Wenn eine Gruppenpraxis getrennte Kalender und Ablagen zusammenführt, braucht sie zuerst einen gemeinsamen Stichtag: Welche Quelle liefert bis dahin die gültigen Termine und Kontaktdaten, und wo liegt die bisherige Behandlungsdokumentation? Wenn diese Bezüge klar sind, können Empfang, Behandlung und Verwaltung ab dem Start mit demselben aktuellen Stand arbeiten.
Die Datenübernahme-Assistenten von easymed stehen für Simplimed, etermin und Billfox bereit; für andere Ausgangssysteme kommen je nach Export CSV oder API infrage. Welche Daten mitkommen, hängt von der bisherigen Quelle ab: Aus Simplimed lassen sich beispielsweise Patienten, Termine, Diagnosen, Anamnese und Dokumente übernehmen; etermin liefert Kundenstammdaten und Buchungen; der Billfox-Weg kann Patienten, Anamnese, Dateien und Termine einlesen. Eine Vorschau und der Importbericht zeigen, welche Einträge übernommen, übersprungen oder noch zu klären sind. So entsteht ein gemeinsamer Arbeitsort, ohne alle passenden Daten von Hand neu anzulegen. Bereits gestellte Rechnungen gehören nicht zum Import; für sie bleibt ein eigener Altbeleg-Weg nötig.
Ein Übernahmeinventar mit eindeutiger Quelle aufbauen
Ein kurzes Übernahmeinventar benennt die bisherigen Quellen: Wo stehen die kommenden Termine, welche Datei enthält die aktuellen Kontaktdaten, und wo liegen die älteren Dokumente? Die bisher zuständige Person nennt den vorhandenen Stand. Das erleichtert die passende Übergabe an den unterstützten Importweg.
KI Generiert
| Bisheriger Bestand | Beim Übergang festhalten | Arbeitsort oder Weg danach |
|---|---|---|
| Kommende Termine | Exportstichtag, Patient, Zeit, Behandler und gegebenenfalls Raum | Teamkalender |
| Aktuelle Kontaktdaten | Quelle, vorhandener Stand und eindeutige Personenzuordnung | Patientenakte |
| Historische Dokumente | Ursprünglicher Fall und Zeitraum, Quelle und Umfang des Exports | Patientenakte, sofern der Datenweg die Dokumente umfasst; sonst vereinbarter Zugriff auf die bisherige Ablage |
| Bereits bestehende Rechnungen | Rechnungsnummer, Zahlungsstand und nächster Schritt | Vereinbarter Bearbeitungsweg für Altbelege |
| Offene organisatorische Frage | Kontaktperson und nächster Schritt | Zugeordnete Zuständigkeit |
Liegen Terminplanung, Dokumentation oder Abrechnung bisher in verschiedenen Programmen, führen Sie jede Quelle getrennt auf. So wird sichtbar, welche Daten ein Export enthält und welche Unterlagen an ihrem bisherigen Ort bleiben. Für die Übersicht reichen Quelle, Datenart, Exportstand und Zuständigkeit; Patientendetails gehören in den dafür vorgesehenen geschützten Übergabeweg. Die DSGVO nennt Richtigkeit, Datenminimierung, Integrität und Vertraulichkeit als Grundsätze der Datenverarbeitung (Artikel 5 der DSGVO).
Eine gemeinsame Zielroutine beschreiben
Im neuen Alltag findet der Empfang den Termin im Teamkalender, die behandelnde Person öffnet dieselbe Patientenakte und die Verwaltung arbeitet am passenden Rechnungsbezug. Persönliche Zugriffsrechte bestimmen, welche Bereiche Mitarbeitende sehen und bearbeiten dürfen. Eine neue Information wird am gemeinsamen Ort ergänzt und steht dort für die berechtigte nächste Rolle bereit.
Der Übernahmeassistent ordnet die bisherigen Behandler und Leistungen den passenden Einträgen in easymed zu. Eine Vorschau oder Analyse zeigt je nach Quelle den vorhandenen Stand vor dem Import. Der anschließende Importbericht zeigt, welche Einträge übernommen, übersprungen oder noch zu klären sind. Das ist ein begleiteter Datenweg mit verständlichen Ergebnissen.
Prüfen Sie je Quelle, ob die angekündigten Datenarten in der Vorschau oder Analyse erscheinen und ob die Zuordnungen zum gemeinsamen Kalender und zur Patientenakte passen. Stimmen bei Terminen Behandler und Leistung, bleibt ein älteres Dokument bei der richtigen Person, und sind Familien mit gemeinsamer Kontaktadresse getrennt aufgeführt? Vergleichen Sie die Übersicht mit dem Export und ordnen Sie übersprungenen oder zu klärenden Einträgen eine konkrete Rückfrage zu. Die KBV empfiehlt beim Wechsel des Praxisverwaltungssystems, Export und Import rechtzeitig zu testen, ein aktuelles Backup bereitzuhalten und die Funktionen nach der Umstellung zu prüfen (Hinweise der KBV zum PVS-Wechsel).
Kommende Termine mit dem neuen Kalender verbinden
Die nächsten Besuche geben dem Umstellungstermin seinen praktischen Rahmen. Zu jedem Termin gehören die betreffende Person, der Behandler, die Leistung und gegebenenfalls ein Raum. Das Behandler-Mapping der Datenübernahme verbindet die übernommenen Termine mit dem richtigen Kalender.
Im Teamkalender von easymed stehen Arbeitszeiten, Serientermine, Puffer und Raumplanung zusammen. Dadurch arbeitet die Rezeption mit demselben Angebot wie die Behandelnden. Legen Sie den Zeitpunkt des letzten Exports fest: Bis zum vereinbarten Wechsel bleibt der bisherige Kalender die Quelle. Ab dem gemeinsamen Start werden neue Termine und Änderungen im Teamkalender geführt. Änderungen nach dem Export werden über den vereinbarten Nachtragsweg einmal ergänzt; die Importer erkennen bereits übernommene Einträge, damit sie beim Nachtrag nicht doppelt angelegt werden.
Bei laufenden Terminserien helfen der nächste Besuch und die zuständige Person beim Abgleich. Änderungen nach dem Export gleichen Sie vor dem Start mit dem neuen Kalender ab und ergänzen sie über den vereinbarten Nachtragsweg einmal. Für Patienten ist eine Information nur dann nötig, wenn sich dadurch etwas für sie ändert, etwa die Kontaktadresse oder der Buchungslink. Ein interner Softwarewechsel braucht keine Erklärung jedes Arbeitsschritts.
Dubletten vor der Datenzusammenführung zuordnen
Die Übernahme von easymed enthält eine Duplikat-Erkennung mit mehreren Identifikationsangaben. Ein ähnlicher Name allein genügt für eine gemeinsame Zuordnung nicht. Im ersten Beispiel erscheint eine Person unter einer früheren und einer aktuellen Schreibweise; zusammengehörige Angaben werden derselben Person zugeordnet. Im zweiten Beispiel haben zwei unterschiedliche Personen ähnliche Namen und behalten getrennte Datensätze.
Zur Einordnung helfen die bereits vorhandenen passenden Angaben, etwa Name, Geburtsdatum und Kontaktadresse. Eine gemeinsame Eltern-E-Mail kann zu mehreren Kindern gehören. Beim eTermin-Import wird eine vorhandene E-Mail-Adresse zusammen mit Vor- und Nachnamen abgeglichen, sofern beide im Export vorhanden sind; zusätzlich können Geburtsdatum oder Telefonnummer beim Abgleich helfen. Eine Adresse allein soll deshalb nicht zwei verschiedene Kinder verbinden. Bleiben mehrere passende Personen möglich, klären Sie die Zuordnung anhand des ursprünglichen Datensatzes, statt sie aus einem ähnlichen Namen abzuleiten.
Historische Dokumentation beim Softwarewechsel erhalten
Eine ältere Unterlage behält ihren Bezug zum ursprünglichen Fall und Zeitraum. Der Zeitpunkt ihrer heutigen Übernahme ist davon verschieden. So ist beim späteren Lesen verständlich, wann der ursprüngliche Kontakt stattgefunden hat und wann die Unterlage in die gemeinsame Verwaltung gelangt ist.
Für eine Behandlungsakte verlangt § 630f BGB bei Änderungen, dass neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleibt, wann die Änderung vorgenommen wurde. Auf den Datenumzug übertragen heißt das praktisch: Das heutige Importdatum darf nicht den ursprünglichen Dokumentationszeitpunkt ersetzen. Notieren Sie Quelle und Fallbezug der älteren Unterlage und halten Sie ihren ursprünglichen Zeitraum von der Übernahme in die neue Verwaltung getrennt (§ 630f BGB).
Soweit die bisherige Quelle Dokumente und Anhänge bereitstellt, ordnet die easymed-Datenübernahme sie dem Patienten zu. In der gemeinsamen Akte stehen übernommene Dokumente, Hinweise und Verlauf beim jeweiligen Kontakt bereit. Dateien aus einer unabhängigen Ablage, die nicht Teil des Exports ist, braucht einen eigenen vereinbarten Ablage- oder Zugriffsweg.
Für einzelne unabhängig gespeicherte Dateien helfen eindeutige Bezeichnungen mit ihrem ursprünglichen Bezug. Bewahren Sie den vorhandenen Inhalt und die Zuordnung. Das erleichtert die gemeinsame Nutzung, ohne den älteren Unterlagen einen neuen Entstehungszeitpunkt zuzuschreiben.
Rechnungen am Umstellungstermin in vier Stände einteilen
Bei Altbelegen sind vier Stände hilfreich: noch nicht abgerechnet, Rechnung offen, Zahlung ungeklärt und Korrektur in Prüfung. Eine bisher erbrachte Leistung ohne Rechnung braucht einen anderen nächsten Schritt als ein bereits versandter Beleg, zu dem später eine Zahlung eingeht. Die vier Gruppen halten genau diesen Unterschied verständlich.
Gestellte Rechnungen werden nicht in die easymed-Datenübernahme importiert. Eine vorhandene Rechnung behält daher ihre bisherige Nummer und ihren Zahlungsbezug im vereinbarten Altbeleg-Weg. Geht nach dem Wechsel eine Zahlung ein, wird sie diesem Beleg zugeordnet; eine Korrektur bleibt am ursprünglichen Vorgang. Halten Sie je offenem Fall den Bearbeitungsort und die zuständige Person fest, während neue Kontakte bereits in easymed stattfinden.
Für neu erstellte Praxisrechnungen stehen in easymed Zahlungsverfolgung und Zahlungserinnerungen per Klick bereit. Der neue Rechnungsweg kann damit an die gemeinsame Praxisverwaltung anschließen, während vorhandene Altbelege ihren bisherigen Bezug behalten.
Den Starttag und den gemeinsamen Kalender festlegen
Nach dem Testlauf vereinbaren Sie einen konkreten Startzeitpunkt und bestimmen den Kalender, in dem das Team anschließend neue Termine führt. Der letzte Export, der erste gültige Termin im Teamkalender und die Ansprechperson für Rückfragen gehören in dieselbe kurze Übergabe.
Legen Sie zusätzlich fest, wo nicht übernommene Unterlagen und offene Altbelege erreichbar bleiben. Der Empfang weiß so, an welcher Quelle er einen älteren Rechnungsstand nachschlägt; die behandelnde Person findet den importierten Verlauf beim richtigen Patienten. Falls ein Datenbereich erst später folgt, benennen Sie ihn samt Quelle und Kontakt, damit sein Anschluss an den gemeinsamen Arbeitsort klar ist.
Mit diesem Übergang arbeiten Empfang, Behandlung und Verwaltung am selben aktuellen Stand. easymed verbindet die übernehmbaren Patienten- und Termindaten mit Teamkalender und gemeinsamer Akte; Vorschau, Zuordnung und Importbericht machen den Weg anhand der vorhandenen Quellen nachvollziehbar.
