Beim Wechsel der Praxissoftware muss der künftige Terminbestand nicht von Hand neu erfasst werden. easymed bietet eigene Migrations-Wizards für etermin, Simplimed und Billfox; andere Datenbestände werden per CSV oder API abgestimmt. Für die Praxis zählen drei Punkte: Welche vereinbarten Termine gehören in den neuen Kalender, wie werden Behandler und Leistungen zugeordnet, und ab welchem Tag gilt der gemeinsame Start? Der Import übernimmt die wiederkehrende Übertragung; Ihr Team klärt die fachlichen Zuordnungen und den Übergang.
Legen Sie zuerst den Umstiegstag fest. Entscheiden Sie, auf welchem Exportstand die Übernahme aufbaut, bis wann der bisherige Kalender für neue Zusagen gilt und ab wann Änderungen in easymed gepflegt werden. So wissen Empfang und Behandlung, welche Terminübersicht für die nächste Praxiswoche maßgeblich ist, auch wenn zwischen Export und Start noch eine Absage oder Verschiebung hinzukommt.
Den Kalenderumzug mit easymed begleiten lassen
Im Migrations-Wizard wählen Sie das Altsystem als Quelle, ordnen bisherige Behandler und Leistungen den passenden Einträgen zu und sehen eine Vorschau, bevor der vollständige Bestand übernommen wird. Für etermin, Simplimed und Billfox gibt es eigene Wizards; bei anderen Ausgangssystemen stimmt das easymed-Team den passenden CSV- oder API-Weg mit Ihnen ab. Die wiederkehrende Übertragungsarbeit übernimmt der Import, während Ihr Team die Zuordnung bestätigt.
Nutzen Sie die Vorschau an einem typischen Praxistag: Sind die erwarteten Termine dem richtigen Behandler und der passenden Leistung zugeordnet? Entspricht die dargestellte Uhrzeit dem vereinbarten Termin? Prüfen Sie außerdem eine bekannte Terminserie, bevor der vollständige Kalenderbestand eingelesen wird. So wird aus dem technischen Import ein verständlicher Übergang in den Arbeitsalltag.
Kalenderdaten und historische Unterlagen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Klären Sie deshalb im selben Gespräch, ob neben den künftigen Terminen auch Patientenakten, Diagnosen oder Dokumente aus dem bisherigen System übernommen werden und wo Ihr Team diese später findet. Der Umfang richtet sich nach der vorhandenen Quelle und der vereinbarten Datenübernahme.
Künftige Termine und bisherige Unterlagen passend übernehmen
Beginnen Sie mit den bereits zugesagten Terminen im vereinbarten Planungszeitraum. Dazu gehören Einzeltermine, laufende Serien und bekannte Ausnahmen. Nennen Sie auch feste Abwesenheiten, Hausbesuchszeiten oder Verwaltungsblöcke, wenn sie die Verfügbarkeit im Kalender bestimmen. Eine offene Anfrage bleibt eine Anfrage: Ein angebotener Ausweichtermin wird erst dann als Besuch übernommen, wenn die Person ihn zugesagt hat.
Historische Dokumente erhalten den Behandlungsverlauf; der neue Kalender organisiert die nächsten Vereinbarungen. Stimmen Sie die Dokumentübernahme deshalb getrennt von der Terminliste ab. So bleibt klar, welche Information Ihr Team künftig im Kalender und welche es in der Patientenakte oder der vorgesehenen historischen Ablage sucht.
Ein Kalenderexport kann personenbezogene Angaben enthalten. Prüfen Sie vorab, welche Felder für Terminplanung und Zuordnung tatsächlich erforderlich sind, und übergeben Sie den Export über den abgestimmten Weg an die vorgesehenen Personen. Die DSGVO nennt Datenminimierung und dem Risiko angemessene Sicherheitsmaßnahmen als Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c und Art. 32 DSGVO). Für den Umzug heißt das praktisch: Exportumfang und Empfängerkreis vorher festlegen.
Eine Terminserie mit ihrer Ausnahme übernehmen
Nehmen wir eine Serie mit zehn vereinbarten Kontakten: Neun Termine finden mittwochs statt; die zehnte Sitzung wurde einmalig auf Donnerstag verschoben. Im neuen Kalender bleiben es genau zehn Kontakte: neun Mittwoche und ein Donnerstag.
Die Ausnahme ersetzt den ausgefallenen Mittwoch; sie wird nicht zusätzlich zu einem zehnten Mittwoch eingetragen. Der iCalendar-Standard ordnet eine verschobene Serieninstanz ihrem ursprünglichen Starttermin zu, auch wenn sie nun an einem anderen Wochentag stattfindet (RFC 5545, Abschnitt 3.8.4.4). Geben Sie beim Abgleich deshalb sowohl den bisherigen Termin der Serie als auch die vereinbarte neue Zeit weiter. Prüfen Sie für diese Sitzung zusätzlich Uhrzeit, Behandler und Leistung.
Ein konkreter Ausschnitt hilft dem Migrationsteam mehr als eine allgemeine Notiz wie „Mittwochstermine ändern“: neun vereinbarte Mittwoche, eine benannte Sitzung mit neuem Donnerstagstermin. An diesem Beispiel lässt sich erkennen, ob die Ausnahme den ursprünglichen Kontakt ersetzt und die übrigen Termine der Serie unverändert bleiben.
Änderungen bis zum Kalenderstart nachführen
Zwischen Export und Start kann sich der Kalender weiter verändern. Im Beispiel entsteht der Export am Dienstag, am Mittwoch wird ein Termin abgesagt, am Donnerstag auf eine andere Uhrzeit verschoben und am Freitag beginnt die Arbeit in easymed. Für den Startstand zählen dann die Absage und die neue Uhrzeit, nicht allein der ursprüngliche Export.
Vereinbaren Sie mit dem Migrationsteam, wie diese Änderungen übergeben werden. Eine kurze Liste mit dem betroffenen Termin, seinem bisherigen Datum und seiner Uhrzeit sowie dem Ergebnis — abgesagt oder auf den neuen Zeitpunkt verschoben — hält den Bezug eindeutig. Bis zum vereinbarten Schnitt pflegt das Team neue Zusagen im bisherigen Kalender; danach wird easymed der gemeinsame Ort für Änderungen.
Ein weiterer Importlauf kann bereits übernommene Datensätze erkennen und fehlende Einträge ergänzen. Absagen und Verschiebungen bleiben konkrete Änderungen an einem bestehenden Termin; geben Sie deshalb den Bezug zum ursprünglichen Eintrag mit. So wird eine verschobene Sitzung nicht als zusätzliche Zusage behandelt und das Team kann den Startstand gemeinsam nachvollziehen.
Ab dem Start gemeinsam im neuen Kalender arbeiten
Der easymed-Kalender bietet Tages-, Wochen- und Monatsansichten, eine Spalte je Behandler, Serientermine und Pufferzeiten. Empfang und Behandlung sehen damit die übernommenen Vereinbarungen im selben Kalender und können die weitere Planung an den bereits zugeordneten Terminen ausrichten.
KI Generiert
Machen Sie den ersten Arbeitstag an einem normalen Termin und einer bekannten Serienausnahme fest: Der Empfang findet den nächsten Besuch, die behandelnde Person erkennt ihre Termine, und die verschobene Sitzung steht am vereinbarten Donnerstag. Ab dann werden neue Absprachen und Verschiebungen direkt in easymed gepflegt. Eine separate dauerhafte Terminliste für denselben Bestand ist nicht nötig.
Besprechen Sie zum Start außerdem, wer Änderungen im Team einträgt und wo die jeweils aktuelle Uhrzeit geprüft wird. Wenn eine Person den nächsten Besuch verschiebt, trägt das Team diese Vereinbarung an der betreffenden Stelle im gemeinsamen Kalender ein. Damit bleibt die aktuelle Terminplanung für alle Beteiligten auffindbar.
Den Softwarewechsel als einfachen nächsten Schritt nutzen
Für die Vorbereitung reichen drei konkrete Angaben: das bisherige System, der gewünschte Starttag und ein Beispiel für eine Terminserie mit Ausnahme. Ergänzen Sie, welche Änderungen seit dem letzten Export noch berücksichtigt werden müssen. So kann das easymed-Team den passenden Übertragungsweg und den Umfang der Übernahme mit Ihrer Praxis besprechen, bevor der gemeinsame Kalender startet.
