Faktura bedeutet Rechnung. Wenn ein Lieferant seine Abrechnung so nennt, entsteht dadurch kein zusätzlicher Einkauf. Für das Team einer Therapiepraxis zählen drei Fragen: Was wurde bestellt, was ist angekommen und was rechnet der Lieferant ab? Im Beispiel steht B42 für die Bestellung, L76 für den Lieferschein und F318 über 238 Euro für die Lieferantenrechnung.
Bei den eigenen Behandlungsrechnungen läuft ein anderer Weg: Beim Abschluss übergibt easymed die Ausgangsrechnung direkt an Lexware Office und übernimmt die dort vergebene Rechnungsnummer. Dieselbe Praxisrechnung muss für diese Übergabe nicht noch einmal erfasst werden.
Faktura: Rechnung nach Inhalt einordnen
§ 14 Absatz 1 UStG beschreibt eine Rechnung nach ihrer Aufgabe: Sie rechnet eine Lieferung oder Leistung ab. Welche Bezeichnung der Lieferant oben auf das Dokument setzt, ist dafür nicht ausschlaggebend. Die gesetzliche Definition hilft deshalb bei der ersten Einordnung: Faktura ist im Geschäftsverkehr eine Bezeichnung für die Rechnung. Auch sprachlich ist es ein älterer Begriff: Der Duden nennt „Rechnung“ als Synonym und kennzeichnet „Faktura“ als österreichischen, schweizerischen oder sonst veralteten Gebrauch (Duden-Eintrag).
Im Beispiel enthält F318 die Lieferantenangabe, die Praxis als Rechnungsempfänger und den Rechnungsbetrag von 238 Euro. Sie rechnet das gelieferte Material ab und gehört zum bestehenden Einkaufsfall unter dieser Nummer.
Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen. § 31 Absatz 1 UStDV sieht vor, dass die weiteren Unterlagen in der Rechnung bezeichnet werden und die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind. Die Regelung in der UStDV ist hilfreich, wenn die Rechnung zum Beispiel für Lieferdatum oder Einzelheiten der Ware auf einen Lieferschein verweist: Legen Sie die Unterlagen so ab, dass der Bezug nachvollziehbar bleibt.
Ein Lieferschein wird dadurch nicht automatisch zur Rechnung. Entscheidend bleibt, ob das Dokument oder die klar verknüpften Dokumente die Lieferung oder Leistung abrechnen. Im Alltag prüfen Sie deshalb Betrag, Lieferbezug und den angegebenen Rechnungsstatus gemeinsam.
Lieferschein und Wareneingang prüfen
Der Lieferschein begleitet die Ware und macht den Abgleich mit der Bestellung einfacher. Vergleichen Sie die bezeichneten Artikel und Mengen mit dem angekommenen Material. Die IHK Südthüringen beschreibt den Lieferschein als Kontroll- und Informationsunterlage im Geschäftsverkehr; seine praktische Aufgabe liegt darin, Bestellung und Lieferung miteinander abzugleichen.
Im Beispiel gehört der Lieferschein L76 zum Wareneingang am 5. Oktober. Die Faktura F318 wird am 6. Oktober ausgestellt, der Zahlungsnachweis folgt am 9. Oktober. Diese drei Zeitpunkte gehören zu einem Einkauf, erklären aber unterschiedliche Schritte.
Stimmt der Inhalt des Pakets, übernimmt das Team die Referenz L76 in die Übergabe an die Verwaltung. Fehlt ein bestellter Artikel oder ist eine Position beschädigt, notieren Sie die betroffene Ware und Menge am Wareneingang und melden den Punkt mit B42 und L76 beim Lieferanten. So kann die Verwaltung die Rechnung mit dem tatsächlichen Lieferumfang abgleichen.
Bestellung, Lieferung und Rechnung verbinden
Im Beispiel haben die Bestellung, der Lieferschein und die Rechnung jeweils eine eigene Nummer. Diese Nummern sind Referenzen auf unterschiedliche Dokumente; sie bedeuten nicht, dass drei Einkäufe erfasst werden müssen. Für die spätere Suche helfen sie, den Verlauf vom Bestellen bis zum Bezahlen wiederzufinden.
B42 bezeichnet die Bestellung, L76 den Lieferschein und F318 die Rechnung. Zusammen führen die drei Bezüge zum selben Materialeinkauf; F318 nennt den abgerechneten Betrag und L76 den Wareneingang.
§ 14 Absatz 4 UStG führt die fortlaufende Rechnungsnummer als reguläre Rechnungsangabe auf. Bei Rechnungen bis 250 Euro, für die die Vereinfachung des § 33 UStDV gilt, gehört sie jedoch nicht zu den dort aufgeführten Mindestangaben (Regelung zu Kleinbetragsrechnungen). Ist eine Nummer angegeben, nutzen Sie sie als Suchbezug. Kommt F318 erneut per E-Mail, vergleichen Sie die vorhandenen Angaben: Lieferant, Rechnungsnummer (falls angegeben), Datum, Betrag und abgerechnete Positionen. Ist der Inhalt identisch, ordnen Sie die weitere Nachricht dem vorhandenen Einkaufsfall zu. Die Rechnung bleibt dort einmal als Beleg erfasst und wird nicht ein zweites Mal zur Zahlung vorgemerkt.
Weichen Betrag oder Inhalt ab, prüfen Sie, ob die Nachricht eine Korrektur, Stornierung oder neue Rechnung enthält. Eine Rechnungsberichtigung muss sich nach § 31 Absatz 5 UStDV spezifisch und eindeutig auf das ursprüngliche Dokument beziehen. Bewahren Sie den Zusammenhang der eingegangenen Unterlagen, damit erkennbar bleibt, welche Fassung die Änderung betrifft.
Bei wiederkehrenden Bestellungen desselben Lieferanten genügt ein gleicher Betrag allein nicht zur Zuordnung. Prüfen Sie zusätzlich Rechnungsdatum, Artikel oder Leistungszeitraum sowie Bestellung und Lieferung. Das verhindert, dass zwei tatsächliche Einkäufe unter einer vermeintlichen Doppelübermittlung zusammengeführt werden.
Zahlung zum richtigen Beleg zuordnen
Die Faktura nennt den Rechnungsbetrag; den Zahlungsstand erkennen Sie an der tatsächlichen Kontobewegung oder am bestätigten Zahlungsbeleg. Nutzen Sie dafür die Rechnungsnummer, falls der Beleg eine ausweist, sowie den Betrag und den Zahlungstag im vorhandenen Einkaufsfall. Eine vorbereitete Überweisung zeigt zunächst einen Auftrag; eine gebuchte Kontobewegung belegt den tatsächlichen Geldabgang vom Praxiskonto.
Im Beispiel bestätigt der Zahlungsnachweis vom 9. Oktober eine Zahlung über 238 Euro zu F318. Damit lässt sich der Geldabgang dem offenen Einkaufsfall zuordnen. Der Lieferschein L76 bleibt dem Wareneingang zugeordnet, weil er die gelieferte Ware beschreibt.
Bei einer Teilzahlung führen Sie den gezahlten Betrag und den verbleibenden Rechnungsbetrag getrennt. Fehlt auf dem Bankumsatz die Rechnungsnummer, gleichen Sie Lieferant, Betrag und Datum mit den offenen Rechnungen ab. Bei einer nicht eindeutigen Zuordnung klärt eine kurze Rückfrage im Team oder beim Lieferanten, welcher Vorgang gemeint ist.
Eine offene Dokumentfrage konkret stellen
Fehlt auf der Rechnung der Bezug zur Bestellung oder Lieferung, nennen Sie die Angaben, die bereits vorliegen. Eine knappe Anfrage kann lauten: „Gehört Faktura F318 über 238 Euro zu unserer Bestellung B42 und zum Lieferschein L76 vom 5. Oktober?“ Die konkreten Nummern machen klar, welcher Einkauf gemeint ist.
Kommt eine geänderte Fassung zurück, legen Sie die Antwort und die verknüpften Dokumente beim selben Vorgang ab. So kann die Verwaltung die geänderte Abrechnung mit Bestellung, Wareneingang und Zahlungsstand zusammen prüfen, ohne den Ursprung der Rechnung neu zu suchen.
Wenn Sie den Ablauf für Ihre eigenen Praxisrechnungen ansehen möchten, finden Sie die easymed-Lexware-Anbindung hier. Beim Abschluss übergibt easymed die Ausgangsrechnung an Lexware Office und übernimmt die dort vergebene Rechnungsnummer.
