Ein Teamtag außerhalb der Praxis schafft Zeit für ein gemeinsames Thema: den Aufnahmeweg vereinfachen, Übergaben verbessern oder eine neue Arbeitsweise kennenlernen. Ein klares Ziel, die passenden Beteiligten und ein ruhiger Ort reichen als Ausgangspunkt für die Planung.
easymed unterstützt den Bezug zum Praxisalltag: Im gemeinsamen Kalender planen Sie Teamzeiten neben den Behandlungsterminen; Patientenakte und Dokumentation zeigen den zusammenhängenden Arbeitsweg. Für eine Schulung öffnen Sie easymed im Browser auf Laptop oder Tablet und verwenden einen Demofall. Eine zusätzliche Softwareinstallation am Veranstaltungsort ist dafür nicht erforderlich.
Arbeitsraum und Vertraulichkeit zusammen prüfen
Wählen Sie den Raum nach der Aufgabe. Für eine gemeinsame Bildschirmbetrachtung braucht das Team eine gut lesbare Darstellung; für Kleingruppen ausreichend ruhige Arbeitsflächen. Ein schlichter Besprechungsraum kann dafür genau passend sein.
KI Generiert
Für Übungen zum Aufnahme- oder Dokumentationsweg verwenden Sie einen Demofall mit Beispielangaben. So lässt sich der Ablauf gemeinsam bearbeiten, ohne Patientenakten für den Teamtag zusammenzustellen. Das folgt dem Grundsatz der Datenminimierung: Personenbezogene Daten sollen auf das für ihren Zweck notwendige Maß begrenzt bleiben (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Vertrauliche Personalthemen besprechen Sie in einem dafür geeigneten geschlossenen Rahmen.
Einen Teamtag für die Physiotherapiepraxis planen
Ein Teamtag braucht einen Arbeitsauftrag, der in der verfügbaren Zeit bearbeitet werden kann. „Unsere gesamte Organisation verbessern“ ist für einen einzelnen Vormittag zu weit. Eine passende Aufgabe wäre beispielsweise, den Übergang von einer neuen Terminanfrage bis zum ersten Kontakt zu prüfen und zwei konkrete unklare Stellen zu bearbeiten. Der Umfang bestimmt, welche Rollen teilnehmen und welche Beispiele vorbereitet werden.
Erstellen Sie eine einfache Tagesfolge: Einstieg mit dem heutigen Ablauf, gemeinsame Betrachtung der Beispiele, Pause, Ausarbeitung einer Änderung und Abschluss mit den nächsten Prüfschritten. Reservieren Sie bewusst Zeit für Entscheidungen. Wenn sämtliche Stunden mit Vorträgen oder allgemeinem Austausch gefüllt sind, bleibt die eigentliche Bearbeitung bis zur Rückkehr offen.
Setzen Sie auch Beginn, Ende und Ruhepausen passend zur täglichen Arbeitszeit der Teilnehmenden. Für Beschäftigte gilt: § 2 ArbZG rechnet Ruhepausen nicht zur Arbeitszeit, und § 4 schreibt bei mehr als sechs bis zu neun Stunden mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten Pause vor. Die Ruhepausen können in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden am Stück darf nicht ohne Pause gearbeitet werden (§ 2 ArbZG; § 4 ArbZG).
Bereiten Sie maximal einige geeignete Beispielsituationen vor. Für den Aufnahmeweg könnten das ein vollständig vorbereiteter Kontakt, eine noch fehlende Angabe und eine Terminänderung sein. Verwenden Sie abstrahierte oder dafür geeignete Testinformationen. Die Gruppe soll den Arbeitsweg verstehen; dafür ist meist nicht erforderlich, umfangreiche tatsächliche Personenakten an den externen Ort mitzunehmen.
Einen geeigneten Ort für den Praxisteamtag finden
Prüfen Sie den Ort nach Ihren Arbeitsformen. Für eine gemeinsame Bildschirmbetrachtung benötigen Sie eine ausreichend lesbare Darstellung. Für zwei kleinere Arbeitsgruppen brauchen Sie getrennte Arbeitsflächen, an denen Gespräche einander nicht überdecken. Ein großer Speisesaal kann dafür schlechter geeignet sein als zwei schlichte ruhige Räume. Fotos des Veranstaltungsorts beantworten diese Nutzung nicht vollständig.
Fragen Sie nach dem tatsächlich reservierten Raum und dem Zugang während des vorgesehenen Zeitraums. Liegt er neben einem öffentlich frequentierten Bereich? Können unbeteiligte Personen eintreten? Welche Möglichkeiten bestehen für vertrauliche Gespräche? Entscheidend sind die für Ihren Auftrag bestätigten Bedingungen, nicht eine allgemeine Beschreibung des Hauses.
Auch Wege und Pausen gehören zur Ortswahl. Wenn das Team erst kurz vor dem Arbeitsbeginn ankommt, sollte nicht die gesamte erste Phase für die Suche nach einem Parkplatz oder dem richtigen Raum verloren gehen. Teilen Sie die konkrete Ankunftsinformation vorab mit. Prüfen Sie benötigte Zugänglichkeit mit den betroffenen Personen, ohne deren persönliche Angaben allgemein zu verbreiten.
Ergebnisse eines Teamtags im Praxisalltag umsetzen
Ein Ergebnis sollte beschreiben, was als Nächstes anders bearbeitet wird. „Kommunikation verbessern“ bleibt zu allgemein. Konkret wäre: Der Empfang hält eine offene Aufnahmefrage an der vorgesehenen Stelle fest; die zuständige Fachkraft prüft sie vor dem ersten Kontakt; die Rückmeldung wird anschließend nach dem vereinbarten Weg ergänzt. In easymed liegen Aufnahmeangaben und die weitere Behandlungsdokumentation in derselben Patientenakte. Das Team vereinbart, wer die offene Frage aufnimmt und beantwortet; der vorhandene digitale Ablauf bildet die gemeinsame Grundlage.
Die Frage an der vorgesehenen Stelle festhalten.
Vor dem ersten Kontakt prüfen.
Über den vereinbarten Weg ergänzen.
In der Ergebnisübersicht festhalten, was erst erprobt wird und was bereits gilt.
Kennzeichnen Sie den Status der Ideen. Ein Vorschlag kann zunächst eine technische oder fachliche Prüfung benötigen. Ein anderer Ablauf ist bereits organisatorisch entschieden und braucht eine Einweisung. Wenn alle Notizen als gleich verbindliche Beschlüsse erscheinen, entstehen nach der Rückkehr unterschiedliche Erwartungen. Die Ergebnisübersicht sollte daher klar sagen, was getestet wird und was schon gilt.
Wählen Sie für jeden nächsten Schritt eine verantwortliche Person und einen passenden Termin. Ein Auftrag an „das Team“ bleibt häufig liegen, weil niemand weiß, wer beginnen soll. Die Person muss die Aufgabe nicht allein erledigen, übernimmt aber deren Organisation. Umfang und verfügbare Zeit sollten vor dem Abschluss des Tages besprochen werden.
Teilnahme in Teilzeit und bei wechselnden Diensten vorbereiten
Nicht jede Person kann während des gesamten Teamtags anwesend sein. Wenn die Empfangskraft nur am Vormittag teilnehmen kann, sollte die Bearbeitung des Aufnahmewegs nicht erst am Nachmittag beginnen. Ordnen Sie die Tagesfolge nach den tatsächlich benötigten Perspektiven. Die spätere Ergebnisweitergabe ersetzt nicht ihre Beteiligung an einer Entscheidung, die ihren täglichen Arbeitsbereich betrifft.
Lassen Sie vorab Fragen von Personen sammeln, die nicht teilnehmen können. Die Fragen erhalten einen konkreten Platz in der vorgesehenen Aufgabe. Eine lange unstrukturierte Liste zusätzlicher Themen kann den Teamtag überladen; passende Beiträge sollten aber nicht allein wegen fehlender Anwesenheit verloren gehen. Nach dem Termin wird erklärt, welche Frage bearbeitet wurde und welche gesondert bleibt.
Bei einer hybriden Teilnahme prüfen Sie die Verständlichkeit des Gesprächs. Die zugeschaltete Kollegin muss Beiträge hören und die betrachtete Darstellung lesen können. Eine kurze Technikprobe mit einer tatsächlich extern zugeschalteten Person ist dafür aussagekräftiger als ein funktionierendes Mikrofon im Raum. Wenn der Rahmen ungeeignet ist, braucht die Beteiligung einen anderen abgestimmten Weg.
Den laufenden Betrieb für den gemeinsamen Termin vorbereiten
Planen Sie den Teamtag im easymed-Kalender zusammen mit den regulären Behandlungen. Welche Kontakte sind bereits vereinbart, welche Eingänge werden betreut und wer beantwortet nicht verschiebbare organisatorische Fragen? Halten Sie die vereinbarte Teamzeit frei und stimmen Sie bereits belegte Termine mit den betroffenen Personen ab. So sind Teamtag und Behandlungstag auf derselben Planungsgrundlage sichtbar.
Für den Zeitraum legen Sie den betreuten Rückmeldeweg fest. Ist der Empfang nicht regulär besetzt, informiert eine passende Telefonansage darüber, wann und wie sich die Praxis zurückmeldet. Eine benannte Vertretung übernimmt die vereinbarten Aufgaben.
Planen Sie die Arbeit nach der Rückkehr gleich mit ein. Prüfen Sie, welcher Aufwand dadurch am nächsten Tag entsteht und wann er bearbeitet werden kann. Ein passender Verwaltungsblock im Kalender schafft einen klaren Rahmen für die anschließende Bearbeitung.
Für eine externe Softwareprobe den Ersatzweg vorbereiten
Für eine easymed-Schulung am externen Ort benötigen Sie den Browser, Ihren Zugang und eine Internetverbindung. Öffnen Sie den vorbereiteten Demofall vor dem gemeinsamen Beginn. Bei einer ungeklärten Verbindung kann das Beispiel ersatzweise als abstrahierte Schrittfolge bearbeitet werden. Die Gruppe entscheidet dann über den organisatorischen Weg, während offene Bedienfragen nachträglich separat geprüft werden.
Internetverbindung am Ort vorhanden
Den Aufnahme- oder Dokumentationsweg gemeinsam ansehen.
Ohne Internetverbindung am Ort
Die organisatorische Aufgabe gemeinsam weiterbearbeiten.
Die organisatorische Aufgabe lässt sich auch an der vorbereiteten Schrittfolge besprechen. Der Arbeitsauftrag sollte auch dann weitergeführt werden können, wenn ein einzelner Bildschirm oder Zugang ausfällt. Für den Teamtag reicht deshalb eine kurze passende Vorbereitung; der digitale Arbeitsweg ist in easymed bereits vorhanden.
Wie wird verhindert, dass der Tag zu viele Themen erhält?
Führen Sie eine getrennte Liste für Fragen außerhalb des vereinbarten Auftrags. Die Moderation nennt kurz, warum ein Thema dort aufgenommen wird, und führt zum aktuellen Beispiel zurück. Zum Abschluss wird entschieden, welche dieser weiteren Fragen einen eigenen Termin benötigt. So bleiben Beiträge sichtbar, ohne die vorgesehene Arbeit ständig zu unterbrechen.
Was sollten die Beteiligten vor der Abfahrt prüfen?
Lesen Sie die Ergebnisübersicht gemeinsam. Jede zuständige Person nennt ihren nächsten Schritt und bestätigt, was noch geprüft werden muss. Anschließend kontrollieren Sie Geräte, Unterlagen und zurückbleibende Arbeitsflächen. Diese kurze Abschlussroutine verhindert, dass sowohl wichtige Vereinbarungen als auch benötigte Materialien erst nach der Rückkehr gesucht werden müssen.
Wann wird das Ergebnis erneut besprochen?
Legen Sie den Folgetermin nach der tatsächlichen nächsten Aufgabe fest. Wenn zunächst eine Arbeitsprobe vorbereitet werden muss, sollte die Besprechung nach dieser Probe stattfinden. Ein Treffen bereits am nächsten Morgen liefert möglicherweise nur die Nachricht, dass noch nichts geprüft werden konnte. Warten Sie dagegen nicht so lange, dass offene Fragen im Alltag wieder improvisiert werden. Die verantwortliche Person benennt den vorgesehenen Prüfschritt und einen passenden Zeitraum. Beim Folgetermin wird das konkrete Beispiel betrachtet: Was funktionierte, welche Voraussetzung fehlte und welche Fassung wird nun verwendet? Damit bleibt die Nachbereitung eng mit dem Arbeitsauftrag des Teamtags verbunden.
