Digitale Patientenakte einführen: den Wechsel mit easymed planen
Eine digitale Patientenakte ist im Alltag hilfreich, wenn Ihr Team den aktuellen Behandlungsverlauf, passende Unterlagen und den nächsten Schritt beim selben Patientendatensatz findet. Planen Sie die Einführung deshalb vom nächsten Behandlungstermin aus: Welche Information braucht die behandelnde Person, welche Unterlage ordnet der Empfang zu und wo bleiben ältere Papierakten auffindbar? So entsteht ein klarer Startumfang, bevor die ganze Vorgeschichte umgestellt wird.
easymed verbindet Patientenakte, Kalender und terminbezogene Dokumentation. Für Simplimed, etermin und Billfox gibt es eigene Migrations-Wizards mit Behandler- und Leistungszuordnung; die Vorschau zeigt ausgewählte Datensätze vor dem vollständigen Import. Andere Ausgangssysteme können per CSV oder API übernommen werden. Die Datenübernahme von easymed knüpft damit an vorhandene Praxisdaten an.
Die interne Praxisakte und die ePA unterscheiden
Die interne Praxisakte ist die Praxisdokumentation: Kontakt- und Behandlungsinformationen, eingehende Befunde und Verlaufsnotizen. Die ePA für alle ist ein eigener, praxisübergreifender Datensatz. Krankenkassen stellen sie gesetzlich Versicherten bereit, sofern diese nicht widersprochen haben; Versicherte können Dokumente und Zugriffsrechte über ihre ePA-App verwalten. Das beschreibt das Bundesgesundheitsministerium zur ePA für alle.
Beide Aktenformen können für die Versorgung relevant sein, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Der Import in Ihre interne Praxissoftware überführt vorhandene Unterlagen in die Arbeitsakte; er befüllt nicht automatisch die ePA. Legen Sie zu Beginn fest, ob Sie die interne Akte umstellen, den ePA-Ablauf planen oder beide Wege bearbeiten. Dieser Beitrag beschreibt die interne digitale Praxisakte.
Den nächsten Termin aus der gemeinsamen Grundlage vorbereiten
Im Beispiel wird ein laufender Patient zum Folgetermin erwartet. Dafür sind der aktuelle Verlauf, ein mitgebrachter Bericht und die vorgesehene Rückfrage wichtig. Diese Inhalte werden aus der bisherigen Ablage in den aktuellen digitalen Zusammenhang übernommen. Eine berechtigte Kollegin kann den Folgetermin anschließend aus derselben Akte vorbereiten.
Übersetzen Sie dieses Beispiel in Ihren Startplan: Wo steht der letzte Verlaufseintrag, welche Unterlage wird für den nächsten Kontakt gebraucht und wer hält die offene Rückfrage fest? Diese Antworten zeigen, welche Informationen die erste digitale Akte enthalten soll und wie die nächste Person ohne erneute Suche weiterarbeiten kann.
easymed ordnet die Behandlungsdokumentation dem jeweiligen Termin zu und verbindet sie mit dem Kalender, in dem Behandler, Leistung und Raum geplant werden. Empfang und Behandlung arbeiten so mit einer gemeinsamen Patientenakte. Eine neue Information kommt beim Patienten an; der aktuelle Verlauf bleibt beim betreffenden Termin nachvollziehbar.
Vorhandene Daten mit Unterstützung übernehmen
Für Simplimed, etermin und Billfox bietet easymed jeweils einen Migrations-Wizard. Andere Ausgangssysteme lassen sich über CSV oder API übernehmen. Stimmen Sie vorab den verfügbaren Export und den benötigten Umfang mit dem bisherigen Anbieter ab, damit klar ist, welche Patientendaten, Termine und Unterlagen in den neuen Arbeitsweg einziehen.
Für die unterstützten Migrations-Wizards ist der Ablauf klar: Quelle wählen, Behandler und Leistungen zuordnen, Vorschau mit ausgewählten Datensätzen prüfen und danach den Vollimport starten. Die Vorschau zeigt, wie die ersten Datensätze im neuen System aussehen.
- 01Quelle wählen
- 02Behandler und Leistungen zuordnen
- 03Vorschau mit ausgewählten Datensätzen prüfen
- 04Vollimport starten
Planen Sie die Vorschau mit den Mustern, die in Ihrer Praxis tatsächlich vorkommen: ein aktueller Verlaufseintrag, ein Bericht beim Patienten, ein Folgetermin und die richtige Zuordnung zu Behandler und Leistung. Vergleichen Sie diese Fälle mit dem Ausgangssystem. Eine Prüfung an konkreten Aktenverläufen zeigt mehr als die Gesamtzahl übernommener Einträge.
Für Behandlungsakten gilt zusätzlich die Dokumentationsregel in § 630f BGB. Die Akte ist in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang zu führen; bei einer Berichtigung muss der ursprüngliche Inhalt mit dem Zeitpunkt der Änderung erkennbar bleiben. Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit keine andere Vorschrift eine abweichende Frist festlegt. Prüfen Sie daher bei der Vorschau auch den ursprünglichen Behandlungstag und sichtbare Änderungen.
Aktuellen Verlauf und ältere Papiergrundlage verbinden
Ein Hinweis in der aktuellen Akte nennt den Zeitraum und Ablageort älterer Unterlagen. Das Team findet die Papiergrundlage dann direkt, wenn ein früherer Befund für einen konkreten Anlass benötigt wird.
Ab dem vereinbarten Stichtag wird der aktuelle Verlauf in der digitalen Akte geführt. Eine ältere Papierunterlage bleibt ihrem damaligen Stand zugeordnet. So erkennt das Team, was aktuell gilt und wo die frühere Dokumentation zu finden ist.
Wenn Sie später ein älteres Dokument digital ergänzen, ordnen Sie es der richtigen Person und seinem ursprünglichen Zeitpunkt zu. Eine klare Bezeichnung mit Dokumentart und Datum hält frühere Befunde vom aktuellen Verlauf unterscheidbar. Der laufende digitale Arbeitsort wächst damit entlang des tatsächlichen Praxisbedarfs.
Einarbeitung an den häufigsten Aktenaufgaben ausrichten
Führen Sie neue Mitarbeitende an einem vertrauten Arbeitsweg durch die Akte: Patient aufrufen, letzte Rückmeldung lesen, eine Unterlage zuordnen und den nächsten Kontakt vorbereiten. Diese Aufgaben zeigen, wo Informationen liegen und wie der Verlauf am Termin weitergeführt wird.
In easymed hängen Behandlungsverlauf und Dokumentation am jeweiligen Termin; eingehende Befunde können dem Patienten zugeordnet werden. Die Mitarbeiterin im Beispiel bereitet den Folgetermin selbstständig am Praxisarbeitsplatz vor. Eine Kollegin übernimmt damit dieselbe Akte und setzt die Arbeit aus dem aktuellen Stand fort.
KI Generiert
Persönliche Rollen und Berechtigungen helfen, den Zugriff an den jeweiligen Aufgaben auszurichten. Legen Sie fest, wer am Empfang Unterlagen zuordnet, wer die Behandlung dokumentiert und wer offene Rückfragen für den nächsten Termin weitergibt. easymed stellt Berechtigungen für verschiedene Bereiche bereit, sodass das Team die gemeinsame Akte entlang seiner tatsächlichen Zuständigkeiten nutzen kann.
Eine kurze gemeinsame Regel reicht für den Einstieg: Dokumente nach Art und Datum benennen, ältere Papierunterlagen mit Zeitraum und Ablageort auffindbar halten und eine nächste Handlung klar zuordnen. So lässt sich die Einführung an den häufigsten Praxisaufgaben erklären, statt nur einzelne Menüs zu zeigen.
Arbeitsplatz und Sicherung zum laufenden Betrieb passend wählen
Für den täglichen Betrieb gehören Zugriff und Wiederherstellung zur Einführung dazu. In easymed können Sie Berechtigungen nach Aufgaben vergeben; die Hosting-Sicherung gehört zum Betrieb der Instanz. Das optionale Cloud-Backup erstellt nachts eine zusätzliche verschlüsselte Kopie von Datenbank und Dokumenten an einem weiteren Standort. Den Sicherungszustand sehen Sie in den Einstellungen, eine Wiederherstellung erfolgt mit Unterstützung.
Vereinbaren Sie im Team, wer Zugriffsrechte verwaltet und an wen eine Frage zur Wiederherstellung geht. Damit ist neben dem neuen digitalen Arbeitsort auch geklärt, wie die Praxis den Betrieb verlässlich fortführt.
Eine digitale Patientenakte ist eingeführt, wenn das Team den nächsten Termin aus der gemeinsamen Akte vorbereiten kann, übernommene Verläufe richtig zugeordnet sind und ältere Grundlagen auffindbar bleiben. Beginnen Sie mit diesem Arbeitsweg und erweitern Sie den übernommenen Bestand, wenn die Praxis ihn benötigt.
