Das Umsatzpotenzial einer Therapiepraxis berechnen Sie aus drei Größen: verfügbaren Arbeitsstunden, dem Anteil für geplante Leistungen und dem durchschnittlichen Erlös je Leistungsstunde. Die Formel lautet:
Umsatzpotenzial = verfügbare Stunden × Leistungsanteil × Erlös je Leistungsstunde.
Der gemeinsame Kalender von easymed verbindet Termine mit Behandlern und Räumen. Sie hinterlegen Arbeitszeiten sowie genehmigte Abwesenheiten und sehen die geplante Woche in einer Teamübersicht. Das hilft, die verfügbare Zeit aus einem gemeinsamen Kalender abzuleiten. Für den Umsatz ergänzen Sie die passenden Leistungen und Erlöse in Ihrer Planung.
Das Ergebnis ist ein Umsatzszenario. Für Entscheidungen über Personal und Investitionen betrachten Sie zusätzlich Kosten und monatliche Zahlungszeitpunkte.
Verfügbare Stunden für den Zeitraum ermitteln
Wählen Sie zuerst den Zeitraum: etwa einen typischen Monat, das kommende Kalenderjahr oder die nächsten zwölf Monate. Planen Sie die tatsächlichen Arbeitsstunden je Behandler Monat für Monat und berücksichtigen Sie bekannte Urlaube, Fortbildungen und Schließtage. Für eine Jahresübersicht addieren Sie die Monatswerte; ein unverändertes Wochenmodell für alle 52 Wochen übersieht Abwesenheiten und unterschiedlich lange Monate.
Unterscheiden Sie Arbeitszeit und Behandlungskapazität. Dokumentation, Teambesprechungen, Vorbereitungen, Wege und organisatorische Aufgaben gehören zur Arbeitswoche, belegen aber nicht automatisch Behandlungszeit. Prüfen Sie zugleich, welche Räume für die vorgesehenen Leistungen zur Verfügung stehen. Der Kalender von easymed lässt sich nach Behandlern oder Räumen planen und ergänzt Arbeitszeiten sowie genehmigte Abwesenheiten. Seine Wochenübersicht liefert eine gemeinsame Grundlage für die zeitliche Planung.
Den Anteil für geplante Leistungen bestimmen
Teilen Sie die für Leistungen geplante Zeit durch die verfügbare Arbeitszeit. In einer Beispielwoche mit 40 verfügbaren Stunden und 30 Leistungsstunden beträgt der Leistungsanteil 75 Prozent. Die übrigen zehn Stunden entfallen auf Dokumentation, Teambesprechungen, Vorbereitungen und organisatorische Aufgaben.
Der Anteil beschreibt Ihre eigene Woche, keinen allgemeinen Praxiswert. Halten Sie fest, wie Sie ihn gebildet haben: Wenn bekannte Abwesenheiten schon von den verfügbaren Stunden abgezogen sind, ziehen Sie diese nicht nochmals über einen pauschalen Faktor ab. Das Gleiche gilt für Hausbesuchswege und Dokumentationszeit. Erfassen Sie jede Zeit entweder in der verfügbaren Stundenbasis oder im Anteil für Leistungen und verwenden Sie diese Definition durchgehend.
Einen nachvollziehbaren durchschnittlichen Erlös bilden
Bei unterschiedlich vergüteten und langen Leistungen berechnen Sie den Durchschnitt aus der geplanten Mischung: Addieren Sie die erwarteten Erlöse und teilen Sie sie durch die dazugehörigen Leistungsstunden. So erhält der Erlös dieselbe Einheit wie der dritte Faktor der Formel. Ein Mittelwert aus einzelnen Kontaktpreisen reicht dafür nicht, wenn die Kontakte unterschiedlich lange dauern oder unterschiedlich häufig eingeplant sind.
Bei GKV-Physiotherapie sind Preis und Regelbehandlungszeit an die jeweilige Leistungsposition gebunden. Die aktuelle Vergütungsvereinbarung des GKV-Spitzenverbands führt die Positionen getrennt auf; die vereinbarten Vergütungssätze umfassen die Therapiezeit und die Vor- und Nachbereitung einschließlich Dokumentation. Verwenden Sie für Ihre Planung die aktuell geltenden Sätze, den vorgesehenen Leistungsmix und die tatsächlich eingeplanten Terminzeiten. Für andere Leistungen tragen Sie die dazugehörigen Preisvereinbarungen oder Ihre geplanten Honorare ein.
Ein Rechenbeispiel mit drei Szenarien
Für die Beispielrechnung nehmen wir 1.600 verfügbare Jahresstunden, einen Leistungsanteil von 75 Prozent und 80 Euro durchschnittlichen Erlös je Leistungsstunde an. 1.600 Stunden mal 75 Prozent ergeben 1.200 Leistungsstunden. Multiplizieren Sie diese mit 80 Euro, ergibt sich ein Umsatzpotenzial von 96.000 Euro.
Die Tabelle zeigt, wie stark sich allein eine andere Annahme zum Leistungsanteil auswirkt. Jahresstunden und durchschnittlicher Erlös bleiben dabei gleich:
| Angenommener Leistungsanteil | Geplante Leistungsstunden | Umsatzpotenzial |
|---|---|---|
| 70 Prozent | 1.120 Stunden | 89.600 Euro |
| 75 Prozent | 1.200 Stunden | 96.000 Euro |
| 80 Prozent | 1.280 Stunden | 102.400 Euro |
Nutzen Sie die Varianten, um die Wirkung Ihrer Annahmen zu sehen. Eine höhere Auslastung passt nur dann in das Szenario, wenn die geplanten Behandlungstermine, der Leistungsmix und die verfügbaren Räume dazu passen. Ändert sich die Mischung, kann sich auch der durchschnittliche Erlös je Leistungsstunde verändern.
Einen gemischten Leistungserlös ohne Einheitenfehler berechnen
Die folgende Beispielrechnung zeigt einen gemischten Leistungserlös: Sie planen vier Kontakte von je 30 Minuten mit angenommenen 40 Euro pro Kontakt und zwei Kontakte von je 45 Minuten mit angenommenen 60 Euro pro Kontakt. Zusammen sind das 210 Minuten beziehungsweise 3,5 Leistungsstunden und 280 Euro. Damit ergibt sich ein durchschnittlicher Erlös von 80 Euro je Leistungsstunde.
Ein einfacher Durchschnitt der Kontaktpreise hätte die Einheit Euro pro Kontakt und würde weder die unterschiedlichen Behandlungsdauern noch die Häufigkeit der einzelnen Kontakte angemessen abbilden. Schreiben Sie deshalb hinter jede Eingangsgröße die Einheit: Euro je Kontakt, Minuten je Kontakt oder Euro je Leistungsstunde. In der Beispielrechnung teilen Sie 280 Euro durch 3,5 Stunden, bevor Sie den Wert mit geplanten Leistungsstunden multiplizieren.
Personalumfang und nutzbare Kalenderzeit zusammen prüfen
Mehr Personal erhöht das Umsatzpotenzial nicht automatisch im gleichen Verhältnis. Wenn zwei Behandler am selben Vormittag zusätzliche Zeit haben, aber nur ein geeigneter Raum verfügbar ist, verteilen Sie die vorgesehenen Behandlungen auf passende Zeitfenster. Der gemeinsame Kalender von easymed lässt Sie nach Behandlern oder Räumen planen. Übernehmen Sie diese zeitliche Aufteilung auch in Ihre Kalkulation.
Prüfen Sie die verfügbare Kapazität für jede Rolle und jeden Raum in derselben Woche. Ein Stellenumfang sagt noch nicht, wie viel Zeit für Behandlungen bleibt: Aufgaben, Arbeitsverteilung und Räume können sich unterscheiden. Beginnen Sie mit den geplanten Zeitfenstern, ordnen Sie die nötigen Ressourcen zu und summieren Sie anschließend die tatsächlich mögliche Leistungszeit.
Planungsannahmen im Praxisalltag überprüfen
Ein Jahreswert kann Schwankungen zwischen den Monaten verdecken. Führen Sie deshalb je Monat verfügbare Stunden, Leistungsanteil, den angesetzten Leistungsmix und das daraus berechnete Umsatzpotenzial auf. So sehen Sie, ob beispielsweise ein späterer Praxisstart, Urlaub oder eine veränderte Terminverteilung in der Jahresplanung abgebildet ist.
Vergleichen Sie die Planung regelmäßig mit den Ist-Werten und prüfen Sie Abweichungen am passenden Faktor: Waren weniger Stunden verfügbar, lag der Leistungsanteil darunter oder war die Leistungsmischung anders? Das BMWK-Existenzgründungsportal empfiehlt einen monatlichen Soll-Ist-Vergleich der Kennzahlen; eine dokumentierte Abweichung zeigt, welche Planannahme Sie anpassen sollten (GründerZeiten 23: Controlling). Behalten Sie die ursprüngliche Definition jeder Größe bei, damit die nächste Rechnung nachvollziehbar bleibt.
Umsatz, Kosten und Zahlungseingang auseinanderhalten
Das Umsatzpotenzial umfasst die angesetzten Erlöse, aber noch keine Personalkosten, Miete oder sonstigen Praxisausgaben. Stellen Sie deshalb für denselben Zeitraum eine Kostenplanung daneben, bevor Sie aus einem Umsatzszenario einen finanziellen Spielraum ableiten.
Auch ein geplanter Erlös ist nicht automatisch im selben Monat als Geld verfügbar. Leistung, Rechnungsstellung und Zahlungseingang können zeitlich auseinanderliegen. In einer Liquiditätsplanung führen Sie die erwarteten Einnahmen und Ausgaben mit ihren jeweiligen Monaten auf. Das Existenzgründungsportal beschreibt die Liquiditätsvorschau als Gegenüberstellung der geplanten Einnahmen und Ausgaben für die kommenden Monate.
Die nächste Entscheidung mit Plan, Kosten und Zahlungszeitpunkten verbinden
Wenn Sie eine zusätzliche Stelle oder Anschaffung prüfen, kalkulieren Sie zuerst die Arbeitswoche mit den neuen Behandlern, Aufgaben und Räumen. Ergänzen Sie dafür die erwarteten Kosten sowie Beginn und Zahlungszeitpunkte. Vergleichen Sie die so entstehenden Varianten für denselben Zeitraum. Dadurch erkennen Sie, welche zusätzlichen Leistungsstunden für das Umsatzszenario angesetzt sind und welche Ausgaben daneben anfallen.
Nutzen Sie die Rechnung als nachvollziehbare Grundlage für Ihre nächste Entscheidung. Wenn sich eine Annahme ändert, passen Sie den entsprechenden Faktor an und halten den Grund fest. Für die nächste Praxiswoche planen Sie Termine in easymed gemeinsam nach Behandlern oder Räumen; die passende Umsatzkalkulation verbinden Sie anschließend mit Ihrem tatsächlichen Leistungsmix und den aktuellen Erlösen.
