Eine Rechnung zeigt, welche erbrachten Leistungen abgerechnet werden und welcher Betrag dafür anfällt. Ein Zahlungsnachweis beantwortet eine andere Frage: Welcher Betrag ist eingegangen und welcher Rechnung lässt er sich zuordnen? Im Alltag kann mit „Beleg“ eine Rechnungskopie, eine Quittung oder ein Kontoauszug gemeint sein. Eine kurze Rückfrage hilft, die passende Unterlage bereitzustellen.
In easymed entstehen Privatrechnungen direkt aus den erfassten Terminen; offene Rechnungen erscheinen in der Zahlungsverfolgung. Das Empfangsterminal ergänzt den Zahlungsweg: Patientinnen und Patienten können am Tablet mit einem SumUp-Kartenleser bezahlen, die Kartenzahlung ist mit der Rechnung verbunden. Das Team kann dadurch Rechnungsfrage und Zahlungsschritt am selben Vorgang einordnen.
Rechnung und Zahlungsnachweis nach ihrem Zweck unterscheiden
Der Unterschied zwischen Rechnung und Zahlungsnachweis beginnt bei der Frage der Person. „Welche Termine sind berechnet?“ fragt nach der Leistungsabrechnung. „Welcher Betrag ist eingegangen?“ fragt nach einer zugeordneten Zahlung. Beide Anliegen betreffen denselben Vorgang, brauchen aber eine andere Information.
Eine Rechnung zeigt die abgerechneten Leistungen und ihren Betrag. Die Zahlungsinformation benennt den zugeordneten Zahlungseingang und den gegebenenfalls offenen Rest. Beide Angaben bleiben am Rechnungsbezug zusammen, beantworten aber unterschiedliche Fragen.
Im Rechtsrahmen beschreibt §14 UStG eine Rechnung als jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird – unabhängig davon, wie das Dokument heißt. Eine Quittung erfüllt einen anderen Zweck: Nach §368 BGB bestätigt der Zahlungsempfänger auf Verlangen schriftlich, dass er eine Leistung erhalten hat. Der Ausdruck „Zahlungsnachweis“ kann daher verschiedene Unterlagen meinen. Fragen Sie, ob eine Rechnung, eine Quittung oder ein Nachweis zur Kontobuchung gebraucht wird.
Ein Kontoauszug zeigt eine Buchung aus Sicht des Kontos. Um sie einer Patientenrechnung zuzuordnen, vergleichen Sie Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungseingang. Bei einer Teilzahlung sollte eine Quittung den tatsächlich erhaltenen Betrag nennen, nicht den Gesamtbetrag der Rechnung. §362 BGB knüpft die Erfüllung an die bewirkte geschuldete Leistung. Solange ein Rest offen ist, erklären Sie den Stand als Teilzahlung mit offenem Betrag.
Den Praxisbeleg mit der erbrachten Leistung verbinden
Die Rechnung beginnt mit den tatsächlich erbrachten Leistungen. In easymed lassen sich Privatrechnungen direkt aus den erfassten Terminen erstellen. Wenn jemand wissen möchte, welche Behandlungstage oder Positionen berechnet sind, ist daher die Rechnung der passende Ausgangspunkt; ein Kartenzahlungsbeleg beschreibt dagegen nur einen Zahlungsvorgang.
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Prüfen Sie bei einer Rückfrage die Rechnungsnummer, den Zeitraum und die Leistungspositionen. Ein vereinbarter Termin ist zunächst eine Planung; für die Antwort zählt, was in der erstellten Rechnung steht. Für eine reine Zahlungsfrage gehören medizinische Verlaufsnotizen nicht zur Antwort, solange sie für das Anliegen nicht benötigt werden.
Verständliche Leistungsbezeichnungen helfen beim Gespräch über einen Praxisbeleg. Fragen Patientinnen oder Patienten nach einem bestimmten Termin, nennen Sie die betreffende Position und den abgerechneten Zeitraum. Wenn die Rechnung selbst gesucht wird, stellen Sie diese mit ihrem ursprünglichen Rechnungsbezug bereit. Ein Zahlungsbeleg allein erklärt nicht, welche Behandlung abgerechnet wurde.
Drei Beleganfragen im Praxisalltag unterscheiden
Möchte eine Person wissen, welche Termine berechnet wurden, ist die Rechnung der richtige Ausgangspunkt. Sie enthält die Leistungen und den Rechnungsbetrag. Benennen Sie bei der Antwort die angefragte Rechnungsnummer oder den Zeitraum, damit die Person die Information direkt zuordnen kann.
Bei einer Musterrechnung über 180 Euro sind 60 Euro eingegangen und der offene Rest beträgt 120 Euro. Die drei Angaben beschreiben denselben Vorgang aus unterschiedlichen Blickwinkeln: Die Rechnung nennt den Gesamtbetrag, die Zahlung den erhaltenen Teil und der Rest den noch offenen Betrag. Die Teilzahlung wird nicht als vollständiger Zahlungsausgleich bezeichnet.
Fehlt eine Unterlage, klären Sie zuerst, ob die Rechnung oder eine Zahlungsbestätigung gebraucht wird. Senden Sie für eine Rechnungskopie das vorhandene Dokument mit der ursprünglichen Rechnungsnummer erneut. Eine neue Rechnung würde die Frage nach dem fehlenden Beleg nicht lösen. Für eine Quittung verwenden Sie den tatsächlich eingegangenen Betrag und den dazugehörigen Rechnungsbezug.
Eine Teilzahlung der Patientenrechnung zuordnen und den Rest erläutern
Für die Zuordnung eines Zahlungseingangs sind Rechnungsreferenz und Betrag hilfreich. Bei einer Überweisung kann die Person die verwendete Rechnungsnummer nennen. Vergleichen Sie diese Angabe mit dem Zahlungseingang, bevor Sie den Betrag einer Rechnung zuordnen. Eine ähnliche Summe allein zeigt noch nicht, welcher Vorgang ausgeglichen oder teilweise bezahlt wurde.
Die Zahlungsverfolgung in easymed zeigt offene Rechnungen; eine Zahlungserinnerung lässt sich aus dem Vorgang auslösen. Mit der optionalen Lexware-Office-Anbindung geht die Rechnung an Lexware Office, und easymed übernimmt die dort vergebene Belegnummer. Ein täglicher Abgleich fragt, welche Belege dort ausgeglichen sind, und setzt die betreffenden Rechnungen in easymed auf „bezahlt“. Das unterstützt die Statuspflege für ausgeglichene Rechnungen; bei einer konkreten Teilzahlung erläutert das Team den eingegangenen Betrag und den Rest anhand des aktuellen Vorgangs.
Für die Musterrechnung lautet eine verständliche Antwort: „Auf Rechnung über 180 Euro sind 60 Euro eingegangen; 120 Euro sind noch offen.“ Wenn ein Zahlungseingang nicht zugeordnet werden kann, nennen Sie nicht vorschnell einen neuen Restbetrag. Prüfen Sie den vorhandenen Rechnungsbezug und erklären Sie anschließend den bestätigten Stand.
Selbstständiges Bezahlen am Empfang anbieten
Das Empfangsterminal ist ein zusätzliches easymed-Modul. Dort können Patientinnen und Patienten offene Anamnese-Fragebögen beantworten, Einwilligungen bestätigen und mit einem SumUp-Kartenleser bezahlen. Die Zahlung ist mit der Rechnung verbunden. Für die Praxis heißt das: Der Zahlungsschritt kann am Tablet erfolgen; die Frage nach abgerechneten Leistungen beantwortet weiterhin die Rechnung.
Für die Einrichtung aktivieren Sie das Modul, legen das Tablet als Gerät an und öffnen die angezeigte Adresse per QR-Code. Danach wählen Sie, welche Terminalfunktionen an diesem Gerät verfügbar sein sollen. Die Empfangsterminal-Seite beschreibt den Ablauf. Für Rückfragen bleibt die Unterscheidung einfach: Rechnung für Leistungsumfang und Betrag, Zahlungsinformation für den tatsächlich eingegangenen Betrag.
Eine Rückfrage zur Rechnung P-17 gezielt beantworten
Fallbeispiel: Eine Patientin fragt nach der Unterlage zur Zahlung auf Rechnung P-17. Die zuständige Rolle fragt, ob Rechnungskopie oder Zahlungsbestätigung gemeint ist, öffnet den Rechnungsbezug und prüft den tatsächlich eingegangenen Betrag. Die passende Information geht über den für diese organisatorische Rückfrage hinterlegten Kontakt zurück.
Wenn eine Bezugsperson organisatorisch unterstützt, richten Sie die Antwort nach dem dafür vorgesehenen Kontakt- und Zugriffsweg. Eine Frage zum Zahlungsstand braucht die zugehörige Rechnungs- oder Zahlungsinformation. Behandlungsunterlagen gehören nur dann dazu, wenn sie zum konkreten Anliegen und zum vorgesehenen Empfänger passen.
Eine kurze Antwort nennt Rechnungsnummer, gewünschte Unterlage und aktuellen Stand. Bei einer Teilzahlung werden eingegangener Betrag und offener Rest nebeneinander genannt. Bei einer fehlenden Rechnung wird dieselbe Rechnung erneut bereitgestellt. So erhält die Person die passende Auskunft, ohne dass das Team den gesamten Behandlungsverlauf zusammenstellen muss.
Patientenunterlagen und Abrechnung gemeinsam weiterführen
Wenn die Frage die Buchhaltung betrifft, kann ein Export für DATEV ein eigener Übergabeweg sein. Er ersetzt nicht die Rechnungskopie oder die Zahlungsbestätigung, die eine Patientin oder ein Patient für einen bestimmten Vorgang benötigt. In easymed stehen sowohl Zahlungsverfolgung als auch DATEV-Export zur Verfügung; die Antwort richtet sich danach, ob eine einzelne Rechnung, ein Zahlungseingang oder die Übergabe von Abrechnungsdaten gesucht wird.
Für den Alltag genügen klare Bezeichnungen: Rechnung, Quittung, Kontoauszug, zugeordnete Zahlung und offener Rest. Das Team ordnet zuerst die Frage ein, prüft dann den gemeinsamen Rechnungsbezug und stellt die passende Unterlage bereit. Mit easymed können erfasste Leistungen, Rechnungen und Zahlungsstatus am Praxisvorgang weitergeführt werden. So lassen sich Rückfragen zu Leistung, Teilzahlung und erneut benötigtem Beleg konkret beantworten.
