Ein Firmenworkshop dauert auf dem Papier zwei Stunden. Für den Preis zählt aber der ganze Auftrag: Abstimmung, Vorbereitung, Durchführung, Anfahrt und Nachbereitung. In diesem Rechenbeispiel ergeben sechs Arbeitsstunden zu 50 Euro, 30 Euro Material und 70 Euro zugeordnete gemeinsame Praxiskosten insgesamt 400 Euro Kosten. Mit zehn Prozent Aufschlag auf die Kosten sind es 440 Euro. Sollen nach einem Skonto von zwei Prozent weiterhin 440 Euro Entgelt verbleiben, liegt der nötige Nettopreis bei 448,98 Euro (440 Euro ÷ 0,98).
In easymed ordnen Sie Behandler und Räume im gemeinsamen Kalender zu und führen erfasste, eigene Praxisleistungen zur Rechnung weiter. Wenn Ihre Praxis einen Firmenworkshop als eigene Leistung führt, lässt sich der bestätigte Preis anschließend in den Rechnungsweg übernehmen. Die nächsten Schritte zeigen, welche Arbeitszeit, Materialien und gemeinsamen Praxiskosten den Angebotspreis tragen.
Den ganzen Auftrag als Arbeitsumfang erfassen
Für den Firmenworkshop plant die Inhaberin eine Stunde zur Abstimmung, zwei Stunden zur Vorbereitung, zwei Stunden Durchführung und eine Stunde für Anfahrt sowie Nachbereitung zusammen. Die sechs Stunden werden im Beispiel mit einem internen Kostenansatz von 50 Euro je Stunde bewertet. Der Arbeitskostenanteil beträgt damit 300 Euro.
Im Beispiel stehen die 50 Euro für die angesetzten Arbeitskosten; gemeinsame Praxiskosten werden separat verteilt. Prüfen Sie deshalb, was Ihr interner Stundensatz bereits enthält. Das Bundeswirtschaftsministerium berechnet in seiner Kalkulationshilfe für Dienstleister einen Stundenverrechnungssatz, indem es die jährlichen Unternehmenskosten durch die fakturierfähigen Stunden teilt. Bei der Ermittlung dieser Stunden werden unter anderem Vor- und Nacharbeit, Fahrten, Verwaltung und Leerlauf berücksichtigt. Wenn ein solcher Vollkostensatz bereits Miete und Verwaltung enthält, rechnen Sie dieselben Beträge nicht zusätzlich als Gemeinkosten an. Im Beispiel ist der Arbeitskostensatz davon getrennt; die 70 Euro sind ein eigener, begründet zugeordneter Anteil.
Die Durchführung ist häufig am leichtesten sichtbar, weil sie im Terminplan steht. Die Vorbereitung wird dagegen zwischen anderen Aufgaben erledigt. Halten Sie sie bei der ersten Durchführung bewusst mit fest. Ein Workshop mit individuell zusammengestellten Übungen kann mehr Vorbereitungszeit benötigen als die unveränderte Wiederholung eines vorhandenen Formats.
Für das Angebot muss daraus keine minutenlange Tätigkeitsliste werden. Die Kalkulation bleibt intern detailliert, während die Leistungsbeschreibung den vereinbarten Workshopumfang verständlich zusammenfasst. Die Praxis weiß dann, welche Arbeit ihr Preis tragen soll, und der Firmenkunde weiß, welche Leistung er erhält.
Material und gemeinsame Kosten passend hinzurechnen
Zum Arbeitsanteil von 300 Euro kommen im Beispiel 30 Euro Material und 70 Euro zugeordnete gemeinsame Kosten. Zusammen ergeben diese drei Bestandteile 400 Euro. Der gemeinsame Anteil berücksichtigt den für diesen Auftrag gewählten Teil der Raum-, Verwaltungs- und sonstigen Praxiskosten. Die Zuordnung wird im Rechenblatt mit ihrer Grundlage festgehalten.
Bei Material übernimmt die Praxis die Kosten, die wirtschaftlich bei ihr verbleiben. Eine abzugsfähige Vorsteuer gehört anders in die Kostenbetrachtung als ein Steueranteil, den die Praxis selbst trägt. Für die drei Beispielbeträge ist diese Behandlung bereits berücksichtigt. So werden Einkaufsbetrag und späterer Angebotspreis auf einer nachvollziehbaren Grundlage verbunden.
Die 70 Euro sind ein zugeordneter Anteil und keine neu entstehende Einzelrechnung. Deshalb schaut die Inhaberin, welche gemeinsamen Kosten durch den Ansatz abgedeckt werden und nach welchem Maßstab sie ihn auf den Workshop verteilt hat. Die Rechnung wird dadurch auch bei einer Wiederholung prüfbar. „Gemeinkosten pauschal“ ohne erkennbaren Bezug wäre schwieriger nachzuvollziehen.
Stellen Sie außerdem fest, ob Raum und Material zur angebotenen Variante passen. Findet der Workshop beim Firmenkunden statt, entstehen andere Raum- und Fahrtanteile als in der Praxis. Ein veränderter Durchführungsort ist damit ein sinnvoller Anlass, die Kalkulation zu überarbeiten. Der alte Gesamtbetrag wird nicht einfach übernommen, wenn sich sein Aufwand verändert.
Den Gewinnaufschlag auf die Kosten beziehen
Auf die Kosten von 400 Euro plant die Inhaberin im Beispiel einen Gewinnaufschlag von zehn Prozent. Das sind 40 Euro. Der Betrag, der vor einem möglichen Zahlungsnachlass als Entgelt eingehen soll, beträgt damit 440 Euro. Die Rechnung lautet 400 Euro plus 40 Euro.
Ein Aufschlag von zehn Prozent auf die Kosten ist etwas anderes als eine Gewinnmarge von zehn Prozent am Preis. Die 40 Euro machen von 440 Euro rund 9,09 Prozent aus. Wer eine bestimmte Marge am späteren Entgelt anstrebt, braucht dafür eine andere Rechnung. Die genaue Benennung der gewünschten Größe verhindert, dass sich zwei Personen über denselben Prozentsatz verständigen und unterschiedliche Preise berechnen.
Für den hier gewählten Workshop bleibt der Kostenaufschlag die erklärte Methode. Im Rechenblatt steht deshalb „zehn Prozent auf 400 Euro Kosten“, gefolgt von 40 Euro und dem gewünschten Eingang von 440 Euro. Diese Beschriftung ist aussagekräftiger als eine Spalte, die nur „Gewinn zehn Prozent“ nennt.
Anschließend prüft die Praxis den errechneten Preis am Markt. Vergleichen Sie dafür Workshops mit ähnlicher Dauer, Gruppengröße, Vorbereitungsleistung, Durchführungsort und enthaltenem Material. Das Existenzgründungsportal des Bundes empfiehlt, neben dem Kostenpreis auch die Zahlungsbereitschaft der Kundschaft und die Preise vergleichbarer Leistungen einzubeziehen. Liegt der passende Marktpreis unter dem errechneten Betrag, prüfen Sie eine kleinere Variante oder einen anderen Zuschnitt, bevor Sie den Preis einfach senken. Änderungen am Umfang fließen wieder in die Kostenrechnung ein.
Zwei Prozent Skonto von der richtigen Preisbasis rechnen
Die Inhaberin möchte für dieses Angebot zwei Prozent Skonto ermöglichen und nach dem Abzug weiterhin 440 Euro Entgelt erhalten. Dafür teilt sie 440 Euro durch 0,98. Der vorbereitete Nettopreis beträgt gerundet 448,98 Euro. Zwei Prozent davon sind gerundet 8,98 Euro; nach dem Abzug verbleiben 440 Euro.
Wer stattdessen auf 440 Euro einfach zwei Prozent aufschlägt, kommt auf 448,80 Euro. Zwei Prozent Abzug von diesem Preis ergeben gerundet 8,98 Euro, sodass nur 439,82 Euro verbleiben. Der kleine Unterschied entsteht, weil der Aufschlag auf 440 Euro und der spätere Abzug vom höheren Preis gerechnet werden. Es sind unterschiedliche Bezugsgrößen.
Für den gewünschten Eingang ist deshalb die Rechnung durch den verbleibenden Anteil entscheidend: Nach zwei Prozent Nachlass bleiben 98 Prozent des angebotenen Nettopreises. Diese 98 Prozent sollen 440 Euro ergeben. Mit dem Divisor 0,98 wird genau dieser Zusammenhang abgebildet. Geldbeträge werden anschließend auf Cent gerundet. Die Kalkulationshilfe für Dienstleister des Bundeswirtschaftsministeriums führt ebenfalls Arbeitskosten, Material und Einzelkosten zu Selbstkosten zusammen und ergänzt danach den Gewinnaufschlag.
Die Skontobedingung gehört zur tatsächlich vereinbarten Zahlung. Nennt die Praxis eine Frist und einen Nachlass, werden beide im Angebot und später im passenden Rechnungsablauf gelesen. Der kalkulierte Puffer von 8,98 Euro bedeutet für sich noch nicht, dass ein Kunde jeden beliebigen Betrag abziehen darf. Entscheidend bleibt die konkret angebotene Bedingung.
Die Kalkulation in ein verständliches Angebot übersetzen
Für den Beispielworkshop ergibt sich ein angebotener Nettopreis von 448,98 Euro. Die steuerliche Behandlung dieses Firmenauftrags ist bereits geklärt; im Angebot kommt der dafür vorgesehene Umsatzsteuerbetrag hinzu. Die interne Rechnung zu Kosten, Gewinnaufschlag und vorbereitetem Skonto bleibt als nachvollziehbare Grundlage beim Auftrag.
Das Angebot beschreibt den vereinbarten Umfang so, dass beide Seiten dieselbe Leistung vor Augen haben: Dauer, Gruppengröße, Ort, Vorbereitung und enthaltenes Material. Bei größeren Dienstleistungsaufträgen nennt die IHK Halle-Dessau einen klaren Stundensatz, Festpreis oder Kostenvoranschlag als verständliche Angebotsform. Die sechs internen Stunden erklären der Praxis ihren Preis; im Kundenangebot stehen der vereinbarte Workshopumfang sowie Preis und Zahlungsbedingung.
Fragt der Kunde nach einer zusätzlichen Vorbesprechung oder weiteren gedruckten Unterlagen, führt die Inhaberin diese Änderung in die Kalkulation zurück. Sie prüft zusätzliche Arbeitszeit und Material, bevor sie den ergänzten Umfang bestätigt. So bleibt der neue Preis an eine konkrete Leistung gebunden und entsteht nicht allein durch einen spontan geschätzten Aufschlag.
Auch ein angefragter Rabatt lässt sich damit gezielt besprechen. Soll der gewünschte Eingang weiter 440 Euro betragen, wird ein weiterer Nachlass vor Zusage neu gerechnet. Soll das Angebot günstiger werden, kann die Praxis gemeinsam mit dem Kunden einen passenden kleineren Umfang wählen. Beide Entscheidungen brauchen eine klare Beschreibung des erreichten Stands.
Nach der Durchführung die nächste Kalkulation verbessern
Nach dem Workshop vergleicht die Inhaberin geplante und tatsächliche Arbeit. Hat die Vorbereitung zwei Stunden gebraucht? Wurde die Fahrt gemeinsam mit der Nachbereitung innerhalb der vorgesehenen Stunde erledigt? Welche Materialmenge wurde tatsächlich verbraucht? Diese Beobachtungen helfen, den Ansatz für die nächste vergleichbare Anfrage zu verbessern.
Der Vergleich verändert die bestätigte Vereinbarung mit dem Firmenkunden nicht automatisch. Er liefert der Praxis bessere Grundlagen für künftige Angebote. Die tatsächlich vereinbarte Leistung und der bestätigte Preis bilden den Bezug für die Rechnung. So haben Nachkalkulation und laufender Rechnungsauftrag jeweils einen nachvollziehbaren Zweck.
Für eigene Praxisrechnungen übergibt die optionale Lexware-Office-Anbindung von easymed den Beleg beim Abschließen an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, die easymed vor der PDF-Erstellung übernimmt. Vollständig bezahlte Lexware-Rechnungen werden täglich als bezahlt zurückgemeldet. Ihre Kalkulation liefert den bestätigten Leistungsumfang und Preis.
Beim nächsten vergleichbaren Angebot aktualisieren Sie in Ihrer Vorlage die tatsächlichen Zeiten, den Materialverbrauch und den zugeordneten Kostenanteil. Danach prüfen Sie den Umfang, Aufschlag und die Zahlungsbedingung erneut.
