Die Schlussrechnung für den Praxisumbau prüfen Sie am besten in zwei Schritten: Rechnet der Betrieb den gesamten Auftrag ab oder stellt er nur noch den offenen Rest in Rechnung? Und welche Abschläge hat er angefordert, welche Zahlungen sind tatsächlich eingegangen? Im Beispiel bleiben bei 11.900 Euro Gesamtauftrag und 4.760 Euro bestätigten Zahlungen 7.140 Euro offen. Die Unterscheidung verhindert, dass Sie dieselben Abschläge doppelt abziehen oder bezahlen.
Für Ihre eigenen Praxisrechnungen gibt es einen getrennten Weg: Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung übergibt easymed die fertige Rechnung beim Abschluss an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie; vollständig ausgeglichene Belege werden täglich als bezahlt zurückgemeldet. Das erleichtert den eigenen Rechnungsablauf, während Sie die eingehende Handwerkerrechnung anhand ihres Auftrags und der Zahlungsnachweise prüfen.
Den Gesamtauftrag vor dem Restbetrag ansehen
Legen Sie die Schlussrechnung neben den Umbauauftrag und bestätigte Zusatzarbeiten. Stimmen Anschrift, beschriebene Arbeiten und vereinbarter Umfang überein? Bei einem Bauvertrag im Sinne von § 650a BGB nennt § 650g Absatz 4 BGB als Maßstab für eine prüffähige Schlussrechnung eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen, die für den Besteller nachvollziehbar ist. Praktisch heißt das: Jede abgerechnete Position sollte sich einer vereinbarten Arbeit oder einer bestätigten Ergänzung zuordnen lassen.
Im Beispiel umfasst der Umbauauftrag 11.900 Euro brutto. Während der Arbeiten stellte der Betrieb zwei Abschlagsrechnungen: zuerst 2.380 Euro, danach 3.570 Euro. Beide beziehen sich auf denselben Auftrag. Die Schlussrechnung zeigt entweder den Gesamtbetrag samt Abzügen oder bereits den verbleibenden Rest. Halten Sie Auftrag, Abschlagsrechnungen und die aktuelle Schlussrechnung zusammen; so bleibt die Grundlage des Betrags für Ihre Buchhaltung nachvollziehbar.
Weicht der Leistungsumfang vom Auftrag ab, prüfen Sie zuerst die betroffene Position. Eine bestätigte Zusatzarbeit kann den Gesamtbetrag erklären. Wenn aus der Rechnung nicht hervorgeht, welche Arbeit damit gemeint ist, fragen Sie gezielt nach dieser Position. Sie müssen dafür weder den ganzen Umbau neu auflisten noch frühere Rechnungsangaben abschreiben.
Endrechnung oder Restrechnung: Die Abrechnung unterscheiden
Die Überschrift allein zeigt nicht, wie sich der noch geforderte Betrag zusammensetzt. Lesen Sie die Rechenzeilen: Steht dort der Preis für die gesamte ausgeführte Leistung, von dem geleistete Abschläge abgezogen werden? Oder wird nur ein verbleibender Restbetrag berechnet? § 14 Absatz 1 UStG definiert eine Rechnung unabhängig davon, wie das Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet ist. Entscheidend ist daher die dargestellte Abrechnung.
Bei einer Endrechnung, die über die ausgeführte Leistung insgesamt abrechnet, verlangt § 14 Absatz 5 UStG, vor Ausführung vereinnahmte Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über diese Teilentgelte Rechnungen gemäß § 14 Absatz 1 bis 4 UStG vorliegen. Der aktuelle Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums, Abschnitt 14.8 erläutert auch, dass eine Restrechnung nur den noch offenen Preis berechnen kann. Für den umsatzsteuerlichen Abzug zählt der vor Ausführung der Leistung tatsächlich vereinnahmte Betrag; ein angeforderter, aber noch nicht gezahlter Abschlag ist kein Abzug.
Steht auf der Schlussrechnung nur der Restbetrag, ziehen Sie bereits berücksichtigte Abschläge nicht ein zweites Mal davon ab. Ist unklar, ob der Rechnungsbetrag den Gesamtauftrag oder den Rest beschreibt, lassen Sie sich vom Betrieb die Rechenzeilen kurz zuordnen. Das klärt die nächste Zahlung, bevor Sie einen Betrag freigeben.
Ausgestellte Abschläge und bezahlte Beträge trennen
Stellen Sie für jede Abschlagsrechnung den angeforderten Betrag dem bestätigten Zahlungseingang gegenüber. Notieren Sie die Rechnungsnummer und den Betrag aus der Abschlagsrechnung sowie den Betrag, der tatsächlich überwiesen wurde. Bei einer Teilzahlung bleibt die Differenz zunächst offen. Für eine Endrechnung über den Gesamtauftrag zählt der bezahlte Betrag, nicht die volle Summe der bisherigen Anforderungen.
Im Beispiel wurde der erste Abschlag über 2.380 Euro vollständig bezahlt. Von der zweiten Rechnung über 3.570 Euro wurden bisher 2.380 Euro überwiesen. Damit stehen 5.950 Euro angeforderten Abschlägen 4.760 Euro tatsächlich gezahlten Beträgen gegenüber. Die Differenz beträgt 1.190 Euro und gehört zum späteren Gesamtrest.
Neben der zweiten Abschlagsrechnung stehen daher „Rechnungsbetrag: 3.570 Euro“ und „bestätigte Zahlung: 2.380 Euro“. Der Überweisungsbezug zeigt, welche Zahlung gemeint ist. So sieht eine Vertretung den Unterschied unmittelbar und muss Beträge nicht aus älteren Nachrichten zusammensuchen.
Ist eine Überweisung gerade erst veranlasst, prüfen Sie den Kontoeintrag und lassen Sie den Zahlungseingang bei Bedarf mit Rechnungsnummer und Betrag bestätigen. So ist klar, ob der Betrieb die Zahlung bereits zugeordnet hat. Die Anfrage bleibt bei der betreffenden Rechnung; andere Kontobewegungen brauchen Sie dafür nicht offenzulegen.
Den Schlussbetrag mit den Zahlungen nachrechnen
Für die Beispielrechnung gilt: Bei einer Endrechnung über den Gesamtauftrag stehen die 11.900 Euro als Gesamtbetrag am Anfang. Abgezogen werden die tatsächlich bezahlten Abschläge: die erste Zahlung über 2.380 Euro und die zweite Zahlung über 2.380 Euro. Es bleiben 7.140 Euro Rest. Die ausgestellten Abschlagsrechnungen über zusammen 5.950 Euro zeigen, was angefordert wurde; sie ersetzen nicht den Nachweis über die geleisteten 4.760 Euro.
Prüfen Sie, ob Sie dieselbe Betragsbasis vergleichen: Bruttobeträge mit Bruttobeträgen. Bei einer umsatzsteuerpflichtigen Endrechnung müssen die vor Ausführung erhaltenen Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge nachvollziehbar berücksichtigt sein. Das Bundesfinanzministerium erläutert, dass mehrere Zahlungen dafür auch zusammengefasst werden können, solange die zugehörigen Steuerbeträge erkennbar bleiben.
Enthält die erste Fassung der Schlussrechnung nur den Abzug der ersten Zahlung, weist sie im Beispiel noch 9.520 Euro Rest aus. Mit dem ergänzten Abzug der zweiten Zahlung über 2.380 Euro sinkt der Rest auf 7.140 Euro. Sie können eine fehlende Zeile daher konkret benennen, statt die gesamte Rechnung neu berechnen zu lassen.
Einen fehlenden Zahlungsabzug gezielt rückfragen
Nennen Sie in Ihrer Nachricht den Gesamtauftrag, die Nummer der Schlussrechnung und die betreffende Abschlagszahlung. Zum Beispiel: „Bitte ordnen Sie den beigefügten Zahlungseingang von 2.380 Euro der zweiten Abschlagsrechnung über 3.570 Euro zu und berücksichtigen Sie den Teilbetrag in der Schlussrechnung.“ Damit kann der Betrieb den Betrag einer bestimmten Zahlung zuordnen.
Verwenden Sie den bekannten Kontakt aus dem Auftrag und fügen Sie nur den passenden Zahlungsnachweis bei. Wenn der Betrieb den Zahlungseingang anders zuordnet, lassen Sie sich die Zuordnung kurz bestätigen. Bewahren Sie die Antwort zusammen mit der aktuellen Schlussrechnung auf; so bleibt erkennbar, auf welchem Stand die nächste Zahlung beruht.
Nach der Ergänzung enthält die Abrechnung im Beispiel beide Zahlungen von zusammen 4.760 Euro und den Restbetrag von 7.140 Euro. Die ursprüngliche Rechnung und die aktualisierte Fassung bleiben im üblichen Ablageweg nachvollziehbar. Eine Vertretung findet dadurch den bestätigten Betrag und seine Begründung am selben Auftrag.
Die nächste Zahlung auf den bestätigten Stand beziehen
Nutzen Sie für die Überweisung den Betrag der bestätigten Schluss- oder Restrechnung. Vergleichen Sie ihn mit den bisherigen Abschlagsrechnungen, damit eine offene alte Zeile nicht zusätzlich zum bereits ausgewiesenen Gesamtrest eingeplant wird. Wenn die Rechnung nicht erkennen lässt, ob der alte Rest noch separat fällig ist, fragen Sie den Betrieb vor der Zahlung nach dem zusammenhängenden Gesamtstand.
Im Beispiel sind die noch offenen 1.190 Euro aus der zweiten Abschlagsrechnung bereits im Rest von 7.140 Euro enthalten, wenn die Schlussrechnung den Gesamtauftrag abrechnet und die bezahlten 4.760 Euro abzieht. Die 1.190 Euro kommen dann nicht noch einmal obendrauf. Eine Restrechnung kann dieselbe offene Gesamtsumme direkt als verbleibenden Preis ausweisen.
Geben Sie den bestätigten Betrag mit dem vereinbarten Empfänger und Verwendungszweck frei. Kommt danach der Zahlungsnachweis, legen Sie ihn zur aktuellen Schlussrechnung. Im Beispiel schließen 2.380 Euro, 2.380 Euro und 7.140 Euro den Gesamtauftrag von 11.900 Euro rechnerisch ab.
Den bestätigten Rechnungsstand weitergeben
Für den Abschluss des Umbaus genügen die aktuelle Schlussrechnung, die zugehörigen Abschlagsrechnungen und die passenden Zahlungsbelege. Geben Sie diese Unterlagen über den üblichen Buchhaltungsweg weiter. Eine Rückfrage nennt den betroffenen Beleg und Betrag, damit die weitere Bearbeitung an der bestätigten Fassung ansetzt.
Wenn der Betrieb die Schlussrechnung ändert, legen Sie die neue Fassung samt Antwort zu den ursprünglichen Abschlagsrechnungen und Zahlungsnachweisen. So sieht die Buchhaltung, welcher Betrag bestätigt ist und auf welchen Unterlagen er beruht.
