Ein unbekannter Händlername auf dem Praxiskonto lässt sich oft über den einzelnen Einkauf klären. Öffnen Sie zuerst genau diesen Kontovorgang und halten Sie Betrag, Buchungstag, Zahlungspartner und Verwendungszweck fest. Anschließend gleichen Sie Bestellung, Zahlungsart und Lieferantenrechnung ab. Der Betrag grenzt die Suche ein; eine eindeutige Zuordnung entsteht, wenn mehrere Angaben zusammenpassen.
Den tatsächlichen Kontovorgang unverändert als Ausgangspunkt nehmen
Öffnen Sie die Detailansicht der Belastung in Ihrem Konto- oder Buchhaltungszugang. Prüfen Sie den Zahlungspartner, Betrag, Buchungstag und vorhandene Referenzen. Zeigt die Übersicht nur einen verkürzten Händlernamen, sehen Sie nach, ob die Umsatzdetails einen vollständigen Namen oder weiteren Verwendungszweck enthalten. So beginnen Sie mit dem konkreten Vorgang statt mit einer Suche durch die ganze Belegablage.
Vergleichen Sie den Kontovorgang mit dem Zeitraum der Bestellung und dem Namen des Lieferanten. Bei einer Kartenzahlung gleichen Sie ab, welche Karte beim Einkauf verwendet wurde; bei einer Lastschrift helfen der angezeigte Zahlungspartner und eine vorhandene Mandats- oder Referenzangabe. Der Buchungstag ist ein Suchhinweis. Die Bestellbestätigung oder Rechnung liefert den Bezug zum Einkauf.
Die originale Kontoinformation bleibt erhalten. Der Banktext zeigt den Ausgangspunkt, die ergänzende Beschreibung erklärt den bestätigten Einkauf am gewohnten Bearbeitungsort. Sie ergänzen die Beschreibung, sobald Bestellung und Beleg zusammenpassen. So finden Vertretungen den ursprünglichen Hinweis und die bestätigte Zuordnung zusammen.
Aus dem Händlerhinweis einen passenden Suchauftrag machen
Geben Sie den Betrag, den angezeigten Händlerhinweis und den ungefähren Zeitraum an die Person weiter, die den Einkauf wahrscheinlich getätigt hat. Eine kurze Frage wie „Gehört diese Kartenzahlung zu Ihrer Bürobestellung aus der vergangenen Woche?“ lässt sich direkt anhand der vorhandenen Bestellung beantworten. Andere Teammitglieder müssen dafür nicht jede Ausgabe durchsuchen.
Prüfen Sie danach die Bestellbestätigung, den Einkaufsaccount oder die Rechnung. Bei einem wiederkehrenden Online-Dienst gleichen Sie den Händlernamen und das Bestelldatum mit der dortigen Abrechnung ab. Eine Bestell- oder Rechnungsnummer ist ein besonders brauchbarer Suchbezug, wenn sie auch in der Zahlungsinformation auftaucht.
Bleibt eine Visa-Kartenbelastung nach dem Abgleich unklar, verweist Visa für Transaktionsdetails auf den kartenausgebenden Herausgeber. Die Kontaktdaten stehen auf der Kartenabrechnung oder Kartenrückseite. Bei einer nicht autorisierten Belastung ist ebenfalls der Herausgeber die Anlaufstelle; dokumentieren Sie dabei den konkreten Umsatz, um den es geht. Visa beschreibt den Kontaktweg für Transaktionsfragen und nicht autorisierte Abbuchungen.
Bestellung, Zahlungsangabe und Beleg zusammen abgleichen
Vergleichen Sie die gefundene Bestellung mit der Belastung: Zahlungspartner, Betrag, Zeitraum, Zahlungsart und Bestellreferenz. Der Lieferantenbeleg zeigt, welche Ware oder Leistung gekauft wurde. Bei einer Teillieferung oder Erstattung nehmen Sie den Beleg zum betroffenen Teilvorgang hinzu; die dazugehörige Nachricht erklärt die Abweichung zwischen Bestellwert und Kontobelastung.
Im Beispiel zeigen zwei Bestellungen denselben Betrag. Die erste nutzt eine andere Zahlungsart. Die zweite nennt die verwendete Karte und den passenden Zeitraum; ihr Beleg bestätigt den Einkauf. Auch eine Bestellreferenz verweist auf diese Bestellung. Der Betrag war ein hilfreicher Filter, aber erst Zahlungsangabe, Referenz und Rechnung klären, welcher Kauf zur Belastung gehört.
Auch Lexware Office behandelt automatische Belegtreffer zunächst als Vorschläge, die geprüft und bestätigt werden. Laut Lexware zählen unter anderem passender offener Betrag, Zahlungsart und Belegdatum; eine exakte Rechnungsnummer im Verwendungszweck sowie der passende Kontaktname können die Zuordnung unterstützen. Diese Kriterien helfen beim gezielten Abgleich. Lexware erläutert die Voraussetzungen seiner Zuordnungsvorschläge.
Die bestätigte Erklärung knapp und auffindbar ergänzen
Ein Beispiel für einen kurzen Eintrag: „Bürobedarf für den Empfang, Bestellung 1842, Rechnung im Belegeingang.“ Verwenden Sie eine vorhandene Bestell- oder Rechnungsnummer, wenn sie den Beleg eindeutig auffindbar macht. Lassen Sie den ursprünglichen Bankverwendungszweck stehen und ergänzen Sie Ihre Erklärung dort, wo der Vorgang weiterbearbeitet wird.
Halten Sie den Bearbeitungsstand konkret fest. Ist die Rechnung vorhanden, vermerken Sie den Belegbezug. Wird sie noch angefordert, nennen Sie die zuständige Person und den erwarteten nächsten Schritt. In Lexware Office werden bei direkt kategorisierten Bankumsätzen ohne Beleg die eigene Notiz, der Zahlungspartner und der von der Bank übermittelte Verwendungszweck im Buchungstext zusammengeführt. Dadurch bleibt die Erläuterung im Kontext des Umsatzes auffindbar. Lexware erklärt, wie Notiz und Bankangaben in den Buchungstext einfließen.
Die Erklärung verbindet den bestätigten Einkauf, den Belegbezug und den Bearbeitungsstand. Ist der Beleg vorhanden, halten Sie ihn als zugeordnet fest. Fehlt die Rechnung noch, nennen Sie die Anforderung und die zuständige Person. So sieht die nächste Person, was bereits geklärt ist und welcher Schritt offen bleibt.
Offene Belegfragen gezielt an die richtige Stelle geben
Wenn der Einkauf feststeht, die Rechnung aber noch fehlt, reichen Sie den Kontovorgang mit Bestellreferenz und einer konkreten Bitte an die bestellende Person weiter. Für die Buchhaltung oder Kanzlei legen Sie den gefundenen Beleg dazu und benennen den offenen Punkt, etwa die fehlende Rechnung oder die Zuordnung einer Erstattung. So kann die zuständige Person den Fall am vorhandenen Nachweis fortsetzen.
Für wiederkehrende Händler eine kleine brauchbare Verbindung behalten
Erscheint ein regelmäßiger Lieferant auf dem Konto unter einem abgekürzten oder abweichenden Namen, halten Sie diese Verbindung beim vorhandenen Lieferantenbezug fest. Beim nächsten Umsatz gibt die Zuordnung einen schnellen Suchanfang. Prüfen Sie trotzdem die jeweilige Bestellung und Rechnung, weil dieselbe Firma verschiedene Leistungen oder Zahlungswege haben kann.
Mit einer bestätigten Zuordnung stehen Einkauf, Zahlungsreferenz und Beleg wieder zusammen. Für die andere Richtung des Praxisrechnungswegs übernimmt easymed mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung eigene abgeschlossene Patientenrechnungen automatisch und verwendet die von Lexware vergebene Nummer vor PDF, Druck und Versand. Lexware meldet vollständig bezahlte Rechnungen täglich an easymed zurück. So arbeitet Ihr Team bei der Patientenabrechnung mit einem gemeinsamen Rechnungsbezug.
