Mit easymed lassen sich bis zu zwei Terminerinnerungen zeitlich einstellen und per E-Mail oder WhatsApp versenden. Über den Link darin können Patientinnen und Patienten ihren Termin verwalten oder absagen. Wird ein Platz frei, bietet die Smart-Warteliste ihn passenden Wartenden an; persönliche Rückfragen beantwortet das Team im gemeinsamen WhatsApp-Posteingang. Erinnerung, Absage und neue Buchung bleiben so am Terminweg verbunden.
Ob 24 oder 48 Stunden besser passen, ergibt sich daraus nicht automatisch. Studien zeigen keinen für jede Praxis passenden Vorlauf. Sie können die Frage mit einem Vergleich aus den eigenen Terminen beantworten. Dabei zählen neben der Anwesenheit auch Absagen und tatsächlich wieder belegte Zeiten.
Was Studien zum Erinnerungsvorlauf zeigen
Eine systematische Übersichtsarbeit mit Metaanalyse fasste 28 SMS-Studien zusammen. Sie fand keine signifikanten Unterschiede zwischen den untersuchten Gruppen zum Versandzeitpunkt und bezeichnete die optimale Zeit und Häufigkeit als offene Forschungsfrage. Das belegt keine Gleichheit von 24 und 48 Stunden für jede Praxis; es liefert keinen festen Sieger, den sich jede Praxis übertragen kann. Zur Meta-Analyse in PubMed.
Eine randomisierte Studie in 25 US-amerikanischen Hausarztpraxen verglich eine Erinnerung drei Tage vorher, eine am Vortag und beide Zeitpunkte zusammen. Zwei Erinnerungen gingen mit weniger versäumten Besuchen einher als eine einzelne. Eine weitere randomisierte Studie zu Terminen mit höher vorhergesagtem Ausfallrisiko fand mit einer zusätzlichen Nachricht weniger No-Shows in der Primärversorgung und der psychischen Versorgung; Absagen am selben Tag gingen nur in der Primärversorgung zurück. Beide Untersuchungen prüften vor allem die Zahl der Erinnerungen in ihrem jeweiligen Versorgungssystem, nicht den isolierten Unterschied zwischen 24 und 48 Stunden in einer deutschen Therapiepraxis. Studie zu drei und einem Tag, Studie zu zusätzlichen Erinnerungen.
Für Ihre Praxis bedeutet das: Halten Sie die Zahl der Nachrichten, den Kanal und den Inhalt gleich, wenn Sie den Vorlauf vergleichen. Wenn Sie zugleich eine weitere Erinnerung hinzufügen, lässt sich eine Veränderung nicht mehr allein dem Zeitpunkt zuordnen. Messen Sie außerdem No-Shows, Absagen und Wiederbelegung getrennt.
Einen Vorlauf für vergleichbare Termine auswählen
Beginnen Sie mit einer häufigen und gut vergleichbaren Terminart, etwa Folgeterminen am selben Standort. Eine Nachricht zwei Tage vorher lässt früher Zeit für eine Änderung; eine Nachricht am Vortag liegt näher am Besuch. Welche Variante zum Praxisalltag passt, kann auch davon abhängen, wann Patientinnen und Patienten Anreise, Begleitung oder ihren Tagesplan organisieren.
Legen Sie die Vergleichsfrage vor dem Ergebnis fest. Wenn Sie einen Erinnerungszeitpunkt testen, bleiben Terminart, Nachrichteninhalt, Kontaktweg und Anzahl der Nachrichten gleich. Ordnen Sie vergleichbare Termine vorab den Vorläufen zu. In der folgenden Beispielrechnung erhält Gruppe A die Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin, Gruppe B 48 Stunden vorher. Falls Ihre aktuelle Einstellung die Vorläufe nicht je Termin abbildet, vergleichen Sie klar bezeichnete Zeiträume und halten Sie besondere Wochen wie Ferien oder viele Ersttermine fest.
Vergleichen Sie keine Ferienwoche mit vielen Erstkontakten unkommentiert mit einer gewöhnlichen Woche bekannter Serienbesuche. Auch Wochentag, Behandler, Standort und der zeitliche Abstand zwischen Buchung und Termin können den Bestand prägen. Eine knappe Notiz zu diesen Merkmalen reicht, um Unterschiede später einzuordnen.
Versand, Zustellstand, Rückmeldung und Anwesenheit trennen
Versand, Zustellstand, Rückmeldung und Anwesenheit beantworten unterschiedliche Fragen. Versand beschreibt die ausgelöste Nachricht. Der Zustellstand ist die verfügbare technische Information. Eine Rückmeldung betrifft die Organisation des Besuchs. Anwesenheit beschreibt, ob der vereinbarte Termin tatsächlich wahrgenommen wurde.
Eine zugestellte Nachricht kann zu einem wahrgenommenen Termin oder zu einer rechtzeitigen Absage führen. Beides kann für die Organisation hilfreich sein. Für die No-Show-Quote lesen Sie den Endzustand des ursprünglichen Besuchs. So wird die Frage nach verlässlicher Terminplanung klarer als durch die reine Zahl versandter Erinnerungen.
Verwenden Sie Zustellangaben, die Ihnen für den jeweiligen Kontaktweg tatsächlich vorliegen. Eine fehlende technische Information sagt für sich genommen nicht, ob die Person den Termin wahrgenommen oder abgesagt hat. Wenn ein Kontaktweg auffällig oft keinen Zustellstand zurückmeldet, betrachten Sie diese Nachrichtendaten separat von der Anwesenheitsquote.
Das Beispiel mit 100 Terminen pro Gruppe durchrechnen
In Gruppe A werden 80 Termine wahrgenommen, zwölf vorher abgesagt und acht ohne vorherige Absage nicht wahrgenommen. In Gruppe B sind es 82 wahrgenommene Termine, zwölf Absagen und sechs No-Shows. Beide Gruppen ergeben je 100 Termine. Die No-Show-Quote beträgt damit acht beziehungsweise sechs Prozent.
Der Abstand beträgt zwei Prozentpunkte. Bezogen auf den Ausgangswert von acht Prozent entspricht die rechnerische Veränderung 25 Prozent. Nennen Sie beide Bezugsgrößen verständlich: Bei je 100 Beispielterminen unterscheiden sich zwei No-Show-Fälle. Die Prozentpunkte beschreiben den Abstand der Quoten, die relative Zahl bezieht sich auf die Ausgangsquote.
Diese Beispielrechnung erklärt die Kennzahlen; sie ist kein Messergebnis für einen bestimmten Vorlauf. Bei 100 Terminen entspricht bereits ein Fall einem Prozentpunkt. Wiederholen Sie den Vergleich daher über mehrere möglichst ähnliche Terminzeiträume, bevor Sie die Einstellung dauerhaft übernehmen.
Den Zustellbestand neben der Ergebnisquote lesen
Wenn Ihr Kontaktweg einen Zustellstand liefert, führen Sie ihn als zusätzliche Kennzahl. Die No-Show-Quote nutzt alle ursprünglich bestätigten Termine der jeweiligen Gruppe, nicht nur Nachrichten mit erfasstem Zustellstand. Sonst ändert sich der Nenner zwischen den Gruppen und Sie beantworten eine andere Frage.
So bleiben zwei Ergebnisse unterscheidbar: Wie viele bestätigte Termine wurden ohne vorherige Absage nicht wahrgenommen? Und bei wie vielen Erinnerungen liegt ein technischer Zustellstand vor? Der zweite Wert hilft, den Nachrichtenweg zu beurteilen. Er ersetzt weder die Rückmeldung noch den Endzustand im Kalender.
Frühere Absagen mit bestätigter Wiederbelegung verbinden
Eine frühere Absage gibt der Praxis mehr Zeit, den frei gewordenen Abschnitt erneut zu vergeben. In easymed hängt die Warteliste am Terminweg: Eine Absage über das Portal macht den Platz frei, und passende Wartende erhalten ein Angebot. Wer zuerst zusagt, bekommt den Termin. Das Team muss die Anfrage nicht erst durch mehrere einzelne Anrufe aufbauen.
Im Beispiel enthalten beide Gruppen zwölf Absagen. Aus Gruppe A werden vier Plätze wieder belegt, aus Gruppe B sechs. Bei jeweils 30 Minuten sind das 120 beziehungsweise 180 Minuten bestätigte Ersatzzeit. Der Unterschied von 60 Minuten ergänzt die ursprüngliche No-Show-Betrachtung um wieder nutzbare Kalenderzeit.
Ordnen Sie den Ersatz dem betreffenden freien Abschnitt zu. Ein zusätzlicher Besuch am nächsten Tag ist eine neue Buchung, aber keine Wiederbelegung dieser früheren Lücke. Erfassen Sie deshalb nur Plätze als wieder belegt, für die eine neue Buchung bestätigt wurde. Eine frühere Absage und ihre spätere Wiedervergabe beantworten eine andere Frage als der No-Show-Endzustand.
Die gewählte Erinnerung im Praxisalltag nutzen
Stellen Sie in easymed die Zeitpunkte Ihrer bis zu zwei Erinnerungen ein. Die Nachricht führt zur Terminverwaltung; Patientinnen und Patienten können Änderungen selbst vornehmen. Organisatorische Rückfragen beantwortet das Team über den gemeinsamen WhatsApp-Posteingang. Bei einer Absage kann die Smart-Warteliste den frei gewordenen Platz passenden Wartenden anbieten.
Für einen gezielten Vorlaufvergleich halten Sie kurz fest, ab wann welche Einstellung verwendet wird und welche Terminarten dazugehören. Lassen Sie Nachrichtenzahl und Kontaktweg gleich, wenn Sie nur den Abstand prüfen. Im Rechenbeispiel unterscheiden sich zwei No-Show-Fälle und eine Stunde bestätigte Ersatzzeit pro Gruppe; Ihre eigenen, wiederholt erhobenen Kalenderdaten zeigen, ob sich ein solches Muster im Praxisalltag bestätigt.
