Ausfallstunden Ihrer Praxis berechnen Sie, indem Sie im gewählten Zeitraum die geplante Dauer aller ausgefallenen Termine addieren. Ziehen Sie bestätigte Ersatzminuten nur für den Teil ab, der den frei gewordenen Abschnitt tatsächlich belegt. So erhalten Sie zwei klare Größen: die ursprünglich betroffene Behandlungszeit und die Zeit, die nach der Wiederbelegung noch frei ist.
In easymed kann eine Absage über das Buchungsportal direkt den Platz im Kalender freigeben. Die Smart-Warteliste bietet den freien Termin passenden Wartenden automatisch an; bestätigte Ersatzbuchungen stehen wieder im Kalender. Ihr Empfang muss die Liste deshalb nicht für jede Lücke einzeln durchtelefonieren. Für die Minutenrechnung verwenden Sie die geplanten Dauern und den tatsächlichen Belegungsstand.
Ausgefallene Buchung und freie Zeit als zwei Größen erfassen
Die Buchungsanzahl beschreibt, wie viele vereinbarte Termine ausgefallen sind. Die geplante Dauer beschreibt ihren zeitlichen Umfang. Nach einer Ersatzbuchung bleibt gegebenenfalls eine kleinere freie Restzeit. Jede Größe beantwortet eine andere Frage zum Tagesplan.
Ein 20-Minuten-Besuch und ein 60-Minuten-Ersttermin zählen jeweils als eine Buchung. Der längere Termin umfasst jedoch dreimal so viel Zeit. Nutzen Sie die geplante Dauer aus dem Kalender als Grundlage. Halten Sie für eine einfache Wochenübersicht außerdem fest, ob der Patient abgesagt hat, jemand ohne Nachricht nicht erschien oder die Praxis den Termin geändert hat. Diese Ereignisse können dieselbe Zeitlücke verursachen, weisen aber auf unterschiedliche Abläufe hin.
Für jede betroffene Buchung reichen als Startpunkt vier Angaben: die vorgesehene Dauer, die Absageart, der Zeitpunkt der Mitteilung und die im selben Abschnitt bestätigte Ersatzzeit. Damit lässt sich die Rechnung nachvollziehen und später etwa nach Terminlänge, Behandler oder Wochentag sortieren. Ein konkretes Beispiel für getrennte Kategorien liefert die NHS-England-Richtlinie zum elektiven Zugang: Dort wird jede Mitteilung, dass jemand nicht kommt – auch am selben Tag – als Absage erfasst; ohne Nachricht zählt der Termin als Nichterscheinen. Die NHS-England-Hinweise zur Auswertung von Nichterscheinen empfehlen außerdem, die jeweiligen Ursachen und zeitlichen Muster getrennt anzusehen.
Sechs kurze und zwei lange Beispieltermine rechnen
Im Wochenbeispiel fallen sechs Termine mit je 20 Minuten und zwei Termine mit je 60 Minuten aus. Die kurzen Termine ergeben 120 Minuten. Die langen ergeben ebenfalls 120 Minuten. Zusammen sind 240 Minuten betroffen, also vier Stunden. Acht Buchungen verteilen sich damit auf zwei gleich große Zeitanteile.
Die zwei langen Termine haben denselben Zeitumfang wie die sechs kurzen. Die Gegenüberstellung erklärt, warum Anzahl und Minuten gemeinsam hilfreich sind. Für die eigene Praxis verwenden Sie die tatsächlich geplanten Dauern; die Beispielwerte machen lediglich die Rechnung verständlich.
Bestätigte Wiederbelegung von der betroffenen Zeit abziehen
Im nächsten Schritt werden zwei der kurzen Plätze mit passenden Ersatzterminen belegt. Das sind zusammen 40 Minuten. Von den ursprünglich betroffenen 240 Minuten bleiben damit 200 Minuten frei, also drei Stunden und 20 Minuten. Betroffene Zeit, bestätigte Ersatzzeit und freie Restzeit stehen nebeneinander.
Die einfache Rechnung lautet: 240 − 40 = 200 Minuten. Berücksichtigen Sie den Ersatz in genau dem frei gewordenen Abschnitt. Ein neuer Besuch an einem anderen Tag gehört zu dessen Planung. Bei einem 20-Minuten-Ersatz in einem 60-Minuten-Platz bleiben 40 Minuten für den weiteren Tagesablauf.
Eine Ausfallquote nach Dauer setzt diese Minuten ins Verhältnis zur angebotenen Behandlungszeit derselben Woche: betroffene Minuten ÷ buchbare Terminminuten × 100. Wenn Ihre Praxis im selben Wochenbeispiel insgesamt 2.400 buchbare Behandlungsminuten anbietet, entsprechen 240 betroffene Minuten einer Quote von 10 Prozent. Nach 40 Minuten bestätigtem Ersatz sind noch 200 Minuten offen, also 8,3 Prozent dieser Kapazität. Schreiben Sie dazu, ob die Quote alle ausgefallenen Minuten oder nur die unbesetzte Restzeit beschreibt; beide Werte beantworten unterschiedliche Fragen.
Absagezeitpunkt und Wiederbelegungsmöglichkeit gemeinsam lesen
Eine früh bekannte Absage gibt Ihnen Zeit für ein passendes Angebot. easymed erleichtert diesen Übergang: Patienten können über den Bestätigungslink absagen oder verschieben; die Smart-Warteliste sucht passende Wartende für den frei gewordenen Termin. Der Kalender und das Ersatzangebot sind miteinander verbunden.
Die Auswahl richtet sich nach Leistung, Behandler, Wochentag und Zeitfenster. Angebote gehen per E-Mail oder WhatsApp heraus. Wer zuerst zusagt, erhält den Termin; weitere Angebote für denselben Platz verfallen automatisch. Diese Abstimmung übernimmt easymed im Buchungsweg, während der Empfang den Tagesplan im Blick behält.
Für Ihre Auswertung zählt neben der Dauer auch der Vorlauf zwischen Absage und geplantem Termin. Vergleichen Sie zum Beispiel früh angekündigte Absagen mit Änderungen kurz vor dem Besuch. Eine zwei Tage vorher frei gewordene Stunde bietet einen anderen Zeitraum für ein Ersatzangebot als eine Lücke, die erst kurz vor dem Termin sichtbar wird. Der Minutenwert bleibt derselbe; die verfügbare Zeit zur Wiederbelegung ist eine zusätzliche Information.
Behandlerzeit und Raumzeit passend auseinanderhalten
Ein Termin kann eine behandelnde Person und einen Raum binden. Im Beispiel eines 60-Minuten-Ersttermins betrifft die Absage 60 Minuten Behandlungszeit und den zugehörigen Raum. Für die zeitliche Betrachtung bleibt das eine Stunde Behandlung; Person und Raum erklären die benötigten Ressourcen.
Zählen Sie für eine Quote nach Termindauer jede Buchung einmal. Die eine Stunde wird nicht zu 120 Minuten, nur weil gleichzeitig eine behandelnde Person und ein Raum eingeplant waren. Wenn Sie zusätzlich die Raumnutzung untersuchen möchten, führen Sie dafür eine eigene Raumübersicht. Der easymed-Kalender zeigt das Team mit einer Spalte je Behandler und lässt sich wahlweise nach Räumen mit mehreren Plätzen betrachten.
Freie Abschnitte nach Lage und zusammenhängender Dauer betrachten
Zwei freie 20-Minuten-Plätze an unterschiedlichen Tagesstellen ergeben zusammen 40 Minuten. Für einen 40-Minuten-Besuch benötigen Sie einen zusammenhängenden passenden Abschnitt. Beginn, Dauer und Behandler machen diesen Unterschied im Kalender sichtbar.
Eine Ersatzbuchung deckt deshalb nur die Minuten des Zeitfensters ab, das sie tatsächlich belegt. Ein 20-Minuten-Termin am Vormittag gleicht keine 20-Minuten-Lücke am Nachmittag aus. Auch bei einem kürzeren Ersatz im ursprünglich längeren Termin bleibt der nicht belegte Teil für den Tagesplan frei. Die Smart-Warteliste von easymed berücksichtigt die Zeitfenster der Wartenden und bietet einen freien Termin nur passenden Personen an.
Für die Beispielrechnung zählen anschließend die bestätigten Ersatztermine und ihre Dauer. Im Wochenbeispiel wurden zwei kurze Plätze mit insgesamt 40 Minuten wieder belegt. Die ursprünglichen 240 Minuten und die verbleibenden 200 Minuten erklären den zeitlichen Umfang nachvollziehbar.
Wiederkehrende Lücken nach einer konkreten Arbeitsfrage aufteilen
Ein Wochenwert zeigt den Gesamtumfang, erklärt aber noch nicht, wann und bei welchen Behandlungen Lücken entstehen. Betrachten Sie wiederkehrende Muster nach Terminlänge, Behandler, Wochentag oder Uhrzeit. Dazu kann der zeitliche Vorlauf der Absage kommen. So erkennen Sie eher, ob ein einzelner langer Termin den Wochenwert prägt oder ob ähnliche kürzere Lücken regelmäßig auftreten.
Der NHS-England-Leitfaden für Nachfrage und Kapazität in Hausarztpraxen empfiehlt, gefüllte und ungefüllte Termine nach Behandler, Sitzung und Wochentag auszuwerten und die Erhebung über die Zeit fortzuführen. Übertragen auf eine Therapiepraxis entsteht daraus eine einfache Routine: Erfassen Sie dieselben Minutenwerte regelmäßig und vergleichen Sie passende Wochen oder Monate. Ein einzelner Rückblick zeigt den Umfang; wiederkehrende Vergleiche machen einen konkreten Planungsansatz sichtbar.
Formulieren Sie aus dem Muster eine begrenzte Frage: Bleiben bestimmte lange Zeitfenster häufiger offen? Wird eine frühe Absage öfter ersetzt als eine kurzfristige? Prüfen Sie dann den passenden nächsten Schritt im Buchungs- oder Wartelistenablauf und vergleichen Sie danach dieselben Gruppen. So können Sie beurteilen, ob sich gerade die betroffenen Minuten verändern, ohne alle Terminarten in einer Prozentzahl zu vermischen.
Frei gewordene Zeit im Tagesbetrieb bewusst nutzen
Nicht jede Lücke lässt sich mit einer passenden Behandlung belegen. Wenn der freigebliebene Abschnitt für eine ohnehin anstehende Verlaufsnotiz oder organisatorische Aufgabe genutzt wird, planen Sie diese Aufgabe so, dass sie vor dem nächsten festen Termin abgeschlossen werden kann. Für die Ausfallstundenrechnung bleibt die Behandlungszeit dennoch unbesetzt; die interne Aufgabe ist eine andere Nutzung der vorhandenen Zeit.
Die Minutenrechnung im Wochenrückblick nachvollziehbar halten
Stellen Sie im Wochenrückblick vier Werte nebeneinander: geplante Ausfallminuten, bestätigte Ersatzminuten im selben Zeitfenster, freie Restminuten und – falls hilfreich – die angebotenen Buchungsminuten als Nenner der Quote. Ergänzen Sie Zeitraum und betrachtete Gruppe, zum Beispiel eine Behandlerin oder eine bestimmte Terminlänge. Damit lässt sich die Rechnung auch später noch einordnen.
Im Beispiel stehen 240 betroffene Minuten, 40 Minuten bestätigter Ersatz und 200 Minuten freie Restzeit nebeneinander. Das beantwortet, wie viel Zeit betroffen war und welcher Anteil wieder belegt wurde. Die Kalenderverknüpfung mit der easymed-Smart-Warteliste unterstützt den praktischen Schritt dazwischen: freie Zeit wird passenden Wartenden angeboten und bestätigte Termine laufen im Kalender weiter.
