Die TI-Vorbereitung in der Ergotherapie hat zwei unterschiedliche Termine: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Heilmittelerbringende ihre Leistungen auch auf Grundlage elektronischer Heilmittelverordnungen mit Diensten und Komponenten der Telematikinfrastruktur erbringen. Auch die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärztinnen, Ärzte und Psychotherapeuten müssen Heilmittelverordnungen ab diesem Datum elektronisch ausstellen. Der TI-Anschluss für Heilmittelerbringer muss bis zum 1. Oktober 2027 erfolgen. Diese Fristen stehen in § 360 Abs. 7 und 8 SGB V. Für den Einzelfall sieht Absatz 7 eine Ausnahme vor, wenn Ausstellung, Übermittlung oder Abruf aus technischen Gründen nicht möglich sind. Weil die Nutzung im Januar beginnt, sollten Sie Zugang und Software vor diesem Start klären, statt die Anschlussfrist im Oktober als Planungsbeginn zu behandeln.
Während Sie die technischen Fragen mit Ihren Anbietern klären, hält easymed für Ergotherapiepraxen die internen Abläufe zusammen: Kalender, Patientenakte, Dokumente und Behandlungsdokumentation bleiben im gemeinsamen Praxisstand verfügbar. Empfang, Therapie und Vertretung können dadurch ihre jeweiligen Arbeitsschritte an denselben Patienteninformationen ausrichten. Die konkrete TI-Anbindung und der Abruf elektronischer Verordnungen sollten Sie für die eingesetzte Praxissoftware gezielt mit dem zuständigen Anbieter abstimmen.
Eine kleine Projektübersicht reicht dafür aus. Die Leitung behält Fristen, Angebote und Anträge im Blick; eine zuständige Person klärt TI-Komponenten und Karten; Empfang und Therapie beschreiben den künftigen Weg der eVerordnung und die dazugehörige interne Übergabe. In kleinen Praxen können mehrere Rollen bei einer Person liegen. Die Informationen der gematik für Heilmittelerbringende bündeln Checkliste, TI-Zugang, Anwendungen und Hinweise zur Finanzierung.
Einen gemeinsamen Ausgangspunkt schaffen
Für eine konkrete Bestandsaufnahme verfolgen Sie einen geplanten Fall: Der digitale Eingang wird dem Patienten und dem laufenden Behandlungsfall zugeordnet. Die zuständige Therapieperson prüft die für die Behandlung relevanten Angaben; eine offene technische oder inhaltliche Rückfrage erhält eine verantwortliche Rolle. So erkennen Sie, welche Aufgaben TI- und Softwareanbieter im Ablauf unterstützen müssen und wo das Team weiter entscheidet.
Fragen Sie Ihren Praxissoftwareanbieter nicht nur, ob die Praxis „TI-fähig“ ist. Lassen Sie sich den Weg der elektronischen Heilmittelverordnung in der Version zeigen, die Sie einsetzen wollen: Wo erscheint der Eingang, wie wird er dem Patienten und dem Behandlungsfall zugeordnet, welche Angaben sieht die Therapieperson und wie wird eine Rückfrage im Team sichtbar? Ein Musterfall macht aus einer Produktantwort einen Ablauf, den Empfang und Therapie tatsächlich beurteilen können.
Vergleichen Sie diesen geplanten Weg mit einem wiederkehrenden Papierablauf aus Ihrem Alltag. Notieren Sie, wer heute Unterlagen annimmt, die Patientenzuordnung prüft und die Therapieperson informiert. Die internen Aufgaben bleiben auch dann wichtig, wenn sich der technische Eingangsweg ändert. So kann das Team früh erkennen, welche Übergabe sich vereinfachen lässt und welche fachliche Prüfung weiterhin eine zuständige Person übernimmt.
Externe Anforderungen gezielt prüfen lassen
Die zwei Stichtage gehören zusammen, aber ihre Aufgaben sind verschieden: Die Nutzung elektronischer Heilmittelverordnungen beginnt am 1. Januar 2027; der TI-Anschluss muss bis zum 1. Oktober 2027 hergestellt sein. Weil der Nutzungsbeginn vor der Anschlussfrist liegt, gehören Zugang, Softwarestand, Schulung und Funktionscheck bereits in die Planung für den Start im Januar. Die Rechtsgrundlage ist § 360 SGB V; die Onboardingcheckliste der gematik für Heilmittelerbringer führt die technischen Vorbereitungsschritte auf.
Beginnen Sie mit dem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Laut gematik ist ein eHBA-Inhaber eine notwendige Voraussetzung, um die Institutionskarte SMC-B zu beantragen. Klären Sie daher, wer den eHBA beantragt und welche Person oder Stelle anschließend die SMC-B für die Praxis veranlasst. Karten und PIN-Briefe gehören an einen geschützten, für die verantwortlichen Personen zugänglichen Ort. Prüfen Sie die Bearbeitungszeiten bei den zuständigen Stellen, damit die Karten zum Installationstermin vorliegen.
Fragen Sie den TI-Anbieter, ob der Zugang über ein TI-Gateway oder über einen Konnektor bereitgestellt wird, welches E-Health-Kartenterminal dazugehört und welche Arbeiten beim Installationstermin anfallen. Die gematik-Checkliste empfiehlt, die Praxissoftware für TI-Anwendungen aktualisieren zu lassen. Lassen Sie sich deshalb die unterstützte Version und den konkreten eVerordnungsablauf schriftlich bestätigen: etwa Abruf, Zuordnung zum Patienten, Anzeige für die Therapieperson und Vorgehen bei einer Rückfrage. So wird aus dem Angebot eine prüfbare Aussage für Ihre Praxis.
Trennen Sie die Frage nach eVerordnungen von der nach Kommunikation im Medizinwesen (KIM). In der gematik-Checkliste ist ein Vertrag mit einem KIM-Anbieter als optional aufgeführt. Die aktuelle TI-Finanzierungsvereinbarung des GKV-Spitzenverbands verlangt für die TI-Pauschale zugelassener Heilmittelerbringer allerdings den Nachweis, dass KIM in aktueller Version unterstützt wird. Das ist eine eigene Finanzierungsbedingung und kein zusätzlicher eVerordnungs-Stichtag. Prüfen Sie die jeweils geltenden Voraussetzungen und den Antrag im GKV-Portal, bevor Sie mit einer Erstattung kalkulieren.
Patienten- und Kontaktinformationen sauber führen
KIM ermöglicht den sicheren Austausch von Nachrichten und Dokumenten mit anderen TI-Teilnehmenden. Die gematik-Informationen zu KIM erklären außerdem, dass grundsätzlich eine KIM-Adresse je Praxis genügt; bei entsprechendem Bedarf lassen sich weitere Adressen einrichten. Legen Sie deshalb fest, wer das gemeinsame Postfach im Alltag prüft, wie Vertretung geregelt ist und wie eine fachliche Rückfrage an die richtige Therapieperson gelangt.
Eine Adresse pro Praxis kann übersichtlicher sein als einzelne Postfächer für jedes Behandlungszimmer. Entscheidend ist ein gemeinsamer Ablauf: Eingang erkennen, Absender und Betreff zuordnen, den Patientenbezug herstellen und der zuständigen Rolle den nächsten Schritt kenntlich machen. Fragen Sie Ihren Anbieter, wie KIM in Ihre Praxissoftware eingebunden wird und welche Teammitglieder Nachrichten sehen oder bearbeiten können.
Besprechen Sie eVerordnung und KIM als getrennte Anwendungsfälle, auch wenn beide über die TI geplant werden. Beim eVerordnungsablauf interessiert Sie vor allem, wie eine Verordnung abgerufen, im Praxisprogramm angezeigt und intern weitergegeben wird. Bei KIM geht es um den sicheren Nachrichtenaustausch mit anderen Einrichtungen. Eine Anbieterantwort sollte klar benennen, für welchen dieser Wege sie gilt.
Dokumentation und Unterlagen im Team weiterführen
In easymed führen Sie den Patientenbezug, zugehörige Dokumente, Behandlungsnotizen und Termine in der Praxisorganisation zusammen. Die Kalenderansicht ordnet Termine Behandlern und Räumen zu; in der Patientenakte kann das Team vorhandene Unterlagen und die laufende Behandlungsdokumentation wiederfinden. Das gibt Empfang, Therapie und Vertretung einen gemeinsamen internen Arbeitsstand, während Sie TI-Zugang und eVerordnungsablauf mit dem zuständigen Anbieter klären.
KI Generiert
Ein Beispiel aus der Übergabe: Nach dem Eingang einer Unterlage ordnet der Empfang sie dem Patienten zu und hält fest, welche Rückfrage die Therapieperson beantworten soll. Die zuständige Person ergänzt ihr Ergebnis bei der Behandlung. Eine Vertretung sieht beim nächsten Termin, was bereits geklärt wurde und welcher Schritt noch offen ist. Der neue digitale Eingang verändert damit nicht die Verantwortung für die fachliche Prüfung, sondern macht es umso hilfreicher, den Teamstand nachvollziehbar festzuhalten.
Verwenden Sie für eine interne Aufgabe eine kurze Notiz mit dem tatsächlichen nächsten Schritt und der zuständigen Rolle. In easymed bleiben diese Informationen im Zusammenhang mit dem Patienten und seinen Terminen. Eine separate TI-Projektübersicht kann zusätzlich Karten, Anbieterantworten und Fristen bündeln; sie muss keine Patientenunterlagen duplizieren.
Einführung und laufende Betreuung mitplanen
Vereinbaren Sie den Installationstermin so, dass die nötigen Ansprechpersonen erreichbar sind und der Praxisbetrieb eingeplant werden kann. Die gematik-Checkliste nennt unter anderem freigeschaltete SMC-B, PIN, Kartenterminal, Zugangsdaten und Praxissoftware als Vorbereitungspunkte. Fragen Sie den Dienstleister vorab, welche Unterlagen und Zugänge Ihre Praxis konkret bereithalten soll.
Halten Sie am Installationstag fest, welche Komponenten eingerichtet wurden, wer beteiligt war und welche Funktionsprüfungen erfolgt sind. Die gematik nennt VSDM, KIM und eVerordnung als Beispiele für Checks und empfiehlt, Abweichungen, Änderungen, Backup und Übergabe zu dokumentieren. Für Ihre Einführung heißt das: Testen Sie den vereinbarten eVerordnungsablauf mit dem Anbieter, notieren Sie offene Punkte und zeigen Sie dem Team, wo es den geprüften Ablauf und die zuständige Ansprechperson findet.
Planen Sie außerdem eine kurze Übergabe für neue Kolleginnen und Kollegen. Sie sollte zeigen, wer den Eingang bearbeitet, wer fachliche Angaben prüft und wohin technische Fragen gehen. Wenn der Anbieter eine neue Softwareversion oder geänderte TI-Komponente ankündigt, lässt sich so nachvollziehen, welche Teamaufgabe davon betroffen ist und wer die Information in den Praxisablauf überträgt.
Eine TI-Projektfrage mit einem konkreten Informationsweg verbinden
Stellen Sie Ihre Anfrage anhand eines typischen Falls: „Wie wird eine Heilmittelverordnung ab Januar 2027 in unserer Praxissoftware elektronisch übernommen? Welche Version brauchen wir, wer ordnet sie dem Patienten zu, welche Angaben sieht die zuständige Therapieperson und wie dokumentieren wir eine offene Rückfrage?“ Ergänzen Sie die Frage um Ihre geplante TI-Zugangsart, das Kartenterminal und den vorgesehenen Installationstermin. So können TI-Dienstleister und Praxissoftwareanbieter ihre jeweiligen Antworten voneinander abgrenzen.
Wenn Sie KIM zusätzlich nutzen möchten, fragen Sie getrennt nach Adresse, Einbindung, Postfachvertretung und den Bedingungen der TI-Pauschale. So wird eine Aussage zum Finanzierungsnachweis nicht mit einer Aussage zum eVerordnungsabruf verwechselt. Halten Sie fest, welche Antwort aus der gematik-Checkliste oder der GKV-Vereinbarung stammt und welche der Anbieter für Ihre installierte Version bestätigt hat.
Eine technische Antwort in den Praxisauftrag übersetzen
Führen Sie je Projektfrage eine Karte mit sechs Angaben: Anwendung (eVerordnung oder KIM), maßgeblicher Stichtag, zuständige Rolle, bestätigte Voraussetzung, offene Anbieterfrage sowie Quelle und Prüfstand. Für die eVerordnungsplanung tragen Sie beide Termine ein: Nutzung ab 1. Januar 2027 und TI-Anschluss bis 1. Oktober 2027. Eine Vertretung erkennt daran, was feststeht und wer die nächste Antwort einholt.
Gehen Sie die Karte kurz mit den betroffenen Rollen durch. Die Leitung bestätigt Zuständigkeit und Zeitplan, die Person für den TI-Kontakt hält die technische Antwort fest und Empfang sowie Therapie prüfen, ob der beschriebene Ablauf ihrer täglichen Übergabe entspricht. Ist eine Voraussetzung noch offen, markieren Sie genau die Rückfrage und den Ansprechpartner, der sie beantworten soll.
Mit easymed behalten Sie die interne Praxisorganisation für Termine, Patienteninformationen und Behandlungsdokumentation gemeinsam im Blick. Klären Sie die TI-Komponenten und das eVerordnungsupdate parallel mit Ihrem TI- und Praxissoftwareanbieter und planen Sie den Funktionstest vor dem 1. Januar 2027. Damit verbinden Sie den frühen Nutzungsbeginn mit dem späteren Anschlussstichtag, ohne im Team auf getrennte Informationsstände angewiesen zu sein.
