Ein Softwarewechsel in einer psychotherapeutischen Privatpraxis wird planbarer, wenn Sie zuerst festlegen, welche Informationen am nächsten Arbeitstag gebraucht werden und welche im bisherigen System nachgeschlagen werden können. In easymed gehören Terminplanung, Patientenakte, Behandlungsdokumentation und Privatabrechnung zusammen: Sie öffnen die Akte über den Termin, ergänzen die Dokumentation beim Behandlungstermin und nutzen erfasste Leistungen für die Rechnung. Die Browseranwendung läuft auf PC, Mac und Tablet.
Für Simplimed, etermin und Billfox gibt es vorbereitete Übernahmeassistenten; weitere Datenübernahmen können über CSV oder API erfolgen. Der Inhalt ist je nach Ausgangssystem verschieden. Das Team ordnet Behandler und Leistungen zu und prüft vor dem Wechsel ausgewählte Datensätze. So planen Sie den Softwarewechsel für Heilpraktiker für Psychotherapie nach dem tatsächlichen Praxisbestand.
Den gewohnten Praxisalltag einfach zusammenführen
Ein guter Ausgangspunkt ist ein typischer Kontakt Ihrer Praxis. Die Person vereinbart einen Termin, ihre bisherigen Informationen stehen in der Patientenakte, und nach dem Gespräch ergänzen Sie die Dokumentation. In easymed bleibt dieser Weg zusammen: Stammdaten, Versicherung, Verlauf, Dokumente und Hinweise sind beim Patienten vorhanden. Befund und Verlauf werden beim jeweiligen Termin erfasst.
Für die Dokumentation halten Sie die fachlichen Inhalte direkt im Behandlungsverlauf fest. Die erfasste Leistung knüpft an den Termin und die Patientenakte an und kann in die Privatabrechnung übernommen werden. So müssen Sie den Kontakt für Kalender, Notizen und Rechnung nicht wiederholt zusammensuchen.
Die Funktionsübersicht von easymed erläutert diese Bereiche einschließlich Privatabrechnung und GebüH-Katalogen für Heilpraktiker. Welche Leistungen Sie anbieten und wie Sie diese vereinbaren, bleibt Ausgangspunkt Ihrer Praxis. Die Software führt die organisatorischen Aufgaben an einem Ort zusammen und lässt Ihre fachliche Arbeitsweise anschließen.
Termine passend zu Ihrer Praxis vergeben
Die individuelle Terminvergabe beginnt mit den tatsächlichen Kontaktarten: ein erstes Gespräch, ein Folgetermin oder ein vereinbarter längerer Kontakt. Im gemeinsamen Kalender von easymed verwenden Sie Arbeitszeiten, Puffer und Serientermine. Die Tages-, Wochen- und Monatsansichten machen die vorhandenen Vereinbarungen direkt nutzbar, auch wenn Empfang und behandelnde Person gemeinsam planen.
Über die Online-Terminbuchung bestimmen Sie, welche Leistungen, Behandler und Zeitfenster Patienten auswählen können. Regeln für Neu- und Bestandspatienten unterstützen die Freigabe. Ein Patient kann beispielsweise einen angebotenen Folgetermin selbst buchen; ein erstes Anliegen, das Sie vorab persönlich besprechen möchten, führt über den dafür genannten Kontaktweg.
Die Buchung wird im Kalender weitergeführt. Über den Bestätigungslink können Patienten ihren Termin später verschieben oder absagen. Sie müssen eine solche Änderung nicht erst aus einer allgemeinen Nachricht als neuen Vorgang anlegen. Persönliche Abstimmung und selbstständige Online-Buchung ergänzen sich passend zu Ihrem tatsächlichen Angebot.
Paarberatung mit klaren organisatorischen Angaben führen
Bei Paarberatung sind Teilnehmende, organisatorischer Kontakt und vereinbarter Rechnungsempfänger unterschiedliche Angaben. Halten Sie fest, wer am Kontakt teilnimmt, über welchen vereinbarten Weg Sie organisatorische Nachrichten austauschen und an wen die Rechnung gerichtet wird. Diese Verständlichkeit hilft bereits bei der Terminvereinbarung.
Im Fallbeispiel nehmen zwei Personen teil. Für die Terminabstimmung gibt es einen vereinbarten Kontaktweg; der Rechnungsempfänger wird entsprechend der Leistungsvereinbarung benannt. Die Angaben müssen nicht aus dem gleichen Namen abgeleitet werden. Eine kurze organisatorische Notiz verbindet sie mit dem betreffenden Kontakt, während die fachliche Dokumentation den tatsächlichen Gesprächsbezug behält.
Damit bleibt die Paarberatung organisatorisch nachvollziehbar, auch wenn ein Folgetermin verschoben oder eine Rechnungsfrage gestellt wird. Welche Bereiche Mitarbeitende sehen und bearbeiten dürfen, lässt sich in easymed über die Rechte je Mitarbeiter festlegen. Die Praxis bestimmt dadurch den Zugang zur laufenden Verwaltung und Dokumentation.
Die Datenübernahme nach Ausgangssystem planen
Die Migration zu easymed bietet für Simplimed, etermin und Billfox vorbereitete Assistenten. Sie wählen die Quelle und ordnen Behandler sowie Leistungsarten zu. Eine Vorschau und die Prüfung ausgewählter Datensätze helfen, den Import vor dem Wechsel an den Praxisbestand anzupassen. Für andere Ausgangssysteme kommen CSV- oder API-Übernahmen infrage; welche Angaben sich damit übertragen lassen, hängt vom Export und der Zuordnung ab.
Die drei Assistenten übernehmen unterschiedliche Inhalte:
- Simplimed: Patienten, Diagnosen, Dokumente, Anamnese und Notizen sowie Termine. Gestellte Rechnungen und Abrechnungspositionen bleiben im bisherigen System nachschlagbar.
- etermin: Kundendaten, Buchungen und die zugehörigen Kalender- und Leistungsangaben. Behandlungsdokumentation, Befunde und Diagnosen liegen nicht in etermin und können von dort nicht mitübernommen werden.
- Billfox: Patientendaten, Anamnese, Dokumente und Termine. Gestellte Rechnungen sowie Leistungspositionen und Tarifzuordnungen bleiben in Billfox.
Vor der Umschaltung hilft eine kurze Bestandsliste: Welche künftigen Termine müssen im neuen Kalender stehen? Welche Behandler und Leistungen sollen diesen Terminen zugeordnet sein? Welche älteren Akten, Befunde oder Anhänge brauchen Sie im neuen Alltag direkt, und welche bleiben über den historischen Zugriff im Altsystem verfügbar? So legen Sie den Wechseltermin und die nötigen Zuordnungen fest, bevor neue Kontakte im neuen System geführt werden.
Erstellen Sie vor der Übernahme eine Sicherung und prüfen Sie, ob alle vereinbarten Daten enthalten und lesbar sind. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt, bei Back-ups sowohl den Datenumfang als auch Lesbarkeit und Formatkompatibilität zu prüfen; für Cloud-Sicherungen nennt es eine verschlüsselte Übertragung. Beim Import gleichen Sie zusätzlich eine Stichprobe mit dem bisherigen Stand ab: Öffnet sich ein älteres Dokument, liegt der Verlauf beim richtigen Patienten und stehen künftige Termine beim richtigen Behandler und der passenden Leistung?
Auch der Verlauf sollte nachvollziehbar bleiben. § 630f BGB verlangt bei Änderungen an einer elektronischen Behandlungsakte, dass ursprünglicher Inhalt und Zeitpunkt der Änderung erkennbar bleiben. Prüfen Sie deshalb, ob ältere Einträge als Verlauf erhalten bleiben und neue Dokumentation sie ergänzt, statt sie zu überschreiben. Die Vorschrift nennt für Behandlungsakten außerdem eine Aufbewahrung von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung, soweit keine andere Vorschrift eine andere Frist bestimmt. Berücksichtigen Sie das bei der Planung des historischen Zugriffs. Die gesetzliche Regel zur Behandlungsdokumentation beschreibt die Einzelheiten.
Neue Kontakte und bisherige Unterlagen verbinden
Zum vereinbarten Wechseltermin arbeiten Sie mit neuen Kontakten in easymed weiter. Übernommene Patientenakten und Dokumente stehen für diesen Alltag bereit. Für Unterlagen, die zunächst im bisherigen System bleiben, erhalten Sie den vereinbarten historischen Zugriff. Das Team kann dadurch eine ältere Rechnung oder einen früheren Bericht aufgreifen, ohne diese Historie als neuen Kontakt nachzubilden.
Neue Privatrechnungen erstellen Sie aus den tatsächlich erbrachten Leistungen. Rechnungen und Positionen, die bei Simplimed oder Billfox nicht mitübernommen werden, bleiben im jeweiligen Altsystem für Rückfragen verfügbar. Stimmen Sie deshalb vorher ab, wer dort noch nachschlägt und wie lange dieser Zugriff gebraucht wird. Das trennt die laufende Abrechnung von der historischen Recherche.
Am nächsten Arbeitsplatz direkt weiterarbeiten
Nach einer Pause oder am nächsten Arbeitsplatz öffnen Sie easymed im Browser und greifen die vorhandene Vereinbarung wieder auf. Patientenakte, Dokumente und Kalender gehören weiterhin zu Ihrer Praxisinstanz. Die Anwendung muss dafür nicht auf jedem Gerät separat installiert werden; auch ein Tablet kann den gleichen Arbeitsweg bereitstellen.
KI Generiert
Für den nächsten Kontakt nutzen Sie den aktuellen Termin und die relevante Unterlage. Eine neue Dokumentation ergänzt den bisherigen Verlauf. So lässt sich der Softwarewechsel als konkreter Ablauf planen: Datenquellen unterscheiden, den Startbestand prüfen und Terminplanung, Patientenakte, Dokumentation und Privatabrechnung im gemeinsamen Arbeitsweg fortführen.
