Bei digitalen Unterlagen haben Berichtsdatum und Eingangstag unterschiedliche Aufgaben. Ein Bericht vom 5. Oktober kann am 6. Oktober in der Praxis ankommen: Das erste Datum gehört zum Dokument, das zweite zum Eingang. Wer die Feldbezeichnungen auseinanderhält, kann die Datei passend zuordnen und für den nächsten Kontakt weiterverwenden.
In easymed stehen Dokumente, Verlauf und Hinweise in der Patientenakte zusammen. Das Praxis-Postfach ordnet E-Mails über IMAP/SMTP oder Microsoft 365 einem Patienten zu. KIM-Nachrichten bearbeiten Sie über die dafür eingerichtete Anwendung. Sobald Sie den benötigten Bericht der passenden Akte zugeordnet haben, finden Sie ihn dort beim weiteren Behandlungsverlauf wieder. So bleiben KIM-Eingang und Arbeit mit der Patientenakte als zwei klare Schritte nachvollziehbar.
Nachricht, Dokument und strukturierte Angaben einordnen
Eine KIM-eNachricht verhält sich wie eine E-Mail und kann ohne oder mit Anhang versendet werden. Ein eArztbrief folgt einem strukturierten Übermittlungsweg: Zum lesbaren PDF kommen strukturierte Daten und gegebenenfalls weitere Anhänge. Die gematik erklärt, dass empfangende Praxisverwaltungssysteme einzelne Anhänge oder mehrere zusammen in die Patientenkartei übernehmen können. Welche Dateien angeboten werden, hängt vom konkreten Nachrichtentyp und dem eingesetzten System ab. Die KIM-FAQ der gematik erläutert den Unterschied zwischen eNachricht und eArztbrief; das Fachportal der gematik beschreibt Aufbau und Dienstkennungen des eArztbriefs.
KIM-Eingang
E-Mail ohne oder mit Anhang
Lesbares PDF, strukturierte Daten und gegebenenfalls weitere Anhänge
Das empfangende System ordnet den Vorgang zu und bietet Dateien zur Übernahme an.
Eine Dienstkennung benennt den vorgesehenen KIM-Anwendungsfall und hilft dem empfangenden System, den Vorgang zuzuordnen oder automatisiert weiterzuverarbeiten. Sie sagt für sich genommen nicht, ob eine Unterlage bereits in der richtigen Patientenakte liegt oder ein angezeigtes Feld die passende Bedeutung hat. Lesen Sie deshalb das Dokument und die Feldbezeichnung gemeinsam. Die gematik beschreibt die Aufgabe der Dienstkennungen und die mögliche Verarbeitung strukturierter Daten.
Im Beispiel trägt der Bericht das Datum 5. Oktober; die Nachricht geht am 6. Oktober ein. Eine Zeile „Eingang“ kann also den 6. Oktober zeigen, während das Berichtsdatum im Dokument 5. Oktober bleibt. Vergleichen Sie die jeweilige Anzeige mit der Unterlage, statt ein Datum pauschal als falsch zu behandeln.
Berichtsdatum und Eingangstag verständlich verwenden
Ein klar benanntes Feld spart Rückfragen. „Berichtsdatum“ beantwortet, welches Datum auf der Unterlage steht. „Eingang“ bezeichnet, wann die Nachricht oder Datei die Praxis erreicht hat. Ist eine Spalte nur mit „Datum“ beschriftet, prüfen Sie, ob sie zum Dokument, zur Nachricht oder zu einem Importvorgang gehört.
Für das Fallbeispiel lassen sich die Bezüge knapp festhalten:
| Angabe | Bedeutung im Beispiel |
|---|---|
| Person | Die Beispielperson, zu deren Behandlung der Bericht gehört |
| Dokumentart | Der eingegangene Bericht |
| Berichtsdatum | 5. Oktober |
| Eingangstag | 6. Oktober |
Beim Übernehmen strukturierter Angaben hilft ein kurzer Abgleich: Gehört der Bericht zur richtigen Person? Passt die Dokumentart zum sichtbaren Inhalt? Bezeichnet das Datumsfeld das Dokument oder den Eingang? Bei einem eArztbrief kann das empfangende System einzelne Anhänge oder mehrere zusammen in die Patientenkartei übernehmen; auch die Datenstruktur kann dort übernommen werden. Prüfen Sie deshalb das konkrete Datumsfeld an der sichtbaren Unterlage, bevor Sie eine abweichende Anzeige als Berichtsdatum weiterverwenden.
Der Zeitbezug richtet sich nach der anstehenden Aufgabe. Für die Vorbereitung einer Folgesitzung ist das Datum des Berichts nützlich; für eine noch offene Empfangsaufgabe zählt der Eingangstag. Eine kurze Notiz kann beide Angaben verbinden, etwa: „Bericht vom 5. Oktober am 6. Oktober eingegangen; für die nächste Sitzung berücksichtigt.“ Damit kann eine Kollegin den Vorgang einordnen, ohne den Bericht vollständig abzuschreiben.
Die vorhandene Unterlage in der Patientenakte nutzen
Ist der Bericht der richtigen Person zugeordnet, öffnen Sie ihn beim nächsten Kontakt zusammen mit dem bisherigen Verlauf. In easymed hält die Patientenakte Stammdaten, Verlauf, Dokumente und Hinweise je Person bereit. Die Behandlungsdokumentation ergänzt Befund und Verlauf je Termin; Vorschläge aus bisherigen Formulierungen unterstützen die Eingabe. Das Team kann an die vorhandenen Angaben anschließen, während die fachliche Auswahl aus dem Bericht beim jeweiligen Kontakt erfolgt.
Papierbefunde lassen sich ebenfalls in den digitalen Ablauf aufnehmen: Mit dem Mobile-Scan laden Sie einen Befund per QR-Code vom Smartphone in die Patientenakte. Das ist hilfreich, wenn eine Unterlage zunächst am Empfang abgegeben oder zum Termin mitgebracht wird. Anschließend kann das Team sie beim passenden Patienten wieder öffnen und den Verlauf ergänzen.
Eine unpassende Feldzuordnung gezielt klären
Wenn ein Import den 6. Oktober als Berichtsdatum anzeigt, prüfen Sie die Anzeige anhand des Dokuments: Auf dem Bericht steht der 5. Oktober, während der 6. Oktober den Eingang beschreibt. Benennen Sie bei einer Rückfrage genau das betroffene Feld, den angezeigten Wert und den Zeitbezug auf der Unterlage. So lässt sich die Zuordnung am konkreten Verarbeitungsschritt klären.
Die Datei kann währenddessen bereits bei der richtigen Person liegen und inhaltlich vollständig sein. Arbeiten Sie mit diesem Bestand weiter. Wenn die Feldzuordnung im externen Eingangsweg geändert werden muss, nennen Sie dem zuständigen Anbieter die konkrete Spalte und ihre gewünschte Bedeutung. Eine präzise Angabe hilft, die Verarbeitung gezielt anzupassen.
