Wie viele erbrachte Behandlungstermine decken die monatlichen Kosten Ihrer Therapiepraxis? Die erste Break-even-Schätzung lautet: Fixkosten geteilt durch den Deckungsbeitrag je Leistung. Bei mehreren Angeboten zählt der gewichtete Beitrag. Für den Monatsplan prüfen Sie anschließend konkrete Mengen, vollständige Terminzeiten und die verfügbare Behandlerkapazität.
Der gemeinsame easymed Kalender zeigt Tages-, Wochen- und Monatsansichten, eine Spalte je Behandler und wahlweise Räume. Pufferzeiten lassen sich mitplanen. So ordnen Sie den berechneten Terminmix den tatsächlich verfügbaren Zeitfenstern zu. Kosten und Beiträge je Leistung fließen aus Ihren Betriebszahlen in die Kalkulation ein.
Die Gewinnschwelle aus Fixkosten und Beitrag ableiten
Bei einer einheitlichen Leistung berechnen Sie die Gewinnschwelle aus den Fixkosten geteilt durch den Deckungsbeitrag je Leistung. Der Deckungsbeitrag ist der Erlös abzüglich der mengenabhängigen Kosten, etwa des Materials für die Behandlung. Die rechnerische Menge wird auf ganze erbringbare Leistungen aufgerundet.
Das Existenzgründungsportal des Bundes erläutert Deckungsbeitrag und Break-even: Jeder Beitrag deckt zunächst die Fixkosten; erreicht die Summe der Beiträge den Kostenrahmen, ist die Gewinnschwelle erreicht. Für Ihre Praxis erstellen Sie dafür eine Kostenliste des betrachteten Monats. Die IHK Frankfurt am Main nennt in ihrer Kostenplanung zum Beispiel Personal samt Sozialabgaben, Miete und Nebenkosten, Versicherungen, Verwaltung und Abschreibungen.
Ordnen Sie jede Position danach ein, wie sie sich im gewählten Zeitraum verhält. Miete oder feste Monatsgehälter bleiben kurzfristig meist gleich, auch wenn weniger Termine stattfinden. Verbrauchsmaterial, Überstunden oder Aushilfsstunden steigen dagegen mit dem Umfang. Bei Personalkosten entscheidet die konkrete Vereinbarung, welcher Anteil fest und welcher variabel ist. So steht im Zähler der monatliche Kostenrahmen, der zu Ihren geplanten Leistungen passt.
Eine Kostenrechnung ist noch keine Übersicht über den benötigten Kontostand. Abschreibungen fließen als Kosten ein, obwohl dafür im selben Monat nicht zwingend Geld ausgezahlt wird; Kredittilgungen sind umgekehrt eine Auszahlung, aber keine laufende Kostenposition der Gewinnschwellenformel. Die IHK Frankfurt erläutert diesen Unterschied in ihrer Kostenplanung. Wenn Sie neben Betriebskosten auch Tilgung, Investitionen oder einen privaten Lebensunterhalt finanzieren möchten, führen Sie diese Ziele in der passenden Liquiditäts- und Ertragsplanung mit.
Vergleichen Sie denselben Zeitraum: Monatskosten mit Monatsleistungen. Beginnt zum Beispiel ein Mietvertrag oder eine zusätzliche Stelle erst zur Jahresmitte, ändert sich der Kostenrahmen ab diesem Monat. Eine einzelne volle Kalenderwoche lässt sich nicht direkt mit einem Jahresbetrag vergleichen.
Bei mehreren Leistungen einen gewichteten Beitrag verwenden
Eine Praxis mit verschiedenen Angeboten verwendet deren tatsächliche Anteile. Im Beispiel hat Leistung A 64 Euro Deckungsbeitrag und Leistung B 40 Euro. Wenn A 60 Prozent und B 40 Prozent der erbrachten Leistungen ausmacht, beträgt der gewichtete Beitrag 54,40 Euro.
Die Rechnung lautet 0,60 mal 64 plus 0,40 mal 40. Das ergibt 38,40 plus 16 gleich 54,40 Euro. Ein einfacher Mittelwert von 52 Euro würde die geplante Zusammensetzung nicht berücksichtigen. Die Mengenanteile gehören deshalb sichtbar zur Formel.
Verwenden Sie für die Anteile entweder den jüngsten passenden Monatszeitraum oder einen konkret geplanten Angebotsmix. Stimmen Sie die Mischung mit fachlichem Bedarf, Nachfrage und verfügbarer Zeit ab. Wenn sich die Anteile ändern, rechnen Sie den durchschnittlichen Beitrag neu; eine bloße Gesamtzahl der Termine zeigt diese Veränderung nicht.
Beispiel: 24.000 Euro Fixkosten mit zwei Leistungen decken
Im Beispiel betragen die monatlichen Fixkosten 24.000 Euro. Geteilt durch den gewichteten Beitrag von 54,40 Euro ergeben sich rund 441,18 Leistungen. Für die erste Mengenschätzung wird auf 442 ganze Leistungen aufgerundet. Die tatsächliche Planung verwendet anschließend konkrete Anzahlen je Angebot.
Ein Plan mit 450 Leistungen im Verhältnis 60 zu 40 enthält 270 A-Leistungen und 180 B-Leistungen. A liefert 17.280 Euro und B 7.200 Euro Deckungsbeitrag. Zusammen entstehen 24.480 Euro. Nach den 24.000 Euro Fixkosten verbleiben 480 Euro im betrachteten Modell.
| Beispielplan | Menge | Beitrag je Leistung | Gesamtbeitrag |
|---|---|---|---|
| Leistung A | 270 | 64 Euro | 17.280 Euro |
| Leistung B | 180 | 40 Euro | 7.200 Euro |
| Gesamt | 450 | gewichtet 54,40 Euro | 24.480 Euro |
Die 442 aus der ersten Rechnung sind eine Durchschnittsmenge. Im Monatsplan setzen Sie ganze Anzahlen je Angebot ein und addieren deren Beiträge. So sehen Sie, ob der Kostenrahmen mit der tatsächlich geplanten Zusammensetzung gedeckt wird.
Den benötigten Umfang in Fachkraftstunden übersetzen
Leistung A bindet im Beispiel insgesamt 40 Minuten Fachkraftzeit, Leistung B 30 Minuten. Der konkrete 450-Termine-Plan benötigt 10.800 Minuten für A und 5.400 Minuten für B. Zusammen sind das 16.200 Minuten oder 270 Stunden.
Rechnen Sie mit der Zeit, die Behandler und bei Bedarf Raum für den vollständigen Termin blockieren, nicht nur mit den abrechenbaren Minuten. Dazu zählen die in Ihrer Praxis tatsächlich dafür eingeplanten Vor- und Nachbereitungs- oder Wechselzeiten. Stehen monatlich 300 Stunden für diese vollständigen Zeitpakete zur Verfügung, beansprucht der Plan 90 Prozent davon. Innerhalb dieses Rahmens bleiben 30 Stunden frei.
Bei 250 verfügbaren Stunden benötigt der 270-Stunden-Plan einen angepassten Umfang. Prüfen Sie dann gemeinsam, welche Terminmengen, welcher fachlich passende Mix und welche Ressourcen tatsächlich in den Monat passen. Urlaub, Leitung und andere bereits außerhalb der verfügbaren Behandlungszeit liegende Aufgaben werden nicht noch einmal als freie Fachkraftstunden angesetzt.
Höhere Fixkosten verändern die Schwelle
Wenn die Fixkosten von 24.000 auf 26.400 Euro steigen, bleibt der gewichtete Beitrag zunächst bei 54,40 Euro. Die neue rechnerische Schwelle liegt bei rund 485,29 und wird auf 486 ganze Leistungen geschätzt. Die bisherige Planung mit 450 Leistungen liefert 24.480 Euro Beitrag; nach 26.400 Euro Fixkosten ergibt sich minus 1.920 Euro.
Die einfache Formel setzt voraus, dass Beitrag und Kosten im betrachteten Bereich gleich bleiben. Braucht ein Ausbau eine zusätzliche feste Stelle oder einen weiteren Raum, steigen Kosten und mögliche Behandlungszeit zugleich. Rechnen Sie dieses Ausbau-Szenario mit dem neuen Kostenrahmen und den zusätzlichen nutzbaren Stunden. Die Gründerplattform der KfW erklärt, warum sprungfixe Kosten mehrere Break-even-Punkte erzeugen können.
Eine Änderung der variablen Kosten ebenfalls prüfen
Sinkt der durchschnittliche Beitrag von 54,40 auf 52,40 Euro, bleiben bei 24.000 Euro Fixkosten rechnerisch rund 458,02 Leistungen erforderlich. Für den ersten Monatsplan wird auf 459 aufgerundet. Bei 450 Leistungen entstehen mit 52,40 Euro je Leistung 23.580 Euro Beitrag; nach dem gleichen Kostenrahmen fehlen 420 Euro.
Ordnen Sie eine Preis- oder Kostenänderung der betroffenen Leistungsgruppe zu. Berechnen Sie deren Beitrag als Erlös abzüglich der variablen Kosten und gewichten Sie die Gruppen anschließend erneut mit ihren Mengenanteilen. So wird sichtbar, ob der neue Monatswert vor allem aus höheren variablen Kosten, einem veränderten Erlös oder einem anderen Mix stammt.
Eine andere Zusammensetzung mit ihrer Zeitwirkung rechnen
Wenn A nun 70 Prozent und B 30 Prozent ausmacht, steigt der gewichtete Beitrag auf 56,80 Euro. Bei 24.000 Euro Fixkosten ergibt sich eine Schwelle von rund 422,54, geschätzt 423 ganzen Leistungen. Der höhere durchschnittliche Beitrag senkt zunächst die rechnerische Menge.
Gleichzeitig steigt die durchschnittlich gebundene Zeit von 36 auf 37 Minuten je Leistung: 70 Prozent von 40 Minuten plus 30 Prozent von 30 Minuten. Die neue Terminmenge wird deshalb zusätzlich in Fachkraftstunden übersetzt. Eine niedrigere notwendige Terminzahl bedeutet nicht automatisch im selben Verhältnis weniger Arbeitszeit.
Ein geänderter Leistungsanteil folgt dem Bedarf und der Nachfrage Ihrer Praxis. Prüfen Sie, ob die passende Qualifikation und die benötigten Räume für diesen Mix zu den geplanten Zeiten verfügbar sind. Dann beschreibt die Kostenrechnung ein Angebot, das sich auch im Kalender umsetzen lässt.
Eine Reserve oberhalb des Schnittpunkts planen
Der 450-Leistungen-Plan liegt im ersten Modell 480 Euro über dem Fixkostenrahmen. Ein gewünschter zusätzlicher finanzieller Spielraum erhält einen eigenen Betrag in der Planung. Für weitere 3.000 Euro Deckungsbeitrag über den Fixkosten benötigt das Beispiel insgesamt 27.000 Euro. Geteilt durch 54,40 Euro ergeben sich rund 496,32 Leistungen, also zunächst 497.
Prüfen Sie diese Menge anschließend mit ganzen Leistungen und verfügbarer Zeit. Der zusätzliche Beitrag setzt ein passendes Angebot und dessen Erbringung voraus. Reicht die vorhandene Kapazität dafür nicht, rechnen Sie den Kostenrahmen, den Angebotsmix oder einen Ausbau mit den dazugehörigen Zeitfenstern neu.
Gleiche Terminzahl mit einem anderen tatsächlichen Mix prüfen
Im laufenden Monatsvergleich können trotz gleicher Terminzahl andere Beiträge entstehen. Statt der geplanten 270 A- und 180 B-Leistungen werden im Beispiel 200 A- und 250 B-Leistungen erbracht. Insgesamt bleiben es 450 Leistungen. Der Beitrag beträgt nun 12.800 plus 10.000 gleich 22.800 Euro.
Nach 24.000 Euro Fixkosten ergibt sich minus 1.200 Euro. Gegenüber dem geplanten Beitrag von 24.480 Euro fehlen 1.680 Euro. Die Ursache ist die Verschiebung von 70 Leistungen von A nach B. Jede Verschiebung verändert den Beitrag um 24 Euro; 70 mal 24 ergibt genau 1.680 Euro.
Vergleichen Sie deshalb im Monatsrückblick nicht nur die Gesamtzahl, sondern die Mengen je Leistung. Führen Sie die tatsächlich erbrachten Mengen mit den aktuellen Erlösen, variablen Kosten und Fixkosten zusammen. Wenn ein anderer Mix dem fachlichen Bedarf entspricht, wird er zur Grundlage der nächsten Kapazitätsplanung.
Die Schwelle im Monatsrückblick verwenden
Stellen Sie für denselben Monat den angesetzten Kostenrahmen, die Beiträge der einzelnen Leistungsgruppen, deren tatsächliche Mengen und die vollständigen Zeitpakete gegenüber. Der Vergleich zeigt, ob eine Abweichung durch Kosten, Beitrag, Mix oder verfügbare Behandlungszeit entstanden ist.
Aktualisieren Sie danach nur die Annahmen, die sich tatsächlich geändert haben: eine neue Kostenposition, ein anderer Beitrag je Leistung, die erbrachte Mischung oder die nutzbaren Teamstunden. So wird aus der Break-even-Rechnung ein konkreter Monatsplan für Ihre Therapiepraxis.
