Bei einer Datenmigration sollten Sie die Zahl der übernommenen Dokumente und ihre Zuordnung getrennt betrachten. Eine passende Gesamtzahl zeigt, dass eine Menge angekommen ist; erst der Patientenbezug zeigt, ob die benötigte Unterlage im richtigen Fall liegt. Am schnellsten lässt sich das an einem vertrauten Behandlungsfall nachvollziehen.
Beim Wechsel zu easymed führt der passende Migrations-Assistent durch Quelle, Zuordnung, Vorschau und Import. Für SimpliMed, etermin und Billfox gibt es eigene Wizards; andere Datenquellen können per CSV oder API eingebunden werden. Im Wizard ordnet das Team Behandler und Leistungen zu und sieht eine Vorschau, bevor der vollständige Import läuft. So übernimmt der gewählte Datenweg die erfassten Patientendaten und Termine, während das Team nur die fachlich passenden Zuordnungen festlegt. Welche Dokumentarten und Anhänge im jeweiligen Export enthalten sind, hängt vom Altsystem und dem vereinbarten Übernahmeweg ab.
Datenumfang und Exportweg festlegen
Klären Sie mit dem Anbieter des bisherigen Systems, welches Exportformat verfügbar ist und welche Inhalte darin enthalten sind: zum Beispiel Patientenakten, Dokumentation, Termine, Adressen oder Anhänge. Fragen Sie auch nach dem abgedeckten Zeitraum und ob nach einem Testlauf neue oder geänderte Daten für den endgültigen Export dazukommen. Stimmen Sie denselben Umfang mit dem Anbieter des neuen Systems ab, bevor der vollständige Import startet.
Die KBV empfiehlt für den Wechsel eines ärztlichen Praxisverwaltungssystems, früh zu klären, welche Schnittstellen alter und neuer Anbieter unterstützen und ob ein Testlauf möglich ist. Sie nennt außerdem die Frage, ob ältere Daten mit übernommen oder weiter im bisherigen System aufgerufen werden sollen. Diese Fragen helfen auch beim Wechsel einer Therapiepraxis; welche Schnittstelle und Dateitypen passen, richtet sich nach den beteiligten Programmen. KBV-Hinweise zum PVS-Wechsel.
Wählen Sie anschließend den Zeitraum und die Kategorien aus, die das Team im neuen Arbeitsweg braucht. Wenn ältere Dokumente im bisherigen System bleiben, legen Sie fest, wie Mitarbeitende sie dort aufrufen können. So steht vor dem Test fest, welche Daten das neue System enthalten soll und welche dort erreichbar sein müssen.
Einen bekannten Behandlungsfall auswählen
Nehmen Sie für den Vergleich einen Behandlungsfall, bei dem die Praxis die gesuchte Unterlage und ihren bisherigen Ablageort kennt. Im Beispiel gehören zu Fall A die Dokumente D1 und D2, zu Fall B das Dokument D3. Für den nächsten Termin wird der Verlaufsabschnitt aus D2 gebraucht. Damit ist klar, welche Datei Sie durch den Export, die Vorschau und die neue Patientenakte verfolgen.
Prüfen Sie zuerst im bisherigen System, wie D2 heißt, zu welchem Patientenfall sie gehört und welcher fachliche Stand darin gebraucht wird. Diese Bezugspunkte machen eine Probedatenübernahme konkret: Sie vergleichen genau die Datei, die das Team später öffnen möchte, statt nur eine allgemeine Erfolgsmeldung zum Import zu lesen.
Im easymed-Wizard werden alte Behandler und Leistungen den passenden Einträgen im neuen System zugeordnet. Das Team entscheidet, welche Person und Leistung gemeint sind; die Vorschau zeigt, wie die ersten Datensätze ankommen. Bei einer anderen Datenquelle sollte vorab feststehen, welcher CSV- oder API-Export den vereinbarten Umfang abbildet.
Dokumentanzahl und Patientenbezug getrennt vergleichen
Im Beispiel gehören D1 und D2 zu Fall A, D3 zu Fall B. Eine vertauschte Übernahme mit D1 und D3 bei A sowie D2 bei B enthält ebenfalls drei Dokumente. Die Menge passt, die Verteilung auf die Patienten aber nicht. Die gleiche Gesamtzahl ist deshalb noch kein Nachweis für die richtige Zuordnung.
Nur die Anzahl verglichen
- Aufnahmefall A
- D1D3: vertauscht
- Aufnahmefall B
- D2: vertauscht
Patientenbezug klar
- Aufnahmefall A
- D1D2
- Aufnahmefall B
- D3
Vergleichsbeispiel: 3 Dokumente, verteilt 2 zu 1. Der passende Bezug bleibt erkennbar: D2 gehört zu A, D3 zu B.
Vergleichen Sie zuerst die Zahl der übernommenen Dokumente und anschließend den bekannten Patientenfall. Die Gegenüberstellung macht sichtbar, worauf es ankommt: D2 soll bei A liegen und D3 bei B. Wenn die Datei in einem anderen Fall auftaucht, benennen Sie die Unterlage und den betroffenen Patientenbezug. Dann lässt sich die konkrete Zuordnung im passenden Übernahmeweg klären, ohne die gesamte Ablage neu zu sortieren.
Öffnen Sie D2 nach dem Import in der Patientenakte von A. So erkennen Sie am gewählten Beispiel, ob die Unterlage dort erreichbar ist, wo sie für die nächste Behandlung gebraucht wird. Der Check verbindet Anzahl, Zuordnung und den konkreten Arbeitsweg.
Dokumentdatum und Importzeitpunkt auseinanderhalten
Im Beispiel wurde der Verlaufsabschnitt in D2 am 24. September bestätigt; der Import erfolgt am 6. Oktober. Das Dokumentdatum beschreibt den fachlichen Stand der Unterlage, der Importzeitpunkt den Transfer. Ein späterer Import ändert nicht, wann die Behandlung dokumentiert wurde.
Bei mehreren Fassungen vergleichen Sie den Stand, der für die nächste Behandlung gebraucht wird. Achten Sie auf ein vorhandenes Dokumentdatum, eine Versionsangabe oder einen wiedererkennbaren Verlaufsabschnitt. Wenn das Altsystem einen Nachtrag als neue Datei führt, halten Sie die im Test verwendete Fassung fest. So lässt sich eine Rückfrage auf genau die Datei beziehen, die Sie im neuen System erwarten.
Ob das Zielsystem den Importzeitpunkt zusätzlich anzeigt, richtet sich nach dem Datenweg. Wenn Dokumentdatum und Transfer nicht unmittelbar nebeneinanderstehen, notieren Sie für den Testfall kurz, welche Fassung aus welcher Übernahme stammt. Damit bleibt die zeitliche Einordnung klar, auch wenn beide Daten an unterschiedlichen Stellen stehen.
Den Testfall abschließen und Nachträge gezielt klären
Im Beispiel lautet die Aufgabe: Aufnahmefall A öffnen, Dokument D2 finden, den Verlaufsabschnitt lesen und den bestätigten Stand vom 24. September benennen. Diese kurze Folge zeigt den Weg von der Patientenakte zur benötigten Information. Die Fachperson kann dieselbe Fortsetzungsfrage beantworten wie im bisherigen System.
- Fall A öffnenZum passenden Aufnahmefall gehen
- D2 findenDie benötigte Unterlage öffnen
- Verlauf lesenDen vorgesehenen Abschnitt betrachten
- Fassung benennenBestätigter Stand vom 24. September
Fehlt D2 oder liegt die Datei bei einem anderen Fall, notieren Sie die Unterlage, den Patientenbezug, den verwendeten Export und die konkrete Abweichung. Klären Sie vor einem weiteren Import, wie der gewählte Datenweg bereits übernommene Einträge behandelt. Für seine eigenen Migrations-Wizards beschreibt easymed, vorhandene Datensätze zu erkennen und fehlende zu ergänzen. Dieses Verhalten gilt nicht automatisch für jeden CSV- oder API-Import und jede einzelne Anlage; stimmen Sie den nächsten Schritt deshalb mit der konkreten Quelle ab. Details zum easymed-Migrationsweg.
Entscheiden Sie nach dem Test, welche älteren Unterlagen im neuen System verfügbar sein sollen und für welche ein Zugriff auf das bisherige System genügt. Halten Sie offene Nachträge und ihre Zuständigkeit direkt am betroffenen Beispiel fest. So weiß das Team, mit welcher Unterlage es weiterarbeitet und welcher konkrete Punkt noch zu klären ist.
Sehen Sie sich den easymed-Migrations-Assistenten in einer Vorführung an. Dort können Sie klären, welcher Exportweg zu Ihrem bisherigen Programm passt und wie Quelle, Vorschau, Zuordnung und Patientenakte zusammenspielen.
