Ein aussagekräftiger Umsatzrechner für Terminsoftware trennt freie Termine, Ersatzbuchungen und zusätzliche Behandlungen, die im betrachteten Zeitraum tatsächlich stattgefunden haben. Erst danach werden variable Behandlungskosten und zusätzliche Softwarekosten abgezogen. So zeigt die Rechnung, welchen Beitrag eine bessere Terminauslastung zur Deckung der übrigen Praxiskosten leisten kann. Die smarte Warteliste von easymed erleichtert den Schritt von der Absage zum passenden Angebot: Sie berücksichtigt hinterlegte Wünsche zu Leistung, Behandler und Zeitfenster, versendet passende freie Zeiten per E-Mail oder WhatsApp und führt eine Annahme in den gemeinsamen Kalender.
Für das Rechenbeispiel werden zwölf kurzfristig freie Behandlungszeiten erfasst und acht davon neu gebucht. Von diesen acht führen sechs im betrachteten Monat zu einer zusätzlichen, tatsächlich durchgeführten Behandlung. Je Behandlung setzen wir 45 Euro Erlös und fünf Euro zusätzliche variable Kosten an. Die Beispielrechnung berücksichtigt außerdem 90 Euro zusätzliche laufende Softwarekosten pro Monat und einmalig 300 Euro Einführungsaufwand. Die Beträge sind Rechenwerte für das Modell und keine easymed-Preisangaben.
Freie Termine mit der Warteliste verbinden
Bei einer Absage gleicht easymed den frei werdenden Termin mit den hinterlegten Wünschen zu Leistung, Behandler und Zeitfenster ab. Passende Wartende erhalten ein Angebot per E-Mail oder WhatsApp. Nimmt jemand den Termin an, steht die neue Buchung im gemeinsamen Kalender. Der Empfang muss passende Kontakte daher nicht einzeln nacheinander anrufen und kann mit dem aktualisierten Terminstand weiterarbeiten.
Für den Umsatzrechner halten Sie drei Ergebnisse getrennt fest: Wie viele Plätze wurden frei, wie viele Termine neu vergeben und wie viele zusätzliche Behandlungen tatsächlich durchgeführt? Ein versendetes Angebot ist noch keine Buchung; eine Buchung ist noch keine Behandlung. Diese Zwischenstände zeigen, an welcher Stelle die Nachbesetzung im betrachteten Monat wirkt.
Auch der Zeitraum zählt. Wird ein Termin aus dem Folgemonat in eine frei gewordene Zeit vorgezogen, steigt die Zahl der Behandlungen im aktuellen Monat, während der Folgemonat entsprechend weniger enthält. Für eine Aussage über zusätzliche Leistungen vergleichen Sie deshalb gleich lange Zeiträume und ordnen vorgezogene Termine passend ein. In der Beispielrechnung zählen nur Behandlungen, die innerhalb des Monats zusätzlich stattgefunden haben.
Buchungen und zusätzliche Behandlungen unterscheiden
Im Beispiel werden zwölf kurzfristig freie Behandlungszeiten erfasst und acht davon neu gebucht. Von diesen acht Terminen finden sechs im betrachteten Monat tatsächlich statt und kommen gegenüber dem Vergleichszeitraum zusätzlich hinzu. Für die Erlösrechnung verwenden wir deshalb sechs zusätzliche Behandlungen; die acht Buchungen allein sind noch kein zusätzlicher Erlös.
Ein betrachteter Monat
12 kurzfristig freie Behandlungszeiten
8 davon neu gebucht
6 davon zusätzlich durchgeführt
Die Erlösrechnung nutzt die sechs tatsächlich zusätzlichen Behandlungen, nicht alle acht Buchungen.
Die drei Zahlen stehen für verschiedene Stufen: zwölf freie Möglichkeiten, acht neue Vereinbarungen und sechs zusätzlich erbrachte Leistungen. Ein freier Kalenderplatz sagt noch nichts über den Erlös aus. Auch eine neue Buchung wird erst dann als Behandlung gezählt, wenn sie im betrachteten Zeitraum tatsächlich stattgefunden hat.
Eine einfache Monatsübersicht kann die Stufen abbilden: freie Zeiten, neu vergebene Termine, durchgeführte Behandlungen und der Anteil, der gegenüber dem Vergleichszeitraum zusätzlich ist. Wenn ein Patient lediglich einen späteren Termin vorzieht, wird die Verschiebung sichtbar, statt sie als neue Leistung doppelt zu rechnen.
Erlös und variable Kosten verständlich rechnen
Sechs zusätzliche Behandlungen zu je 45 Euro ergeben im Beispiel 270 Euro zusätzlichen Erlös. Bei fünf Euro variablen Kosten je Behandlung entstehen 30 Euro zusätzliche Kosten. Nach deren Abzug bleiben 240 Euro Deckungsbeitrag: 270 Euro Erlös minus 30 Euro variable Kosten. Je Behandlung sind das 40 Euro.
Das folgt der Deckungsbeitragsrechnung des Existenzgründungsportals des Bundeswirtschaftsministeriums: Bei einer Dienstleistung werden ihre variablen Kosten vom Erlös abgezogen; der verbleibende Deckungsbeitrag trägt zur Deckung fixer Kosten bei. Für Ihre Praxis verwenden Sie den Erlös, der der tatsächlich durchgeführten Behandlung zugerechnet wird, und die zusätzlichen Kosten, die durch diese Behandlung entstehen.
Variable Kosten können etwa zusätzlich verbrauchtes Material oder bezahlte Mehrarbeit sein. Die IHK Frankfurt am Main ordnet Kosten als fix ein, wenn sie unabhängig von Kapazitätsauslastung oder Umsatz regelmäßig anfallen, und als variabel, wenn sie mit Auslastung oder Umsatz schwanken. Für die Rechnung heißt das: Benötigt die zusätzliche Behandlung weitere Personalstunden oder eine bezahlte Aushilfe, gehören diese in die variablen Kosten. Bleiben Raumkosten und fest eingeplante Personalstunden unverändert, sind sie kein zusätzlicher Aufwand pro Behandlung; sie bleiben jedoch Teil der allgemeinen Praxiskosten, die der Deckungsbeitrag mittragen soll.
Monatliche Kosten und Einführung getrennt einordnen
Von den 240 Euro Deckungsbeitrag ziehen wir im Beispiel 90 Euro zusätzliche laufende Softwarekosten ab. Damit bleiben 150 Euro für die Deckung weiterer Praxisfixkosten. Die Rechnung lautet: 270 Euro Erlös minus 30 Euro variable Kosten minus 90 Euro laufende Softwarekosten gleich 150 Euro.
Der Betrag von 150 Euro ist der Beitrag dieser Beispielrechnung zu den übrigen Fixkosten. Er entsteht aus den angesetzten sechs Behandlungen und Kosten; er fasst nicht sämtliche Einnahmen und Ausgaben der Praxis zusammen. Wer den Einfluss einer Terminsoftware bewertet, kann so den Effekt der veränderten Termine von den Kosten trennen, die unabhängig davon ohnehin anfallen.
Die einmaligen Einführungskosten von 300 Euro kommen im Startmonat hinzu. Bei 150 Euro monatlichem Beitrag ergibt das im ersten Monat minus 150 Euro. Im zweiten Monat kommen bei unveränderten Beispielwerten weitere 150 Euro hinzu; über beide Monate gerechnet ist der kumulierte Beitrag null Euro. Dieses Ergebnis setzt voraus, dass die sechs zusätzlichen Behandlungen in beiden Monaten wieder stattfinden und die laufenden Kosten gleich bleiben.
Führen Sie einmalige und monatliche Posten deshalb in getrennten Zeilen. Einführungsaufwand, bezahlte Schulungszeit oder eine zeitlich befristete Überschneidung mit einem bisherigen Vertrag belasten nur die Monate, in denen sie tatsächlich anfallen. So wird der Startmonat sichtbar, ohne diese Kosten in jedem Folgemonat erneut abzuziehen.
Zwei, drei oder sechs Behandlungen vergleichen
Bei zwei zusätzlichen Behandlungen bleiben nach den 90 Euro laufenden Kosten minus zehn Euro. Bei drei Behandlungen bleiben 30 Euro; bei sechs bleiben 150 Euro. Grundlage sind jeweils 40 Euro Deckungsbeitrag je tatsächlich zusätzlich durchgeführter Behandlung.
Beispiel: je 40 € Deckungsbeitrag, danach 90 € laufende Kosten
2 Behandlungen
80 € − 90 €
−10 €
3 Behandlungen
120 € − 90 €
30 €
6 Behandlungen
240 € − 90 €
150 €
Drei zusätzliche Behandlungen decken die laufenden 90 € Softwarekosten im Beispiel. Die einmalige Einführung kommt nur im Startmonat hinzu.
Die laufenden Kosten sind im Beispiel ab drei Behandlungen gedeckt: 90 Euro Softwarekosten geteilt durch 40 Euro Deckungsbeitrag je Behandlung ergeben 2,25 Behandlungen. Da Sie nur ganze Behandlungen zählen, wird auf drei aufgerundet. Bei zwei fehlen zehn Euro zur Deckung, bei drei bleiben 30 Euro für weitere Fixkosten. Die einmalige Einführung wird für die Startphase separat hinzugerechnet.
Prüfen Sie zusätzlich, ob das Team die nachbesetzten Termine mit den bestehenden Räumen und Arbeitszeiten durchführen kann. Werden zusätzliche Stunden oder eine Aushilfe gebraucht, reduzieren deren Kosten den Beitrag je Behandlung. Eine eingesparte Minute am Empfang ist ein organisatorischer Vorteil; in eine Euro-Rechnung gehört sie erst dann, wenn daraus eine konkrete Kostenänderung oder zusätzliche abrechenbare Leistung entsteht.
Vergleichen Sie mindestens einen vorsichtigen und einen erwarteten Fall mit denselben Kostenannahmen. Im vorsichtigen Fall tragen Sie nur Behandlungen ein, die im Monat tatsächlich zusätzlich stattgefunden haben. Im erwarteten Fall verwenden Sie den Wert, der zu den bisherigen Erfahrungen und verfügbaren Kapazitäten Ihrer Praxis passt. Damit ist sichtbar, welche Annahme die Entscheidung verändert und wie empfindlich das Ergebnis auf weniger Nachbesetzungen reagiert.
Praxisnutzen und Monatsbeitrag zusammen betrachten
Nach dem Monat können Sie die geplanten Werte mit den tatsächlichen vergleichen: freie Termine, neue Buchungen, zusätzlich durchgeführte Behandlungen, Erlös und variable Kosten. Das Existenzgründungsportal empfiehlt einen Soll-Ist-Vergleich, um Abweichungen bei geplanten Erlösen und Kosten zu erkennen. Auf die Praxis übertragen zeigt der Abgleich, ob freie Zeiten seltener nachbesetzt wurden, angenommene Angebote nicht zu Behandlungen führten oder einzelne Kosten höher lagen als angesetzt.
Die Wartelistenfunktion und die Online-Terminbuchung für Therapiepraxen arbeiten mit demselben Kalender. Wenn ein passendes Angebot angenommen wird, sieht der Empfang die neue Planung dort direkt. So verbindet easymed den organisatorischen Ablauf mit den Zahlen, die Sie für Ihren Umsatzrechner ohnehin prüfen.
Wenn Sie freie Termine strukturiert nachbesetzen möchten, lernen Sie die smarte Warteliste von easymed kennen. Dort sehen Sie, wie passende Angebote an Wartende gehen und die Annahme im gemeinsamen Kalender landet.
