Der erste Einkommensteuerbescheid nach der Praxisgründung rechnet die Einkommensteuer für ein bestimmtes Veranlagungsjahr ab. Für die Zahlungsplanung sind vier Angaben wichtig: die festgesetzte Jahressteuer, die angerechneten Vorauszahlungen, eine offene Abschlusszahlung und neue Vorauszahlungen für das laufende Jahr. Erfassen Sie jeden Betrag mit Steuerjahr und Fälligkeit, damit der offene Rest aus dem vergangenen Jahr neben den nächsten Zahlungen sichtbar bleibt.
Bei Einzelunternehmerinnen und Freiberuflerinnen gehört der steuerlich ermittelte Praxisgewinn zur persönlichen Einkommensteuer. Weitere Einkünfte und persönliche Abzüge können die Höhe verändern. Der Bescheid setzt deshalb keinen pauschalen Anteil jeder Praxisrechnung als Steuer fest.
Für die laufenden Praxisrechnungen kann das Lexware-Office-Zusatzmodul von easymed den Belegweg vereinfachen: Abgeschlossene Rechnungen werden direkt übergeben, die Lexware-Rechnungsnummer kommt zurück und vollständig bezahlte Rechnungen meldet Lexware Office täglich automatisch an easymed. Der Rechnungsstatus muss damit für die Übergabe nicht erneut von Hand eingetragen werden. Steuerbeträge und Fälligkeiten aus dem Finanzamtsschreiben ergänzen Sie separat in Ihrer Zahlungsübersicht.
Den ersten Bescheid mit dem richtigen Jahr lesen
Prüfen Sie zuerst, ob das Schreiben den Einkommensteuerbescheid für ein abgeschlossenes Veranlagungsjahr oder einen Vorauszahlungsbescheid für eine bevorstehende Zahlung betrifft. In manchen Schreiben stehen beide Informationen, sie beziehen sich aber auf unterschiedliche Jahre und Zahlungstermine. Erfassen Sie die Steuerart, das betreffende Jahr, den Betrag und die Fälligkeit in getrennten Zeilen.
Vergleichen Sie anschließend die festgesetzte Steuer mit den Anrechnungen in der Steuerberechnung. Praxisumsatz, steuerlicher Gewinn und verfügbares Kontoguthaben sind verschiedene Größen; übernehmen Sie deshalb weder den Umsatz als Steuerbasis noch einen noch offenen Rechnungsbetrag als vorhandenes Geld.
Jahressteuer und angerechnete Vorauszahlungen auseinanderhalten
Die Abrechnung führt von der festgesetzten Einkommensteuer über angerechnete Zahlungen zum offenen Rest. § 36 Absatz 2 EStG sieht die Anrechnung der für dasselbe Veranlagungsjahr entrichteten Einkommensteuer-Vorauszahlungen vor. Für die Liquiditätsplanung zählt deshalb die Abschlusszahlung nach dieser Anrechnung, nicht noch einmal die gesamte Jahressteuer.
Im Beispiel beträgt die festgesetzte Einkommensteuer 12.000 Euro. Für dasselbe Jahr hat die Inhaberin bereits 8.000 Euro Einkommensteuer vorausgezahlt; diese sind vollständig angerechnet. Damit bleiben 4.000 Euro als Abschlusszahlung offen. Die Jahressteuer von 12.000 Euro und der noch zu zahlende Betrag von 4.000 Euro haben unterschiedliche Bedeutungen. Für die nächste Überweisung zählt der offene Betrag aus der Abrechnung.
Vergleichen Sie die angerechneten Zahlungen mit den eigenen Zahlungsnachweisen für genau dieses Jahr und diese Steuerart. Ist ein Betrag nicht zuzuordnen, helfen Datum, Höhe und Verwendungszweck dabei, die konkrete Buchung beim Finanzamt anzusprechen. So bleibt die Rückfrage auf den abweichenden Posten begrenzt.
Für die gewöhnliche Abschlusszahlung gilt nach § 36 Absatz 4 EStG grundsätzlich eine Zahlungsfrist von einem Monat nach Bekanntgabe. Soweit der offene Betrag bereits fällig gewordene, aber nicht entrichtete Vorauszahlungen aus demselben Jahr umfasst, ist dieser Teil sofort zu zahlen. Übernehmen Sie deshalb die Fälligkeit aus dem Bescheid und nehmen Sie nicht an, dass für jeden Teilbetrag dieselbe Monatsfrist gilt.
Die nächste Vorauszahlung zusätzlich einplanen
Die Abschlusszahlung betrifft das vergangene Jahr, die neue Vorauszahlung das laufende Jahr. Beide erhalten ihren eigenen Zahlungstermin. Diese einfache Trennung macht die nächsten Wochen verständlich, auch wenn nach dem ersten vollen Praxisjahr eine größere Vorauszahlung festgesetzt wird.
Im Beispiel folgt auf die offene Abschlusszahlung von 4.000 Euro eine festgesetzte Vorauszahlung von 3.000 Euro für das laufende Jahr. Wenn beide Beträge in den nächsten Wochen fällig werden, braucht die Inhaberin insgesamt 7.000 Euro für diese beiden Steuerzahlungen. Die einzelnen Termine bleiben in ihrer Planung getrennt sichtbar. So erkennt sie, welcher Teil bereits vorher verfügbar sein muss und welcher später gebraucht wird.
§ 37 Absatz 1 EStG nennt für reguläre Einkommensteuer-Vorauszahlungen den 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Verwenden Sie die Beträge und Termine Ihres aktuellen Vorauszahlungsbescheids. Wird eine Vorauszahlung nachträglich erhöht, ist der Erhöhungsbetrag nach § 37 Absatz 4 EStG innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Vorauszahlungsbescheids fällig.
Die Vorauszahlungen orientieren sich grundsätzlich an der letzten Veranlagung. Wenn die aktuelle Entwicklung Ihrer Praxis zu einer deutlich anderen erwarteten Einkommensteuer führt, können Sie mit einer aktuellen Schätzung beim Finanzamt um eine Anpassung bitten. In Mein ELSTER steht dafür der Antrag auf Anpassung von Vorauszahlungen bereit. § 37 Absatz 3 EStG ermöglicht eine Anpassung an die voraussichtliche Steuer des laufenden Veranlagungszeitraums. Für Ihre Zahlungsplanung ist anschließend der geänderte Bescheid maßgeblich.
Die Übersicht enthält damit den offenen Betrag für das abgeschlossene Jahr und die festgesetzten Beträge für die kommenden Quartale. Aktualisieren Sie eine Dauerüberweisung erst anhand des geänderten Vorauszahlungsbescheids und dessen Fälligkeiten. So stimmen Überweisung und Planung mit dem aktuellen Bescheid überein.
Eine Steuerreserve aus der tatsächlichen Entwicklung bilden
Nutzen Sie für das betroffene Jahr eine aktuelle Schätzung Ihrer persönlichen Einkommensteuer und ziehen Sie die bereits geleisteten oder angerechneten Zahlungen ab. Der erwartete Restbetrag, die nächste Fälligkeit und die noch verfügbaren Monate bestimmen, wie viel Sie monatlich zurücklegen möchten. Eine feste Quote auf den gesamten Praxisumsatz bildet diese Unterschiede nicht ab.
Im Beispiel sollen für eine erwartete weitere Zahlung von 6.000 Euro noch sechs Monate lang Beträge zurückgelegt werden. Daraus ergibt sich ein monatliches Sparziel von 1.000 Euro. Die Inhaberin trägt es neben den bereits festgesetzten Vorauszahlungen ein. Die Reserve hat damit einen benannten Bedarf und einen verständlichen monatlichen Aufbau.
Ordnen Sie den vorgesehenen Steuerbetrag erkennbar dem Steuerjahr und dem Zahlungstermin zu. Eine eigene Zeile oder Unterteilung in der Zahlungsübersicht zeigt, welcher Teil des Kontostands bereits für Steuerzahlungen vorgesehen ist. Ändert sich die Schätzung oder setzt das Finanzamt neue Vorauszahlungen fest, berechnen Sie den erwarteten Restbedarf und den monatlichen Betrag neu.
Steuertermine neben den laufenden Praxiszahlungen sehen
Führen Sie Steuerzahlungen mit Datum, Anlass, Jahr und Betrag neben Miete, Gehältern und weiteren festen Ausgaben. Ergänzen Sie erwartete Praxiseingänge mit dem voraussichtlichen Zahlungstermin. So wird für die kommenden Wochen sichtbar, welche Beträge vor der jeweiligen Fälligkeit verfügbar sein müssen.
Ein gestellter Rechnungsbetrag und ein Zahlungseingang sind dabei zwei verschiedene Zeilen. Rechnen Sie offene Rechnungen erst an dem Zeitpunkt als verfügbares Geld ein, zu dem Sie den Eingang tatsächlich erwarten. Der Zahlungsstatus der laufenden Rechnungen hilft, diese Positionen aktuell zu halten; der verfügbare Kontostand bleibt die Grundlage für die nächste Überweisung.
Gehen Sie die Zahlungsübersicht regelmäßig nach Datum durch und aktualisieren Sie sie nach tatsächlichen Zahlungseingängen sowie neuen Bescheiden. Nach einer geleisteten Abschlusszahlung wird sichtbar, welcher Betrag für laufende Kosten und die nächsten Vorauszahlungen vorgesehen bleibt. Das macht die nächste Entscheidung anhand konkreter Fälligkeiten einfacher.
Unklare Bescheidangaben rechtzeitig klären
Eine gezielte Rückfrage nennt die konkrete Zeile im Bescheid und den Vergleichswert aus Ihrer Steuerberechnung oder Ihren Zahlungsnachweisen. Bei einer unklaren Anrechnung ergänzen Sie das betroffene Steuerjahr, die Steuerart sowie Datum und Betrag der Überweisung. Die Erläuterungen des Bescheids zeigen, auf welche Berechnung sich die Frage bezieht.
Die gewöhnliche Einspruchsfrist beträgt nach § 355 AO einen Monat nach Bekanntgabe des Bescheids. Lesen Sie die Rechtsbehelfsbelehrung und notieren Sie das konkrete Fristende, wenn Sie eine Festsetzung prüfen lassen möchten.
Ein Einspruch hält die Zahlung nach § 361 AO grundsätzlich nicht auf. Wenn Sie die Zahlung bis zur Entscheidung aussetzen lassen möchten, ist dafür ein gesonderter Antrag auf Aussetzung der Vollziehung nötig. Planen Sie den Termin aus dem aktuellen Bescheid weiter ein, bis Ihnen die Entscheidung zur Aussetzung vorliegt.
Sobald eine Rückfrage oder ein geänderter Bescheid den Betrag oder Termin klärt, aktualisieren Sie genau diese Zeile und die dazugehörige Reserve. Damit enthält Ihre Übersicht weiterhin den nächsten realen Zahlungsschritt für die Praxis.
