Ein Terminplaner für den Praxisstart einer Physiotherapiepraxis beginnt mit einer realistischen Woche: Welche Leistungen bieten Sie an, wer übernimmt sie, und welche Räume oder Behandlungsplätze brauchen diese Termine? Erst wenn Zeit, Behandelnde und benötigte Ressourcen zusammenpassen, wird aus freien Kalenderzeiten ein tatsächlich buchbares Angebot.
In easymed arbeiten Empfang und Behandelnde im selben Teamkalender. Sie können nach Behandelnden oder Räumen planen; die Raumansicht unterstützt auch mehrere Plätze in einem Raum. Serientermine und Pufferzeiten gehören ebenfalls zum Kalender. Im Patientenportal geben Sie gezielt die Terminarten und Zeiten frei, die Ihre Praxis anbieten möchte. Die Funktionsübersicht zeigt die aktuelle Kalenderorganisation.
Die verfügbaren Zeiten realistisch festlegen
Beginnen Sie mit den Öffnungszeiten und den tatsächlich vereinbarten Arbeitszeiten der Behandelnden. Markieren Sie bekannte Abwesenheiten sowie Zeiten, die für Teamaufgaben oder Pausen vorgesehen sind. Eine Beispielwoche muss nicht jede theoretisch freie Minute füllen: Entscheidend ist, dass Empfang und Behandlung dieselben Zeiten als Grundlage verwenden.
Die Leistungsbeschreibung des GKV-Spitzenverbands enthält für einzelne Physiotherapieleistungen Richtwerte zur Regelbehandlungszeit. Sie zählt die Vor- und Nachbereitung zur Behandlung. Legen Sie deshalb zunächst die Zeit für das jeweilige Angebot fest und addieren Sie dieselbe Vorbereitung nicht automatisch noch einmal als pauschalen Puffer. Eine zusätzliche Zeitspanne passt dort, wo Ihr eigener Ablauf zwischen zwei Kontakten tatsächlich weitere Arbeit erfordert.
Prüfen Sie bekannte Fortbildungen und Abwesenheiten, bevor Sie Termine online anbieten. Nach den ersten Praxistagen können Sie einzelne Zeitfenster oder Bezeichnungen anhand echter Abläufe anpassen. So bleibt das Startmodell überschaubar und bildet trotzdem die benötigten Arbeitszeiten ab.
Räume und Mitarbeitende eindeutig anlegen
Ordnen Sie jedem Angebot die passenden Behandelnden, Arbeitszeiten, Räume und gegebenenfalls Geräte oder Behandlungsplätze zu. Diese Zuordnung macht die Ressourcenplanung konkret: Eine Person kann verfügbar sein, während der benötigte Raum oder die passende Ausstattung bereits belegt ist.
Unterscheiden Sie zwischen einem Einzelbehandlungsraum und einer Fläche, auf der tatsächlich mehrere Behandlungen parallel stattfinden können. Die Raumansicht in easymed bildet mehrere Plätze je Raum ab. Legen Sie dabei nur Plätze an, die Ihre Praxis mit ihrem tatsächlichen Angebot und ihrer Ausstattung gleichzeitig nutzen kann.
Ein Beispiel für diese Unterscheidung ist die Krankengymnastik am Gerät: Die GKV-Leistungsbeschreibung führt dafür eine parallele Einzelbehandlung mit bis zu drei Patientinnen und Patienten auf. Wenn Ihre Praxis diese Leistung anbietet, berücksichtigen Sie die real vorhandenen Gerätestationen, die dafür verfügbare Behandlerzeit und die konkrete Raumaufteilung gemeinsam. Das ist ein angebotsspezifischer Planungsfall, keine allgemeine Kapazität für jeden Raum.
Verwenden Sie Namen, die das Team ohne private Erläuterung versteht. „Behandlungsraum 1“ oder „Gerätefläche“ zeigt die vorgesehene Nutzung klarer als ein Spitzname aus der Gründungsphase. Eindeutige Bezeichnungen helfen auch einer Vertretung, die Wochenplanung rasch zu lesen.
Eine überschaubare Liste von Terminarten erstellen
Legen Sie nur Terminarten an, die sich im Ablauf tatsächlich unterscheiden. Zum Start können das eine Erstaufnahme, ein Folgetermin und ein Angebot mit eigenem Zeitbedarf, Raum oder Gerät sein. Hinterlegen Sie pro Terminart den passenden Zeitrahmen und wählen Sie die Behandelnden aus, die diese Leistung anbieten.
Beschreiben Sie den Unterschied in Worten, die Patientinnen und Patienten bei der Buchung verstehen. Eine Erstaufnahme sollte nur dann einen eigenen Zeitblock erhalten, wenn Ihr tatsächlicher Ablauf dafür mehr Zeit oder andere Vorbereitungen braucht. Fast gleiche Varianten benötigen keine getrennten Einträge, wenn sich weder Zeit noch Zuständigkeit, Ort oder Buchungsregel ändern.
Für die Online-Terminbuchung können Sie Zeiten und Leistungen so auswählen, dass neue und bestehende Patientinnen und Patienten die passende Buchungsart sehen. easymed kann außerdem die angebotenen Terminarten den dafür vorgesehenen Behandelnden zuordnen. Dadurch planen Sie nicht nur freie Zeiten, sondern auch, wer welche Leistung im eigenen Wochenmodell übernimmt.
Ein freier Behandler trifft auf einen belegten Raum
Im Beispiel stehen zwei Behandelnde gleichzeitig zur Verfügung, beide Termine benötigen aber denselben Einzelbehandlungsraum. Die freie Personenzeit allein ist noch kein passender Terminplatz: Auch der benötigte Raum muss zur selben Zeit verfügbar sein. Die Abbildung zeigt diesen einfachen Raumkonflikt.
Lösen lässt er sich durch einen geeigneten anderen Raum, einen passenden anderen Zeitraum oder zeitlich versetzte Termine. Wenn eine Person ihren Kontakt beendet und die nächste Behandlung beginnt, prüfen Sie, ob zusätzliche Vorbereitung des Raums anfällt. Für gesetzlich verordnete Physiotherapie umfasst die Regelbehandlungszeit bereits Vor- und Nachbereitung; einen zusätzlichen Puffer planen Sie nur für weitere Arbeit ein, die zwischen zwei Kontakten tatsächlich anfällt. Legen Sie einen wiederkehrenden Übergang einmal im Wochenmodell fest und verwenden Sie ihn für denselben Ablauf erneut.
In easymed lässt sich diese zusätzliche Zeit zusammen mit den Terminen im gemeinsamen Kalender darstellen. Die Raumansicht hilft dem Empfang zu erkennen, ob ein anderer tatsächlich verfügbarer Raum oder Platz zur angebotenen Behandlung passt.
Eine Serienausnahme bleibt eine einzelne Vereinbarung
Wiederkehrende Termine eignen sich für eine abgestimmte regelmäßige Folge. Bei Heilmittelverordnungen kann die angegebene Frequenz eine Spanne sein, etwa ein- bis dreimal wöchentlich; der Gemeinsame Bundesausschuss erklärt, dass Termine innerhalb einer solchen Spanne flexibel vereinbart werden können. Es kann auch eine feste Frequenz angegeben sein. Richten Sie die Serie deshalb nach der konkreten Vereinbarung aus, statt für alle Patientinnen und Patienten denselben Wochenrhythmus vorauszusetzen. G-BA: Verordnung von Heilmitteln
Im Fallbeispiel wird nur der nächste Mittwoch auf Donnerstag verlegt; die folgenden Mittwoche bleiben wie vereinbart. Beziehen Sie die Änderung auf die gewünschte Sitzung und halten Sie die Ersatzzeit erst dann als gemeinsame Kalendergrundlage fest, wenn sie bestätigt ist. Eine einzelne Ausnahme ändert nicht automatisch die übrige Terminserie.
Der Empfang kann so die bestätigten Zeiten weiterverwenden, während der regelmäßige Ablauf bestehen bleibt. Wird stattdessen eine ganze Folge geändert, halten Sie den vereinbarten Umfang der Änderung fest und stimmen ihn mit der Patientin ab.
Den Zeitbedarf der Erstaufnahme passend einplanen
Eine Erstaufnahme benötigt nicht automatisch einen längeren Termin. Entscheidend ist Ihr tatsächlicher Ablauf: Wenn Aufnahmegespräch, Unterlagen oder Vorbereitung mehr Zeit als ein Folgetermin beanspruchen, legen Sie dafür eine eigene Terminart mit einem passenden Zeitfenster an. Andernfalls genügt die allgemeine Terminart Ihres Angebots.
Legen Sie fest, wer die Erstaufnahme übernimmt, wo sie stattfindet und ob sie online buchbar sein soll. Im Buchungsportal von easymed können Sie neue und bestehende Patientinnen und Patienten getrennt behandeln und bestimmen, welche Behandelnden welche Leistungen anbieten. Eine klare Bezeichnung hilft dem Empfang und der buchenden Person, den passenden Startpunkt auszuwählen.
Fragen Sie vor der Freigabe, welche Angaben oder Unterlagen für den ersten Kontakt wirklich gebraucht werden. Nennen Sie sie direkt in der Terminbeschreibung oder in der Buchungsinformation. So muss die Erstaufnahme nicht mit Hinweisen überladen werden, die für Folgetermine keine Rolle spielen.
Eine Woche mit einer nicht verfügbaren Ressource
Ein benötigter Raum steht im Beispiel an einem Nachmittag nicht zur Verfügung. Betrachten Sie nur die davon betroffenen Termine und wählen Sie einen geeigneten Ersatzraum, eine vereinbarte Verschiebung oder eine konkrete Rückfrage. Die passende Entscheidung richtet sich danach, welches Angebot, welche Person und welcher verfügbare Platz zusammenpassen.
Der gemeinsame Team- und Raumkalender von easymed hält diese Planung für Empfang und Behandelnde am selben Stand. Bei einer Änderung sieht das Team die vereinbarte Zeit und Ressource zusammen, statt persönliche Kalender oder separate Raumlisten abzugleichen. Die Zeichnung fasst die drei Wege für den Nachmittagsfall zusammen.
Online angeboten werden nur die Zeiten und Terminarten, die Sie für die jeweilige Patientengruppe freigeben möchten. Richten Sie die Online-Terminbuchung für Therapeuten an der geprüften Beispielwoche aus und wählen Sie für Neu- und Bestandspatienten die passenden Buchungsangebote.
Mit einem einfachen Startmodell loslegen
Stellen Sie zuerst Ihre Beispielwoche aus Arbeitszeiten, Angeboten, Behandelnden und verfügbaren Räumen oder Plätzen zusammen. Prüfen Sie daran drei typische Fragen: Passt der benötigte Raum zur verfügbaren Person? Bleibt eine einzelne Serienänderung auf die vereinbarte Sitzung begrenzt? Kann eine neu buchende Person die richtige Terminart auswählen? Wenn diese Fälle klar im Kalender abgebildet sind, geben Sie die passenden Online-Zeiten frei.
easymed führt die Behandler- und Raumplanung, Serientermine und Pufferzeiten im gemeinsamen Kalender zusammen. Lassen Sie sich die Praxissoftware für Physiotherapie anhand Ihrer geplanten Räume, Zeiten und Terminarten zeigen. So kann das Team die erste Praxiswoche direkt an einem konkreten Wochenmodell besprechen.
