Zwei Praxisprogramme parallel zu nutzen, kann während eines Softwarewechsels oder für unterschiedliche Praxisbereiche sinnvoll sein. Im Alltag wird es übersichtlicher, wenn pro Aufgabe klar ist, wo der aktuelle Stand gepflegt wird und wer eine Änderung weiterführt. In easymed gehören Kalender, Patientenakte, Behandlungsdokumentation und Privatabrechnung für die Privatpraxis zusammen. Ein weiteres Programm erhält nur die Angaben, die es für seinen eigenen Arbeitsweg braucht.
Die folgenden Beispiele zeigen, wie Sie Termine, bestätigte Kontaktdaten, Dokumente und Rechnungen zuordnen. Eine einfache Regel hilft dabei: erst die maßgebliche Quelle finden, dann die konkrete Übergabe bearbeiten.
Die Privatpraxisverwaltung an einem Ort zusammenführen
Ordnen Sie zuerst die Aufgaben zu: Der vereinbarte Termin steht im maßgeblichen Kalender, die aktuelle Anschrift beim passenden Kontakt, die Behandlungsdokumentation beim tatsächlichen Termin und die Rechnung bei ihrem Aussteller. Notieren Sie für jede Aufgabe, welches Programm den aktuellen Stand enthält und wer Änderungen dort pflegt. So sieht das Team auf einen Blick, wo es eine Information aktualisiert und wo es sie nur für einen konkreten Vorgang benötigt.
In easymed führt dieser private Praxisweg vom Kalender über die Patientenakte und die Dokumentation bis zur Abrechnung. Die Funktionsübersicht von easymed beschreibt Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Serientermine, Pufferzeiten sowie die gemeinsame Planung nach Behandlern und Räumen. Patientendaten und Dokumente stehen in der zugehörigen Akte; die Dokumentation hält Befund und Verlauf am jeweiligen Termin fest und unterstützt die Eingabe mit Vorschlägen aus Ihren bisherigen Formulierungen. Ein zweites Tabellenblatt für denselben Kalender oder eine separate Kontaktliste ist damit für diese Aufgaben nicht erforderlich.
Auch verschiedene Rechnungswege können in einem Praxisprogramm zusammenlaufen. In easymed Team können freiberufliche Behandler im eigenen Namen und mit eigener Nummernfolge abrechnen. Der gemeinsame organisatorische Ablauf und der einzelne Rechnungsaussteller bleiben so verbunden, ohne dass Sie für jeden Rechnungsweg automatisch ein weiteres Programm benötigen. Welche Bereiche tatsächlich zusammengehören, richten Sie nach Ihrer Zusammenarbeit aus.
Für eine notwendige Übergabe helfen vier Angaben: der konkrete Zweck, die aktuelle Quelle, die benötigte Information und die Rolle, die sie übernehmen darf. Die DSGVO nennt Zweckbindung, Datenminimierung und Richtigkeit; die KBV empfiehlt für Praxisdaten geregelte Zugriffsrechte und nur erforderliche Daten. Verwenden Sie für digitale Übergaben den in Ihrer Praxis vorgesehenen geschützten Übertragungsweg. Für die empfangende Person sollte klar sein, welche Angabe für welchen Kontakt benötigt wird und wo sie aktuell gepflegt wird.
Terminänderungen im gemeinsamen Kalender weiterführen
Für die Terminplanung zwischen zwei Praxissystemen ist der Kalender maßgeblich, den Empfang und Behandler für den Praxisalltag nutzen. Ändern Sie den vorhandenen Termin dort, statt die neue Zeit als zusätzlichen Termin daneben anzulegen. Person, Behandlungsanlass und vereinbarte Uhrzeit bleiben so am selben Vorgang verbunden.
Im Fallbeispiel wird ein Folgetermin auf eine andere Zeit verlegt. Der alte Platz wird wieder frei; die neue Zeit gehört zur aktuellen Vereinbarung. Bleibt für einen besonderen Arbeitsbereich eine zweite Planung bestehen, führt die zuständige Person genau diese Änderung dort weiter. Für den Übergang genügen der betroffene Termin und seine neue Vereinbarung.
Die zuständige Person führt die konkrete Änderung weiter.
Bei der Online-Terminbuchung von easymed können Patienten freigegebene Zeiten selbst buchen und einen Termin über den Bestätigungslink verschieben oder absagen. Die Änderung wird im zugehörigen Buchungsweg weitergeführt und steht im gemeinsamen Kalender bereit. So muss der Empfang eine bestätigte Portaländerung nicht als neue Anfrage erneut anlegen.
Eine Anschrift gezielt in den anderen Praxisbereich übernehmen
Im easymed-Arbeitsweg pflegen Sie die aktuelle Anschrift in den Stammdaten der vorhandenen Patientenakte. Für dieselbe Privatpraxis braucht es keine zweite Kontaktliste, die denselben Stand unabhängig führen soll.
Ein eigenständiger Bereich in einem anderen Programm kann eine eigene Kontaktangabe benötigen. Im Beispiel bestätigt die Patientin ihre neue Anschrift. Die zuständige Person übernimmt genau diese bestätigte Angabe zum passenden Kontakt. Der Bezug zur Person bleibt eindeutig; die übrigen Unterlagen werden nicht vorsorglich mitübertragen.
Prüfen Sie vor der Übergabe, welche Rolle die Anschrift für ihre Aufgabe tatsächlich braucht und wo eine spätere Änderung zuerst gepflegt wird. Die KBV beschreibt Zugriffsrechte nach Rolle und Person als konkrete Schutzmaßnahme für Praxisdaten. Eine klare Zuständigkeit erleichtert zugleich die Korrektur: Ändert sich die Anschrift erneut, kennt das Team die aktuelle Quelle und den richtigen Kontakt im anderen Bereich.
Dokumente mit ihrem Ursprung direkt weiterverwenden
In der Patientenakte von easymed lassen sich Dokumente neben dem bisherigen Verlauf aufrufen. Für den nächsten Kontakt kann das Team die passende Unterlage bei der Person finden und die Dokumentation am tatsächlichen Termin fortführen.
Braucht ein anderer Praxisbereich einen Bericht, benennen Sie bei der Übergabe den Kontakt, den Zweck, den Ursprung und das Datum der verwendeten Fassung. Kommt später eine fachliche Korrektur, wird sie im Bereich erstellt, der für den Inhalt verantwortlich ist. Die korrigierte Fassung führt den Dokumentvorgang weiter; aus der Übergabe allein entsteht keine neue Behandlungsdokumentation.
Ein kurzes Beispiel macht den Unterschied sichtbar: Eine Therapeutin erstellt einen Bericht für einen Folgetermin. Der Empfang braucht daraus nur die für die Terminvorbereitung vorgesehene Unterlage. Taucht später eine inhaltliche Korrektur auf, weist der Hinweis auf Herkunft und Berichtsdatum zum zuständigen Bereich und zur aktuellen Fassung. Das Team kann mit dem passenden Dokument weiterarbeiten, ohne dieselbe Information erneut zu verfassen.
Rechnungsrückfragen am vorhandenen Beleg beantworten
In easymed stehen offene Rechnungen mit dem zugehörigen Behandlungsvorgang bereit; eine Zahlungserinnerung lässt sich direkt aus der Übersicht auslösen. Bei einer Rückfrage zu einer Position kann das Team den vorhandenen Beleg und die zugehörige Behandlung öffnen, statt Angaben aus mehreren Programmen in einer weiteren Liste zusammenzutragen.
Am gemeinsamen Empfang kann sich eine Frage auch auf eine ältere Rechnung aus dem anderen Praxisbereich beziehen. Rechnungsnummer und Rechnungsaussteller führen dann zum Ursprung. Im Fallbeispiel fragt ein Patient nach einer bereits ausgestellten Rechnung. Die zuständige Person ruft diesen Beleg auf und führt die Antwort in seinem Rechnungsweg weiter. Der Name allein muss dafür keinen neuen Zuordnungsprozess auslösen.
Mit dem zugeordneten vorhandenen Beleg den zuständigen Bearbeitungsweg weiterführen.
Wenn der Parallelbetrieb zum Softwarewechsel gehört, vereinbaren Sie den Zeitpunkt, ab dem neue Termine, Dokumente und Rechnungen in einem gemeinsamen Arbeitsweg geführt werden. Für Simplimed, etermin und Billfox bietet easymed Migrationsassistenten; für weitere Systeme sind CSV- oder API-Importe vorgesehen. Die Übersicht zum Praxissoftwarewechsel beschreibt die Datenübernahme und die Zuordnung der bisherigen Behandler und Leistungen.
