Wie kann man Praxisinhaber von digitaler Buchhaltung überzeugen? Zeigen Sie den Nutzen an einer wiederkehrenden Aufgabe: etwa die letzte Lieferantenrechnung für Übungsmaterial finden, die Materialposition prüfen und die nächste Bestellung vorbereiten. Gehen Sie mit dem Praxisinhaber genau diesen Vorgang durch. So wird sichtbar, was sich für den Praxisalltag ändert, und die Praxis kann beurteilen, ob der digitale Weg zu ihrer Arbeit passt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; nach dem Bundesfinanzministerium genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Der Rechnungsempfänger muss die Daten nicht weiter elektronisch verarbeiten, als es die Aufbewahrung ohnehin erfordert. Nutzen Sie diese Unterscheidung im Gespräch: Der Empfang ist der Ausgangspunkt, der praktische Mehrwert entsteht erst dort, wo eine konkrete Aufgabe leichter weitergeht. Die BMF-FAQ zur E-Rechnung erläutert die Regeln und Übergangsfristen.
Bei abgeschlossenen Praxisrechnungen übernimmt die aktivierte Lexware-Office-Anbindung den Belegtransfer an Lexware Office. Eingehende Lieferantenrechnungen laufen über den eigenen Rechnungseingang der Praxis.
Mit einer wiederkehrenden Praxisfrage beginnen
Fragen Sie, welche Einkaufs- oder Belegfrage im Alltag regelmäßig wiederkommt. Eine Materialrechnung eignet sich, wenn die Praxis bei einer Nachbestellung auf frühere Positionen zurückgreift. Die eigene Frage gibt der Vorführung einen klaren Zweck und zeigt, wofür der Beleg gebraucht wird.
Beispiel: Für eine Nachbestellung will die Praxis wissen, welche Materialposition zuletzt gekauft wurde. Der Lieferant ist bekannt; gesucht wird die Rechnung, die zu genau diesem Einkauf gehört. Das Ziel der Erprobung lautet damit: Lieferantenrechnung öffnen, Position wiedererkennen und die nächste Bestellung fundiert vorbereiten.
Legen Sie vor dem Zeigen fest, woran der Inhaber den Nutzen erkennt. Er kann die gesuchte Rechnung öffnen, die passende Materialposition wiedererkennen und die nächste Bestellung vorbereiten. Lassen Sie ihn den Schritt selbst ausführen. Notieren Sie, welcher Belegbezug tatsächlich geholfen hat; eine Zeitersparnis wird erst durch einen passenden Vergleich sichtbar.
E-Rechnung und PDF im Beispiel auseinanderhalten
Seit 2025 ist ein einfaches PDF keine E-Rechnung im strukturierten Sinn des § 14 UStG, sondern eine sonstige Rechnung. Während der gesetzlichen Übergangsregeln kann eine solche Rechnung je nach Fall weiterhin zulässig sein. Ordnen Sie deshalb die Datei ein, die die Praxis wirklich erhält, statt jedes PDF als fehlerhaft zu behandeln. Die BMF-FAQ nennt ein einfaches PDF als sonstige Rechnung; § 14 UStG definiert die E-Rechnung über ein strukturiertes elektronisches Format, das elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Lassen Sie sich für eine strukturierte E-Rechnung die lesbare Ansicht und den zugrunde liegenden strukturierten Teil zeigen. So kann die Praxis den Lieferanten, das Rechnungsdatum und die bestellte Position prüfen und zugleich erkennen, welche Datei im vorgesehenen Ablageweg verbleibt. Die BMF-FAQ beschreibt die Möglichkeit, eine E-Rechnung für das menschliche Auge lesbar darzustellen.
Das Bundesfinanzministerium verlangt bei einer E-Rechnung, mindestens den strukturierten Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Nach § 14b UStG sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Für die Vorführung ist daher eine einfache Prüfung hilfreich: Kann das Team die Rechnung lesen und bleibt die strukturierte Originaldatei im festgelegten Bestand erhalten? Die FAQ des BMF zur Aufbewahrung erläutert diesen Punkt.
Eine E-Rechnung muss außerdem einem nachvollziehbaren Geschäftsvorgang zugeordnet werden können. § 14 Absatz 3 UStG verlangt, dass Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind, und lässt dafür innerbetriebliche Kontrollverfahren zu, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen. Für das Materialbeispiel kann die Praxis etwa zeigen, wie sie die Rechnung der Bestellung und der gelieferten Ware zuordnet. Der konkrete Abgleich ist eine praktische Gestaltung für diesen Belegweg, kein einheitlicher Softwareablauf.
Den gesamten Belegweg gemeinsam durchspielen
Die GoBD des Bundesfinanzministeriums beschreiben den Weg elektronischer Dokumente von der Entstehung über Indexierung, Verarbeitung und Speicherung bis zum Wiederfinden und zur Reproduktion. Das gibt der Erprobung eine nützliche Strecke: Nicht nur eine Suchmaske öffnen, sondern am ausgewählten Beleg nachvollziehen, wie er in den späteren Arbeitsgang gelangt.
Gehen Sie mit dem Übungsbeleg die für diese Praxis passenden Stationen durch: Wer erhält die Lieferantenrechnung? Wer gleicht sie mit der Bestellung oder gelieferten Ware ab? Wo wird die Zahlung freigegeben? In welchem Bestand bleibt die Originaldatei? Wie findet eine Kollegin denselben Beleg später über Lieferant, Datum oder Materialposition wieder? Und welche Unterlagen übernimmt die Steuerkanzlei für ihren nächsten Schritt?
Die Aufgaben können in einer kleinen Praxis bei derselben Person liegen; entscheidend ist, dass der Ablauf für das Team verständlich bleibt. Fragen Sie auch, ob die Kanzlei die Rechnung an derselben Stelle übernimmt oder einen bestimmten Übergabeweg verwendet. So wird klar, welche Arbeit die Software tatsächlich abdeckt und wo die Praxis oder die Kanzlei weiterarbeitet.
Eigene Praxisrechnungen passend anschließen
Für easymed ist der konkrete Produktnutzen ein anderer Teil der Buchhaltung: Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung wird eine abgeschlossene Ausgangsrechnung beim Abschluss als Beleg an Lexware Office übertragen. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie vor PDF, Druck und Versand. Vollständig bezahlte Rechnungen werden täglich als Status an easymed zurückgemeldet. Ihr Team überträgt den Beleg dadurch nicht erneut und führt den bezahlten Status nicht zusätzlich von Hand.
Bei der Übergabe werden Rechnungsdatum, Betrag, Name und Anschrift, eine Sammelposition und die Steuerart verwendet. Einzelleistungen, Diagnosen, ICD-Codes und die Behandlungsdokumentation bleiben in der Praxis. Das ist für ein therapeutisches Team ein konkreter Punkt, den es an einer eigenen Rechnung nachvollziehen kann.
Halten Sie beide Belegwege im Gespräch auseinander: Die Lieferantenrechnung zeigt den Eingang von Einkaufsbelegen. Die Lexware-Anbindung von easymed zeigt den Ausgangsrechnungsweg der Praxis. Fragen Sie die Kanzlei, welche Daten sie für die jeweilige Aufgabe benötigt. So lässt sich die passende Übergabe an einer Rechnung erläutern, ohne weitere Softwarefunktionen zu unterstellen.
Den ersten Versuch mit dem nächsten Einkauf abschließen
Vereinbaren Sie als nächsten Schritt die Wiederholung bei der nächsten passenden Materialbestellung. Der Inhaber kann erneut prüfen, ob er die Rechnung über den bekannten Lieferantenbezug findet und die richtige Position wiedererkennt. Eine kurze Rückmeldung zur tatsächlich verwendeten Datei reicht, um den gezeigten Ablauf weiter einzuordnen.
Wenn eine Frage offenbleibt, knüpfen Sie an genau diese Stelle an: etwa an die Ablage des strukturierten Originalteils oder an die Übergabe an die Kanzlei. Die nächste Erläuterung bleibt dadurch klein und praxisbezogen. In einer kleinen Praxis kann dieselbe Person mehrere Schritte übernehmen; die Zuständigkeit muss dennoch für alle erkennbar sein.
Dokumentieren Sie, was der Praxisinhaber konkret wiedergefunden hat und welcher nächste Schritt für sein Team nützlich ist. Eine Aussage zu Zeit- oder Kostenersparnis sollte auf einem entsprechenden Vergleich beruhen. Eine einzelne Vorführung zeigt zunächst, ob die Aufgabe verständlich gelöst werden kann und zum Arbeitsweg der Praxis passt.
Digitale Buchhaltung wird für Praxisinhaber nachvollziehbar, wenn ein wiederkehrender Beleg vom Eingang bis zur nächsten Handlung verfolgt wird. Eine Lieferantenrechnung macht den Einkaufspfad sichtbar; eine abgeschlossene easymed-Rechnung zeigt den Anschluss an Lexware Office. Die klare Zuordnung hilft dem Team, den eigenen Nutzen zu erkennen und den passenden nächsten Schritt festzulegen.
