Ein übersichtliches Angebot lässt sich auf jeder Seite gut zuordnen, wenn Briefpapier und Beleginhalt zueinander passen. In Lexware Office kann ein zweiseitiges PDF auf der ersten Belegseite eine vollständige Gestaltung und auf allen Folgeseiten eine reduzierte oder leere Fassung zeigen. Für ein dreiseitiges Angebot für einen Firmenworkshop heißt das: Kopfbereich, Positionsfläche und Abschluss haben jeweils ihren Platz.
Eigene Behandlungsrechnungen folgen dem verbundenen Weg in easymed: Beim Abschluss überträgt die eingerichtete Lexware-Office-Anbindung Rechnungsdatum, Anschrift, Betrag, Steuerart und eine zusammengefasste Leistungsposition. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie; anschließend folgen PDF, Druck und Versand in easymed. Die folgenden Gestaltungsschritte beziehen sich auf Angebote, die Sie direkt in Lexware Office erstellen.
Den fertigen Beleg als gemeinsamen Ausgangspunkt nutzen
Das Workshopangebot umfasst drei Seiten. Auf der ersten stehen Anschrift und Einleitung, auf der zweiten weitere Positionen und auf der dritten der Abschluss mit dem Gesamtbetrag. Das Praxislogo steht oben auf dem Briefpapier, die gestaltete Fußzeile unten. Die Empfängerin soll Angebot, Umfang und Preis auf jeder Seite gut zuordnen können.
Die erste Seite vermittelt den vertrauten Praxisauftritt. Auf den folgenden Seiten unterstützt eine reduzierte Gestaltung das Lesen der längeren Positionsbeschreibungen. Im Beispiel bekommt die zweite Seite mehr freien Platz oberhalb der Fußzeile. Die nächste Position wird auf der Folgeseite fortgesetzt.
Eine mehrseitige PDF ist dafür ein hilfreicher Ausgangspunkt. Sie zeigt denselben Inhalt, den die Empfängerin später öffnet oder ausdruckt. Die Gestaltung wird am gesamten Angebot beurteilt: Anschrift, Positionen und Abschluss haben unterschiedliche Aufgaben und passen dennoch als Dokument zusammen.
Erste Seite und Folgeseiten passend gestalten
Für das in Lexware Office erstellte Angebot verwendet die Praxis zwei Hintergrundfassungen. Die erste enthält das vollständige Briefpapier. Die zweite ist reduziert und lässt mehr Raum für den Beleginhalt. Beide gehören zum selben Praxisauftritt; die Folgeseiten bleiben ruhig und übersichtlich.
Die Lexware-Hilfe zu Logo und Briefpapier beschreibt dafür ein zweiseitiges PDF: Dessen erste Seite wird auf der ersten Belegseite verwendet, die zweite auf allen Folgeseiten. Im dreiseitigen Beispiel erhalten somit Seite zwei und drei dieselbe reduzierte Hintergrundfassung.
Ein bereits im Briefpapier eingebettetes Logo reicht für diesen Auftritt aus. Wenn Sie das Logo stattdessen separat im Drucklayout einsetzen, bleibt derselbe Platz in der Hintergrund-PDF frei. So erscheint das Logo einmal an der vorgesehenen Stelle, und der Kopfbereich lässt genügend Platz für die Empfängeranschrift.
Überlegen Sie bei den Folgeseiten, welche Angaben beim Lesen helfen. Eine schmale Fußzeile kann sinnvoll sein, während ein großer Kopfbereich vor allem auf die erste Seite gehört. Der wiederkehrende Praxisbezug bleibt erkennbar, und die Positionsbeschreibungen bekommen ausreichend Fläche.
Den Textbereich oberhalb der Fußzeile halten
Im ursprünglichen Entwurf reicht die letzte Zeile einer Positionsbeschreibung auf Seite zwei in den gestalteten Fußbereich. Die Kollegin passt den unteren Seitenrand der Folgeseiten an. In der neuen Vorschau endet der Beleginhalt oberhalb der Fußzeile. Die nächste Position beginnt auf der folgenden Seite und bleibt dort vollständig lesbar.
Im Drucklayout von Lexware Office lassen sich Seitenränder für oben, unten, links und rechts festlegen. Sollen nur Folgeseiten mehr freien Raum oberhalb der Fußzeile erhalten, schalten Sie „Gleiche Einstellungen für Folgeseiten“ aus und passen den unteren Rand für diese Seiten an. Die Vorschau zeigt, ob Positionsbeschreibung und Fußbereich nun getrennt bleiben.
Die Schrift kann ihre gut lesbare Größe behalten. Der passende Freiraum und die Fortsetzung auf der nächsten Seite lösen im Beispiel die Überschneidung. So bleibt auch ein längeres Workshopangebot angenehm zu lesen, statt möglichst viele Zeilen auf eine einzelne Seite zu drängen.
Ein Positionsblock soll mit seiner Bezeichnung und den dazugehörigen Angaben verständlich bleiben. Wenn eine Beschreibung auf der nächsten Seite weitergeht, hilft der wiederkehrende Belegbezug beim Lesen. Die Gestaltung unterstützt damit den Inhalt, den Sie ohnehin vermitteln möchten.
Die drei Seiten als zusammenhängendes Angebot lesen
Seite eins nennt Anschrift und Einleitung, Seite zwei zeigt die weiteren Positionen, Seite drei den Gesamtbetrag. Diese drei Funktionen bleiben im neuen Layout gut erkennbar. Die Empfängerin kann das Angebot von der Einladung zum Workshop bis zum Abschluss nachvollziehen.
Die Fußzeile enthält die vorgesehenen Praxisangaben. Wenn Bank- oder Kontaktdaten als fester Text im Briefpapier hinterlegt sind, gehören sie zur aktuellen Hintergrundfassung. Dynamisch vom Rechnungsprogramm eingefügte Angaben werden im Drucklayout gesteuert. Eine klare Entscheidung für die jeweilige Darstellung hält das Dokument übersichtlich.
Seitenzahlen und Belegbezug helfen bei mehreren Seiten. Eine einzeln ausgedruckte Folgeseite bleibt damit dem Angebot zugeordnet. Im Beispiel werden die Positionsbeschreibungen mit dem Abschluss auf Seite drei als vollständiger Vorschlag an das Unternehmen versandt.
Im Basislayout lässt sich außerdem die Belegkennung mit Belegart und Nummer auf jeder Folgeseite anzeigen. Zusammen mit den Seitenzahlen bleibt eine einzeln ausgedruckte Seite dadurch eindeutig dem Angebot zugeordnet.
Das passende Drucklayout für weitere Dokumente verwenden
Nach der Anpassung kann die Praxis das Layout für weitere in Lexware Office erstellte Angebote verwenden. Die gespeicherte Hintergrundfassung und die passenden Ränder bleiben erhalten. Bei einem besonders langen neuen Positionsblock zeigt die Vorschau unmittelbar, wie der Text über die Seiten läuft.
Das Drucklayout wird in der Web-Version von Lexware Office eingerichtet. Im Editor steht die Arbeit an den einzelnen Gestaltungselementen im Vordergrund. Die Vorschau ergänzt dazu die tatsächliche Wirkung des Briefpapiers und des aktuellen Beleginhalts. Das hochgeladene Briefpapier ist erst in der Belegvorschau sichtbar, nicht im Belegeditor.
Änderungen am Drucklayout gelten für neu erstellte Belege. Bereits vorhandene Dokumente übernehmen neue Einstellungen nicht automatisch. Wenn Sie ein bestehendes Angebot aktualisieren möchten, öffnen Sie es erneut, bearbeiten es und speichern es. Für den Ausdruck können auch die Browser-Seitenränder und die Skalierung eine Rolle spielen; prüfen Sie die Lexware-Hinweise zu Druckproblemen, falls der Fußbereich im Ausdruck abgeschnitten wird.
Eigene Praxisrechnungen direkt mit easymed weitergeben
Die Briefpapieroptionen oben gestalten Angebote, die Sie direkt in Lexware Office erstellen. Eigene Behandlungsrechnungen schließen Sie in easymed ab; die eingerichtete Anbindung übernimmt Datenübergabe und Nummernrückgabe. Danach stehen PDF, Druck und Versand in easymed bereit.
Sehen Sie sich die Lexware-Office-Anbindung von easymed an. Dort wird der Rechnungsweg vom Abschluss bis zur übernommenen Rechnungsnummer erklärt.
