Bei der Frage, wie Sie Rezepte in der Physiotherapie abrechnen und Einheiten ohne Nebenlisten verfolgen, hilft eine klare Trennung: Ein geplanter Termin ist noch keine erbrachte Behandlung, und eine dokumentierte Leistung ist nicht automatisch schon abgerechnet. Für die Zählung zählt das tatsächlich erbrachte Heilmittel am passenden Behandlungstag und zur richtigen Verordnung.
Dieser Beitrag behandelt reguläre ärztliche GKV-Verordnungen nach Muster 13. Eine Blankoverordnung folgt einem eigenen Weg: Hier entscheiden die Therapeutinnen und Therapeuten über Heilmittel, Frequenz, Zahl und Dauer der Einheiten. Der Gemeinsame Bundesausschuss erklärt den Unterschied zwischen Heilmittelverordnung und Blankoverordnung.
easymed erfasst Muster-13-Verordnungen mit Heilmittelpositionen, Menge und Frequenz, ordnet Termine einer Verordnung zu und führt die verwendeten Einheiten je Position mit. Mit dem optionalen Kassenabrechnungsmodul erstellen Sie außerdem die Abrechnungsdatei für Ihr Rechenzentrum. Das Team bestätigt weiterhin die tatsächlich erbrachte Leistung und prüft ihren Nachweis vor dem Abrechnungslauf. So hängen Terminplanung, Verordnungsübersicht und Abrechnung am selben Vorgang.
Definieren Sie die Zustände im Team
Verwenden Sie für jede Behandlungsserie dieselben drei Stände: geplant, durchgeführt und abgerechnet. „Geplant“ heißt, dass ein Termin im Kalender steht. „Durchgeführt“ heißt, dass die Sitzung stattgefunden hat und die erbrachte Position dokumentiert wurde. „Abgerechnet“ heißt, dass die Leistung in einem Rechnungs- oder GKV-Abrechnungsvorgang berücksichtigt ist. Diese Stände können auseinanderliegen, ohne dass einer davon automatisch einen Fehler bedeutet.
Legen Sie fest, wer nach dem Termin die tatsächliche Leistung dokumentiert und wer die Zuordnung vor der Abrechnung prüft. Bei einer Übergabe sollte die nächste Person sehen, was bereits stattgefunden hat, was noch offen ist und welcher Schritt als Nächstes ansteht. Vermeiden Sie Sammelbegriffe wie „fertig“, wenn sie nicht erkennen lassen, ob eine Leistung erst dokumentiert oder schon abgerechnet wurde.
Die Zustandsgrafik fasst diesen Ablauf zusammen: Kalendertermin, dokumentierte Behandlung und Abrechnung haben jeweils einen eigenen Stand; vor der Abrechnung prüfen Sie die Zuordnung und den Nachweis.
Erfassen Sie die Verordnungsmenge je Heilmittelposition
Ordnen Sie die Verordnung eindeutig der Patientenakte und der dazugehörigen Behandlungsserie zu. Eine Person kann mehrere Verordnungen haben; deshalb reicht der Name allein als Bezug nicht aus. Erfassen Sie je Heilmittelposition das verordnete Heilmittel und die Menge. Die Therapiefrequenz halten Sie daneben fest, zählen sie aber nicht als Einheit: Sie beschreibt den vorgesehenen zeitlichen Abstand der Termine.
Bei Physiotherapie können die verordneten Behandlungseinheiten auf bis zu drei unterschiedliche vorrangige Heilmittel verteilt werden, sofern der Heilmittelkatalog der Diagnosegruppe mehrere vorsieht. Führen Sie dann für jede Position einen eigenen Restbestand. Eine Verordnung, die Krankengymnastik und Manuelle Therapie getrennt ausweist, wird nicht als eine einzige unspezifische Gesamtsumme gezählt. Ist die Verordnungsmenge aufgeteilt, darf die Praxis die Aufteilung nicht eigenständig ändern; dafür sind eine Änderung mit erneuter ärztlicher Unterschrift und Datumsangabe vorgesehen. Die Regeln stehen in § 12 der Heilmittel-Richtlinie und in der Anlage 3a zum Physiotherapievertrag.
Prüfen Sie außerdem die verordnete Frequenz und den Beginn der Serie. Die Heilmittel-Richtlinie sieht vor, dass die Behandlung grundsätzlich innerhalb von 28 Kalendertagen beginnt; bei dringlichem Bedarf sind es 14 Tage. Die Frequenzangabe ist verbindlich. Soll davon abgewichen werden, muss das vorher zwischen verordnender und behandelnder Person vereinbart und auf der Verordnung dokumentiert werden. Wird eine Physiotherapie länger als 14 Kalendertage ohne angemessene Begründung unterbrochen, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit; begründete Unterbrechungen werden auf der Verordnung dokumentiert. Diese Vorgaben finden Sie in §§ 15 und 16 der Heilmittel-Richtlinie. Eine Übersicht mit Ausstellungsdatum, letztem Behandlungstag und nächstem Termin macht die fällige organisatorische Prüfung konkret.
Führen Sie Absagen und Ersatztermine getrennt
Bleibt ein Patient einem Termin fern oder sagt er ab, bleibt der ursprüngliche Kalendereintrag als Absage nachvollziehbar. Ordnen Sie einen Ersatztermin derselben Verordnung zu, zählen ihn aber erst nach der tatsächlich erfolgten Behandlung als Einheit. So wird aus einer Buchung keine Leistung und aus einer Verschiebung keine doppelte Durchführung.
Prüfen Sie eine geänderte Leistung ebenfalls einzeln. Wurde statt der geplanten Position eine andere verordnete Position erbracht, dokumentiert die behandelnde Person die tatsächliche Leistung. Ist die Abweichung nicht durch die Verordnung gedeckt, halten Sie die offene Klärung fest, statt die ursprüngliche Position still zu überschreiben. Der Kalender zeigt den Terminverlauf; die Verordnung und der Leistungsnachweis zeigen, was abgerechnet werden kann.
Bestätigen Sie die Leistung am Behandlungstag
Nach der Sitzung erfasst die behandelnde Person das Behandlungsdatum und das tatsächlich erbrachte Heilmittel an der richtigen Verordnung. Bei GKV-Verordnungen müssen Leistung und Datum auf der Rückseite des Vordrucks verständlich angegeben und von der versicherten Person durch Unterschrift bestätigt werden. Vorab- und Globalunterschriften sind unzulässig. Für telemedizinische Behandlungen sieht die Anlage eine eigene Kennzeichnung vor. Das Bestätigungsfeld und die weiteren Nachweisregeln erläutert die Anlage 3a des GKV-Spitzenverbands.
Wird ein Eintrag später ergänzt, ordnen Sie ihn weiterhin dem tatsächlichen Behandlungstag und der richtigen Position zu. Ein abgeschlossener Kalendereintrag allein dokumentiert diese Angaben nicht. In easymed werden die Behandlungspositionen am Termin aus der zugeordneten Verordnung erfasst; das Team hält anschließend den tatsächlichen Verlauf und den erforderlichen Nachweis fest.
Rechnen Sie den Einheitenstand am Beispiel durch
Ein Musterfall macht den Unterschied sichtbar: Auf einer Verordnung stehen sechs Einheiten Krankengymnastik. Vier davon wurden bereits durchgeführt und dokumentiert, zwei sind noch offen. Der aktuelle Stand lautet damit: sechs verordnet, vier nachgewiesen, zwei nicht erbracht.
| Stand im Musterfall | Einheiten |
|---|---|
| Verordnet | 6 Einheiten |
| Durchgeführt und dokumentiert | 4 Einheiten |
| Noch offen | 2 Einheiten |
Eine Absage verändert die Zahl der durchgeführten Einheiten nicht. Auch ein Ersatztermin wird erst nach der Behandlung als erbrachte Einheit gezählt. Wenn eine Nebenliste weiterhin alle Kalenderbuchungen als Leistung führt, gleichen Sie sie mit den dokumentierten Behandlungstagen ab. Der Musterfall zeigt die Mengenrechnung für eine Position; für mehrere Heilmittel führen Sie den Vergleich jeweils getrennt.
Gleichen Sie die Einheiten mit der Kassenabrechnung ab
Vor der Abrechnung vergleichen Sie die tatsächlich dokumentierten Positionen mit den Angaben der Verordnung und den Rechnungsdaten. Prüfen Sie je Position, ob Menge, Behandlungstag und Betrag zusammenpassen. Eine offene Leistung, eine Teilabrechnung oder eine ungeklärte Zuordnung bleibt als eigener Bearbeitungsstand sichtbar, bis klar ist, wie sie in den Abrechnungsvorgang gehört.
§ 302 SGB V nennt für die GKV-Abrechnung Art, Menge und Preis der erbrachten Leistung sowie den Tag der Leistungserbringung. Außerdem gehören die ärztliche Verordnung mit Diagnose und erforderliche Befundangaben zu den Abrechnungsdaten. Prüfen Sie daher nicht nur eine Gesamtsumme: Sie zeigt nicht, ob jede Heilmittelposition am richtigen Tag und unter der richtigen Verordnung enthalten ist. Der amtliche Text zu § 302 SGB V nennt auch die Möglichkeit, für die Abrechnung ein Rechenzentrum einzuschalten.
Mit dem optionalen Kassenabrechnungsmodul von easymed entsteht die Kassenrechnung aus der erfassten Verordnung. Sie wählen den Zeitraum und die Krankenkasse, erstellen die Datei für Ihr Rechenzentrum und reichen sie dort ein. easymed übernimmt Zuordnung und Dateierstellung; Ihr Team prüft den konkreten Bestand und reicht den Export über den gewählten Abrechnungsweg ein. Der Ablauf und die unterstützten Rechenzentren sind auf der easymed-Seite zur GKV-Abrechnung beschrieben.
Schließen Sie die Serie nachvollziehbar ab
Zum Abschluss prüfen Sie Verordnungsmenge, Behandlungseinträge, Rechnungsstand und offene Fragen gemeinsam. Wird eine Behandlung vor Erreichen der verordneten Menge beendet, sehen die Vertragsregeln vor, das Abbruchdatum und den Grund auf der Verordnung zu vermerken. Eine noch nicht durchgeführte Einheit bleibt davon zu unterscheiden: Sie ist offen, aber nicht automatisch ein Behandlungsabbruch.
Halten Sie den nächsten Schritt an der betroffenen Verordnung fest, zum Beispiel „Behandlung fortsetzen“, „Rückfrage zur Position klären“ oder „Abbruch dokumentieren“. So erkennt die nächste Person, ob noch eine Einheit aussteht, eine Leistung schon in einem Beleg berücksichtigt ist oder vor dem Abrechnungslauf eine Frage geklärt werden muss. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, stimmen der dokumentierte Leistungsstand und die berücksichtigten Rechnungspositionen überein.
