Wenn eine bereits bezahlte Rechnung nach einer vereinbarten Korrektur niedriger ausfällt, bleibt ein Guthaben. Soll es den nächsten Auftrag mindern, halten Sie Herkunft, vereinbarte Verwendung und Zahlungsrest zusammen fest. Im Beispiel wurden 600 Euro bezahlt, die Rechnung wird auf 500 Euro korrigiert und 100 Euro bleiben als Guthaben. Bei einem Folgeauftrag über 180 Euro sind nach der vereinbarten Anrechnung noch 80 Euro zu zahlen.
Mit der aktivierten Lexware-Office-Anbindung gehen neue Rechnungen beim Abschließen zu Lexware. Lexware vergibt die Belegnummer und easymed übernimmt sie vor PDF, Druck und Versand. Der tägliche Abgleich meldet ausgeglichene Rechnungen nach easymed zurück. So läuft die normale Rechnungsübergabe mit gemeinsamer Nummer und passendem Zahlungsstatus.
Das Guthaben aus Zahlung und Korrektur erklären
Im Beispiel hat der Firmenkunde die Rechnung R60 über 600 Euro bereits bezahlt. Anschließend vereinbaren beide Seiten eine Korrektur des Rechnungsbetrags auf 500 Euro. Der Korrekturbeleg K12 beschreibt den Bezug zu R60 und die Verringerung um 100 Euro. Aus den gezahlten 600 Euro und dem korrigierten Betrag von 500 Euro entstehen 100 Euro Guthaben.
Die ursprüngliche Zahlung bleibt als 600-Euro-Zahlung bei R60 verständlich. K12 erklärt, warum dem Kunden davon 100 Euro zustehen. Rechnung, ursprüngliche Zahlung und Korrektur zeigen gemeinsam, wo das Guthaben herkommt. Die 100 Euro sind keine neue Zahlung, sondern der nach der Korrektur verbleibende Teil der bereits geleisteten 600 Euro.
Bei einer vollständig bezahlten Rechnung den Belegweg beachten
Der passende Weg zur Rechnungskorrektur hängt auch davon ab, ob die Rechnung schon bezahlt ist. Die aktuelle Lexware-Office-Anleitung beschreibt bei vollständiger Zahlung eine manuelle Rechnungskorrektur ohne direkte Systemverknüpfung zur Ursprungsrechnung. Die ursprüngliche Rechnungsnummer kommt in den Einleitungstext. Dadurch entsteht ein neuer offener Posten als Guthaben; die Anleitung führt diesen Weg für eine Rückerstattung aus.
K12 ist in diesem Beispiel eine Belegnummer, keine Klickanleitung für ein bestimmtes Buchhaltungsprogramm. Vereinbart der Kunde stattdessen die Verwendung des Guthabens für einen Folgeauftrag, halten Sie diese Zuordnung zusätzlich mit beiden Belegnummern fest. Die Lexware-Anleitung beschreibt den Erstattungsweg; für die Anrechnung auf einen späteren Auftrag nutzen Sie den dafür passenden Buchungsweg Ihres Rechnungswerkzeugs.
„Gutschrift“ wird im Alltag oft auch für eine Rechnungskorrektur verwendet. § 14 Absatz 2 UStG bezeichnet damit jedoch eine Rechnung, die der Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung ausstellt. Für dieses Beispiel sind „Rechnungskorrektur“ für den Beleg und „Kundenguthaben“ für den verbleibenden Betrag klare Bezeichnungen.
Die Verwendung für den Folgeauftrag vereinbaren
Halten Sie fest, auf welches Guthaben und welchen Auftrag sich die Anrechnung bezieht. Nennen Sie den Kunden, die ursprüngliche Rechnung R60, den Korrekturbeleg K12 und den Betrag von 100 Euro. Sobald der neue Auftrag feststeht, ergänzen Sie dessen Rechnungsnummer. So sehen beide Seiten, ob das Guthaben noch verfügbar oder bereits einem Auftrag zugeordnet ist.
Eine passende Formulierung lautet: „Das Guthaben von 100 Euro aus K12 zu R60 rechnen wir auf den Auftrag R74 an.“ Wenn der Folgeauftrag noch nicht feststeht, nennen Sie zunächst den vereinbarten nächsten Auftrag und ergänzen später die konkrete Rechnungsnummer.
Bei einer Aufrechnung müssen sich gleichartige Forderungen zwischen denselben Parteien gegenüberstehen. § 387 BGB beschreibt außerdem, wann die eigene Forderung verlangt und die eigene Schuld erfüllt werden kann; nach § 388 BGB wird die Aufrechnung gegenüber der anderen Seite erklärt. In der Nachricht sollte daher stehen, welche 100 Euro mit welcher Rechnung verrechnet werden.
Beim neuen Auftrag Leistung und Zahlungsrest zeigen
Die neue Rechnung R74 betrifft eine weitere Leistung über 180 Euro. Dafür werden die vereinbarten 100 Euro Guthaben verwendet. Es bleiben 80 Euro zu bezahlen: 180 Euro minus 100 Euro ergibt 80 Euro. Die neue Leistung hat weiterhin einen Betrag von 180 Euro; der Zahlungsrest ist der nach der Anrechnung verbleibende Anteil.
Zeigen Sie den Leistungsbetrag von 180 Euro und die Verwendung der 100 Euro nebeneinander. Der Hinweis auf K12 zu R60 erklärt die Herkunft des Guthabens; die Zahlungsinformation nennt die verbleibenden 80 Euro. So versteht der Kunde, weshalb er weniger überweist als der neue Leistungsbetrag beträgt.
Für das Gespräch genügt: „Ihr neuer Auftrag beträgt 180 Euro. Davon sind 100 Euro durch Ihr vereinbartes Guthaben gedeckt; offen sind noch 80 Euro.“ Die Rechnung bleibt über 180 Euro ausgestellt. Die Anrechnung erklärt, wie sich der noch zu zahlende Betrag ergibt.
Die tatsächliche Zahlung beim neuen Auftrag führen
Überweist der Kunde die restlichen 80 Euro, ist R74 im Beispiel vollständig gedeckt: 100 Euro stammen aus dem vereinbarten Guthaben, 80 Euro aus dem neuen Zahlungseingang. Die frühere Zahlung von 600 Euro gehört weiterhin zu R60. Der neue Überweisungsbetrag wird dem neuen Auftrag zugeordnet.
Führen Sie die Verwendung mit Herkunft und Betrag im Rechnungsweg nach, zum Beispiel: „100 Euro aus K12 zu R60 auf R74 verwendet.“ Nach der Anrechnung verbleiben bei R74 80 Euro; nach Zahlungseingang ist der neue Auftrag ausgeglichen. Die Trennung hilft dem Empfang, den Stand anhand der konkreten Bezüge zu erklären.
Ein verbleibendes Restguthaben weiterverwenden
Fällt der Folgeauftrag kleiner aus, bleibt der Rechenweg genauso einfach. Bei einem neuen Auftrag über 70 Euro werden von den vorhandenen 100 Euro nur 70 Euro eingesetzt. Es bleiben 30 Euro Guthaben. Die kurze Übersicht nennt weiterhin K12 zu R60 als Herkunft und den neuen Auftrag als Verwendung der 70 Euro.
Für die verbleibenden 30 Euro stimmen Praxis und Kunde die weitere Verwendung ab. Sie können den Betrag für eine weitere vereinbarte Leistung vorsehen oder seine Auszahlung vereinbaren. Halten Sie fest, welcher Betrag übrig ist und welche Verwendung dafür vereinbart wurde.
Ist noch kein Folgeauftrag vereinbart, bleibt der Betrag als offenes Guthaben mit seinem ursprünglichen Belegbezug erkennbar. Sobald eine neue Leistung feststeht, notieren Sie den Auftrag und den verwendeten Betrag. Bei einer Rückzahlung verknüpfen Sie die Auszahlung mit der Rechnungskorrektur, aus der das Guthaben stammt.
Eine kurze Übersicht für den Kunden erstellen
Für den Folgeauftrag genügt eine nachvollziehbare Folge: R60 wurde mit 600 Euro bezahlt; K12 korrigiert den Betrag auf 500 Euro; 100 Euro bleiben als Guthaben; davon werden 100 Euro für R74 über 180 Euro verwendet; 80 Euro sind noch zu zahlen. Beim kleineren 70-Euro-Auftrag zeigt dieselbe Folge, dass 30 Euro übrig bleiben.
Damit enthält die Erklärung den Ursprung des Guthabens, seine vereinbarte Verwendung und den aktuellen Rest. Die konkrete Guthabenvereinbarung bleibt über ihre Belegbezüge nachvollziehbar.
