Bei einer ZUGFeRD-Rechnung weichen PDF und XML voneinander ab, ist in Deutschland der strukturierte Rechnungsteil führend. Das Bundesfinanzministerium erklärt, dass bei einem Widerspruch die XML-Daten maßgeblich sind und empfiehlt, sie eigenständig sichtbar zu machen. Prüfen Sie zuerst, ob Sie dieselbe Rechnung und dasselbe Betragsfeld vergleichen. Bleibt dann ein echter Unterschied, notieren Sie Rechnungsnummer und beide Werte und bitten den Lieferanten um eine Erklärung oder eine korrigierte Datei. Die BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 12a beschreibt diese Rangfolge und die Möglichkeiten zur Visualisierung.
Im Beispiel MS-2408 zeigt der PDF-Bildteil 428,40 Euro und der eingebettete Datenteil 452,20 Euro. Beide Beträge bezeichnen dort ausdrücklich dieselbe Rechnungssumme einschließlich Umsatzsteuer. Das ist eine Abweichung innerhalb eines Betragsfeldes. Ein Unterschied zwischen Rechnungssumme und noch offenem Zahlbetrag wäre zunächst ein anderer Vergleich.
PDF und XML derselben ZUGFeRD-Datei öffnen
ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Das PDF bildet die Sichtkomponente; das XML kann eine Buchhaltungssoftware maschinell auslesen. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) beschreibt beide Teile als inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung. Für die Klärung beginnen Sie deshalb immer mit der vollständigen empfangenen Datei.
Öffnen Sie die Datei mit einem Rechnungsviewer, der den eingebetteten XML-Teil sichtbar macht. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt diese eigenständige Visualisierung und nennt den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung bei ELSTER, der ZUGFeRD- und XRechnungs-Dateien lesbar darstellt. So vergleichen Sie den PDF-Bildteil direkt mit den strukturierten Daten aus demselben Dokument.
Gleichen Sie vor dem Zahlenvergleich Rechnungsnummer, Lieferant, Empfänger und Rechnungsdatum ab. Im Beispiel gehören MS-2408, Materialservice Süd und die Praxis als Empfänger zusammen. Der PDF-Bildteil nennt 428,40 Euro, die XML-Ansicht 452,20 Euro; beide Zeilen sind als Rechnungssumme inklusive Umsatzsteuer bezeichnet. Damit ist klar, dass nicht eine ältere Datei oder eine andere Rechnungsposition danebenliegt.
Eine kurze Notiz kann den Bezug sichern: „MS-2408, Materialservice Süd, PDF und eingebettete XML geöffnet; gleiche Rechnungsnummer und gleicher Empfänger.“ Ergänzen Sie danach die genaue Betragsbezeichnung und die beiden Werte. So kann eine andere Person die Prüfung am selben Rechnungsbeleg fortsetzen.
Gleiche Betragsarten vergleichen
Lesen Sie zuerst die Beschriftung der verglichenen Werte. Ein Netto-Positionswert ist nicht mit dem Brutto-Gesamtbetrag gleichzusetzen. Auch die Rechnungssumme einschließlich Umsatzsteuer und der noch zu zahlende Betrag sind zwei verschiedene Felder. Im EN-16931-Datensatz bezeichnet BT-112 die Rechnungssumme inklusive Umsatzsteuer; BT-115 bezeichnet den Betrag, der noch zu zahlen ist.
Der Zahlbetrag BT-115 ergibt sich aus der Rechnungssumme BT-112 abzüglich eines bereits gezahlten Betrags BT-113 und zuzüglich eines Rundungsbetrags BT-114. Eine Differenz zwischen diesen beiden XML-Feldern kann daher sachlich begründet sein. Die CII-Prüfregel BR-CO-16 der EN 16931 beschreibt genau diesen Zusammenhang. Fragen Sie sich deshalb zuerst: Zeigen PDF und XML wirklich dieselbe Betragsart?
Bei MS-2408 sind beide Werte in unserem Beispiel als Rechnungssumme einschließlich Umsatzsteuer ausgewiesen. Die Differenz von 23,80 Euro betrifft somit dasselbe Feld in PDF und XML. Eine Netto-Zeile, ein Zahlbetrag nach Anzahlung oder eine Rundung erklärt diese konkrete Anzeige nicht; die Darstellung selbst muss mit dem Lieferanten geklärt werden.
Nutzen Sie die Felder im XML, um die Betragsart zu erkennen, nicht um aus einem einzelnen Wert den Grund der Abweichung zu erraten. Wenn PDF und XML dieselbe Rechnungssumme nennen sollen, halten Sie genau diese Bezeichnung neben die beiden Werte. Erst danach prüfen Sie Belege wie Bestellung oder Lieferschein, die zu dieser Rechnung gehören.
Einkauf und Rechnungsbezug abgleichen
Ordnen Sie MS-2408 der Bestellung oder dem Lieferschein für den Materialeinkauf zu. Rechnungsnummer und Lieferant verbinden den Beleg mit dem Vorgang; die Unterlagen können zeigen, welche Menge und welche Preise vereinbart oder geliefert wurden. Vergleichen Sie dabei jeweils gleiche Grundlagen, zum Beispiel Netto-Positionswert mit Netto-Positionswert oder Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer mit derselben Gesamtsumme.
Prüfen Sie nur Angaben, die auf der konkreten Rechnung oder in den zugehörigen Unterlagen vorkommen. Eine sichtbare Frachtposition, ein Rabatt oder eine bereits verrechnete Anzahlung kann erklären, warum ein erwarteter Zahlbetrag anders aussieht. Fehlt ein solcher Bezug, müssen Sie keine mögliche Ursache voraussetzen. Schreiben Sie die offene Differenz mit dem Feldnamen auf und fragen Sie den Lieferanten.
Die Bestellung hilft, die Rechnung dem richtigen Einkauf zuzuordnen. Sie entscheidet aber nicht, welcher Teil einer ZUGFeRD-Datei bei einer Abweichung zwischen PDF und XML maßgeblich ist. Für diesen Vergleich bleibt der strukturierte Rechnungsteil die führende Angabe; die sichtbare Differenz gehört in die Rückfrage an den Aussteller.
Lieferantenrückfrage mit Rechnungsnummer und Werten stellen
Eine konkrete Nachricht könnte lauten: „Zur Rechnung MS-2408 zeigt der PDF-Bildteil bei der Rechnungssumme inklusive Umsatzsteuer 428,40 Euro, die eingebettete XML-Ansicht 452,20 Euro. Bitte prüfen Sie die Abweichung und erklären Sie, welche Rechnungssumme gilt. Falls die Datei fehlerhaft ist, senden Sie uns bitte ein korrigiertes ZUGFeRD-Dokument.“ Rechnungsnummer, Feldbezeichnung, beide Werte und der gewünschte nächste Schritt stehen damit zusammen.
Senden Sie die Frage an den bekannten Lieferantenkontakt und beziehen Sie sich auf die empfangene Datei MS-2408. Wenn Sie schon eine Bestell- oder Lieferscheinnummer verglichen haben, können Sie diese ergänzen. Eine pauschale Frage nach einem „anderen Betrag“ ist weniger hilfreich, weil sie weder die zwei Ansichten noch das verglichene Feld benennt.
Das FeRD empfiehlt bei relevanten Abweichungen zwischen Bild- und Datenteil eine Klärung mit dem Aussteller. Stimmen die Feldbezeichnungen tatsächlich überein, bitten Sie um eine Erklärung oder um eine korrigierte hybride Rechnung. Verändern Sie das eingebettete XML nicht selbst; die Berichtigung des Belegs kommt vom Lieferanten. Die FeRD-FAQ zu Widersprüchen zwischen PDF und XML beschreibt dieses Vorgehen.
Originaldatei und Antwort im Rechnungsvorgang halten
Bewahren Sie die empfangene Datei mit dem eingebetteten XML im Original auf und ergänzen Sie die Antwort des Lieferanten im bestehenden Einkaufsvorgang. Die BMF-FAQ nennt eine Aufbewahrung von acht Jahren und verlangt bei E-Rechnungen, dass der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt. Eine vollständige Originaldatei hält zugleich PDF-Bildteil und XML-Ansicht zusammen.
Notieren Sie Rechnungsnummer, verglichenes Feld, beide angezeigten Werte und den Bearbeitungsstand. Für das Beispiel genügt etwa: „MS-2408, Rechnungssumme inkl. USt.: PDF 428,40 Euro, XML 452,20 Euro; Rückfrage an Materialservice Süd gestellt, Antwort offen.“ Nach der Antwort ersetzen Sie den offenen Stand durch die Erklärung und verknüpfen gegebenenfalls die berichtigte Rechnung.
So sieht die nächste zuständige Person, ob die Abweichung erklärt oder durch eine neue Datei behoben wurde. Die ursprüngliche empfangene Rechnung bleibt als Ausgangspunkt erhalten; Antwort und Berichtigung werden dem gleichen Lieferantenvorgang zugeordnet. Der anschließende Zahlungsbetrag lässt sich dann dem geklärten Rechnungsstand zuordnen.
Eigene Praxisrechnungen mit easymed abschließen
Für Ihre selbst erstellten Praxisrechnungen bietet die optionale Lexware-Office-Anbindung von easymed einen eigenen Übergabeweg: Beim Abschluss geht der fertige Rechnungsbeleg an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, und easymed übernimmt sie in das Rechnungsdokument. Die Angaben müssen für diesen Weg nicht noch einmal als zweite Rechnung erfasst werden.
Dieser Ablauf betrifft Ihre Ausgangsrechnungen aus easymed. Eine eingehende Lieferantenrechnung wie MS-2408 bleibt mit der Rückfrage und der Antwort in Ihrer Einkaufsbuchhaltung. Die beiden Vorgänge haben damit einen klaren Bezug zur Rechnungsarbeit in der Praxis, nutzen aber jeweils den passenden Ablauf.
