Das neue Regal steht, die Materialien sind eingeräumt und der kleine Einrichtungsauftrag Ihrer Therapiepraxis ist abgeschlossen. Mit der Schlussrechnung endet die Zusammenarbeit am konkreten Leistungsumfang. Für Ihre nächste Planung beginnt zugleich eine hilfreiche Auswertung: Was wurde ursprünglich vereinbart, welche Ergänzung kam hinzu und welche Beträge gehören tatsächlich zum abgeschlossenen Projekt?
Eine Nachkalkulation vergleicht nach Auftragsabschluss die geplanten Werte mit den tatsächlichen Kosten; so beschreibt es auch der Abschnitt „Preisbildung und Kalkulation“ im Gründungsratgeber der sächsischen IHKs und HWKs. Im Regalbeispiel stehen dafür das bestätigte Angebot, freigegebene Ergänzungen, weitere externe Belege und die eigene Zeit nebeneinander.
Im laufenden Rechnungsalltag nimmt easymed Ihnen wiederkehrende Eingaben ab: Mit der eingerichteten Lexware-Office-Anbindung übergibt easymed die abgeschlossene Praxisrechnung an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie; der tägliche Abgleich setzt vollständig bezahlte Rechnungen in easymed auf „bezahlt“. Für die Nachkalkulation eines Einrichtungsprojekts ergänzen Sie eine kurze Übersicht um die Lieferantenbelege und eigenen Stunden. Das folgende Regalbeispiel zeigt, welche Angaben dafür nützlich sind.
Die ursprüngliche Projektgrundlage wieder aufnehmen
Eine Logopädiepraxis lässt im Beispiel ein vorhandenes Ablagefach durch ein passendes Holzregal ersetzen. Das bestätigte Angebot umfasst das vereinbarte Regal und dessen Montage für insgesamt 1.800 Euro einschließlich Umsatzsteuer. Die Leitung erwartet außerdem sechs eigene Arbeitsstunden für Freiräumen, Abstimmung und Einräumen. Betrag und Stunden werden von Anfang an getrennt notiert.
Als Ausgangspunkt genügt das bestätigte Angebot mit seinem Leistungsumfang. Im Regalbeispiel sind das Regal und Montage; die Vorbereitung und das Einräumen übernimmt die Praxis. So bleibt verständlich, welche Arbeiten im Preis enthalten sind und welche eigene Zeit hinzukommt.
Der ursprüngliche Betrag erklärt genau diesen Anfangsumfang. Er ist eine gute Vergleichsgrundlage, wenn die spätere Rechnung dieselbe Frage beantwortet. Wurde der Auftrag erweitert, braucht die Gegenüberstellung zusätzlich die bestätigte Änderung. Sonst wird aus einer fachlich passenden Ergänzung im Kostenvergleich eine scheinbar ungeklärte Abweichung.
Der Zweck des Projekts ist konkret: Häufig benötigte Materialien sollen am Arbeitsplatz gut erreichbar sein. Die Auswertung liefert dafür zwei hilfreiche Größen, den externen Rechnungsbetrag und den eigenen Arbeitseinsatz.
Den bestätigten Zusatz vor dem Endbetrag betrachten
Während der Durchführung entscheidet die Praxis, zwei zusätzliche Einlegeböden in das Regal aufzunehmen. Der Dienstleister bietet diesen Zusatz für 240 Euro einschließlich Umsatzsteuer an, die Leitung bestätigt ihn vor der Umsetzung. Der abgestimmte externe Auftragsbetrag steigt damit von 1.800 auf 2.040 Euro: 1.800 plus 240 Euro.
Die Schlussrechnung weist im Beispiel 2.040 Euro für den vereinbarten Gesamtumfang aus. Gegenüber dem ersten Angebot ist sie um 240 Euro höher. Gegenüber dem um die bestätigten Einlegeböden erweiterten Auftrag entspricht sie dem vereinbarten Betrag. Beide Vergleiche verwenden dieselbe Rechnung und führen wegen ihrer unterschiedlichen Grundlage zu verschiedenen Aussagen.
Verbinden Sie die Zusatzvereinbarung mit dem Auftrag. Die Auswertung sollte zeigen, was die 240 Euro erklären. Eine allgemeine Notiz „wurde teurer“ lässt diese Information verschwinden. „Zwei bestätigte zusätzliche Einlegeböden“ nennt dagegen den Grund, den tatsächlichen Umfang und die passende Vergleichsbasis.
Taucht eine bislang nicht vereinbarte Zusatzposition auf, reicht eine gezielte Rückfrage zu dieser Position. Der bestätigte Grundauftrag und die bereits abgestimmten Einlegeböden bleiben daneben eindeutig zugeordnet.
Weitere externe Belege zum Projekt hinzunehmen
Die Praxis kauft für das neue Regal außerdem passende Materialboxen bei einem anderen Händler. Die Lieferung kostet insgesamt 90 Euro einschließlich Umsatzsteuer. Dieser Einkauf gehört zum selben Einrichtungsprojekt, steht aber auf einem eigenen Lieferantenbeleg. Die Schlussrechnung des Regaldienstleisters kann ihn deshalb nicht mit erklären.
Für die Übersicht der externen Rechnungsbeträge werden im Beispiel 2.040 Euro Schlussrechnung und 90 Euro für die Materialboxen zusammengeführt. Das ergibt 2.130 Euro. Gegenüber dem ursprünglichen Angebotsbetrag von 1.800 Euro erklärt die Übersicht nun zwei Ergänzungen: 240 Euro für zusätzliche Einlegeböden und 90 Euro für den eigenen weiteren Einkauf.
Verwenden Sie in dieser Gegenüberstellung dieselbe Betragsbasis. Hier werden die tatsächlich berechneten Gesamtbeträge einschließlich Umsatzsteuer betrachtet. Eine Nettosumme aus einem Angebot neben einem Gesamtbetrag aus einer Rechnung würde einen anderen Unterschied zeigen. Die für Ihre Buchhaltung geklärte steuerliche Behandlung wird beim jeweiligen Einkauf mitgeführt.
Ein gemeinsamer Projektbezug, etwa „Ablageregal“, verbindet die beiden Einkäufe in Ihrer Übersicht. Rechnung, Betrag und Lieferant reichen hier aus, um die externe Summe später wiederzufinden. Der Lieferantenbeleg folgt dabei dem bereits eingerichteten Belegeingang Ihrer Praxis.
Den eigenen Zeitaufwand als eigene Größe auswerten
Für Freiräumen, Abstimmung und Einräumen wurden zunächst sechs eigene Arbeitsstunden eingeplant. Tatsächlich benötigte das Praxisteam neun Stunden: zwei fürs Freiräumen, drei für Abstimmung und Begleitung sowie vier fürs anschließende Einräumen. Gegenüber der Planung sind drei zusätzliche Stunden entstanden. Diese Stunden werden neben den externen Rechnungsbeträgen ausgewertet.
Der höhere Zeitbedarf hat im Beispiel einen konkreten Grund. Die vorhandenen Materialien mussten vor dem Einräumen gründlicher sortiert werden als erwartet. Ein Teil der Arbeit gehört damit zur neuen Ordnung im Praxisalltag und ein Teil zur Durchführung des Einrichtungsprojekts. Beschreiben Sie diesen Zusammenhang, statt lediglich eine Stundensumme als zu hoch zu bewerten.
Für die nächste Planung können Sie daraus eine andere Vorbereitung ableiten. Vielleicht wird die Sortierung vorher in einem eigenen Zeitfenster organisiert. Vielleicht braucht die Abstimmung mit dem Dienstleister weniger parallele Kontakte. Das Team kann diese Fragen anhand der tatsächlich ausgeführten Aufgaben beantworten.
Addieren Sie Stunden und Euro nicht in derselben Summe. Die Übersicht zeigt hier 2.130 Euro externe Rechnungsbeträge und neun eigene Stunden. Wenn Sie den internen Aufwand für eine weiterführende Kalkulation auch in Geld bewerten möchten, legen Sie dafür eine passende erklärte Grundlage fest. Die tatsächlich gezahlten Lieferantenbeträge behalten daneben ihren eigenen Bezug.
Verwenden Sie für Planung und Ergebnis dieselbe Bezugsgröße: Arbeiten zwei Personen je eine Stunde gemeinsam am Regal, sind das zwei Personenstunden. Das erklärt den Aufwand besser als allein die Dauer des Zeitfensters.
Schlussrechnung, Zahlung und Auswertung verbinden
Eine Schlussrechnung rechnet den fertiggestellten vereinbarten Leistungsumfang ab. Prüfen Sie deshalb zunächst, ob die Rechnung zur tatsächlich ausgeführten Arbeit und den bestätigten Ergänzungen passt. Für den hier beschriebenen Regalauftrag gehört die Schlussrechnung mit dem Ausgangsangebot und dem bestätigten Zusatz zusammen.
Wurden zu einem anderen Projekt vorab Teilbeträge berechnet und tatsächlich vereinnahmt, gehören sie in die passende Endabrechnung. § 14 Absatz 5 UStG regelt das Absetzen solcher Teilentgelte und der zugehörigen Steuerbeträge unter den dort genannten Voraussetzungen. Für die Bearbeitung benötigen Sie dann die Rechnungen und die tatsächlichen Zahlungen mit ihrem eindeutigen Bezug.
In Ihrer Nachkalkulation wird derselbe Leistungsumfang einmal berücksichtigt. Ein vorab gezahlter Betrag ist nicht zusätzlich zum bereits vollständig enthaltenen Projektumfang nochmals ein weiterer Einkauf. Die Liste der Zahlungen beantwortet, wann Geld abgeflossen ist. Der Vergleich von Angebot, Zusatz und Endumfang beantwortet, welche externen Leistungen das Projekt umfasst hat.
Die Projektübersicht kann aus wenigen Zeilen bestehen: Grundauftrag, bestätigter Zusatz, weiterer Einkauf und eigene Stunden. Ein kurzer Vermerk zur Zahlung ergänzt den Überblick, wenn noch ein Betrag offen ist.
Eine konkrete Erkenntnis für das nächste Vorhaben festhalten
Die Nachkalkulation des Beispiels ergibt einen erklärten externen Umfang: 1.800 Euro Grundauftrag, 240 Euro bestätigter Zusatz und 90 Euro weiterer Einkauf, zusammen 2.130 Euro. Dazu kommen neun eigene Stunden mit ihren beschriebenen Aufgaben. Die Leitung kann dadurch erkennen, welche Erweiterung bewusst entschieden wurde und welche Vorbereitung künftig anders geplant werden sollte.
Die neue Ordnung bewährt sich im Alltag, wenn die häufig benötigten Materialien gut erreichbar sind. Eine kleine Anpassung der Einteilung kann direkt aus der Nutzung entstehen und fließt als Erfahrung in das nächste Vorhaben ein.
Die Projektübersicht beantwortet eine klar begrenzte Frage: Was hat die neue Ausstattung an externen Rechnungsbeträgen und eigener Zeit beansprucht? Für das nächste Projekt hält die Praxis zwei Punkte fest: Zusatzausstattung früh mitplanen und die Materialien vor dem Einräumen sortieren. So verknüpft sie bestätigte Änderungen und zusätzliche Stunden mit konkreten Vorbereitungsschritten.
