Beim Wechsel der Praxissoftware sollte die Schulung für die erste Arbeitswoche an den tatsächlichen Diensten ansetzen: Am Empfang wird eine Terminänderung bearbeitet, die Fachkraft führt die Behandlungsdokumentation weiter, und eine Vertretung findet den offenen nächsten Schritt. In easymed stehen Teamkalender, Patientenakte und Behandlungsdokumentation in derselben Software. Das Team kann denselben Praxisweg in den Funktionen üben, die es im Dienst tatsächlich nutzt; die Praxis legt Rollen, Zugriffsrechte und Zuständigkeiten fest. Die Funktionen von easymed geben einen Überblick.
Ein guter Schulungsplan ist daher kein Rundgang durch sämtliche Menüs. Er führt jede beteiligte Rolle zu einer konkreten Aufgabe und einem klar erkennbaren Ergebnis. Die Migrationshilfe von NHS England empfiehlt, bisherige Praxisabläufe festzuhalten und die vereinbarten neuen Abläufe in die Mitarbeiterschulung aufzunehmen. Sie richtet sich an Praxen in England; das Planungsprinzip lässt sich auf die eigene Therapiepraxis übertragen. NHS England: Arbeitsabläufe beim Wechsel eines klinischen Systems.
Die erste Arbeitswoche als Lernziel beschreiben
Beginnen Sie mit dem Dienstplan der ersten Woche. Wer besetzt den Empfang? Welche Fachkräfte dokumentieren Befund und Verlauf? Wer übernimmt eine offene Termin- oder Unterlagenfrage, wenn die zuständige Person erst später arbeitet? Beziehen Sie Teilzeitkräfte und Vertretungen ein. Wer beim gemeinsamen Termin fehlt, braucht den eigenen Einstieg rechtzeitig vor dem ersten Dienst mit der neuen Software.
Beschreiben Sie anschließend drei zusammenhängende Aufgaben: Terminänderung bearbeiten, Dokumentation fortführen und offene Rückfrage übergeben. Für jede Aufgabe halten Sie Ausgangspunkt und sichtbaren Abschluss fest. Bei einer Terminänderung könnte der Abschluss lauten: Der bestätigte neue Zeitpunkt steht bei der richtigen Person und der zuständigen Fachkraft; eine noch ausstehende Nachricht bleibt erkennbar.
Ein Beispiel aus einer Physiotherapiepraxis: Am Montag arbeitet morgens die Empfangsmitarbeiterin, nachmittags übernimmt eine Kollegin. Die morgendliche Schulung allein erreicht die zweite Besetzung nicht. Planen Sie einen Übergabefall für beide ein: Eine Patientin fragt nach einer Terminverschiebung, die Rückmeldung kommt erst am Nachmittag. Die Kollegin muss den bisherigen Stand finden und den Vorgang fortsetzen können.
Notieren Sie für jede Übung vier Punkte: die zuständige Rolle, den passenden Zeitpunkt im Dienstplan, den Ausgangspunkt und das Ergebnis, an dem die Person den Abschluss erkennt. Damit wird die Praxissoftware-Schulung für das Team an tatsächliche Übergaben gebunden. Häufige Aufgaben bekommen ihren Platz in der ersten Woche; selten genutzte Menüs können Sie später behandeln.
Übungsfälle in der richtigen Reihenfolge vorbereiten
Ein guter Übungsfall hat eine erkennbare Reihenfolge: Ausgangsstand öffnen, Änderung bearbeiten, Ergebnis festhalten und Übergabe prüfen. Bereiten Sie dafür wenige zusammengehörige Testdaten vor. Das Team beginnt beim betreffenden Patienten und Termin; es braucht keine zusätzliche Dateiablage, um diesen Zusammenhang kennenzulernen.
Üben Sie in einer vom Anbieter bereitgestellten Trainingsumgebung mit Dummy- oder Demodaten. NHS England empfiehlt für die Schulung klinischer Systeme eine Trainingsumgebung mit Dummy-Patientendaten, die der späteren Arbeitsumgebung möglichst nahekommt. Für Ihren Übungsfall heißt das: Verwenden Sie Beispieldaten für Termin, Dokumentation und Rückfrage, keine Angaben aus echten Behandlungen. NHS England: Training während der Systemmigration.
Wählen Sie eine gewöhnliche Aufgabe mit einer passenden Abweichung. Im Kalender wird etwa ein bestehender Übungstermin geändert und eine noch offene Rückmeldung weitergeführt. In der Dokumentation wird ein vorbereiteter Entwurf ergänzt. Die berechtigte Vertretung setzt anschließend am vorhandenen Patientenstand an. Lassen Sie die Person, die den Vorgang übernimmt, kurz erklären, wo sie begonnen und welches Ergebnis sie gefunden hat.
Wenn ein Schritt beim Üben nicht verfügbar ist, notieren Sie zunächst die Aufgabe und den betroffenen Zugang. Eine Bedienfrage lässt sich am konkreten Schritt erklären. Fehlt eine Berechtigung oder ist eine Ansicht noch nicht eingerichtet, klärt dies die zuständige Person für die Einrichtung. Sobald Zugang und Ansicht stimmen, übt nur die betroffene Rolle den Schritt im laufenden Fall weiter.
Die Rollen gemeinsam an ihren Übergängen üben lassen
Zeigen Sie Empfang und Behandlung einen gemeinsamen Fall. Die erste Person bearbeitet ihren Schritt; die zweite beginnt mit dem entstandenen Ergebnis in der Patientenakte. So wird sichtbar, welche kurze Absprache für den nächsten Kontakt gebraucht wird. An einem gemeinsamen Termin lässt sich nachvollziehen, an welcher Stelle die nächste Rolle weitermacht.
Ein Musterfall aus einer Ergotherapiepraxis: Am Empfang geht eine Rückfrage zu einer Unterlage ein. Die zuständige Therapeutin soll diese vor dem nächsten Termin prüfen. Im Übungsfall wird deutlich, ob die Rückfrage am passenden Zusammenhang erfasst wird und ob die Therapeutin den vereinbarten Arbeitsort kennt. Danach lässt sich prüfen, wie der Empfang den weiteren Stand findet.
Erstellen Sie für solche Übergänge eine kurze Zuordnung:
| Übergang | Was die erste Rolle hinterlässt | Was die nächste Rolle finden soll |
|---|---|---|
| Empfang zur Fachkraft | Anlass und offener Schritt am passenden Vorgang | konkrete Rückfrage und Zuständigkeit |
| Fachkraft zur Vertretung | aktueller Bearbeitungsstand | nächster vereinbarter Schritt |
| Team zur Abrechnung | abgestimmte Leistungsangaben | prüfbare Grundlage und offene Fragen |
In easymed liegt die Behandlungsdokumentation beim Termin; die Patientenakte bündelt unter anderem Verlauf, Dokumente und Hinweise zum Patienten. Empfang und Fachkraft können deshalb am selben Praxisweg üben, wo Termin, Dokumentation und offener Schritt zusammengehören. Die Praxis entscheidet weiterhin, wer eine Rückfrage bearbeitet und welche Zugriffsrechte die jeweilige Rolle erhält.
Schulungszeit mit der tatsächlichen Besetzung verbinden
Planen Sie die Lernzeit mit der tatsächlichen Besetzung. Eine gemeinsame Einführung zeigt den Einstieg; die Personen, die später arbeiten, bearbeiten ihren jeweiligen Schritt. Die Arbeitszeit- und Abwesenheitsübersicht von easymed hilft, die Schulung an Teamzeiten und genehmigten Abwesenheiten auszurichten. Ihre Praxis organisiert, wer die Einarbeitung begleitet und währenddessen den Empfang übernimmt.
Ein möglicher Ablauf für die erste Woche: Vor dem ersten Dienst sieht jede Rolle den passenden Einstieg und prüft ihren Zugang. Während der ersten eigenen Schicht bearbeitet die Person eine typische Aufgabe im Übungsfall oder mit Begleitung. Nach dem Dienst hält sie eine offene Frage und den nächsten Ansprechpartner fest. So stehen gemeinsame Einführung, eigenes Ausprobieren und Rückmeldung im Dienstplan.
In einer Beispielplanung hat die Empfangsbesetzung zunächst eine gemeinsame Einführung. Danach bearbeitet jede Person denselben Terminänderungsfall selbst. Die Therapeutinnen üben ihren Dokumentationsweg zu einer anderen Zeit und kommen anschließend für die Übergabe hinzu. So bleibt der Bezug zwischen Termin, Akte und Verlauf für beide Rollen sichtbar, obwohl sie zu unterschiedlichen Zeiten üben.
Berücksichtigen Sie auch die Kollegin, die nur an zwei Tagen arbeitet. Sie benötigt eine passende Vorbereitung vor ihrem ersten Einsatz. Eine erreichbare Anleitung oder Videoaufzeichnung hilft beim Nachsehen, wenn die gemeinsame Schulung schon stattgefunden hat. Beim eigenen Einstieg konzentriert sie sich auf die Aufgabe, die sie bei ihrem nächsten Dienst übernimmt.
Der Health IT Playbook des US-amerikanischen Office of the National Coordinator nennt eingeplante Schulungszeit, Tests und einen simulierten Start als Bestandteile einer EHR-Einführung. Für eine Therapiepraxis lässt sich daraus eine einfache Planung ableiten: Reservieren Sie Zeit für einen vollständigen Übungsfall, bevor die Aufgabe im laufenden Dienst erledigt werden muss, und sammeln Sie danach die Fragen aus den ersten Einsätzen. ONC Health IT Playbook: Einführung und Optimierung von EHR-Abläufen.
Rückfragen am ersten Tag an einer Stelle sammeln
Vereinbaren Sie für den Start einen klaren Hilfeweg: Problem beschreiben, zuständige Hilfe zuordnen, Lösung ausprobieren und Ergebnis zurückmelden. Eine Person sammelt organisatorische Fragen des Teams und unterscheidet sie von technischen Störungen. Ein erklärter Schritt wird kurz an die betroffenen Mitarbeitenden weitergegeben; dadurch muss nicht jede Person dieselbe Frage erneut stellen.
Halten Sie bei einer Rückfrage die Aufgabe, das erwartete Ergebnis und den Schritt fest, an dem es nicht weitergeht. In der gemeinsamen Fragenliste genügen Arbeitsbezug und fehlende Erklärung; Patientennamen gehören nicht hinein. „Beim Terminwechsel finde ich die Fachkraftauswahl nicht“ beschreibt einen konkreten Bedarf. Die zuständige Hilfe zeigt genau diesen Schritt. Der Empfang kann anschließend den Übungstermin im gemeinsamen Kalender weiterbearbeiten.
Legen Sie fest, wer bei einer technischen Unterbrechung den Anbieter oder die örtliche Betreuung anspricht. Die Schulungsverantwortliche muss nicht zugleich jede Einrichtung korrigieren können. Für das Team zählt, dass ein erreichbarer Kontakt benannt ist und die nächste Handlung feststeht. Zugangsinformationen bleiben in der dafür vorgesehenen geschützten Ablage; die gemeinsame Fragenliste enthält den Arbeitsbezug.
Den Lernplan nach den ersten Diensten nachführen
Besprechen Sie nach den ersten Diensten die tatsächlich entstandenen Fragen. Welche Aufgabe wurde selbstständig erledigt? Wo fehlte noch eine Erklärung? Konnte die Vertretung den offenen nächsten Schritt finden? Ergänzen Sie gezielt den Übungsfall oder die kurze Anleitung. Eine einzelne Rückfrage lässt sich am betreffenden Arbeitsweg klären; wiederholt sich dieselbe Frage bei mehreren Rollen, nehmen Sie den Ablauf gemeinsam noch einmal auf.
Halten Sie gute Übergaben als Muster fest. Wenn die Nachmittagsbesetzung einen offenen Vorgang ohne Rückfrage fortsetzen konnte, notieren Sie, wo die Suche begann, welcher Stand maßgeblich war und wer den nächsten Schritt übernahm. Diese kurze Anleitung hilft auch Mitarbeitenden, die später zur Besetzung hinzukommen.
Ein brauchbarer Schulungsplan zeigt sich daran, dass Empfang, Behandlung und Vertretung ihre jeweilige Aufgabe am passenden Ausgangsstand beginnen und das Ergebnis an die nächste Rolle übergeben können. Prüfen Sie diesen Ablauf nach den ersten Diensten und ergänzen Sie nur die Erklärung, die in Ihrer Praxis noch fehlt. So bleibt die Einarbeitung auf die Arbeit in der ersten Woche ausgerichtet.
