Fehlt nach einer automatischen Belegsammlung eine Lieferantenrechnung, prüfen Sie zuerst, ob sie beim Anbieter bereitliegt und welche Meldung der Portalzugang zeigt. Bei einem Anmeldefehler bearbeiten Sie den Zugang; bei einem verbundenen Portal mit fehlender Datei prüfen Sie Zeitraum und Abrufauswahl. Im Beispiel erwartet eine Therapiepraxis drei Monatsrechnungen. Zwei sind am vereinbarten Eingang, die dritte steht beim Anbieter bereit, wird nach geänderten Zugangsdaten aber nicht abgerufen. Der nächste Schritt betrifft damit den einen Lieferanten und genau diesen Beleg.
Für eigene Praxisrechnungen übernimmt easymed mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung schon beim Abschluss die Belegübergabe und führt die dort vergebene Rechnungsnummer zurück. Das ist ein eigener Rechnungsweg für Ausgangsrechnungen; die fehlende Lieferantenrechnung wird beim Zugang zum externen Anbieterportal gelöst.
Eigene Praxisrechnungen schon beim Abschluss weitergeben
Mit der Lexware-Office-Anbindung von easymed wird eine abgeschlossene Privatrechnung beim Abschluss an Lexware übergeben. Anschrift, Datum, Betrag und eine Sammelposition bilden den Beleg. Lexware vergibt die Nummer, easymed übernimmt sie, bevor PDF, Druck oder Versand entstehen. Eine zweite Anlage derselben Praxisrechnung in der Buchhaltung entfällt im verbundenen Ablauf.
Den Status vollständig bezahlter Rechnungen gleicht easymed täglich ab. Das Team nutzt damit denselben Rechnungsbezug im Praxis- und Buchhaltungsablauf. Die automatische Belegsammlung betrifft dagegen eingehende Lieferantenrechnungen: Ein dafür eingesetzter externer Abrufdienst holt sie über den eingerichteten Zugang aus dem jeweiligen Anbieterportal.
Die erwartete Rechnung am eigenen Monatsfall erkennen
Das Beispiel beginnt mit drei erwarteten Monatsrechnungen. Zwei sind am vereinbarten Übernahmeort vorhanden. Beim dritten Anbieter steht die betreffende Monatsrechnung im Portal bereit; der Abruf meldet einen Anmeldefehler nach einer Zugangsumstellung. Der konkrete Bezug lautet deshalb: diese dritte Rechnung und ihr Anbieterzugang.
Anbieter, Rechnungsnummer und Zeitraum machen den fehlenden Beleg eindeutig. Die zwei bereits vorhandenen Rechnungen gehören weiterhin zum Monat. Für den offenen Fall wird nur der Zugang des dritten Anbieters bearbeitet. Eine vollständige neue Sammlung aller drei Rechnungen ist dafür nicht nötig.
Öffnen Sie das Anbieterportal und prüfen Sie, ob die erwartete Rechnung dort tatsächlich bereitliegt. Ist sie noch nicht veröffentlicht, gibt es für den Abruf noch keine neue Datei; fragen Sie dann beim Lieferanten nach dem Bereitstellungszeitpunkt. Im beschriebenen Fall ist die Rechnung bereits vorhanden. Sie können deshalb direkt der Zugangsmeldung folgen.
Portalstatus und fehlenden Beleg getrennt prüfen
GetMyInvoices unterscheidet mehrere Portalstatus. „Anmeldung fehlgeschlagen“ weist auf ungültige Zugangsdaten hin; bei „Eingreifen erforderlich“ blockiert eine offene Portalanforderung den Ablauf. „Verbunden“ bedeutet, dass der Abruf läuft, sagt aber noch nicht, ob die erwartete Datei am vereinbarten Eingang angekommen ist. Die GetMyInvoices-Übersicht zu Portalstatus und passenden Schritten ordnet diese Meldungen jeweils einer eigenen Prüfung zu.
Bei „Anmeldung fehlgeschlagen“ melden Sie sich zuerst direkt beim richtigen Anbieterportal an. Vergleichen Sie die dort verwendeten Daten mit dem gespeicherten Zugang und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. Nutzen Sie einen SSO-Login, wählen Sie in den Download-Einstellungen den entsprechenden SSO-Weg und dessen Zugangsdaten. Die GetMyInvoices-Anleitung zur fehlgeschlagenen Portal-Anmeldung nennt den direkten Login und den Abgleich der gespeicherten Angaben. Lassen Sie die Verbindung eingeschaltet und speichern Sie die aktualisierten Daten; damit starten Anmeldung und Download erneut.
Zeigt der Zugang „Eingreifen erforderlich“, öffnen Sie die Meldung und lesen Sie, welche Aktion das Portal verlangt. Das kann ein Passwortwechsel, eine Aktualisierung der Bezahldaten, die Zustimmung zu geänderten Bedingungen oder eine Bestätigung mit einem zweiten Faktor sein. Welche Methode und welcher Zeitpunkt gelten, bestimmt das Portal. Bestätigen Sie die dort angezeigte Anforderung über den vorgesehenen Weg. Die BSI-Information zur Zwei-Faktor-Authentisierung erklärt den zusätzlichen Schutz durch unterschiedliche Faktoren; schalten Sie eine bestehende Zwei-Faktor-Authentisierung nicht ab, um einen Abruf zu erzwingen.
Ist das Portal „Verbunden“, die Rechnung aber weiterhin nicht vorhanden, prüfen Sie Startdatum und Zeitraum, die Filter in den erweiterten Abrufoptionen sowie Unterkonten oder Account-IDs. Kontrollieren Sie außerdem, ob das angemeldete Konto die nötigen Abrufrechte hat, die hinterlegte Login-Adresse stimmt und das Dokument im Anbieterportal noch vorhanden ist. Danach können Sie beim betroffenen Portal einen manuellen Download starten. Diese Punkte führt GetMyInvoices für fehlende Dokumente trotz verbundener Verbindung auf. Bei anderen Abrufdiensten können die Bezeichnungen abweichen; maßgeblich ist die jeweilige Statusmeldung.
Den erneuten Abruf bis zur Datei verfolgen
Nach dem erneuten Abruf steht die dritte Monatsrechnung am vereinbarten Übernahmeort bereit. Anbieter, Rechnungsnummer und Zeitraum verbinden sie mit der erwarteten Unterlage. Die Anmeldung öffnet den Zugang; die vorhandene Datei zeigt, dass auch der gewünschte Beleg übernommen wurde. Diese beiden Aussagen gehören zum selben kurzen Vorgang.
Im Beispiel sind damit alle drei erwarteten Monatsrechnungen vorhanden. Die neu eingegangene Datei ergänzt die beiden bereits vorhandenen Belege. Hat der Anbieter mehrere Unterlagen bereitgestellt, hilft der konkrete Rechnungsbezug bei der Auswahl. Eine zusätzliche Kopie eines schon vorhandenen Dokuments füllt die Lücke nicht.
Fehlt der Beleg nach dem manuellen Abruf weiterhin, geben Sie dem zuständigen Dienst den Anbieter, den Rechnungszeitraum, die Rechnungsnummer und den angezeigten Status mit. So lässt sich die konkrete Rechnung dem betroffenen Portalvorgang zuordnen. Passwörter und Bestätigungscodes gehören nicht in eine allgemeine Teamnotiz.
Für die Vertretung genügt danach eine kurze Statusmeldung: Die Rechnung des dritten Anbieters ist angekommen, und der Zugang verwendet die aktualisierte Anmeldung. Die beiden bereits vorhandenen Monatsbelege bleiben am vereinbarten Eingang nutzbar.
