Sie tatsächlich vorkommende Formen: abgekürzte Namen, Angaben in Überschriften, mehrere Bezugspersonen oder unterschiedlich aufgebaute Dokumente. Wenn Sie mehrsprachige Texte verarbeiten wollen, braucht diese Verwendung eigene Prüfbeispiele. Dokumentieren Sie, welche Arten Sie geprüft haben und welche noch offen sind. Daraus entsteht eine belastbare Liste nächster Prüfungen statt einer unbegründeten allgemeinen Freigabe.
Das Ergebnis an den konkreten Datenweg binden
Nach der Textprüfung bleibt zu klären, wie die vorbereitete Fassung verwendet wird. Zweck, Empfänger, Zugriffe, Aufbewahrung und eine mögliche weitere Nutzung gehören zusammen. Artikel 5 DSGVO verlangt unter anderem Zweckbindung und Datenminimierung. Für Gesundheitsdaten ist zusätzlich der Rahmen von Artikel 9 DSGVO zu beachten. Der Verarbeitungsweg braucht deshalb seine passende rechtliche Grundlage; ein erfolgreich ersetzter Name entscheidet diese Frage nicht.
Für einen zusätzlichen externen Verarbeitungsweg klären Sie die benötigten Angaben, den Empfänger und die passende rechtliche Grundlage einmal bei dessen Einrichtung. Erhält ein Dienst nur die vorbereitete Fassung oder auch die Originaldatei? Wird eine Zuordnungstabelle mitgesendet? Sind andere Daten desselben Falls bereits dort vorhanden? Welche Verarbeitung ist für den vorgesehenen Zweck eingerichtet? Halten Sie den vereinbarten Datenweg so fest, dass Ihr Team ihn im Alltag direkt verwenden kann.
Bewahren Sie das Prüfergebnis mit dem betrachteten Stand auf: verwendete Testtexte, bekannte Fundstellen, tatsächliches Ergebnis, verbliebene Hinweise und erforderliche Nacharbeit. Artikel 32 DSGVO nennt die regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit technischer und organisatorischer Maßnahmen. Für Ihren Arbeitsweg bedeutet das, Änderungen am Verfahren, an der Dokumentart oder am Empfänger bei der erneuten Prüfung zu berücksichtigen.
Originalbericht und geprüfte Arbeitsfassung auseinanderhalten
Die Behandlungsdokumentation bleibt in ihrem fachlichen Zusammenhang erhalten. In easymed wählen Sie die vorhandenen Einträge für den KI-Therapiebericht aus; der erzeugte Bericht wird zusätzlich in derselben Patientenakte gespeichert. So findet die berechtigte Fachkraft den Verlauf und den daraus erstellten Bericht an einem Ort. Sie liest den Bericht und passt ihn fachlich an, bevor sie ihn für den vorgesehenen Zweck verwendet.
Für eine gesonderte externe Weitergabe halten Sie fest, auf welchen Bericht sich die vorbereitete Arbeitsfassung bezieht und welche Angaben angepasst wurden. Die im Beispiel verwendete Zuordnung P41 gehört zu diesem zusätzlichen Weg. Sie ist keine manuelle Vorarbeit für den integrierten easymed-Therapiebericht.
In der Funktionsübersicht von easymed sehen Sie die Behandlungsdokumentation und den KI-Therapiebericht im Zusammenhang. Für Ihre eingerichtete KI-Nutzung wählen Sie die passende Anbindung; easymed bereitet den Bericht aus den ausgewählten Einträgen vor und übernimmt die Namenspseudonymisierung automatisch.
