Ein neues Therapiegerät für die Praxis-GbR soll bestellt werden, und das Angebot liegt vor. Für einen klaren Auftrag müssen drei Angaben zusammenpassen: die interne Kaufentscheidung, die Vertretung der Gesellschaft und der Käufer im Auftrag. Im Beispiel führen zwei Physiotherapeuten die Praxis gemeinsam; ein Partner hat das Angebot eingeholt.
Für den laufenden Praxisalltag verbindet easymed den gemeinsamen Teamkalender mit einer Patientenakte je Patient. Abgeschlossene eigene Praxisrechnungen gehen über die Lexware-Office-Anbindung direkt an die Buchhaltung: Lexware Office vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie und meldet vollständig ausgeglichene Rechnungen täglich als bezahlt zurück. Der Geräteauftrag selbst folgt den vereinbarten Zuständigkeiten der GbR.
Vom Gesellschaftsvertrag und Käuferbezug ausgehen
Eine GbR kann selbst Rechte erwerben und Verbindlichkeiten eingehen, wenn die Gesellschafter gemeinsam wollen, dass sie am Rechtsverkehr teilnimmt. Bei einem Unternehmen unter gemeinschaftlichem Namen wird dies vermutet (§ 705 BGB). Im Beispiel bestellt die rechtsfähige Praxis-GbR das Gerät selbst.
Geben Sie dem Lieferanten deshalb die genaue Bezeichnung der Gesellschaft als Käuferin an. Angebot, Bestellung und Auftragsbestätigung sollten denselben Gesellschaftsnamen und dieselbe Angebotsfassung erkennen lassen. Der Partner, der beim Anbieter anruft, ist dadurch nicht automatisch persönlich Käufer; entscheidend ist, in wessen Namen und mit welcher Vertretungsbefugnis der Auftrag erteilt wird.
Sehen Sie dafür in die aktuelle Fassung des Gesellschaftsvertrags und in spätere Vereinbarungen oder Beschlüsse. Dort finden Sie die interne Geschäftsführung und die Vertretungsregel. Wer regelmäßig den Lieferantenkontakt übernimmt, kann Angebote sammeln und Fragen klären; für eine verbindliche Bestellung braucht diese Person die dafür geltende Befugnis.
Wenn Sie Ihre Praxis noch gründen, helfen zuvor die Rechtsformfragen einer Therapiepraxis. Hier steht die Rechtsform bereits fest; die Partner ordnen einen konkreten Gerätekauf in ihre bestehende GbR ein.
Die gemeinsame Geräteentscheidung intern festhalten
Die Partner wählen das Gerät, das Zubehör und die Lieferung aus. Ihre gemeinsame Entscheidung bezieht sich auf ein bestimmtes Angebot. Damit weiß der Partner mit dem Lieferantenkontakt, welchen Auftrag er vorbereiten soll.
§ 715 BGB betrifft die Geschäftsführung innerhalb der Gesellschaft. Im Beispiel halten beide ihre gemeinsame Entscheidung fest. Die Vertretungsfrage betrifft anschließend die Erklärung des Auftrags gegenüber dem Lieferanten.
§ 715 Absatz 2 BGB unterscheidet zwischen Geschäften, die der gewöhnliche Praxisbetrieb mit sich bringt, und Geschäften darüber hinaus; für Letztere ist ein Beschluss aller Gesellschafter erforderlich. Nach § 714 BGB brauchen Gesellschafterbeschlüsse die Zustimmung aller stimmberechtigten Gesellschafter. Welche interne Regel für den konkreten Gerätekauf gilt, hängt auch vom Gesellschaftsvertrag und den tatsächlichen Aufgaben der Praxis ab.
Halten Sie die Freigabe deshalb am konkreten Angebot fest: Anbieter und Angebotsnummer, Gerät und Zubehör, Gesamtpreis einschließlich Lieferung oder Montage sowie die vereinbarten Zahlungsbedingungen. Notieren Sie außerdem, wer das Angebot freigegeben hat und wer die Bestellung im vereinbarten Vertretungsweg absendet. So kann die Kontaktperson den Auftrag vorbereiten, ohne eine andere Angebotsfassung versehentlich mitzubestellen.
Die Vertretung gegenüber dem Lieferanten gesondert prüfen
Nach § 720 BGB vertreten die Gesellschafter grundsätzlich gemeinsam, soweit der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Für den Geräteauftrag im Beispiel ist diese gemeinsame Vertretung vereinbart.
Beide Partner bestätigen das ausgewählte Angebot für die Praxis-GbR. Der Auftrag nennt den Gesellschaftsnamen und die Angebotsfassung. Der Lieferant kann ihn dadurch der gemeinsamen Praxis zuordnen.
§ 720 Absatz 2 BGB erlaubt den gemeinsam vertretungsberechtigten Gesellschaftern, einzelne Partner zu bestimmten Geschäften oder Geschäftsarten zu ermächtigen. Das ist eine konkrete Grundlage, wenn die Kontaktperson den einzelnen Gerätekauf selbst abschließen soll. Davon zu unterscheiden sind bloße interne Grenzen: Nach Absatz 3 sind Beschränkungen des Umfangs der Vertretungsbefugnis Dritten gegenüber grundsätzlich unwirksam. Eine interne Ausgabenfreigabe beantwortet daher nicht automatisch, ob ein Auftrag den Lieferanten bindet.
Wer für die GbR bestellt, sollte gegenüber dem Lieferanten klar im Namen der Gesellschaft handeln. Eine Erklärung, die jemand innerhalb seiner Vertretungsmacht im Namen der Gesellschaft abgibt, wirkt nach § 164 BGB unmittelbar für und gegen sie. Fragen Sie bei Bedarf, welchen Nachweis der Lieferant für die geltende Vertretungsregel benötigt, und übermitteln Sie die passende Vollmacht oder Bestätigung.
Eine Änderung des Angebots vor der Bestätigung zurückführen
Der Lieferant bietet nachträglich ein anderes Zubehörpaket an. Beide Partner lesen die geänderte Fassung und entscheiden, ob sie das Gerät mit dieser Ergänzung bestellen möchten.
Die Änderung geht kurz zurück an die gemeinsame Entscheidung. Anschließend wird die Angebotsfassung im vereinbarten Vertretungsweg bestätigt. Gerät, Zubehör, Kosten und Lieferung haben dann denselben Bezug.
Vergleichen Sie bei einer Änderung gezielt die neue Angebotsnummer, das Zubehör, den Gesamtpreis, den Lieferumfang und den Liefertermin mit der freigegebenen Fassung. So sehen beide Partner, was sich tatsächlich geändert hat. Eine kurze Bestätigung mit der neuen Angebotsnummer hält die erneute interne Entscheidung fest.
Die Kontaktperson sammelt die Antwort und führt den Lieferantenkontakt weiter. Die verbindliche Bestellung sendet anschließend die Person oder Personengruppe, die dafür nach Gesellschaftsvertrag oder Ermächtigung vertretungsberechtigt ist.
Rechnungsempfänger, Auftrag und Zahlung zusammen betrachten
Prüfen Sie nach der Bestellung, ob die Auftragsbestätigung die Praxis-GbR als Käuferin ausweist und zur freigegebenen Angebotsfassung passt. Die spätere Rechnung sollte denselben Käufer- und Auftragsbezug tragen. Weicht sie davon ab, klären Sie die Zuordnung mit dem Lieferanten, bevor Sie den Beleg endgültig verbuchen.
Zahlt ein Partner den Gerätepreis vorübergehend vom eigenen Konto, dokumentieren Sie Betrag, Datum, zugehörige Lieferantenrechnung und die interne Vereinbarung zur Erstattung oder Verrechnung. Damit bleiben der Vertragspartner des Lieferanten und die interne Kostenaufteilung nachvollziehbar getrennt. Ein eigenes Beispiel erläutert geteilte Praxiskosten an einer Reinigungsrechnung.
Für Verbindlichkeiten der rechtsfähigen Gesellschaft haften die Gesellschafter den Gläubigern persönlich als Gesamtschuldner (§ 721 BGB). Eine interne Kostenaufteilung ändert daran gegenüber dem Lieferanten nichts. Deshalb lohnt es sich, Käufer, Auftrag und interne Zahlung von Anfang an demselben Gerätekauf zuzuordnen.
Die Lexware-Office-Anbindung von easymed unterstützt den anderen Rechnungsweg: Ihre eigenen abgeschlossenen Praxisrechnungen werden an die Buchhaltung übergeben, die Rechnungsnummer kommt zurück und ausgeglichene Belege werden täglich als bezahlt gemeldet. In einer persönlichen Vorführung von easymed können Sie sehen, wie gemeinsamer Kalender, Patientenakte und dieser Praxisrechnungsweg Ihren Teamalltag unterstützen.
