Sichere Praxispasswörter folgen einer alltagstauglichen Regel: Wo ein Dienst persönliche Konten unterstützt, erhält jede Person einen eigenen Zugang; jedes Dienstkonto bekommt ein langes, einzigartiges Passwort; Reset und zusätzliche Faktoren werden über bekannte Wege eingerichtet. Eine geeignete Passwortverwaltung erleichtert dem Team den Umgang mit mehreren Zugängen. Für easymed legen Sie die sichtbaren und bearbeitbaren Bereiche je Mitarbeitendem fest. So kann eine Vertretung passende Rechte für ihre Aufgabe erhalten, ohne einen Zugang weiterzugeben.
Konten nach Personen und Aufgaben ordnen
Prüfen Sie zuerst, welche Konten Ihre Praxis nutzt. Persönliche Zugänge sollten der jeweiligen Person zugeordnet sein. Für tatsächlich gemeinsame Verwaltungsaufgaben benötigen Sie den vom Dienst vorgesehenen organisatorischen Weg. Ein einziges Teamkonto ist nicht automatisch die passende Lösung.
Notieren Sie für jeden Dienst den Zweck und die verantwortliche Person. Halten Sie außerdem fest, welche Mitarbeitenden den Zugang brauchen, ob ein zusätzlicher Faktor eingerichtet ist und welcher Wiederherstellungsweg vorgesehen ist. Diese Übersicht enthält keine Passwörter oder Wiederherstellungscodes in einer frei zugänglichen Liste. Sie hilft vielmehr, alte oder nicht mehr benötigte Konten zu erkennen.
Bei Rollenwechseln wird geprüft, ob die Berechtigungen noch passen. Wer künftig andere Aufgaben übernimmt, benötigt möglicherweise andere Zugänge. Ein Passwort allein sagt nichts darüber aus, welche Informationen eine Person im System bearbeiten sollte.
Die Passwortwahl verständlich erklären
Lange und schwer vorhersagbare Passwörter sind eine grundlegende Schutzmaßnahme. Verwenden Sie für unterschiedliche Dienste unterschiedliche Passwörter. Naheliegende persönliche Angaben, einfache Zahlenfolgen oder leicht erkennbare Muster sind für sensible Praxiszugänge ungeeignet.
Ein Passwortmanager kann für jeden Dienst ein langes, eigenes Passwort erzeugen und sicher verwalten. Das erleichtert auch die Nutzung von Passwörtern, die niemand im Team auswendig lernen muss. Vereinbaren Sie, welche geeignete Passwortverwaltung die Praxis nutzt und wer ihre Einrichtung betreut. Der Zugang zu dieser Verwaltung selbst bekommt ein langes, nur dort verwendetes Hauptpasswort.
Eine aktuelle technische Orientierung liefert der NIST-Leitfaden SP 800-63B-4 (2025). Für Anbieter digitaler Identitätsdienste sieht er mindestens 15 Zeichen vor, wenn ein Passwort allein zur Anmeldung verwendet wird; bei einem Passwort als Teil einer Mehrfaktor-Anmeldung nennt er mindestens acht Zeichen. Die Leitlinie schließt zusätzliche Regeln wie „ein Großbuchstabe, eine Zahl und ein Sonderzeichen“ aus und sieht keinen turnusmäßigen Passwortwechsel vor. Eine Änderung ist vorgesehen, wenn Hinweise auf eine Kompromittierung vorliegen. Diese Anforderungen richten sich an die Diensteanbieter. Für Ihre Teamregel heißt das: lange Passwörter ermöglichen, keine künstlichen Merkmalsrezepte verlangen und die konkreten Anforderungen des jeweiligen Dienstes berücksichtigen.
Verlangen Sie keine theoretische Regel, die das Team praktisch nur durch unsichere Abkürzungen erfüllen kann. Wenn Mitarbeitende viele lange Passwörter benötigen, sollte eine geeignete Verwaltung bereitstehen. Die Organisation muss den gewünschten Umgang ermöglichen.
Die Anmeldung über bekannte Wege beginnen
Legen Sie fest, wie wichtige Dienste aufgerufen werden. Ein gespeicherter, geprüfter Zugang oder die bekannte Adresse kann Orientierung geben. Mitarbeitende sollten nicht jede unerwartete Nachricht als Anlass nehmen, ihr Passwort auf einer verlinkten Seite einzutragen.
Bei einer Aufforderung ohne eigenen Anlass folgen Sie weder dem Link noch einer darin genannten Rückrufnummer. Öffnen Sie den Dienst über ein bekanntes Lesezeichen oder die selbst eingegebene Adresse. Für eine Rückfrage nutzen Sie einen bereits bekannten Kontakt aus der Praxisübersicht oder dem offiziellen Kundenbereich. Das BSI erläutert in seinem Faktencheck zur E-Mail-Sicherheit, dass Absenderangaben gefälscht sein können und täuschend echte Nachrichten zur schnellen Eingabe von Zugangsdaten auffordern.
Zusätzliche Anmeldeschritte organisieren
Wo ein Dienst eine zusätzliche Kontosicherung anbietet, prüfen Sie deren Nutzung. Das BSI beschreibt die Zwei-Faktor-Authentisierung als Kombination unterschiedlicher Faktoren. Für die Praxis zählt neben der Einrichtung auch der vorgesehene Umgang bei Verlust oder Gerätewechsel.
KI Generiert
Klären Sie, wer einen zusätzlichen Faktor verwaltet und wie die Wiederherstellung erfolgen kann. Bei wichtigen Funktionszugängen sollte die Arbeitsfähigkeit nicht unbemerkt nur von einem privaten Gerät abhängen. Nutzen Sie die dafür vorgesehenen Möglichkeiten des Dienstes.
Halten Sie den organisatorischen Ablauf in einer kurzen Arbeitsanweisung fest. Darin stehen Ansprechpartner und Schritte; sensible Wiederherstellungsinformationen liegen am vorgesehenen geschützten Ort. Eine allgemeine Teammappe ist dafür nicht automatisch geeignet.
Ein zusätzlicher Faktor ist hilfreich, macht eine unerwartete Anmeldeaufforderung aber nicht automatisch sicher. Das BSI weist darauf hin, dass gefälschte Seiten sowohl ein Passwort als auch einen Einmalcode abfangen können. Geben Sie deshalb weder Passwörter noch Codes an Personen weiter, die sich per Nachricht oder Anruf als Support ausgeben. Wenn ein Dienst ein hardwaregestütztes Verfahren anbietet, prüfen Sie, ob es für die wichtigen Praxiszugänge praktikabel ist; das BSI bewertet solche Verfahren als besonders sicher.
Passwortprobleme geordnet bearbeiten
Wenn eine Anmeldung fehlschlägt, prüfen Sie den konkreten Dienst und die Kontozuordnung. Nutzen Sie den vorgesehenen Wiederherstellungs- oder Supportweg und starten Sie ihn über die bekannte Adresse des Dienstes.
Wenn jemand ein Passwort oder einen Einmalcode auf einer unerwarteten Seite eingegeben hat, informieren Sie die zuständige Person zeitnah. Ändern Sie das betroffene Passwort über den bekannten Dienstzugang. Wurde es auch an anderer Stelle verwendet, ändern Sie es dort ebenfalls. Prüfen Sie über die offiziellen Kontoeinstellungen, ob unbekannte Sitzungen oder zusätzliche Anmeldefaktoren hinterlegt sind, und folgen Sie dem vorgesehenen Meldeweg. Der NIST-Leitfaden sieht eine Passwortänderung vor, wenn Hinweise auf eine Kompromittierung bestehen.
Die Regel im Alltag testen
Zeigen Sie neuen Mitarbeitenden den bekannten Anmeldeweg und den zuständigen Kontakt. Zwei kurze Beispiele verdeutlichen den Unterschied zwischen einer selbst begonnenen Wiederherstellung und einer unerwarteten Aufforderung. Die Arbeitsregel beschreibt den passenden nächsten Handgriff.
Mit den Praxisfunktionen von easymed legen Sie je Mitarbeitendem fest, welche Bereiche sichtbar und bearbeitbar sind. Ordnen Sie die Rechte der tatsächlichen Aufgabe in Aufnahme, Behandlung oder Abrechnung zu. Bei einer Vertretung oder einem Rollenwechsel passen Sie diesen Umfang an; die übrigen Praxisdienste verwalten Sie über deren jeweilige Kontoverfahren.
Überprüfen Sie die Regel anhand konkreter Schwierigkeiten. Vielleicht fehlt eine sichere Verwaltungsoption oder ein Supportkontakt ist veraltet. Eine gute Passwortorganisation besteht aus passenden technischen Möglichkeiten und wenigen klaren Handgriffen. Sie macht sensible Praxiszugänge für berechtigte Mitarbeitende nutzbar und hält den Umgang mit Unsicherheit nachvollziehbar.
Eine Vertretung vorbereiten, ohne ein Passwort weiterzugeben
Am Empfang fällt eine Mitarbeitende kurzfristig aus. Die Vertretung soll Termine bearbeiten können, kennt aber den sonst verwendeten Zugang nicht. Die praktische Frage lautet nun: Welcher für diese Aufgabe vorgesehene persönliche Zugang ist verfügbar? Das Passwort der abwesenden Person weiterzugeben würde die Kontozuordnung umgehen und das ursprüngliche Problem lediglich verdecken.
Die benötigten Rechte werden dem eigenen Konto der Vertretung zugeordnet. Für eine Terminverschiebung in easymed ordnen Sie die benötigte Berechtigung direkt der jeweiligen Person zu. Welche Bereiche sie sehen und bearbeiten darf, wird in der Praxisverwaltung festgelegt. Ein fremdes Passwort braucht dieser Rollenwechsel nicht.
Auch das Ende der Vertretung gehört dazu. Halten Sie fest, welche vorübergehenden Möglichkeiten eingerichtet wurden und wer deren weiteren Bedarf prüft. So entsteht eine verständliche Vertretungsregel, die nicht vom Erinnerungsvermögen einer einzigen Person abhängt. Die Empfehlung, Passwörter nicht an Dritte weiterzugeben, gehört auch zu den Basistipps des BSI zur IT-Sicherheit.
Eine unerwartete Passwortnachricht von einem selbst begonnenen Reset unterscheiden
Zwei Nachrichten können ähnlich aussehen und trotzdem aus unterschiedlichen Situationen stammen. Im ersten Fall hat eine Mitarbeitende die bekannte Anmeldeseite selbst aufgerufen und dort die Wiederherstellung begonnen. Im zweiten Fall erhält sie ohne eigenen Anlass eine dringende Aufforderung, das Praxispasswort zu bestätigen. Für die Arbeitsregel ist dieser Unterschied wichtiger als ein vertraut wirkendes Logo in der Nachricht.
Lassen Sie das Team üben, den Anlass in einem Satz zu beschreiben: „Ich habe eben selbst den vorgesehenen Wiederherstellungsweg genutzt“ oder „Diese Nachricht kam unerwartet“. Bei der zweiten Situation wird der Dienst über den bekannten Zugang geprüft und bei Bedarf der festgelegte Kontakt eingeschaltet. Eine in der Nachricht genannte Telefonnummer sollte dabei nicht automatisch zum verifizierten Ansprechpartner werden.
Niemand muss unter Zeitdruck aus der Gestaltung einer E-Mail eine Sicherheitsentscheidung ableiten. Die Regel sollte einen unabhängigen Rückfrageweg nennen, der tatsächlich erreichbar ist. Wenn schon Zugangsdaten eingegeben wurden, braucht die zuständige Betreuung eine sachliche Beschreibung des beobachteten Vorgangs. Verbergen Sie den Fehler nicht aus Angst vor einer Schuldzuweisung; damit gingen wertvolle Informationen für die fachliche Bearbeitung verloren.
Den Gerätewechsel vor dem Verlust des zweiten Faktors klären
Eine Mitarbeiterin bekommt ein neues Telefon und möchte das alte abgeben. Bei einem darauf eingerichteten zusätzlichen Anmeldefaktor reicht es nicht, nur die normale Anmeldung am Praxiscomputer zu testen. Klären Sie mit dem jeweiligen Dienst, wie der vorgesehene Wechsel und eine Wiederherstellung funktionieren. Der verfügbare Ablauf kann sich je nach Dienst unterscheiden.
Üben Sie die organisatorische Frage ohne echte Geheimnisse im Schulungsdokument: Wen informiert die Person vor dem Wechsel? Wer prüft die dienstspezifische Anleitung? Woran wird erkannt, dass der neue Weg eingerichtet ist? Welche alte Zuordnung wird anschließend auf dem vorgesehenen Weg bearbeitet? Sensible Informationen werden dabei nicht in die offen zugängliche Ablaufbeschreibung geschrieben.
Das BSI erläutert bei der Zwei-Faktor-Authentisierung, dass der Verlust eines besitzbasierten Faktors den Zugang einschränken kann. Daraus folgt für Ihre Organisation vor allem: Ein Wiederherstellungsweg wird vor der Störung geprüft. Welche technische Vorsorge geeignet ist, stimmen Sie mit Ihrer Betreuung und den tatsächlich vorhandenen Möglichkeiten ab.
Wenn der Dienst mehrere Anmeldemittel oder Wiederherstellungswege unterstützt, richten Sie den neuen Faktor vor der Telefonabgabe ein und testen Sie die Anmeldung. Erst danach bearbeiten Sie die alte Gerätezuordnung über den vorgesehenen Prozess. NIST empfiehlt Anbietern, mindestens zwei getrennte Anmeldemittel zu unterstützen, um eine Kontowiederherstellung nach Verlust zu erleichtern. Bewahren Sie angebotene Wiederherstellungscodes am festgelegten geschützten Ort auf.
Zugänge beim Ein- und Austritt anhand wirklicher Aufgaben prüfen
Eine neue Person braucht nicht sämtliche Zugänge, die eine erfahrene Kollegin im Laufe der Jahre angesammelt hat. Beginnen Sie mit ihren Aufgaben: Terminbearbeitung, fachliche Dokumentation oder eine konkret vereinbarte Verwaltungstätigkeit. Daraus entsteht die Liste der zu prüfenden Dienste und Berechtigungen. Ein früherer Arbeitsplatz ist keine ausreichende Vorlage für alle künftigen Rechte.
Beim Ausscheiden bearbeitet die administrativ zuständige Person die vorhandenen Zugänge und berücksichtigt zusätzlich entstandene Konten, Gerätezuordnungen oder Vertretungsrechte. Dokumentieren Sie kurz Konto, Zuständigkeit und Abschluss. In easymed passen Sie die Rechte je Mitarbeitendem an den aktuellen Aufgabenbereich an. Die organisatorische Übersicht enthält den Bearbeitungsstand; Passwörter bleiben in ihrer geschützten Verwaltung.
