Wenn Sie den Verwaltungsaufwand Ihrer Physiotherapiepraxis beobachten möchten, verfolgen Sie zunächst einen häufigen Vorgang vom Anfang bis zum Abschluss. Bei einer Terminänderung halten Sie fest, wer welchen Schritt erledigt, welche Informationen weitergegeben oder erneut eingetragen werden und wie viel aktive Bearbeitungszeit beziehungsweise Wartezeit entsteht. So wird sichtbar, ob der Aufwand in einer Aufgabe oder an einer Übergabe entsteht.
easymed verbindet den Kalender für das Team mit Patientenakte und Behandlungsdokumentation. Im Buchungsportal können Patientinnen und Patienten Termine selbst buchen, verschieben und absagen. Diese Wege verändern, wer einen Schritt ausführt. Wenn Sie Verwaltungsaufwand erfassen, betrachten Sie deshalb Telefon und Online-Buchung zunächst getrennt.
Kalender und Patientenakte gemeinsam nutzen
Der Teamkalender zeigt die Termine der Behandelnden in einer gemeinsamen Planung. In der Patientenakte liegen Stammdaten, Verlauf, Dokumente und Hinweise zur jeweiligen Person; die Behandlungsdokumentation ergänzt Befund und Verlauf je Termin. Eine Terminänderung am Telefon kann der Empfang im Kalender eintragen. Die behandelnde Person sieht anschließend die aktualisierte Zeit im gemeinsamen Plan, ohne eine zweite Terminliste nachzuführen.
Bei der Online-Terminbuchung wählen Patienten freie Zeiten selbst aus und können ihre Buchung im Praxisportal ändern oder absagen. Das verschiebt den ersten Buchungsschritt vom Empfang zum Portal. Für die Beobachtung ist wichtig, welcher Anteil der Anfragen dort beginnt und welche Fälle weiterhin einen Anruf oder eine Rückfrage im Team auslösen. Digitale Anamnesefragebögen können Patienten bei der Buchung, im Portal oder am Empfang ausfüllen. Das hilft bei der Vorbereitung; das Gespräch und die fachliche Ergänzung bleiben Aufgaben des Praxisteams.
Einen typischen Ablauf vom Anfang bis zum Abschluss beobachten
Wählen Sie einen wiederkehrenden Vorgang, etwa eine Terminverschiebung, und legen Sie seine Grenzen fest. Als Start eignet sich der erste Kontakt mit der Praxis. Als Ende können Sie die aktualisierte Vereinbarung festlegen, sobald die Änderung im Kalender steht und der Patient die vereinbarte Zeit kennt. Eine klare Grenze verhindert, dass einzelne Arbeitsschritte ohne ihren Zusammenhang betrachtet werden.
Skizzieren Sie zunächst, was tatsächlich geschieht. Bei einem Telefonweg kann das so aussehen: Anruf annehmen, passende freie Zeit suchen, Änderung im Kalender eintragen, Rückmeldung geben und gegebenenfalls eine Notiz in der Patientenakte ergänzen. Schreiben Sie pro Schritt eine Tätigkeit auf und markieren Sie, wer sie ausführt. Wenn ein Online-Weg anders verläuft, zeichnen Sie ihn separat und verbinden beide Abläufe an der Stelle, an der sie tatsächlich zusammenlaufen.
Die AHRQ beschreibt Arbeitsabläufe als Abfolge körperlicher und gedanklicher Aufgaben, die einzelne Personen innerhalb oder zwischen Arbeitsumgebungen ausführen. Für Ihre Übersicht gehören daher auch das Nachschlagen von Informationen, Rückfragen und Wechsel zwischen Kalender, Akte oder Nebenliste dazu. Beziehen Sie Empfang und Behandlung ein: Jede Rolle sieht einen anderen Teil des Ablaufs.
Die NHS-Anleitung zur Prozessanalyse empfiehlt, Anfang und Ende festzulegen, beteiligte Rollen einzubeziehen und Aufgaben- sowie Wartezeiten getrennt zu betrachten. Starten Sie mit dem häufigsten Weg und notieren Sie Abweichungen daneben. So sehen Sie, welche Schritte regelmäßig vorkommen und welche nur in besonderen Fällen nötig sind.
Gehen Sie die Skizze anschließend mit einer beteiligten Person am tatsächlichen Arbeitsplatz durch. Prüfen Sie, ob Reihenfolge, verwendete Ablagen und Übergaben stimmen. Das Institute for Healthcare Improvement empfiehlt, eine gemeinsam erstellte Prozessskizze wiederholt im Alltag zu beobachten und anschließend mit den Beteiligten abzugleichen. So wird sichtbar, ob die Karte den üblichen Ablauf oder nur die erwartete Abfolge zeigt.
Markieren Sie nach der Auswertung einen regelmäßig wiederkehrenden Schritt, den Sie prüfen möchten. Vereinbaren Sie im Team eine konkrete Änderung und verfolgen Sie denselben Ablauf danach noch einmal mit denselben Start- und Endpunkten. Vergleichen Sie Übergaben, doppelte Eingaben und aktive Bearbeitungszeit. Die NHS-Anleitung empfiehlt, Änderungsideen anhand einer Ausgangsbasis zu testen; AHRQ beschreibt die weitere Beobachtung von Arbeitsabläufen nach dem Einsatz von Health-IT als Teil laufender Verbesserung.
Aktive Bearbeitung und Wartezeit getrennt notieren
Aktive Bearbeitungszeit ist die Zeit, in der jemand tatsächlich an der Aufgabe arbeitet: zum Beispiel den Rückruf führen, eine freie Zeit suchen oder die Änderung eintragen. Wartezeit ist die Spanne bis zu einer Antwort oder bis der nächste Schritt beginnen kann. Beide Werte sagen etwas anderes aus. Eine Stunde bis zur Rückmeldung ist nicht eine Stunde Büroarbeit, kann aber die gesamte Dauer des offenen Vorgangs verlängern.
Notieren Sie bei einem offenen Anliegen den Stand: Anfrage gestellt, Antwort ausstehend oder Antwort zur Weiterbearbeitung vorhanden. Ergänzen Sie, wer als Nächstes tätig wird und welche Information noch fehlt. Nach einer Rückmeldung sehen Sie dann, ob das Team direkt weiterarbeiten kann oder erst die Vorgeschichte suchen muss. Die gemeinsame Patientenakte hält Dokumente und Hinweise zum Patientenbezug bereit; die Übersicht zeigt, ob das im konkreten Ablauf einen Suchschritt erspart.
Rechenbeispiel: Die kurze Änderung mit mehreren Übertragungen
Eine Beispielrechnung zeigt, wie sich einzelne Zusatzschritte addieren: Die Terminänderung selbst dauert zwei Minuten. Weitere Übertragungen in getrennte Ablagen und eine anschließende Rückfrage benötigen zusammen vier Minuten zusätzlich. Bei zehn solchen Änderungen ergeben sich 20 Minuten für die eigentlichen Aufgaben und 40 Minuten für die zusätzlichen Schritte – insgesamt 60 Minuten aktive Arbeit.
Für Ihre Physiotherapiepraxis setzen Sie die eigenen Beobachtungen ein: Zahl der Vorgänge mal aktive Minuten je Vorgang. Erfassen Sie dabei Suchen und Abstimmung ebenso wie das Tippen. Die Rechnung ist nur aussagekräftig, wenn die Zusatzzeit einem konkreten Schritt zugeordnet ist. So erkennen Sie, ob eine doppelte Eingabe, ein unklarer Übergabepunkt oder eine Rückfrage den Unterschied macht. Wartezeit halten Sie separat fest.
Unterbrechungen als Rückkehrproblem betrachten
Ein Telefonat kann eine begonnene Verwaltungsaufgabe unterbrechen. Beobachten Sie anschließend, was für die Weiterarbeit nötig ist: den aktuellen Terminstand aufrufen, ein Dokument suchen oder eine Kollegin nach dem letzten Schritt fragen. Notieren Sie nur die zusätzliche Rückkehrarbeit, nicht den gesamten Telefonanruf als Verwaltungsverlust. Ein Anruf kann schließlich selbst die passende Lösung für das Anliegen sein.
KI Generiert
Der Kalender und die Patientenakte geben dem Team einen gemeinsamen Termin- und Patientenbezug. In easymed kann der Empfang nach dem Telefonat die geänderte Zeit im Teamkalender wiederfinden; Unterlagen und Hinweise bleiben der Akte zugeordnet. Die Kollegin in der Behandlung sieht den aktuellen Plan und ergänzt fachliche Informationen am Patienten. Welche nächste Handlung ein Vorgang braucht, entscheidet weiterhin das Team.
Doppelte Eingaben von notwendigen Ergänzungen unterscheiden
Eine geänderte Telefonnummer aktualisiert bestehende Kontaktdaten in den Stammdaten der Patientenakte. Eine neue fachliche Einschätzung ergänzt dagegen die Behandlungsdokumentation. Beide Tätigkeiten können nötig sein; Doppelpflege entsteht, wenn dieselbe Kontaktangabe zusätzlich in mehrere Listen übertragen wird, ohne dass diese einen eigenen Zweck im Ablauf erfüllen.
Prüfen Sie deshalb nicht nur, ob etwas zweimal erfasst wird, sondern wofür die zweite Ablage gebraucht wird und wer darauf angewiesen ist. In easymed aktualisieren Sie Kontaktdaten in der Patientenakte; neue fachliche Inhalte ergänzen Sie in der Behandlungsdokumentation. So bleibt der Kontaktstand bei der Person, während neue Inhalte dort ihren Platz finden, wo sie zum Behandlungsverlauf gehören.
Den passenden Arbeitsweg in einer Vorführung kennenlernen
Eine Vorführung mit einer typischen Terminänderung zeigt den Weg vom Patientenanliegen über den Teamkalender bis zur Patientenakte. Lassen Sie sich außerdem die Online-Buchung ansehen, wenn Patienten Termine selbst buchen, verschieben oder absagen sollen. Sie können so die einzelnen Zuständigkeiten und Übergaben mit den Abläufen Ihrer Praxis vergleichen.
Für den Vergleich genügt eine konkrete Ablauf-Frage ohne Patientennamen oder Behandlungsinhalte, etwa: An welcher Stelle trägt das Team eine Terminänderung heute doppelt ein? Mit easymed arbeiten Teamkalender, Patientenakte und Behandlungsdokumentation im selben System. So kann Ihr Team den beobachteten Ablauf mit den passenden Termin- und Patienteninformationen vergleichen.
