Ein Geschäftskonto in einer Therapiepraxis zu wechseln, betrifft den Bankzugang der Buchhaltung. Der Praxisrechnungsweg kann parallel weiterlaufen: Mit aktivierter Lexware-Office-Anbindung übergibt easymed abgeschlossene Rechnungen direkt an Lexware Office. Lexware vergibt die Rechnungsnummer, easymed übernimmt sie; vollständig bezahlte Rechnungen meldet Lexware Office täglich zurück. Das neue Bankkonto verbinden Sie in Lexware Office oder führen es dort ohne Online-Anbindung mit importierten Umsätzen.
Für die Umstellung ist deshalb zuerst wichtig: Ist es ein tatsächlich neues Geschäftskonto oder wird ein bereits geführtes Konto nur wieder verbunden? An diesem Unterschied hängen Kontoeintrag, vorhandene Zuordnungen und der erste Abruf.
Neues Konto anlegen oder vorhandenes weiterführen?
Bei einem separaten neuen Konto suchen Sie in Lexware Office unter Finanzen → Konten → + Konto hinzufügen nach Bankname, IBAN oder BIC. Lexware zeigt im Dialog, ob das Konto direkt online angebunden werden kann. Prüfen Sie diese Verfügbarkeit vor dem ersten Abruf, denn die unterstützten Verbindungen unterscheiden sich je Bank. Fehlt die direkte Schnittstelle, können Sie ein Konto ohne Verbindung anlegen und Umsätze per CSV importieren. Lexware beschreibt beide Wege in der Anleitung zur Bankanbindung; die aktuelle Bankliste steht ebenfalls im Lexware Help Center.
Nutzen Sie eine bestehende Kontenzeile weiter, wenn nur die Verbindung unterbrochen war oder sich der Verbindungsweg desselben Kontos nach einer Bankenfusion geändert hat. Lexware empfiehlt dann, die Verbindung am vorhandenen Eintrag wiederherzustellen. Umsätze und Zuordnungen bleiben erhalten; als neues Konto angelegt, kann derselbe Bestand doppelt erscheinen. Bei einer Fusion führt die Lexware-Hilfe durch die passende Wiederverbindung.
Beispiel: Eine Physiotherapiepraxis eröffnet bei Bank B ein weiteres Praxiskonto und führt die vorhandene Abrechnung mit Lexware Office fort. Bank B wird als separates neues Konto hinzugefügt. Handelt es sich stattdessen um dasselbe Konto, dessen Verbindung nach einem Wechsel neu hergestellt werden muss, wählt die Praxis die vorhandene Kontenzeile. So entscheidet sie nach dem Konto selbst und nicht allein nach dem geänderten Banknamen.
Den ersten Abruf und eine bekannte Zahlung prüfen
Nach dem Hinzufügen erscheint das Konto zunächst möglicherweise als „Konto noch nicht aktualisiert“. Starten Sie die Aktualisierung, bestätigen Sie eine angezeigte TAN-Anfrage und prüfen Sie, dass die Kontenzeile anschließend als verbunden angezeigt wird. Bei der ersten Einrichtung legen Sie außerdem fest, ab welchem Datum Lexware Umsätze abrufen soll. Das früheste Datum bestimmt die Bank; häufig reicht der Abruf 90 bis 365 Tage zurück. Für ältere Umsätze kann ein CSV-Import nötig sein.
Nehmen Sie für die Arbeitsprobe einen abgeschlossenen Vorgang, dessen Rechnung bereits in Lexware angekommen ist. Suchen Sie einen passenden Umsatz am neuen Konto und vergleichen Sie Kontoeintrag, Datum, Betrag und Verwendungszweck mit der Rechnung. Fehlt eine Bewegung, prüfen Sie zuerst den gewählten Abrufzeitraum und den Importweg. Bei mehreren Konten derselben Bank gleichen Sie IBAN oder Kontonummer mit der richtigen Kontenzeile ab.
In einem Musterfall überweist ein Patient 120 Euro für eine Praxisrechnung. Das Team prüft, ob der Umsatz im neuen Geschäftskonto sichtbar ist, öffnet den passenden Beleg und ordnet die Zahlung dem richtigen Vorgang zu. Die Beispielrechnung macht den praktischen Test konkret, ohne dass dafür weitere Praxisrechnungen neu angelegt werden müssen.
Rechnungsweg und Kontoabruf getrennt einordnen
Bankumsätze und Praxisrechnungen nehmen zwei verschiedene Wege. Das Geschäftskonto liefert seine Umsätze an Lexware Office. easymed übergibt beim Rechnungsabschluss den Praxisbeleg an Lexware; die dort vergebene Rechnungsnummer kommt zu easymed zurück. Der Bankwechsel ändert daher den Kontoabruf in Lexware, während der Rechnungsabschluss in easymed weiterläuft.
Vollständig bezahlte Rechnungen meldet Lexware Office täglich an easymed zurück. Ihr Team nutzt diesen Status beim Praxisvorgang weiter. Für den neuen Zahlungseingang prüft es separat, ob der Umsatz im richtigen Lexware-Konto erscheint und wie er dort dem Beleg zugeordnet wird. Die Lexware-Office-Anbindung von easymed beschreibt diesen Übergang vom Rechnungsabschluss bis zur täglichen Zahlungsrückmeldung.
Laufende Zahlungspartner im Kontoauszug finden
Gehen Sie die Kontoauszüge der vergangenen Monate durch und sortieren Sie die Bewegungen in drei Gruppen: regelmäßige Zahlungseingänge, Daueraufträge und Lastschriften. So erkennen Sie, welche Zahler die neue IBAN brauchen und welche Ausgaben künftig vom neuen Konto laufen sollen. Auch jährliche oder quartalsweise Bewegungen gehören auf die Liste, wenn sie über das Geschäftskonto bezahlt werden.
Fragen Sie die neue Bank konkret, ob sie einen Wechselservice für Geschäftskonten anbietet und welche Daueraufträge oder Lastschriften dieser tatsächlich erfasst. Die Commerzbank empfiehlt für Geschäftskonten ebenfalls, die Kontoauszüge nach Eingängen, Daueraufträgen und Lastschriften zu sortieren und Zahlungspartner über die neue IBAN zu informieren. Der Umfang des Services hängt vom Angebot der beteiligten Bank ab; die Geschäftskonto-Checkliste der Commerzbank zeigt, welche Gruppen in die Vorbereitung gehören.
Im Beispiel stehen Miete und Versicherungsbeitrag auf der Ausgabenliste, während neue Rechnungen den Zahlungseingang auf das neue Konto führen sollen. Die Praxis ordnet jeder Position eine zuständige Person und den vorgesehenen Umstellungsschritt zu. Eine Zahlung, die noch über das alte Konto läuft, bleibt dort mit ihrem bisherigen Kontoauszug nachvollziehbar. Erst wenn die regelmäßigen Bewegungen tatsächlich umgestellt sind, ist die Übergabeliste vollständig.
Beim Kontowechsel Ihrer Therapiepraxis sind damit drei Fragen geklärt: Ist das Konto neu oder wird ein bestehender Eintrag wieder verbunden? Wie kommen die neuen Umsätze in Lexware Office? Welche Zahlungspartner müssen die neue IBAN verwenden? Die Abrechnung in easymed kann währenddessen mit dem vorhandenen Lexware-Rechnungsweg weiterarbeiten.
Im easymed-Praxistest sehen Sie, wie der Rechnungsabschluss, die direkte Belegübergabe an Lexware Office und die tägliche Rückmeldung vollständig bezahlter Rechnungen zusammenspielen.
