easymed hält erfasste Praxisleistungen, Rechnung und Zahlungsstand am selben Vorgang. Mit eingerichteter Lexware-Office-Anbindung wird der abgeschlossene Beleg automatisch an Lexware Office übergeben; die dort vergebene Rechnungsnummer kommt zurück, vollständig ausgeglichene Rechnungen werden täglich abgeglichen. Das erspart die doppelte Belegerfassung und das erneute Abhaken regulärer Zahlungseingänge.
Bei einem akuten Zahlungsengpass der Praxis-GmbH helfen diese Rechnungsunterlagen beim Nachvollziehen einzelner Forderungen. Die rechtliche Einordnung braucht darüber hinaus eine Liquiditätsübersicht zum Stichtag und für den anschließenden Dreiwochenzeitraum. Eine offene Rechnung oder ein Rechnungsstatus zeigt dabei nicht allein, wie viel Geld gerade verfügbar ist. Benennen Sie eine bekannte Lücke sofort gegenüber qualifizierter insolvenzrechtlicher Unterstützung; das Zusammensuchen vollständiger Unterlagen soll den ersten Kontakt nicht verzögern.
Fällige Verpflichtungen und Mittel zum selben Zeitpunkt betrachten
Beginnen Sie mit den eingeforderten Zahlungen, die heute fällig sind: zum Beispiel Miete, Lieferantenrechnungen, Löhne oder Steuerforderungen. Betrag, Fälligkeitsdatum und zugehöriger Beleg beziehungsweise die Vereinbarung machen jede Position nachvollziehbar. Eine bestätigte Stundung gehört mit dem vereinbarten neuen Termin in die Übersicht. Eine noch offene Stundungsanfrage bleibt als Anfrage gekennzeichnet.
Auf der anderen Seite stehen die heute verfügbaren Zahlungsmittel und ein sofort abrufbarer Kreditrahmen. Für die rechtliche Liquiditätsprüfung reicht dieser Stichtag nicht aus: In die Dreiwochenbetrachtung gehören zusätzlich Mittel, die in diesem Zeitraum tatsächlich flüssig gemacht werden können, sowie eingeforderte Verbindlichkeiten, die innerhalb derselben drei Wochen fällig werden. Eine angefragte Finanzierung und ein erwarteter Geldeingang bleiben mit ihrem jeweiligen Stand und Datum erkennbar.
Im Zahlenbeispiel stehen am Stichtag 12.000 Euro heute fälligen Verpflichtungen 9.000 Euro heute verfügbaren Mitteln gegenüber. Der Abstand beträgt zunächst 3.000 Euro. Das ist eine verständliche erste Momentaufnahme; für sich allein beantwortet sie noch nicht, ob Zahlungsunfähigkeit nach § 17 InsO vorliegt. Halten Sie deshalb den Stichtag fest und ergänzen Sie den Dreiwochenblick.
Nach der BGH-Rechtsprechung spricht im Regelfall eine Liquiditätslücke von mindestens zehn Prozent der maßgeblichen Verbindlichkeiten für Zahlungsunfähigkeit, wenn sie sich innerhalb von drei Wochen nicht auf unter zehn Prozent schließen lässt (Urteil vom 24. Mai 2005 – IX ZR 123/04). Für die Liquiditätsbilanz zählen auch Zahlungsmittel, die binnen drei Wochen flüssig werden, und eingeforderte Verbindlichkeiten, die in diesem Zeitraum fällig werden (Urteil vom 19. Dezember 2017 – II ZR 88/16). Besondere Umstände können die Einordnung beeinflussen. Die Prozentangabe ist eine Orientierung für die vollständige zeitliche Betrachtung, keine Einstufung aus dem Momentbild.
§ 17 InsO beschreibt Zahlungsunfähigkeit als Unfähigkeit, fällige Zahlungspflichten zu erfüllen; bei eingestellten Zahlungen ist sie regelmäßig anzunehmen. Die Geschäftsführung sollte eine aktuelle ungedeckte Lage daher zeitnah rechtlich einordnen lassen und dabei sowohl die heutigen Zahlen als auch die absehbaren Veränderungen der nächsten drei Wochen benennen.
Offene Forderungen und verfügbare Eingänge getrennt zeigen
Eine unbezahlte Praxisrechnung ist eine Forderung der Gesellschaft, aber noch kein Kontoguthaben. Halten Sie Betrag, Rechnungsbezug und bekannten Zahlungsstand fest. Für die Dreiwochenplanung ist zusätzlich relevant, ob ein Eingang innerhalb des Zeitraums konkret zu erwarten ist. Dazu gehören ein bekanntes Zahlungsdatum und die Information, auf der diese Erwartung beruht.
Im Beispiel stehen aktuell 9.000 Euro zur Verfügung, während eine Praxisrechnung über 4.000 Euro unbezahlt ist. Daraus werden nicht automatisch 13.000 Euro gegenwärtig verfügbare Mittel. Ein Eingang kann in der zeitlichen Liquiditätsplanung berücksichtigt werden, wenn er im Dreiwochenzeitraum hinreichend konkret zu erwarten ist; bis zum Eingang bleibt er vom vorhandenen Geld getrennt.
In easymed finden Sie Praxisrechnungen mit Nummer, Betrag und Bearbeitungsstand; eine Zahlungserinnerung lässt sich direkt an der Rechnung anstoßen. Bei eingerichteter Lexware-Office-Anbindung verwendet die Buchhaltung dieselbe Rechnungsnummer. Für den tatsächlichen Kontostand und mögliche kurzfristige Zahlungseingänge ergänzen Sie die Angaben aus den dazugehörigen Finanzunterlagen.
Die GmbH-Pflichten unmittelbar fachlich einordnen
Nennen Sie beim ersten Kontakt die Rechtsform Praxis-GmbH, den Stichtag, die bekannte Lücke und die Zahlen für die kommenden drei Wochen. Qualifizierte insolvenzrechtliche Unterstützung kann damit die nächsten Schritte konkret einordnen. Die Steuerkanzlei kann die nötigen Finanzgrundlagen beisteuern. Auf weitere Unterlagen warten Sie für den ersten Kontakt nicht.
§ 15a InsO verlangt den Eröffnungsantrag ohne schuldhaftes Zögern. Drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit und sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung sind Höchstfristen, keine allgemein nutzbare Wartezeit. Wann der Antrag erforderlich ist, hängt vom Eintritt des Insolvenzgrundes und den bereits möglichen Schritten ab; die Frist sollte deshalb nicht ausgeschöpft werden, wenn ein früherer Antrag geboten ist.
Auch Zahlungen müssen eingeordnet werden: § 15b InsO beschränkt Zahlungen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung und sieht eng an die Sorgfalt der Geschäftsführung gebundene Ausnahmen vor. Lassen Sie deshalb geplante Zahlungen und die nächsten Entscheidungen für die konkrete Lage unverzüglich fachlich prüfen.
Eine hilfreiche erste Frage lautet: „Heute sind 12.000 Euro fällig, 9.000 Euro verfügbar. Welche weiteren Mittel und fälligen Verpflichtungen sind in den nächsten drei Wochen zu berücksichtigen, und welche Pflichten ergeben sich daraus für die Praxis-GmbH?“ So beginnt die Klärung mit den bekannten Fakten; fehlende Belege können gezielt nachgereicht werden.
Weitere Insolvenzgründe mit ihrem Zeitraum einordnen
Neben der heutigen Erfüllbarkeit kann eine spätere Lücke absehbar sein. § 18 InsO nennt drohende Zahlungsunfähigkeit, wenn die Gesellschaft voraussichtlich bestehende Zahlungspflichten bei Fälligkeit nicht erfüllen kann. In aller Regel wird dafür ein Prognosezeitraum von 24 Monaten zugrunde gelegt. Erwartete Einnahmen und Ausgaben gehören deshalb mit ihrem Datum und ihrem tatsächlichen Planungsstand in die Vorschau.
§ 19 InsO betrifft die Überschuldung einer juristischen Person: Reicht das Vermögen zur Deckung der bestehenden Verbindlichkeiten nicht aus, kommt es auch auf die gesetzliche Fortführungsprognose für die nächsten zwölf Monate an. Ein einzelner negativer Tabellenwert bildet diese Prüfung nicht ab. Dafür braucht es die für Vermögen, Verbindlichkeiten und Fortführung maßgeblichen Grundlagen.
Diese Fragen ergänzen die Prüfung der aktuellen Zahlungslage, ersetzen sie aber nicht. Eine Stichtagslücke, eine Entwicklung innerhalb von drei Wochen und eine längerfristige Fortführungsprognose beantworten jeweils unterschiedliche Fragen.
Den gemeinsamen Rechnungsweg für die Finanzgrundlagen nutzen
Mit der Lexware-Office-Anbindung von easymed wird beim Abschluss der Praxisrechnung der Beleg mit Anschrift, Datum, Betrag und Sammelposition übertragen. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie vor PDF, Druck und Versand. Praxis und Buchhaltung beziehen sich damit auf dieselbe Rechnung; die fachliche Leistungsdokumentation bleibt in der Praxis.
Der tägliche Abgleich übernimmt in Lexware vollständig ausgeglichene Rechnungen als bezahlt nach easymed. Das erleichtert den Überblick über den Rechnungsstand und konkrete Rückfragen. Die Liquiditätsübersicht der Geschäftsführung ergänzt diesen Belegstatus um tatsächliche Kontoangaben, kurzfristig verfügbare Mittel und die Fälligkeiten im betrachteten Zeitraum.
