Der Jahreswechsel ist ein guter Zeitpunkt, die Gestaltung Ihrer Rechnungsnummern festzulegen. Mit der eingerichteten Lexware-Office-Anbindung übernimmt easymed die Nummer automatisch aus Lexware: Sie schließen Ihre Praxisrechnung ab, der Beleg wird übertragen und die zurückgegebene Nummer steht anschließend auch auf dem PDF. Patientinnen und Patienten überweisen mit derselben Referenz, nach der Lexware den Zahlungseingang zuordnet.
Für das neue Jahr bleibt eine überschaubare Entscheidung: Soll der Zähler weiterlaufen oder innerhalb eines eindeutig bezeichneten neuen Jahreskreises wieder bei eins beginnen? Eine Jahreszahl in der Nummer ist eine freiwillige Gestaltung. Sie macht ältere und neue Belege leicht unterscheidbar, verpflichtet aber nicht zum jährlichen Zurücksetzen.
Unser Beispiel ist eine Ergotherapiepraxis, deren letzte betrachtete Rechnung R2026-0317 heißt. An dieser vollständigen Nummer lässt sich erklären, was der Jahreswechsel verändert und was die Software anschließend für Sie übernimmt.
Die vollständige Nummer verständlich aufbauen
R2026-0317 besteht im Beispiel aus dem Kürzel R, der Jahreszahl 2026 und dem Zähler 0317. Zusammen kennzeichnen diese Bestandteile einen bestimmten Beleg. Wer nach einer Zahlung oder einer früheren Rechnung fragt, nennt deshalb die vollständige Zeichenfolge. Die letzte Zählerstelle allein reicht bei mehreren Jahren nicht aus.
Für eine Rückfrage zu R2026-0317 hilft außerdem das Rechnungsdatum. Sie können den alten Vorgang damit auch dann zuordnen, wenn neue Rechnungen inzwischen mit 2027 beginnen. Der Jahreswechsel ändert die Nummer eines bereits ausgestellten Belegs nicht.
Die Gestaltung darf schlicht sein. Ein gut lesbarer Aufbau, den Patientinnen und Patienten im Verwendungszweck vollständig übernehmen können, unterstützt den Bankabgleich und die Kommunikation. Zusätzliche Kürzel für jeden Mitarbeitenden oder jeden Leistungsbereich brauchen Sie nur, wenn Ihre tatsächliche Organisation solche getrennten Nummernkreise sinnvoll macht.
Den Jahreskreis passend zur Praxis wählen
Für Rechnungen mit den Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG kommt es auf eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer an. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.5, erlaubt Zahlen, Buchstaben und verschiedene eindeutig zuordenbare Nummernkreise. Eine lückenlose Abfolge ist dabei nicht zwingend.
Sie können den bisherigen Zähler also fortsetzen. Alternativ beginnt ein neuer Jahreskreis etwa mit R2027-0001. Entscheidend ist die vollständige Nummer: R2026-0001 und R2027-0001 sind verschieden, obwohl beide den Zähler 0001 enthalten. Eine Jahreszahl oder ein jährlicher Neustart ist keine eigene gesetzliche Pflicht.
Wählen Sie den Aufbau, der Ihren Ablage- und Suchgewohnheiten entspricht. Wer Belege nach Jahren wiederfindet, profitiert häufig von der sichtbaren Jahreszahl. Wer bereits mit einem durchlaufenden Zähler arbeitet, kann diesen Weg beibehalten. Beides lässt sich verständlich erklären, ohne das Rechnungsteam jedes Jahr neu zu organisieren.
Jahreszahl und Zähler in Lexware einstellen
Öffnen Sie in der Web-Version von Lexware Office Einstellungen > Nummernkreise. Dort sehen Sie die Felder Kürzel, Freifeld und Nächster Wert; daneben steht die Vorschau der nächsten Belegnummer. Nach der aktuellen Lexware-Anleitung zu Nummernkreisen wird ein Jahresplatzhalter wie {JJJJ} im Freifeld beim Erstellen des Belegs durch das Kalenderjahr ersetzt. Das Feld Nächster Wert ist davon unabhängig: Der Platzhalter setzt den Zähler nicht automatisch zurück.
Wenn Sie einen neuen Jahreskreis bei eins beginnen möchten, stellen Sie Nächster Wert auf 0001. Soll der Zähler weiterlaufen, lassen Sie den Wert unverändert. Die Vorschau zeigt die nächste vollständige Nummer. Wenn nach R2026-0317 beispielsweise 0318 der nächste freie Wert ist, könnte der neue Beleg R2027-0318 heißen; bei einem bewusst gewählten Neustart könnte er R2027-0001 lauten. Lexware Office überspringt Nummern, die bereits vergeben sind.
Diese einmalige Gestaltung erfolgt in Lexware, denn dort wird bei der aktiven Anbindung die Rechnungsnummer vergeben. In easymed brauchen Sie keinen zweiten Jahreskreis nachzubauen. Damit bleibt die Entscheidung am richtigen Ort, und die normale Rechnungserstellung nutzt anschließend den gemeinsamen Nummernweg.
Eine bereits verwendete Nummer gezielt wiederfinden
Bei einem Neustart prüfen Sie zuerst die vollständige gewünschte Nummer. Suchen Sie in Lexware nach R2027-0001, wenn Sie genau diesen Wert einstellen möchten. Die übergreifende Suche über die Lupe oben rechts findet auch archivierte Belege; ein Jahresfilter allein oder eine leere Belegliste klärt die Frage nicht.
Lexware Office überspringt bereits vergebene Nummern automatisch. Wird ein gewünschter Wert trotzdem als vergeben angezeigt, finden Sie den Beleg aber nicht über die Belegliste, nutzen Sie die übergreifende Suche. Bleibt sie erfolglos, zeigt Einstellungen > Protokollierung auch gelöschte Rechnungen und Neuvergaben. So ordnen Sie den nächsten Zählerwert am konkreten Vorgang ein.
Auch Entwürfe erhalten in Lexware Office bereits bei ihrer Erstellung eine Rechnungsnummer. Ein Zähler kann sich deshalb bewegen, bevor eine Rechnung abgeschlossen oder versendet ist. Soll eine nach dem Löschen eines Entwurfs frei gewordene Nummer erneut verwendet werden, setzen Sie sie manuell unter Nächster Wert. Bei einer Rückfrage aus dem Vorjahr hilft weiterhin die vollständige Zeichenfolge: R2026-0001 bezeichnet einen anderen Beleg als R2027-0001.
Die gemeinsame Nummer automatisch übernehmen
Beim Abschließen in easymed wird der Rechnungsbeleg an Lexware Office übergeben. Lexware vergibt seine Belegnummer, easymed übernimmt sie und erstellt anschließend PDF, Druck und Versand mit genau dieser Nummer. Der Patient zahlt damit unter derselben Referenz, die auch in der Buchhaltung verwendet wird.
Der tägliche Abgleich ergänzt diesen Weg: Ist eine übertragene Rechnung in Lexware vollständig ausgeglichen, setzt easymed sie auf bezahlt. Dieses tägliche Übernehmen des bezahlten Stands erspart das zusätzliche Abhaken in der Praxissoftware. Die Jahresgestaltung und der Zahlungsstand erfüllen unterschiedliche Aufgaben, greifen aber am selben Rechnungsbezug ineinander.
Für Ihr Team genügt deshalb eine kurze Information über den gewählten Aufbau, etwa „Neue Rechnungen beginnen mit R2027, alte Nummern bleiben unverändert“. Patientinnen und Patienten übernehmen weiterhin einfach die Nummer auf ihrem Beleg. So bleibt der Jahreswechsel eine kleine organisatorische Entscheidung, während easymed und Lexware den laufenden Rechnungsweg verbinden.
