Ein guter Funktionswunsch beschreibt die Aufgabe, die eine Praxissoftware unterstützen soll, und das Ergebnis, das Ihr Team dafür braucht. Wer nur eine Schaltfläche, Liste oder Zusatzfunktion verlangt, legt die Lösung schon fest, bevor klar ist, welche Information im Alltag fehlt. Beschreiben Sie deshalb Rolle, Auslöser, aktuellen Ablauf und gewünschte Veränderung.
Bei easymed können Sie den Bedarf mit vorhandenen Abläufen abgleichen. Der Teamkalender organisiert Termine; in der Patientenakte liegen Unterlagen und Hinweise, während die Behandlungsdokumentation Befund und Verlauf je Termin führt. Die Funktionsübersicht zeigt außerdem, ob ein Baustein im Grundpreis, als Zusatzmodul oder in Vorbereitung steht. Das gibt Ihrem Team einen konkreten Ausgangspunkt: Welche Schritte sind schon abgedeckt und welcher Bedarf bleibt?
Beschreiben Sie die Situation vor dem Wunsch
Erklären Sie, wann die Aufgabe auftritt und welche Rolle sie bearbeitet. Welche Information wird benötigt? Was möchte die Person anschließend erledigen? Nutzen Sie ein Beispiel aus Ihrem typischen Praxisablauf. Ein Wunsch wird dadurch verständlicher als durch die bloße Bezeichnung einer neuen Funktion.
Statt „Wir brauchen eine andere Liste“ könnte die Beschreibung lauten: „Der Empfang möchte vor dem Nachmittag erkennen, bei welchen Erstkontakten noch eine Unterlage fehlt.“ Dieser Satz zeigt den Zweck, ohne eine bestimmte technische Umsetzung vorzuschreiben. Ergänzen Sie, wo die Information bisher gesucht wird und welche zusätzliche Abstimmung dadurch entsteht. Die Beschreibung sollte den tatsächlichen Arbeitsweg Ihrer Praxis abbilden.
Machen Sie das gewünschte Ergebnis prüfbar
Beschreiben Sie, woran Ihr Team erkennt, dass die Aufgabe erledigt ist. Im Beispiel könnte ein Prüfkriterium lauten: „Vor den Erstkontakten am Nachmittag erkennt der Empfang, bei welchen Terminen eine benötigte Unterlage noch fehlt.“ Damit ist der Nutzen greifbar. Eine Liste wäre ein möglicher Lösungsvorschlag; ob sie die beste Form ist, kann offenbleiben.
Trennen Sie notwendige Angaben von persönlichen Vorlieben. Muss der Empfang nur den Status sehen oder auch die Art der fehlenden Unterlage? Muss die Information zu einer bestimmten Tageszeit vorliegen? Nennen Sie Ausnahmen, etwa wenn ein Dokument für einen Termin nicht benötigt wird. Ein oder zwei klare Bedingungen helfen bei der Besprechung mehr als ein ausformulierter Entwurf für jede Bildschirmansicht.
Zeigen Sie Umfang und beteiligte Rollen
Beschreiben Sie, wie häufig die Situation vorkommt und wie viele Arbeitsschritte sie betrifft. Wenn Sie die Häufigkeit gezählt haben, nennen Sie Zeitraum und Umfang; eine Schätzung kennzeichnen Sie als Schätzung. So wird sichtbar, ob es um einen regelmäßigen Ablauf oder einen seltenen Sonderfall geht, ohne eine Zahl genauer erscheinen zu lassen als sie ist.
Beziehen Sie die Rollen ein, die Informationen bereitstellen oder das Ergebnis nutzen. Eine Übersicht für den Empfang kann Behandler betreffen, wenn sie Unterlagen nachreichen oder Termine vorbereiten. Fragen Sie die betroffenen Kolleginnen und Kollegen nach ihrem Anteil am Ablauf. Halten Sie unterschiedliche Anliegen getrennt, wenn sie verschiedene Aufgaben oder Ergebnisse betreffen. So bleibt erkennbar, welcher Bedarf gemeinsam ist und wo eine eigene Rückmeldung sinnvoller wäre.
Prüfen Sie vorhandene Möglichkeiten
Gleichen Sie den Wunsch mit dem ab, was Ihre Praxissoftware heute bietet. Bei easymed gehören Termine im Teamkalender, Unterlagen und Hinweise in der Patientenakte sowie Befund und Verlauf in der Dokumentation am jeweiligen Termin zusammen. Digitale Anamnesefragebögen können bei der Buchung, im Portal oder am Empfang ausgefüllt werden. Wenn Ihr Ablauf diese Bausteine bereits nutzt, beschreiben Sie anschließend nur, welche Information oder welcher Schritt für Ihre Aufgabe noch fehlt.
Die Funktionsübersicht nennt den jeweiligen Stand: im Grundpreis, als Zusatzmodul, teilweise verfügbar oder in Vorbereitung. Ein Eintrag unter „In Vorbereitung“ beschreibt keine Funktion, die Sie bereits einplanen können. Prüfen Sie deshalb den aktuellen Stand und nehmen Sie bei einer offenen Frage den konkreten Arbeitsschritt mit in das Gespräch. Sie müssen nicht jedes Menü durchsuchen; die Frage sollte sich aus Ihrem Beispiel ergeben.
Formulieren Sie eine kurze, datensparsame Rückmeldung
Eine knappe Struktur macht den Wunsch für die zuständige Person verständlich:
- Aufgabe und Rolle: Wer erledigt was und wann?
- Heutiger Weg: Welche Schritte und Informationen nutzt das Team bereits?
- Fehlender Bedarf: An welcher Stelle stockt der Ablauf?
- Ergebnis: Was soll danach erkennbar oder möglich sein?
- Umfang und Bedingungen: Wie oft tritt es auf, wer ist beteiligt und welche Ausnahme ist wichtig?
Ein kurzer Ablauf oder eine Skizze kann die Übergabe zeigen. Für eine Rückmeldung genügt meist ein Beispiel ohne Patientenbezug. Namen, Geburtsdaten, Diagnosen und echte Akten-Screenshots gehören dafür nicht in die Beschreibung. Gesundheitsdaten zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten; die Datenschutz-Grundverordnung begrenzt personenbezogene Angaben auf das für den Zweck notwendige Maß (DSGVO, Artikel 5 und 9). Nutzen Sie für einen Screenshot eine freigegebene Beispielsituation ohne Personenbezug.
Halten Sie Rückfragen und nächsten Schritt fest
Bei einem gemeinsamen Wunsch sollte eine Person den Zusammenhang der Rückmeldung im Blick behalten. Ergänzen Sie neue Angaben an derselben Stelle und bewahren Sie den Bezug zum ursprünglichen Beispiel. Wenn eine vorhandene Einstellung den Bedarf löst, kann das Team diesen Weg weiterführen. Bleibt eine Information offen, nennen Sie ihren Zweck und wer sie braucht. Wird eine Funktion erst vorbereitet, planen Sie den Praxisablauf anhand des tatsächlich verfügbaren Stands und halten Sie den verbleibenden Bedarf fest.
Eine hilfreiche Rückmeldung legt den Arbeitsweg offen und lässt Raum für passende Lösungen. Damit kann Ihre Praxis besprechen, welche easymed-Funktion bereits hilft und welcher nächste Schritt für den beschriebenen Bedarf noch fehlt.
